Schritt 3: Konfigurieren von Projektteilnehmern und Verteilen Ihres Projekts

Erstellen und Hochladen Ihrer Teilnehmer-Datei

Im nächsten Schritt zur Vorbereitung Ihres Employee Engagement-Projekts komplettieren Sie Ihre Teilnehmer-Datei und laden diese in der Employee Experience-Plattform hoch. Sobald Ihre Datei hochgeladen wurde, können Sie über die Teilnehmerliste individuelle Umfrage-Links an jeden Teilnehmer verteilen und die zur Berichtserstellung von Ergebnissen benötigte Hierarchie erstellen Weitere Informationen finden Sie auf den Supportseiten Vorbereitung Ihrer Teilnehmerdatei für den Import und Hinzufügen von Teilnehmern.

Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer-Datei eine Zeile für jeden Teilnehmer inklusive des Vornamens, Nachnamens und der E-Mail-Adresse aufweist, bevor Sie Ihre Teilnehmer-Datei in Ihrem Employee Engagement-Projekt hochladen. Klicken Sie hier, um die Hierarchietypen zu überprüfen.

Die Datei muss auch die Metadaten enthalten, die zum Aufbau der Hierarchie verwendet werden. Metadaten sind Felder, die zum Anlegen unserer Hierarchie oder zum Segmentieren von Daten in unseren Dashboards verwendet werden können.

• Schließen Sie für eine Hierarchie aus über- und untergeordneten Elementen zwei Spalten in die Teilnehmerdatei ein, eine für Mitarbeiter-IDs und eine für die Mitarbeiter-ID des Managers.
  Tipp: Wenn Sie eine ID haben, kann Ihre Spalte Eindeutige ID als Mitarbeiter-ID fungieren.
• Fügen Sie für eine ebenenbasierte Hierarchie eine Spalte für jede Ebene der Hierarchie Ihrer Organisation hinzu, und ordnen Sie den Wert jeder Ebene diesem Teilnehmer zu. Zudem benötigen Sie eine Spalte mit Daten, aus der hervorgeht, ob es sich bei einem Teilnehmer um einen Manager handelt oder nicht. Diese Teilnehmer werden zu Managern der niedrigsten für sie festgelegten Ebene. Im Screenshot unten ist beispielsweise zu sehen, dass Jane Smith zur Managerin der Finanzabteilung wird. Jill Davis hingegen wird ein einfaches Mitglied der Finanzabteilung und keine Managerin.

Zusätzlich zur Auflistung der Metadaten, die zum Aufbau Ihrer Hierarchie erforderlich sind, können Sie Ihrer Tabellenkalkulation zusätzliche Spalten mit demografischen Informationen wie Standort, Geschlecht, Beschäftigungsdauer oder Arbeitsgruppe hinzufügen. Diese Daten können zum Filtern der Dashboard-Ergebnisse oder zur Segmentierung der Daten in Dashboard-Widgets verwendet werden.

Wenn Sie Übersetzungen für Ihre E-Mail-Nachrichten bereitstellen, fügen Sie Ihrer Teilnehmerdatei eine Metadatenspalte mit dem Titel „Sprache“ hinzu. Geben Sie den Sprachcode für jeden Teilnehmer mithilfe des Handbuchs Verfügbare Sprachcodes an. Beachten Sie, dass die Browsersprache des Teilnehmers, nicht der Sprachcode, die Standardsprache der Umfrage selbst bestimmt.

Wenn Sie die Formatierung Ihrer Teilnehmerdatei abgeschlossen haben, speichern Sie Ihre Teilnehmerdatei als .CSV (UTF-8) oder .TSV-Datei, und laden Sie die Datei in Ihre Teilnehmerliste auf der Registerkarte Teilnehmer hoch, indem Sie die unten abgebildete Option Aus Datei importieren verwenden.

Hierarchie Ihrer Organisation generieren

Da Sie Ihre Projektteilnehmer nun in der Plattform geladen haben, können Sie auf Basis der Informationen in der hochgeladenen Teilnehmer-Datei eine Hierarchie erstellen. Diese Hierarchie wird zur Strukturierung der Daten verwendet, wenn Berichte zu den Ergebnissen Ihres Engagement-Projekts erstellt werden.

Weitere Informationen darüber, welche Hierarchie für Sie am besten geeignet ist, finden Sie unter Hierarchien – Allgemeine Übersicht. Nachdem Sie eine Hierarchieart ausgewählt haben, die am besten zu Ihrer Organisation passt, finden Sie auf der Seite Vorbereiten einer Teilnehmerdatei Informationen dazu, welche Informationen Sie mit Ihren Teilnehmern hochladen sollten. Nachdem Sie Ihre Datei vorbereitet haben, können Sie je nach ausgewählter Hierarchie entweder Hierarchie aus über- und untergeordneten Elementen generieren oder Ebenenhierarchie generieren.

Hier können Sie Hierarchietypen überprüfen oder Upload-Dateien für Vorlagenteilnehmer herunterladen.

Wählen Sie Ihre Umfragenverteilungsmethode

Der nächste Schritt bei der Vorbereitung Ihres Employee Engagement-Projekts für den Start besteht darin, festzulegen, wie Sie die Umfrage an Ihre Mitarbeiter verteilen möchten. Sobald Sie dies festgelegt haben, können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten einrichten und das Projekt starten.

Die vier verfügbaren Verteilungsmethoden in Qualtrics und die empfohlenen Hierarchietypen für jede Verteilungsmethode werden unten näher beschrieben.

• Verteilen Sie die Umfrage mit individuellen Umfrage-Links, die an die E-Mail-Adressen der Teilnehmer gesendet werden.
  • Empfohlene Hierarchieart: Übergeordnet/Untergeordnet oder Ebenenbasiert

• Senden Sie allen Umfrageteilnehmern denselben anonymen Link zur Umfrage und legen Sie fest, dass Teilnehmer sich zum Start der Umfrage mit ihrer Mitarbeiter-ID authentifizieren müssen.
  • Empfohlener Hierarchietyp: Parent-Child

• Senden Sie allen Umfrageteilnehmern denselben anonymen Umfrage-Link und bitten Sie Teilnehmer, Ihre Hierarchie-Einheit mithilfe des Organisations-Hierarchie Fragetypen auszuwählen.
  • Empfohlener Hierarchietyp: Ebenenbasiert

• Verwenden Sie eine Kombination mehrerer Verteilungsmethoden. Senden Sie Teilnehmern mit einer E-Mail-Adresse einen individuellen eindeutigen Link zur Umfrage. Gestatten Sie Teilnehmern ohne eigene E-Mail-Adresse, über den anonymen Link auf die Umfrage zuzugreifen, und legen Sie fest, dass Teilnehmer sich zum Start der Umfrage mit ihrer Mitarbeiter-ID authentifizieren müssen.
  • Empfohlene Hierarchieart: Übergeordnet/Untergeordnet oder Ebenenbasiert

Umfrageoptionen

Nach der Auswahl der Verteilungsmethode für Ihr Employee Engagement-Projekt müssen Sie die Optionen Ihres Engagement-Projekts auf Basis der Anforderungen Ihrer Verteilung konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie auf der folgenden Supportseite: Umfrageoptionen.

• Zurückhaltung der Umfrage: Ermöglicht Teilnehmern, über ihren eindeutigen Link erneut an der Umfrage teilzunehmen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie diese Option deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Teilnehmer erneut an der Umfrage teilnehmen.
• Anonymen Link verwenden: Ein einzelner Link zu Ihrer Umfrage, der anonyme Antworten sammelt, die nicht standardmäßig aktiviert sind.
  • Der Link kann mehrfach verwendet werden, um die Umfrage abzuschließen. Dies wird empfohlen, wenn die Umfrage über ein Kiosk-Terminal erfolgt.
  • Damit anonyme Antworten mit Hierarchieeinheiten verknüpft werden können, müssen Sie im Umfragenverlauf einen Authentifizierer verwenden, damit die Teilnehmer ihre Hierarchieeinheit oder eine Frage zur Organisationshierarchie in der Umfrage identifizieren können. Weitere Informationen zu beiden Optionen finden Sie auf unserer Seite zum Erstellen von Umfragen.
• Mehrere Sitzungen verhindern: Verhindert, dass anonyme Umfrageteilnehmer mit ihren Browser-Cookies mehrmals an einer Umfrage teilnehmen. Wenn Sie zulassen, dass Teilnehmer den anonymen Link verwenden, und alle Teilnehmer dasselbe Gerät/denselben Kiosk verwenden, um an der Umfrage teilzunehmen, sollten Sie diese Option deaktivieren.
  • Falls ein Teilnehmer versucht, eine Umfrage auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser zu beantworten, wird diese Option sie nicht daran hindern, sich ein zweites Mal an der Umfrage zu beteiligen.
  • “Mehrere Sitzungen verhindern” hat keine Auswirkungen auf eindeutige Links, die an Teilnehmer verteilt werden, oder wenn ein Authentifizierer mit dem anonymen Umfragelink verwendet wird.
• Referral-URL hinzufügen: Ermöglicht es Ihnen, die URL festzulegen, von der der Teilnehmer stammen muss, um an der Umfrage teilzunehmen.
  • Diese Option ist für Employee Engagement-Umfragen standardmäßig nicht aktiviert.
• Indizierung verhindern: Verhindert, dass Suchmaschinen Ihre Umfrage indizieren, und ist standardmäßig aktiviert.
• Umfrageverfügbarkeit: Ermöglicht Ihnen, ein Ablaufdatum für die Umfrage festzulegen, wodurch die Umfrage automatisch geschlossen wird.

Erstellen von Einladungs- und Erinnerungsnachrichten

Sobald Ihr Workflow eingerichtet ist, können Sie Einladungs- und Erinnerungsnachrichten für Ihr Employee Engagement-Projekt konfigurieren. Nach der Einrichtung von Nachrichten in Qualtrics kann deren Verteilung geplant und das Projekt gestartet werden.

In Ihrem Verpflichtungsprojekt gibt es mehrere Nachrichten, die Sie anpassen können. Teilnehmer lädt Begrüßungsteilnehmer zur Umfrage ein und sind die ersten E-Mails, die Sie verteilen. Als Nächstes werden Erinnerungen von Teilnehmern angezeigt, die nur nicht abgeschlossene Teilnehmer daran erinnern, dass sie die Umfrage noch ausfüllen müssen. Nachdem Sie alle Ihre Daten gesammelt und Ihr Dashboard angepasst haben, laden Dashboard-Nachrichten Dashboard-Benutzer zu ihren Dashboards ein, um die Daten zu analysieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Supportseite Übersicht über E-Mail-Nachrichten.

Nach der Einrichtung von Einladungs- und Erinnerungsnachrichten für Ihr Projekt kann Ihr Employee Engagement-Projekt gestartet werden. Im letzten Schritt planen Sie Ihre Einladungs- und Erinnerungsnachrichten.

FAQs