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Best Practices für XM Directory-Automatisierungen
Best Practices für Automatisierungen
Die Registerkarte Automatisierungen in XM Directory ist eine zentrale Anlaufstelle für die Optimierung von Kontaktimporten und Umfragenverteilungen. In Automatisierungen können Sie einen Prozess einrichten, der Kontakte regelmäßig aus Ihrer Datenbank importiert, Einladungen zu Umfragen an eine Mailingliste sendet oder diesen Prozess verknüpft, sodass Kontaktimporte automatisch eine Umfrage auslösen. Ihnen stehen jedoch viele Optionen zur Verfügung – das macht grenzenlose Möglichkeiten, aber es ist verständlich, ein wenig Anleitung zu benötigen.
Diese Seite konzentriert sich auf Best Practices und gängige Anwendungsfälle für Automatisierungen.
Unterscheiden von Kontaktdateien nach Projekt
Beim Einrichten Ihrer Kontaktimportautomatisierung müssen Sie Qualtrics den Speicherort und die Dateien mitteilen, nach denen auf Ihrem SFTP-Server gesucht werden soll. Standardmäßig wählt die Automatisierung Alle Dateien, die noch nicht vom Server abgerufen wurden.
Ihr SFTP-Server kann jedoch mehrere Mailinglisten enthalten, die Teil verschiedener Projekte sind. Anstatt verschiedene Dateipfade für all Ihre Projekte zu erstellen, können Sie Ihren relevanten Dateien ein bestimmtes Präfix oder Suffix hinzufügen und sie in Qualtrics kennzeichnen.
Die Namenskonvention der Datei ist Ihnen überlassen. Wir empfehlen jedoch, den Namen Ihres Projekts und das Erstellungsdatum der Datei als Namen anzugeben und dann den entsprechenden Projektnamen als Suffix oder Präfix zu notieren. Ihre Datei könnte beispielsweise transactional_survey_project_mmddyyyy heißen. In der Automatisierung würden Sie dann feststellen, dass das Dateinamenspräfix transactional_survey_project lautet.
Erfolg der Automatisierung verfolgen
Automatisierungen fragen nach Ausführungszusammenfassungsempfängern. Dadurch wird bei jedem Abschluss des Laufs eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger gesendet, und es wird angezeigt, ob der Lauf erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Da dadurch jedes Mal eine E-Mail gesendet wird, wenn der Import abgeschlossen ist, empfehlen wir Ihnen, eine bestimmte E-Mail-Domäne einzurichten, die all diese E-Mails erhält, und einen Filter in dieser E-Mail einzurichten, um alle fehlgeschlagenen Läufe an die relevanten Stakeholder weiterzuleiten. Diese E-Mails können bei der Fehlerbehebung durch den Qualtrics Support verwendet werden, wenn Sie Hilfe bei der Diagnose der Gründe benötigen, warum eine Ausführung nicht erfolgreich war.
Kontaktimport & verknüpfen; Automatisierungen der Umfrageverteilung
Wenn Sie die Automatisierung des Kontaktimports und die Verteilung von Umfragen verwenden, um das Senden von Einladungen zu optimieren, wenn weitere Kontakte zu einer Mailingliste hinzugefügt werden, ist es zwingend erforderlich, dass Sie die Automatisierungen verknüpfen. Wenn Sie die Automatisierungen nicht verknüpfen und stattdessen separat einrichten, können die in diesem Abschnitt beschriebenen Probleme auftreten.
Verteilungen werden falsch gesendet
Wenn Sie eine Kontaktimportautomatisierung einrichten und eine Umfrageverteilung einrichten, die an diese spezifische Verteilungsliste gesendet wird, ohne die beiden Automatisierungen zu verknüpfen, wird die Umfrageverteilung an die gesamte Kontaktliste gesendet.
Beispiel: Sie haben einen Mailinglisten-Import, der jeden Tag in eine Mailingliste namens „NPS Mailing List“ hochlädt. Sie haben auch eine separate Verteilung, die täglich „NPS-Umfrage“ an diese Liste sendet.
Am ersten Tag haben Sie eine Liste, die in die „NPS-Mailingliste“ hochgeladen wird, die dann die NPS-Umfrage erhält.
Am zweiten Tag wird eine neue Liste in die NPS-Mailingliste hochgeladen. Wenn diese Automatisierungen nicht verknüpft sind, erhalten alle Kontakte in der „NPS-Mailingliste“ die „NPS-Umfrage“, d.h. die Hälfte der Liste erhält ein zweites Mal einen brandneuen Umfragelink.
Wenn E-Mails, die beim ersten Mal nicht zugestellt wurden, erneut kontaktiert werden, kann dies Ihre Bounce-Statistiken aufblähen. Wenn Sie Kontakthäufigkeitsregeln aktiviert haben, können Ihre übersprungenen Verteilungen dadurch erhöht werden. Das Senden zu vieler E-Mails an dieselben Empfänger kann sie auch stören, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie die Teilnahme an Umfrageeinladungen beenden.
Bewegungsdaten fehlen oder werden falsch angezeigt
Viele Kontaktimportautomatisierungen sind mit einigen Feldern eingerichtet, die als Bewegungsdaten gekennzeichnet sind.
Wenn Sie den Kontaktimport und die Verteilungsautomatisierungen erfolgreich verknüpfen, weiß Qualtrics, Transaktionsumfragelinks an die importierten Kontakte zu senden, und diese Felder werden in den Kontaktinformationen im XM Directory und in den Umfragedaten gespeichert.
Wenn die Automatisierungen für Kontakt und Verteilung jedoch nicht verknüpft sind, werden die in der Kontaktdatei angegebenen Transaktionsdaten möglicherweise nicht korrekt in Ihren Umfragedaten angezeigt. Dies liegt daran, dass die Verteilungsautomatisierung nicht angewiesen wurde, in der Kontaktliste nach Bewegungsdaten zu suchen.
Wenn Sie Automatisierungen verwenden, um Umfrageverteilungen an Kontakte zu senden, die von der SFTP-Automatisierung importiert wurden, wird dringend empfohlen, diese zu verknüpfen, indem Sie die Anweisungen in der Einrichtung für beide Automatisierungen befolgen.