Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze

Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze

Standardmäßig können EX-Projektadministratoren alle Teilnehmer ohne Einschränkungen aus Ihrem globalen Verzeichnis importieren. Möglicherweise möchten Sie jedoch die Personen einschränken, auf die Projektadministratoren zugreifen können, wenn sie Teilnehmer in ein Projekt importieren. Angenommen, mein Unternehmen verfügt über drei verschiedene Büros, und jedes Büro führt eine eigene Umfrage zur Berufserfahrung durch. Die Projektadministratoren, die die einzelnen Umfragen durchführen, sollten nur Zugriff auf Mitarbeiter für Mitarbeiter in ihrem Büro haben. Mit der Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze können Sie die Personen einschränken, die Ihren Projektadministratoren zur Verfügung stehen, indem Sie Rollen mit Zugriff auf verschiedene Gruppen von Mitarbeitern einrichten. Mit dieser Funktion können Sie die Anforderungen an den Datenzugriff in Ihrem Unternehmen erfüllen.

Die von der Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze festgelegten Einschränkungen gelten nur für den Prozess des Imports von Teilnehmern in ein Projekt. Projektadministratoren können weiterhin Teilnehmerantworten in Data & Analysis anzeigen. Sie können auch die gesamte Teilnehmerliste auf der Registerkarte Teilnehmer ihres Projekts sehen.

Anlegen von Zugriffskontrollrollen für Mitarbeiterdatensätze

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze Ihres Mitarbeiterverzeichnisses auf Rollen erstellen.
2. Klicken Sie auf Neue Rolle hinzufügen.
   
3. Geben Sie Ihrer Rolle einen eindeutigen, identifizierbaren Namen (z. B. „Personalsachbearbeiter“).
4. Klicken Sie auf Anlegen.
5. Als Nächstes fügen Sie Ihrer Rolle Benutzer hinzu. Klicken Sie auf Hinzufügen / Exportieren, und wählen Sie dann Ihre Methode aus:
   • Teilnehmer hinzufügen: Wählen Sie manuell Benutzer für diese Rolle aus. Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie unter Hinzufügen von & Entfernen von Teilnehmern.
   • Automatische Rollenzuordnung: Legen Sie Regeln an, um Benutzer basierend auf ihren Metadaten automatisch zu Rollen zuzuordnen. Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie unter Automatische Rollenzuordnung.
     Tipp: Während die verlinkten Seiten zum Hinzufügen von Benutzern zu Rollen in einem Projekt dienen, ist die Kernfunktion identisch.
6. Wählen Sie im Abschnitt Rolleneinschränkungen die Berechtigungen aus, die Sie auf die Benutzer in der Rolle anwenden möchten:
   • Auf Zeile beschränken: Beschränkt die Daten, die dem Benutzer beim Importieren von Teilnehmern basierend auf Metadaten zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie unter Limitierung von Daten.
     Tipp: Wenn Sie „Auf Zeile beschränken“ nicht aktivieren, können Projektadministratoren mit dieser Rolle alle Teilnehmer ohne Einschränkungen aus Ihrem globalen Verzeichnis importieren.
   • Import aus Datei zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Benutzer Teilnehmer über einen Datei-Upload in ein Projekt importieren.
   • Manuellen Import zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Benutzer Teilnehmer manuell in ein Projekt importieren. Beachten Sie, dass Benutzer beim Hinzufügen von Teilnehmern über einen manuellen Import nur Teilnehmer basierend auf ihren Rolleneinschränkungen hinzufügen können (z. B. wenn die Einschränkung nach „Region“ „US“ ist).
     Tipp: Wenn Sie sowohl „Import aus Datei zulassen“ als auch „Manuellen Import zulassen“ deaktivieren, kann der Projektadministrator Teilnehmer nur direkt aus dem globalen Verzeichnis importieren.

Limitierungsdaten

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Bedingungen einrichten, um Daten basierend auf Metadaten einzuschränken. Diese Option schränkt die Mitarbeiter ein, die einem Projektadministrator zur Verfügung stehen, wenn sie über das globale Verzeichnis Teilnehmer zu einem Projekt hinzufügen.

1. Nachdem Sie Ihre Rolle angelegt haben, aktivieren Sie die Option Auf Zeile beschränken.
2. Für die erste Dropdown-Liste gibt es nur eine Option: „Benutzer“.
3. Wählen Sie für die zweite Dropdown-Liste das Metadatenfeld aus, nach dem Sie einschränken möchten.
   Tipp: Häufige Auswahlmöglichkeiten sind „Abteilung“, „Region“ und „Büro“.
4. Wählen Sie für die dritte Dropdown-Liste Ihre Kriterien aus. Folgende Optionen sind verfügbar:
   • ist gleich: Mit dieser Option können Sie einen bestimmten Wert auswählen (z. B. „Region“ ist gleich US).
   • Ist identisch mit dem aktuellen Benutzer: Diese Option begrenzt den Wert auf denselben Wert wie der Benutzer in der Rolle (z. B. wenn die Einschränkung durch Office und das Büro des Benutzers Seattle ist, können nur Daten für andere Mitarbeiter in Seattle angezeigt werden).
5. Wenn Sie „ist gleich“ ausgewählt haben, klicken Sie auf Wert auswählen.
6. Klicken Sie auf die Werte, die Sie einschließen möchten.
7. Klicken Sie auf Auswählen.
8. Um zusätzliche Bedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Drei-Punkt-Menü und dann auf Bedingung unten einfügen.
   Tipp: Wenn Sie mehrere Bedingungen einschließen, werden diese durch ein implizites „und“ getrennt, was bedeutet, dass alle Bedingungen wahr sein müssen.
9. Um eine Bedingung zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte neben der Bedingung, und klicken Sie auf Löschen.
   Tipp: Wenn Sie nur eine Bedingung haben, können Sie sie nicht löschen. Um die Bedingung zu entfernen, deaktivieren Sie „Auf Zeile beschränken“.

Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze aktivieren

Nachdem Sie Ihre Verzeichnisrollen angelegt haben, können Sie die Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze aktivieren, damit die Einstellungen wirksam werden.

1. Blättern Sie unten auf der Seite, unter dem Sie Ihre Rollen angelegt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensatz aktivieren.
2. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster auf Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensatz aktivieren.

Um die Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze zu deaktivieren, blättern Sie nach unten zum Ende der Seite, und klicken Sie auf Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensatz deaktivieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im angezeigten Dialogfenster.

Auswirkungen auf die Projektadministrationserfahrung

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie sich die verschiedenen Rolleneinschränkungen auf die Möglichkeit eines Projektadministrators auswirken, Teilnehmer in ein Projekt zu importieren.

Zeile einschränken

Die Einschränkung zum Einschränken von Zeilen wirkt sich auf die Option Aus globalem Verzeichnis importieren aus, wenn Teilnehmer in ein Projekt importiert werden.

Beim Importieren von Teilnehmern aus dem globalen Verzeichnis werden alle Feldeinschränkungen im Abschnitt Rolleneinschränkungen angezeigt. Sie können diese Kriterien nur ändern, wenn Sie die Zugriffssteuerung für den Mitarbeiterdatensatz bearbeiten, die die Einschränkung anwendet. Sie können zusätzliche Kriterien hinzufügen, die zusätzlich zu Ihren Rolleneinschränkungen gelten.

Import aus Datei zulassen

Wenn Import aus Datei zulassen deaktiviert ist, wird die Option Datei importieren in Ihren EX-Projekten deaktiviert.

Manuellen Import zulassen

Wenn Manuellen Import zulassen deaktiviert ist, wird die Option Teilnehmer manuell hinzufügen in Ihren EX-Projekten deaktiviert.

Wenn Manuellen Import zulassen aktiviert ist und durch die Einstellung Zeile einschränken Einschränkungen festgelegt wurden, kann der Projektadministrator nur im globalen Verzeichnis basierend auf den Rolleneinschränkungen nach Benutzern suchen. Wenn beispielsweise eine Bedingung für Region = US vorhanden ist, können sie nur Teilnehmer mit Region = US manuell hinzufügen.