Auslösen und Versenden von Umfragen per E-Mail in Salesforce oder Aktualisieren von Kontakten in Qualtrics

Informationen zum Auslösen von & Senden von Umfragen per E-Mail in Salesforce oder Aktualisieren von Kontakten in Qualtrics

Auf der Registerkarte Workflows können Sie Aufgaben einrichten, um Workflows in Qualtrics basierend auf Salesforce-Abläufen auszulösen. Die Kriterien für den Flow in Salesforce können ein Ereignis sein, z.B. ein geschlossener Fall oder eine gewonnene Opportunity. Sobald dieser Ablauf in Salesforce erreicht ist, kann Qualtrics Maßnahmen ergreifen, z. B. Kontaktinformationen aktualisieren und eine Umfrage senden.

Darüber hinaus gibt es andere Methoden zum Senden von Umfragen als Teil Ihrer Salesforce-Erweiterung. Informationen zu diesen zusätzlichen Optionen finden Sie auf unserer Seite zu Other Salesforce Distribution Methods. Qualtrics kann Umfrageantworten auch Salesforce zuordnen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Salesforce-Antwortzuordnung.

Tipp: Sie können die von Salesforce ausgelösten Verteilungen auf der Registerkarte Verteilungen Ihrer Umfrage sehen.

Einrichten einer von Salesforce ausgelösten Umfrage

Mit dem Ereignis für ausgehende Salesforce-Nachrichten können Sie Umfrageeinladungen an Umfrageteilnehmer auslösen und per E-Mail versenden, sobald ihr entsprechendes Objekt die Qualifikationskriterien in Salesforce erfüllt.

1. Folgen Sie den Anweisungen auf der Ereignisseite für ausgehende Salesforce-Nachrichten, um ein ausgehendes Salesforce-Nachrichtenereignis in einem neuen Qualtrics-Workflow einzurichten.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie die URL des Ereignisses kopieren, da Sie sie zum Einrichten der Integration in Salesforce benötigen.
2. Klicken Sie in Ihrem Workflow auf das Pluszeichen (+ ) und dann auf Aufgabe hinzufügen.
3. Wählen Sie die XM-Directory-Aufgabe aus.
4. Wählen Sie Survey verteilen.
5. Schließen Sie die Einrichtung der XM-Directory-Aufgabe mit der gewünschten Verteilungsmethode ab. Sie können eine E-Mail-Einladung, eine SMS-Einladung oder eine 2-Wege-SMS-Umfrage senden, indem Sie dynamischen Text verwenden, um die Salesforce-Kontaktinformationen einzubinden. Auf der Supportseite für XM Directory-Aufgaben finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Verteilungsmethode.
   Tipp: Möchten Sie keine Umfrage versenden? Sie können stattdessen Salesforce-Daten in einer Mailingliste speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Speichern von Datensatzänderungen in Salesforce als Kontaktinformationen.
6. Navigieren Sie zu Salesforce, und erstellen Sie einen Fluss für das Objekt, das Sie in Ihrem ausgehenden Salesforce-Nachrichtenereignis ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise „Lead“ in Ihrem Workflow-Ereignis ausgewählt haben, wählen Sie „Lead“ als Objekt für Ihren Salesforce-Ablauf. Weitere Informationen hierzu finden Sie unten im Abschnitt Einrichten eines Salesforce-Flusses.
7. Erstellen Sie eine Ausgangsnachricht, und fügen Sie sie als Aktion in Ihrem Ablauf in Salesforce hinzu.
8. Nachdem Sie Ihre Umfrage veröffentlicht haben, testen Sie Ihre Einrichtung, indem Sie die Bedingungen Ihres Ablaufs in Salesforce erfüllen. Dadurch sollten die Salesforce-Felder an Qualtrics übertragen, als Kontakt in der angegebenen Mailingliste gespeichert und dann die Umfrage an die E-Mail-Adresse des Kontakts verteilt werden.
   Tipp: Weitere Informationen zur Fehlerbehebung finden Sie im Abschnitt Testen und Fehlerbehebung.

Datensatzänderungen in Salesforce als Kontaktinformationen sichern

Angenommen, Sie haben in Salesforce eine Opportunity, die gewonnen wurde, und Sie möchten diese Informationen in den Kontakteintrag der Opportunity in Qualtrics aufnehmen. Sie können das Salesforce-Workflow-Regelereignis verwenden, um Änderungen von Salesforce an Qualtrics zu übertragen. Die aktualisierten Ansprechpartnerinformationen können als eingebettete Daten oder Bewegungsdaten gesichert werden. Wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt, kann das Salesforce-Workflow-Regelereignis auch verwendet werden, um neue Kontakte in Qualtrics zu erstellen.

1. Folgen Sie den Anweisungen auf der Ereignisseite für ausgehende Salesforce-Nachrichten, um ein ausgehendes Salesforce-Nachrichtenereignis in einem neuen Qualtrics-Workflow einzurichten.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie die URL des Ereignisses kopieren, da Sie sie zum Einrichten der Integration in Salesforce benötigen.
2. Klicken Sie in Ihrem Workflow auf das Pluszeichen (+ ) und dann auf Aufgabe hinzufügen.
3. Wählen Sie die XM-Directory-Aufgabe aus.
4. Wählen Sie Add to XM directory.
5. Schließen Sie die Einrichtung der XM Directory-Aufgabe zum Speichern von Kontaktinformationen ab. Weitere Informationen finden Sie auf der verlinkten Seite.
6. Die Felder Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse müssen ausgefüllt werden. Alle anderen Felder sind optional. Verwenden Sie das Menü {a} für dynamischen Text, um Werte für diese Felder basierend auf Ihren Feldern von Salesforce einzugeben.
7. Um zusätzliche Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf Eingebettete Datenfelder hinzufügen oder entfernen.
8. Fügen Sie im daraufhin angezeigten Fenster Ihre Felder hinzu. Benennen Sie die eingebetteten Datenfelder auf der linken Seite unter Eingebettetes Datenfeld. Füllen Sie sie rechts mit Salesforce-Feldwerten unter Feldwert unter Verwendung des dynamischen Textmenüs{a}.
9. Wählen Sie aus, wie Sie Kontaktinformationen speichern möchten:
   • Eingebettete Daten speichern oder aktualisieren: Mit dieser Option werden die Kontaktinformationen als eingebettete Daten gespeichert. Dies ist die Option, die zum Anlegen neuer Kontakte ausgewählt werden sollte.
   • Als Transaktion zu den Kontaktinformationen hinzufügen: Mit dieser Option werden die Kontaktinformationen als Transaktionsdaten in einem vorhandenen Kontakt gesichert.
     Beispiel: Angenommen, ich habe ein Feld mit dem Namen Standort, das mit meinem Ansprechpartner gesichert wird und nicht viel Mehrarbeit ändert. Es wäre sinnvoll, dieses Feld als eingebettete Kontaktdaten zu sichern. Daher kann ich beim Anzeigen des Kontakts sehen, wo sich dieser Kontakt befindet. Angenommen, ich möchte jedes Mal eine neue Transaktion erstellen, wenn ein Salesforce-Fall für den Kontakt geschlossen wird. Ich kann ein Filialfeld als Transaktionsdaten sichern, um die Filiale, mit der dieser bestimmte Fall verknüpft ist, in der Kontaktpunkt-Zeitleiste des Kontakts anzuzeigen.
10. Sichern Sie die Aufgabe.
11. Navigieren Sie zu Salesforce, und erstellen Sie einen Fluss für das Objekt, das Sie in Ihrem ausgehenden Salesforce-Nachrichtenereignis ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise „Lead“ in Ihrem Workflow-Ereignis ausgewählt haben, wählen Sie „Lead“ als Objekt für Ihren Salesforce-Ablauf. Weitere Informationen hierzu finden Sie unten im Abschnitt Einrichten eines Salesforce-Flusses.
12. Erstellen Sie eine Ausgangsnachricht, und fügen Sie sie als Aktion in Ihrem Ablauf in Salesforce hinzu.
13. Nachdem Sie Ihre Umfrage veröffentlicht haben, testen Sie Ihre Einrichtung, indem Sie die Bedingungen Ihres Ablaufs in Salesforce erfüllen. Dadurch sollten die Salesforce-Felder an Qualtrics übertragen und als Kontakt in der angegebenen Mailingliste gespeichert werden.
    Tipp: Weitere Informationen zur Fehlerbehebung finden Sie im Abschnitt Testen und Fehlerbehebung.

Salesforce-Felder als eingebettete Daten speichern

Informationen von Salesforce werden in Ihrer Kontaktliste gespeichert, aber nicht automatisch in Umfrageantworten erfasst. Es ist jedoch schnell und einfach, sie hinzuzufügen, wenn Sie die folgenden einfachen Schritte ausführen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die Schritte zum Auslösen und Senden einer Umfrage über Salesforce befolgt haben.
   Tipp: Notieren Sie sich die Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung, die Sie beim Einrichten Ihrer in Ihre XM-Directory-Aufgabe eingebetteten Kontaktdaten verwendet haben. Rechtschreibung und Großschreibung sind wichtig!
2. Wechseln Sie zum Reiter „Umfrage“.
   
3. Wählen Sie Umfragenverlauf.
4. Klicken Sie auf Neues Element hier hinzufügen.
5. Wählen Sie Eingebettete Daten.
6. Geben Sie den Namen des in Salesforce gespeicherten eingebetteten Kontaktdatenfelds ein. Der Name des eingebetteten Datenfelds im Umfragenverlauf muss mit dem Namen in Ihrem Kontakt übereinstimmen (einschließlich Großschreibung, Interpunktion, Abstand und Sonderzeichen). Sie müssen den Wert nicht auf einen Wert setzen, da der Wert aus dem eingebetteten Datenfeld des Kontakts übernommen wird.
   
7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Anwenden.

Ausgangsnachricht anlegen

Um Ihren Flow korrekt einzurichten, müssen Sie eine Ausgangsnachricht in Salesforce anlegen.

1. Klicken Sie in Qualtrics auf URL kopieren neben Ihrem Salesforce-Workflow-Regelereignis.
2. Klicken Sie auf Setup in Salesforce.
   
   Tipp: Wenn Sie sich nicht auf der Startseite befinden, können Sie dorthin navigieren, indem Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol klicken und Folgendes wählen: Setup.
   
   
3. Wählen Sie Ausgangsnachrichten – Prozessautomatisierung > Workflow-Aktionen.
   
4. Klicken Sie auf Neue Ausgangsnachricht.
   
5. Wählen Sie das Salesforce-Objekt aus, das in der Nachricht verwendet werden soll. Dies sollte dasselbe Objekt sein, das Ihren Ablauf auslöst. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Ablauf ausgelöst wird, wenn ein Fall geschlossen wird, wählen Sie hier Fall.
   
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie im Abschnitt Name einen Namen für Ihre Nachricht ein. Bei Bedarf können Sie auch eine kurze Beschreibung eingeben.
8. Fügen Sie die Ausgangsnachrichten-URL von Qualtrics in das Feld Endpunkt-URL in Salesforce ein.
9. Markieren Sie alle Felder, die Sie durch die Ausgangsnachricht an Qualtrics übergeben möchten, und verschieben Sie sie über die Schaltfläche Hinzufügen in den Abschnitt Ausgewählte Felder.
10. Klicken Sie auf Speichern.

Einrichten eines Salesforce-Flusses

Ein Flow ist eine Reihe von Kriterien, die in Salesforce erstellt werden. Wenn die Kriterien erfüllt sind, kann ein Workflow ausgelöst werden. Das Kriterium könnte beispielsweise sein, dass ein Fall als geschlossen gekennzeichnet ist und der Workflow darin besteht, Qualtrics eine Support-Feedback-Umfrage senden zu lassen.

SO SETZEN SIE EINEN UMSATZFLUSS (Salesforce Lightning)

1. Klicken Sie auf Setup in Salesforce.
   
   Tipp: Wenn Sie sich nicht auf der Startseite befinden, können Sie dorthin navigieren, indem Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol klicken und Folgendes wählen: Setup.
   
   
2. Wählen Sie in den Suchergebnissen Flows – Process Automation aus.
3. Wählen Sie Neuer Fluss, um einen neuen Fluss in Salesforce anzulegen.
   
4. Wählen Sie aus, wie Ihr Ablauf ausgelöst werden soll. Am häufigsten wird der durch einen Datensatz ausgelöste Fluss verwendet, der den Fluss auslöst, wenn ein Datensatz angelegt, aktualisiert oder gelöscht wird. 
5. Klicken Sie auf Erstellen.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Objekt das Salesforce-Objekt aus, auf das der Fluss angewendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Ablauf ausgelöst wird, wenn ein Fall geschlossen wird, wählen Sie hier Fall.
7. Wählen Sie aus, bei welcher Art von Datensatzänderungen der Ablauf ausgelöst werden soll.
8. Legen Sie unter Eingabebedingungen die Kriterien fest, die erfüllt sein müssen, damit die Bewegung ausgelöst wird. Weitere Informationen zu den Optionen in diesem Abschnitt finden Sie auf dieser Salesforce-Support-Seite.
   Beispiel: Wenn der Ablauf ausgelöst werden soll, wenn ein Fall geschlossen wird, setzen Sie das Feld auf IsClosed und den Wert auf True.  Sie können auch hier mehrere Bedingungen für Ihren Ablauf hinzufügen.
9. Wählen Sie Aktionen und zugehörige Datensätze.
10. Wählen Sie Fertig.

Flow-Aktion hinzufügen

Diese Aktion teilt Salesforce mit, was zu tun ist, sobald die Flow-Kriterien erfüllt sind. Die Aktion kann beispielsweise sein, dass Qualtrics eine Einladung zur Umfrage sendet.

Einrichten einer Flussaktion (Salesforce Lightning)

1. Klicken Sie für Ihren neu angelegten Ablauf auf das Pluszeichen (+) unter Ihrem Auslöser Ablauf.
2. Wählen Sie Aktion.
   
3. Wählen Sie Ausgangsnachricht.
   
4. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die zuvor angelegte Ausgangsnachricht auszuwählen.
5. Geben Sie Ihrer Aktion einen Bezeichner und eine Beschreibung.
6. Klicken Sie auf Fertig.
7. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Ablauf speichern.
   
8. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren Flow ein.
   
9. Klicken Sie auf Speichern.
10. Aktivieren Sie die Bewegung.
    

Testen und Fehlerbehebung

Nachdem Sie die Aufgaben Salesforce-Fluss, Salesforce-Aktion und XM Directory eingerichtet haben, ist Ihre Umfrage bereit. Jedes Mal, wenn die Flow-Kriterien in Salesforce erfüllt sind, werden die Salesforce-Daten an einen neuen Qualtrics-Kontakt übergeben.

HOOTING IN QUALTRICS

1. Workflow-Reporting: Wenn Sie Ihren Workflow auf der Registerkarte Workflows einrichten, können Sie die Registerkarte Workflow-Reporting prüfen. Hier können Sie Ihre Workflows nach Status filtern und die Payload für jeden Workflow anzeigen, um zu ermitteln, warum er fehlgeschlagen ist. Die Eingabe-Payload enthält die im Workflow verwendeten Felder, und die Aufgabenausgabe enthält die Fehlermeldung für den fehlgeschlagenen Workflow.
2. Umfrageaktivierung: Qualtrics kann erst dann eine Umfrage senden, wenn diese Umfrage aktiviert wurde. Ihre Umfrage wird aktiviert, sobald Sie eine Verteilungsmethode für Ihre Umfrage veröffentlichen und auswählen. Stellen Sie vor der Fehlerbehebung sicher, dass Ihre Umfrage veröffentlicht und aktiviert wurde. Sie können den Status Ihres Projekts anzeigen und es auf der Seite Projekte aktivieren.
3. Umfrageneigentümer verknüpft mit Salesforce: Bei der Verbindung mit Salesforce prüft Qualtrics immer die Salesforce-Anmeldeinformationen des ursprünglichen Umfrageverantwortlichen. Wenn Sie die Salesforce-Erweiterung einrichten und die Umfrage mit Ihnen geteilt wurde, stellen Sie sicher, dass der ursprüngliche Umfrageverantwortliche auch sein Qualtrics-Konto mit Ihrer Salesforce-Instanz verknüpft, wenn er den Workflow in Qualtrics erstellt.
4. Speichern von Teilnehmern in einer Kontaktliste: Wenn Sie Empfänger erfolgreich in einer Kontaktliste speichern, die Verteilungen jedoch nicht auslaufen, prüfen Sie die Registerkarte Verteilungen, da jede Verteilung an einen einzelnen Kontakt dort sichtbar ist. Hier können Sie die Verteilungshistorie herunterladen, um den Verteilungsstatus zu verfolgen.
5. E-Mail gesendet, aber nicht erhalten: Wenn die Verteilung gesendet wurde, liegt möglicherweise ein Problem mit der E-Mail-Zustellbarkeit vor. Besuchen Sie unsere Seite zu Benutzerdefinierte Absenderadressen, um Tipps zur Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit zu erhalten. Wenn Ihre E-Mails als Spam gekennzeichnet sind, können Sie auch unsere Seite besuchen, um zu erfahren, wie Sie vermeiden, als Spam gekennzeichnet zu werden.
6. E-Mail nicht gesendet: Wurde die Umfrage mit Ihnen geteilt, wenn die Verteilung nicht gesendet wurde?
   • Wenn die Umfrage freigegeben wurde, wenden Sie sich an den ursprünglichen Umfrageverantwortlichen, um sicherzustellen, dass er Ihnen die Berechtigung zum Verteilen der Umfrage erteilt hat. Um zu sehen, wo der ursprüngliche Umfrageverantwortliche Ihnen diese Berechtigung erteilen kann, besuchen Sie unsere Seite „Projekt teilen“.
   • Wenn die Umfrage nicht geteilt wurde, kann das Problem auf einen Fehler in Salesforce zurückzuführen sein, und die Fehlerbehebungselemente im Abschnitt Fehlerbehebung in Salesforce sollten überprüft werden.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie verifizierte oder akzeptierte Absenderadressen verwenden und ob die Antwortadressen gemäß unseren benutzerspezifischen Absenderadressen gültig sind.
   • Wenn Ihre E-Mails auf der Registerkarte Verteilungen fehlschlagen oder zurückgewiesen werden, finden Sie auf unserer Seite Fehlermeldungen zur E-Mail-Verteilung weitere Informationen zu diesen Fehlern.

HAUSHALTUNG IN SALESFORCE

1. E-Mail: Betrachtet Qualtrics das richtige Feld, um die E-Mail-Adresse zu finden? Qualtrics kann eine Umfrage nur senden, wenn es eine E-Mail-Adresse findet, wie in den obigen Schritten angegeben.
2. Flow-Aktivierung: Genauso wie Umfragen aktiv sein müssen, um Antworten zu sammeln, muss ein Flow aktiv sein, bevor er Umfrageanfragen an Qualtrics sendet. Informationen darüber, wie ein Flow aktiviert wird, finden Sie in den obigen Schritten.
3. Workflow wird ausgelöst: Richten Sie eine weitere einfache Aktion im selben Salesforce-Ablauf ein und sehen Sie, was geschieht, wenn die Flow-Kriterien erfüllt sind. Löst dieser andere Workflow richtig aus?
   • Wenn der Workflow ausgelöst wird, prüfen Sie die Aufgabenausgabe auf der Registerkarte Workflow-Auswertungen, und fahren Sie mit der Fehlerbehebung fort.
   • Wenn der Workflow nicht ausgelöst wird, liegt ein Problem mit Ihren Ablaufkriterien vor. Prüfen Sie diese Bedingungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
4. Ausgehende URL: Stellen Sie sicher, dass die entsprechende Ausgangs-URL erfolgreich in den Workflow eingefügt wurde, wie in den obigen Schritten gezeigt. Wenn dieser Link fehlt oder falsch ist, kann Qualtrics keine Umfragen senden, wenn der Fluss erfüllt ist. Beachten Sie, dass Sie die URL der ausgehenden Nachricht des Umfrageverantwortlichen verwenden sollten. Wenn eine falsche Ausgangs-URL mit dem von Ihnen ausgelösten Flow verbunden ist, sehen Sie nicht, dass der Workflow im Workflow-Reporting ausgelöst wird, obwohl die Bedingungen des Flows erfüllt sind.
5. Ausstehende Nachrichten: Wechseln Sie zum Abschnitt „Monitor“ unter „Setup“ in Salesforce. Es gibt einen Abschnitt zur Überwachung ausgehender Nachrichten. Wenn dort ausstehende Meldungen angezeigt werden, ist Salesforce wahrscheinlicher als das Problem. Wenn Sie die ausgehende Nachricht dort jedoch für einen längeren Zeitraum (z.B. mehr als fünf Minuten) sehen, wenden Sie sich an den Qualtrics Support.
6. Salesforce-Berechtigungen: Ihr Salesforce-Konto benötigt die Berechtigung zum Auslösen ausgehender Nachrichten. Diese Berechtigung ist in Ihrem Salesforce-Konto verfügbar, indem Sie durch Profil -> Systemberechtigungen -> Ausgehende Nachrichten senden navigieren.

Häufig gestellte Fragen