Schritt 1: Kontakte für die Verteilung in XM Directory vorbereiten

Erste Schritte

Bevor Sie mit dem Senden von Verteilungen beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Kontakte bereit haben. Um dies zu tun, möchten Sie zu den Segmente & Listen Tab Ihres Verzeichnis.

Diese Registerkarte besteht aus drei verschiedenen Abschnitten: Segmente, Listen und Stichproben. Im folgenden Abschnitt sprechen wir über diese verschiedenen Funktionen und wann Sie die eine oder andere verwenden könnten.

Segmente

Segmente sind Gruppen von Kontakten, die Attribute wie Demografien, Bedürfnisse oder Prioritäten teilen. Sie sind eine gute Möglichkeit, um zu ermitteln, aus welchen Schlüsselgruppen Ihr Organisation Erkenntnisse gewinnen möchte. Segmente werden automatisch täglich (oder bei Bedarf manuell) aktualisiert, um alle Kontakte in das Verzeichnis aufzunehmen, die ihren Kriterien entsprechen. Wenn also ein Kontakt mit neuen Informationen aktualisiert wird und nun zum Segment gehört, werden sie hinzugefügt. Kontakte, die nicht mehr den Kriterien des Segments entsprechen, werden entfernt.

Nur Verzeichnis können Segmente erstellen oder bearbeiten, aber jeder mit Zugriff auf das Verzeichnis kann Umfragen an sie verteilen. Wenn Sie neugierig sind, welche Kriterien verwendet werden, um die Mitgliedschaft eines Kontakt innerhalb eines Segments zu ermitteln, lesen Sie die Beschreibung, oder klicken Sie auf seinen Namen, um die Kriterien anzuzeigen.

Listen

Wenn Sie nur an eine festgelegte Liste von Kontakten verteilen möchten, sollten Sie mit einer Mailingliste beginnen. Wenn Sie Kontakte mithilfe einer Mailingliste anlegen, können Sie alle Informationen, die Sie mit ihnen verknüpfen möchten, von E-Mail-Adressen über Telefonnummern bis hin zu zusätzlichen Attributen (sogenannte “eingebettete Daten”) hinzufügen.

Im Gegensatz zum Verzeichnis gehören Mailinglisten einzeln. Wenn Sie also eine Liste in Ihrem Benutzerkonto erstellen, bedeutet dies nicht automatisch, dass ein anderer Benutzer in Ihrer Instanz diese Liste verwenden oder bearbeiten kann.

Wenn Sie in der Vergangenheit eine Mailingliste erstellt haben, können Sie diese jederzeit wiederverwenden. Vorhandene Liste erneut zu verwenden empfiehlt sich, um Antwortraten und die Verteilungsübersicht für Personen auf der jeweiligen Liste nachzuverfolgen. Wenn Sie eine Verteilung an eine völlig neue Gruppe von Kontakten oder eine Untergruppe einer vorhanden Liste senden oder wenn Sie für bestimmte Verteilungen separate Verteilungsübersichten benötigen, ist die Erstellung einer neuen Liste die bewährte Praktik.

Erstellen von Verteilungslisten

Es gibt zwei Optionen zum Hinzufügen von Kontakten: Hochladen einer Datei oder manuelles Eingeben der Kontakte. Die manuelle Eingabe wird verwendet, wenn Kontakte von Hand eingegeben oder aus einer Excel-Tabelle kopiert werden. Diese Methode empfiehlt sich nicht für eine große Anzahl an Kontakten. Die Datei-Upload-Option fordert Sie auf, eine Datei hochzuladen, die Ihre Kontakte enthält. Es wird empfohlen, dass Sie die Beispieldokument bereitgestellt, da Mailinglisten ein bestimmtes Format benötigen, um erfolgreich hochgeladen zu werden.

Wenn ein Kontakt, den Sie hinzufügen, zum Zeitpunkt des Imports noch nicht im Verzeichnis vorhanden ist, wird dieser Kontakt automatisch zum Verzeichnis hinzugefügt. Wenn der Kontakt bereits im Verzeichnis vorhanden ist, wird er im Verzeichnis aktualisiert. Das bedeutet, wenn ein anderer Benutzer diesen Kontakt bereits auf einer seiner persönlichen Verteilungslisten verzeichnet hat, werden die Daten dieses Kontakts in der Verteilungslisten dieses Benutzers aktualisiert.

Stichproben

Statt zusätzliche Verteilungslisten zu erstellen, können Sie Stichproben bereits existierender Listen erstellen. Navigieren Sie dazu in die Stichproben Abschnitt. Das Erstellen von Stichproben eignet sich optimal, wenn Sie die Stichprobe aus bestimmten Kontakten in einer Liste ziehen oder eine zufällige Stichprobe einer vorhandenen Liste erstellen möchten.

Ein häufiger Anwendungsfall für Stichproben ist eine Folgeumfrage. Beispielsweise hat Ihre Marke vielleicht eine Umfrage an Personen gesendet, die Ihre Website besucht und angegeben haben, dass sie etwas gekauft haben. Diese Personen möchten Sie eventuell in der Zukunft befragen, wie Sie den Kauf empfunden haben oder ob sie weiterhin auf Ihrer Website einkaufen. Sie können eine Stichprobe der ursprünglichen Mailing-Liste erstellen, indem Sie das Kriterium verwenden, dass diese Personen in der Vergangenheit auf Ihrer Website eingekauft haben.

Geteilte Listen

Wie bereits erwähnt, sind Segmente verzeichnisweit verfügbar, während Mailinglisten und ihre Stichproben zunächst nur der Person gehören, die sie erstellt hat.

Wenn Sie jedoch zu einer Gruppe gehören, können Sie Verteilungslisten, die Sie für die Gruppe erstellt haben, freigeben sowie neue freigegebene Listen anlegen und sehen, was bereits für die Gruppe freigegeben wurde. Klicken Sie auf der Registerkarte Listen auf Allgemeine Listenordner und wählen Sie eine Bibliothek (falls vorhanden) aus, zu der Sie gehören.

Nachricht-Auslöser

Wenn ein Kontakt zu einer Liste hinzugefügt wurde, können Sie ihm eine E-Mail senden, in der er über seine Mailingliste informiert wird und möglicherweise zusätzliche Umfragen gesendet werden. Mit Nachrichtenauslösern kann ein Empfänger:in automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein Kontakt zu einer Mailingliste hinzugefügt wurde.

Klicken Sie dazu in eine Liste und wählen Sie Listenoptionen. Auswählen Nachrichtenauslöser verwalten.

Hier werden Sie daran erinnert, dass die Nachricht immer dann gesendet wird, wenn jemand zur Mailingliste hinzugefügt wird. Wählen Sie den Empfänger:in aus, der entweder der Kontakt selbst oder eine andere E-Mail-Adresse sein kann. Von hier aus erstellen Sie die Nachricht, die Sie versenden möchten, und konfigurieren zusätzliche Nachrichtenoptionen.

Sie können zusätzliche Kriterien hinzufügen, sodass eine E-Mail nur unter bestimmten Umständen gesendet wird. Wenn Sie einem Kontakt beispielsweise eine Benachrichtigung zu seiner Verteilungslisten-Zugehörigkeit und die Möglichkeit künftiger E-Mails senden möchten, möchten Sie ihm diese E-Mail wahrscheinlich nicht senden, wenn er bereits zuvor E-Mails von Ihrer Marke erhalten hat. Um dies einzurichten, wählen Sie Zusätzliche Kriterien hinzufügen wenn Sie den Auslöser konfigurieren. Auswählen Statistik und setzen Sie die Bedingung auf “Gesamtanzahl E-Mails gleich 0”. In diesem Fall erhalten Kontakte nur dann einen Auslöser, wenn sie nicht von Ihrer Organisation kontaktiert und der Mailingliste neu hinzugefügt wurden.

Nächste Schritte

Jetzt haben Sie Ihre Kontakte bereit für die Verteilung, gehen Sie zu Schritt 2: Verteilen an Kontakte in XM Directory.

FAQs