Gängige Verzeichnis-Workflows

Über gängige Verzeichnis-Workflows

Workflows sind die neue und verbesserte Art, Aufgaben in XM Directory zu automatisieren, und haben Automatisierungen vollständig ersetzt. Auf dieser Seite finden Sie Anleitungen, wie Sie gängige Automatisierungen in Form von Workflows nachbilden können.

Tipp: Workflows ersetzen nicht nur die Funktionen von Automatisierungen, sondern ermöglichen es Ihnen auch, weitere Arten von automatisierten Aufgaben für Ihr XM Directory zu erstellen. Sie können Workflows Plan, die auf der Grundlage von Änderungen an XM Directory mit dem Ereignis Änderung der Erlebnis-ID" ausgeführt werden , Workflows auf der Grundlage von XM Directory erstellen und vieles mehr.

Workflows für XM Directory

Auf der eigenständigen Seite Workflows können Sie alle Arten von Workflows erstellen, bearbeiten und verwalten. Wenn Sie Ihre alten Automatisierungen ersetzen, können Sie hier alle Ihre XM Directory auf einfache Weise und aus einer Hand finden.

Eigenständige Workflows stehen nur dem Benutzer zur Verfügung, der sie erstellt hat. Das ist dasselbe wie bei XM Directory-Automatisierungen. Falls gewünscht, können Sie den Workflow mit anderen Benutzern Ihrer Lizenz gemeinsam nutzen.

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Workflow

Alle XM Directory werden in regelmäßigen Abständen eingeplant. Der erste Schritt zum Austausch Ihrer Automatisierung besteht also darin, einen geplanten Workflow zu erstellen.

Tipp: Workflow ersetzen das Lauf-Reporting in Automatisierungen. Folgen Sie den Anweisungen auf der verlinkten Seite, um benachrichtigt zu werden, wenn Ihr Workflow erfolgreich ist oder fehlschlägt.

Klicken Sie auf das Navigationsmenü in der oberen linken Ecke Ihres Benutzerkontos.

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Auswählen Workflows.

Klicken Sie auf Workflow anlegen .

Auswählen Zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet (eingeplant).

Wählen Sie die Häufigkeit aus dem Dropdown-Menü.

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Geben Sie Folgendes ein: Starttage, Startzeiten, Zone, Start, und Ende Felder. Weitere Informationen finden Sie unter Eingeplante Workflows.

Auswählen Sichern.

Legen Sie Weiter fest, ob Sie die Kontakte Plan importieren oder eine Verteilung senden möchten .

TIPP: Bei geplanten Workflows können Sie eine Zeitzone mit oder ohne Sommerzeit wählen. Dies bietet mehr Flexibilität als die früheren XM Directory-Automatisierungen, die unabhängig von lokalen Zeitänderungen eine feste UTC-Uhr verwendeten.

Automatisierter Kontakt

Mit den Automatisierungen für den Import von Kontakten können Sie automatisch Dateien mit Kontakten aus einer Antwortmöglichkeit Ihrer Wahl in das XM Directory hochladen. Die Kontakte stammen von einem Secure File Transfer Protocol (SFTP)-Server, dem Qualtrics File Service oder Google Drive. WORKFLOWs erreichen dieselbe Funktionalität mit Hilfe von ETL-Workflows, unterstützen aber auch mehrere weitere Quellen, wie Amazon S3, Snowflake und Salesforce. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow zu erstellen, der automatisch Kontakte hochlädt.

Erstellen Sie einen ETL Workflow.

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Stellen Sie Ihren Plan auf.

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Wählen Sie Datenquelle (ETL-Extraktor).

Wählen Sie je nachdem, wo Ihre Daten gespeichert sind, eine Datenextraktionsaufgabe aus. Zu den häufigsten gehören:

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• Daten aus Google Drive extrahieren
• Daten aus Qualtrics extrahieren
• Extrahieren von Daten aus SFTP-Dateien (unterstützt SSH-Schlüssel)

Tipp: Workflows unterstützen auch andere Importquellen, z.B. Amazon S3, Snowflake, und Salesforce. Weitere Informationen finden Sie unter ETL erstellen.

TIPP: Workflows unterstützen nicht Gigya oder Dropbox als Datenquellen.

Klicken Sie auf Datenziel hinzufügen.

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Wählen Sie die Aufgabe Kontakte und Transaktionen zu XMD hinzufügen.

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Wählen Sie Verzeichnis um Daten zuzuordnen.

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Wählen Sie eine Mailingliste aus, der Daten zugeordnet werden sollen. Sie können auch jedes Mal, wenn dieser Workflow ausgeführt wird, eine neue Mailingliste für dieses Verzeichnis erstellen.

Wählen Sie eine Datenquelle aus. Dies sollte die Aufgabe sein, die Sie in Schritt 4 eingerichtet haben.

Viele Ihrer XM Directory-Felder werden automatisch zugewiesen. Überprüfen Sie die Ergebnisse und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

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TIPP: Wenn Sie Änderungen an den Feldzuordnungen vornehmen möchten, können Sie einzelne Bearbeitungen vornehmen oder eine Datei hochladen. Siehe Mapping von Feldwerten.

Verwenden Sie die Spalte Feldtyp, um anzugeben, ob es sich bei jeder Spalte um grundlegende Kontaktdaten, eingebettete Daten oder Transaktionsdaten handelt.

TIPP: Weitere Informationen, einschließlich der Unterschiede zwischen den Feldtypen und den richtigen Formaten für das Transaktionsdatum, finden Sie unter Einrichten einer Aufgabe "Kontakte und Transaktionen zu XMD hinzufügen".

Tipp: Wenn Sie kein Feld für das Transaktionsdatum zuordnen, ordnet das System automatisch das Ausführungsdatum des Workflows als Transaktionsdatum zu.

Klicken Sie auf Sichern Sie. 

TIPP: Um eine Stichprobe zu erstellen und zu verteilen, fügen Sie nach der Aufgabe zum Importieren von Kontakten die Aufgabe Erstellen einer XM Directory Stichprobe hinzu. Auswählen Verwenden Sie einen Transaktion, der aus einer vorherigen Aufgabe als Stichprobe.

Tipp: Sie können Ihrem Workflow eine Transformationsaufgabe hinzufügen, um die Werte der Eingabedaten vor dem Import in Ihr XM Directory anzupassen.

Automatisierte Verteilung Umfrage

Mit den bisherigen Automatisierungen zur Verteilung von Umfragen können Sie eine geplante Verteilung von Umfragen an eine Mailingliste oder eine Stichprobe einer Mailingliste einrichten. Die gleiche Funktionalität kann mit der E-mail-Aufgabe oder der Aufgabe Umfrage mailen per SMS-UMFRAGE in Workflows erreicht werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow zu erstellen, der automatisch eine Umfrage an Ihre Kontakte verteilt.

Richten Sie ein eingeplanter Workflow.

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Klicken Sie auf das Pluszeichen ( + ).

Auswählen Fügen Sie eine Aufgabe hinzu. 

Wählen Sie eine Aufgabe der Verteilung aus:

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• E-Mail-Aufgabe
• Umfrage mailen per E-mail-aufgabe
• Umfrage über Aufgabe (SMS) senden

Folgen Sie den Schritten auf den oben verlinkten Seiten.

Achtung! Verwenden Sie die Aufgabe XM Directory nicht, da sie irgendwann veraltet sein wird. Die Aufgabe „Umfrage per E-Mail versenden“ bietet erweiterte Funktionen und sollte stattdessen verwendet werden.

Verknüpfung von Kontakt und Verteilung

In früheren Automatisierungen konnten Sie den Kontakt-Import und die Verteilung von Umfragen miteinander verknüpfen, um die Umfragen an die zuletzt importierten Kontakte zu verteilen. In Workflows können Sie die Aufgaben des Imports und der Verteilung zu einem einzigen, einheitlichen Workflow hinzufügen.

It ist es auch möglich, mehrere Aufgaben zur Verteilung von Umfragen zum gleichen Workflow hinzuzufügen, so dass Sie mehrere Verteilungen nach einer einzigen Aufgabe zum Importieren von Kontakten senden können.

Führen Sie die Schritte aus dem Abschnitt Aufgaben zur Erstellung der Kontakt aus.

Klicken Sie auf das Pluszeichen ( + ).

Auswählen Aufgabe hinzufügen .

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Select a distribution task:

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• Umfrage mailen per E-mail-aufgabe
• Umfrage über Aufgabe (SMS) senden

Achtung! Verwenden Sie die Aufgabe XM Directorynicht, da sie irgendwann veraltet sein wird. Wir empfehlen, stattdessen die Aufgabe UMFRAGE VERTEILEN per E-mail-Aufgabe zu verwenden, da diese nicht nur die gleichen Möglichkeiten der Verteilung per E-Mail bietet, sondern auch eine Reihe von erweiterten Funktionen.

Folgen Sie den Schritten auf den oben verlinkten Seiten.

Wenn Sie auswählen, wen Sie einladen möchten, klicken Sie anstelle der Auswahl eines Verzeichnisses oder einer Mailingliste auf„Quelle“undwählen Sie dann die Aufgabe „Kontakte und Transaktionen zum XM Directory hinzufügen“ aus,die Sie zuvor für Ihre Kontaktautomatisierung erstellt haben.

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Wählen Sie unter Typ aus, ob Sie an die erstellte Mailingliste oder an diese spezielle Transaktionsgruppe senden möchten.

Achtung! Wenn Sie LISTE wählen, wird die gesamte Mailingliste eingeladen. Wenn Sie Transaktionsgruppe wählen, werden nur die neu hinzugefügten Kontakte in dieser Workflow-Ausführung eingeladen. Wenn Sie nicht bei jedem Kontaktimport eine neue Mailingliste erstellen, sollten Sie „Transaktionsgruppe“ auswählen.

Schließen Sie Ihre Aufgabe ab. Wenn Sie möchten, können Sie diese Schritte sogar wiederholen, um weitere Verteilungen zu verknüpfen.

Achtung! Workflows unterstützen nur die Verknüpfung von bis zu 8 Verteilungen mit Ihrer Kontakt-Import-Automatisierung. Wenn Sie über eine Legacy-Automatisierung verfügen, die über diese Zahl hinausgeht, sprechen Sie mit Ihrem Technical Success Manager:in über alternative Migrationslösungen. Dieser Grenzwert gilt für die manuelle Erstellung eines neuen Workflows.

Tipp: Wenn Sie Ihren Workflow so planen, dass er regelmäßig ausgeführt wird, es aber keine neue Datei aus der von Ihnen gewählten Quelle zu extrahieren gibt, sendet der Workflow die Verteilung nicht und kennzeichnet sie als fehlgeschlagen. Dies ist beabsichtigt, da die Nachricht nicht versendet werden kann, wenn keine Kontaktgruppe vorhanden ist, an die sie gesendet werden soll. Wenn Sie Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Workflows aktiviert haben und vermeiden möchten, dass Sie zu viele davon erhalten, fügen Sie eine Bedingung zu Ihrem Workflow zwischen dem Import der Kontakte und der Verteilung hinzu. Wie unten zu sehen ist, können Sie eine Bedingung festlegen, sodass die Verteilung nur dann versendet wird, wenn die Datei nicht leer ist, wodurch die beschriebenen Fehler vermieden werden.

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Tipp: Um eine Stichprobe zu erstellen und zu verteilen, fügen Sie die Aufgabe „XM Directory-Stichprobe erstellen“ nach der Aufgabe zum Importieren von Kontakten, aber vor der Aufgabe der Verteilung ein. Wählen Sie „Einen aus einer vorherigen Aufgabe generierten Transaktionsstapel“ als Beispiquelle aus.

Übersichtsberichte ausführen

E-Mail-Aufgaben ermöglichen es Ihnen, eine allgemeine E-Mail-Nachricht ohne Umfrage-Link zu versenden. E-MAIL-AUFGABEN sind daher eine gute Option, wenn Sie Berichte über die Anzahl der bearbeiteten Kontakte in jedem Lauf erstellen möchten, um Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adressen der Personen oder Teams ein, die den Laufbericht erhalten sollen.

Vervollständigen Sie Ihre E-Mail. Im Textkörper können Sie dynamischen Text entweder aus der Kontaktextraktion oder aus dem Kontakt-Upload erzeugen.

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• Extrahieren Sie Daten aus (Quelle): Sie können den EMPFÄNGER:IN die Anzahl der Dateien oder Zeilen in allen importierten Dateien anzeigen. Die Anzahl der Zeilen kann eine gute Möglichkeit sein, die Anzahl der generierten Kontakte anzuzeigen.
• Hinzufügen von Kontakten und Transaktionen zu XMD: Anzeige von Informationen wie das Verzeichnis, in das die neuen Kontakte hochgeladen wurden, die ID der Liste oder die ID der Transaktion.

Automatisierte Personeneinfuhr (EX)

In diesem Abschnitt befassen wir uns mit einer Automatisierung, die ausschließlich für „Employee Experience“-Kunden verfügbar ist und nicht mit dem XM Directory verknüpft ist.

Mit den Automatisierungen zum Importieren von Mitarbeitenden konnten Sie Mitarbeiterlisten automatisch aus einer Quelle Ihrer Wahl in Ihr Mitarbeiterverzeichnis übernehmen. Bei älteren Automatisierungen können die Mitarbeiter von einem Secure File Transfer Protocol (SFTP)-Server, dem Qualtrics File Service oder Google Drive kommen. Workflows erreichen dieselbe Funktionalität mit Hilfe von ETL, unterstützen aber auch mehrere weitere Quellen wie SuccessFactors, Workday und andere.

Richten Sie ein eingeplanter Workflow.

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Klicken Sie auf das Pluszeichen ( + ).

Auswählen Fügen Sie eine Aufgabe hinzu. 

Erstellen Sie eine der folgenden Datenextraktionsaufgaben:

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• Mitarbeiterdaten aus SuccessFactors extrahieren
• Daten aus Google Drive extrahieren
• Daten aus Qualtrics extrahieren
• Extrahieren von Daten aus SFTP-Dateien (unterstützt SSH-Schlüssel)
• Extrahieren von MITARBEITENDEN aus HRIS (Verbindung zu vielen gängigen HRIS, z. B. Workday)

Tipp: Workflows unterstützen auch andere Importquellen, z.B. Amazon S3, Snowflake, und Salesforce. Weitere Informationen finden Sie unter ETL erstellen.

Klicken Sie auf Datenziel hinzufügen.

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Wählen Sie die Aufgabe Benutzer in EX Verzeichnis laden .

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Befolgen Sie die Schritte unter Benutzer in Verzeichnis laden Aufgabe.

Änderungen an Automatisierungen nach der Migration zu Workflows

Aktive XM Directory- und EX-Automatisierungen wurden ab dem 3. Quartal 2025 automatisch in Workflows migriert.

Einige Automatisierungskonfigurationen werden sich ändern, wenn sie in Workflows migriert werden. Wenn Ihre Automatisierungen mindestens eine der folgenden Funktionen aufweisen, ergeben sich geringfügige Änderungen in Ihrem Workflow:

• Automatisierungen, die auf "on demand" eingestellt sind und alle 15 Minuten laufen, werden nun stündlich ausgeführt. Dies ist die häufigste Einstellung, die für geplante Workflows zur Verfügung steht.

  

  TIPP: Wenn Sie möchten, dass Ihr Workflow alle 15 Minuten läuft, können Sie sich beim Customer Success Hub anmelden und den technischen Support kontaktieren.

• Automatisierungen mit verknüpften Verteilungen werden als ein einziger Workflow migriert, der Kontakte importiert und Umfragen verteilt. Wenn Ihre Automatisierung mehr als 20 verknüpfte Verteilungen umfasst, dann überschreitet Ihr migrierter Workflow die Grenze von 20 Aufgaben in einem Workflow. Sie können Ihren Workflow nach Bedarf bearbeiten, um zusätzliche Aufgaben zu entfernen und Verteilungen zu konsolidieren. Dies wird für bestehende Automatisierungen übernommen, die für eine automatische Migration in Frage kommen.

  

  TIPP: Wir empfehlen, Ihre Workflows für den Import und die Verteilung vor der automatischen Migration aufzuteilen, um die Skalierung und Leistung zu optimieren.

• Bei Automatisierungen mit Umfragen und Erinnerungen , die in Stunden ablaufen, wird der Ablauf auf täglich umgestellt.