Mitarbeitende für Verzeichnis (EX)

Informationen zu Mitarbeitende für Verzeichnis

Wenn Sie zu Ihrem Mitarbeitende innerhalb der Verzeichnisse haben Sie Zugriff auf einige Werkzeuge, mit denen Sie die Personen in Ihrem Verzeichnis verwalten können.

Metadaten verwalten

Sie können alle Metadaten für Ihre Employee Experience mit der Metadaten verwalten Tool.
Hier vorgenommene Änderungen wirken sich nicht auf Teilnehmer:in in Projekte aus, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Daten aus Antworten entfernt werden, die Sie erfasst haben.

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitende auf der Registerkarte Verzeichnisse Seite.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge oben rechts.
   
3. Auswählen Metadaten verwalten .
4. Klicken Sie auf ein Metadaten, damit es blau hervorgehoben ist.
   
5. Beachten Sie für das ausgewählte Metadaten die möglichen Werte auf der rechten Seite. Nur die ersten 500 Werte werden angezeigt.
6. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Feld, um das Optionssymbol anzuzeigen. Klicken Sie darauf.
7. Klicken Sie auf Löschen , um die ausgewählten Metadaten dauerhaft aus Ihrer Organisation zu löschen.
8. Klicken Sie auf Schließen wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.

Beziehungen verwalten

Beziehungen verwalten ist sehr nützlich, um 360; sie wird in keinem anderen Teil der Qualtrics verwendet. Mit diesem Werkzeug können Sie alle benutzerdefinierte Beziehungen die je in 360 Ihrer Instanz erstellt wurden.

Beziehungen hinzufügen und entfernen

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitende auf der Registerkarte Verzeichnisse Seite.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge oben rechts.
   
3. Auswählen Beziehungen verwalten.
4. Oben sehen Sie, Integrierte Beziehungen. Löschen Sie diese Beziehungen nicht..
   
5. Um eine benutzerdefinierte Beziehung umzubenennen, geben Sie den neuen Namen in das Feld ein.
6. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, benutzerspezifische Beziehungen zu löschen, je nachdem, ob die Beziehung bereits in einem 360 verwendet wurde.
   • Wenn die Beziehung hat nicht verwendet wurde, klicken Sie auf das Minuszeichen (–), um das Feld zu löschen. Diese Aktion erfolgt sofort und kann nicht rückgängig gemacht werden.
   • Wenn die Beziehung hat verwendet wurde, wählen Sie Löschen weiter dem Feld. Sie werden aufgefordert, das Löschen der Beziehung zu bestätigen. Dadurch wird die Beziehung aus allen Projekte entfernt, in denen sie verwendet wird. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
     
7. Um eine neue Beziehung anzulegen, wählen Sie Neue hinzufügen unten in der Liste der benutzerdefinierten Beziehungen.
   
8. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Schließen.

Beziehungen übersetzen

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitende auf der Registerkarte Verzeichnisse Seite.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge oben rechts.
   
3. Auswählen Beziehungen verwalten.
4. Schalter Übersetzungen anzeigen bis Ein.
   
5. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie die Sprache aus, die Sie hinzufügen möchten.
   Tipp: Wenn Ihre Umfrage eine benutzerdefinierte Sprache, und wählen Sie dann Weitere Sprache hinzufügen im Sprachmenü, und fügen Sie den Anzeigename, den Sprachcode und die Basissprache hinzu.
6. Geben Sie Ihre Übersetzungen in die Felder ein.
   
7. Wenn Sie Ihre Beziehungen automatisch übersetzen lassen möchten, klicken Sie auf das Prozentzeichen.
   Achtung: Die Funktion automatischen Übersetzung wird von Google Translate ausgeführt. Der Text der Beziehungen wird an Google Translate gesendet und in der von Ihnen ausgewählten Sprache zurückgegeben. Bitte beachten Sie, dass Ihr Text auf Google-Servern verbleiben kann. Die Funktion automatischen Übersetzung sendet nur Ihren Beziehung. Die Daten der Befragten werden nicht gesendet und werden bei Qualtrics sicher verwahrt.
8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Übersetzungsoptionen

Wenn Sie auf die Kopfzeile einer Ihrer Übersetzungsspalten klicken, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Übersetzungen zu verwalten.

1. Übersetzung ausblenden: Blenden Sie die Übersetzung aus. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie viele Übersetzungen haben und mehr Platz auf der Seite anlegen müssen.
2. Übersetzung entfernen: Löschen Sie die Übersetzung vollständig.
3. Wählen Sie aus, welche Sprache in der Spalte angezeigt wird.
4. Fügen Sie eine weitere Sprache hinzu: Fügen Sie Ihrer Liste der Übersetzungen benutzerdefinierter Beziehung eine weitere Sprache hinzu. Dies entspricht dem Klicken auf das Pluszeichen (+), um eine neue Übersetzung hinzuzufügen.

Benutzerdatenfelder verwalten

Die Benutzerdatenfelder verwalten Tool ist am nützlichsten für 360. Wenn sich 360 bei ihren Portalekönnen sie ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung öffnen. Hier verwalten Sie, welche Felder sie bearbeiten können. Hier können Sie auch Felder hinzufügen, die bei der Anmeldung erforderlich sind.

1. Bearbeiten möglich: Entscheiden Sie, ob Ihre 360 ein Feld ändern dürfen. Dies ist hilfreich, wenn es bestimmte Mitarbeitende gibt, die sich von Zeit zu Zeit ändern können und Sie möchten, dass sich Ihre Teilnehmer selbst korrigieren können.
   Tipp: Wenn sich ein Benutzer zum ersten Mal bei 360 anmeldet, wird er aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. Alle Felder, die sie bearbeiten dürfen, werden auch in diesem initialen Dialogfenster angezeigt.
2. Erforderlich: Entscheiden Sie, ob das Feld für die Anmeldung an der Plattform erforderlich ist.
3. Feldname: Geben Sie den Feldname ein, oder wählen Sie einen vorhandenen aus der Dropdown-Liste aus.
4. Verwenden Sie das Pluszeichen (+), um Felder und das Minuszeichen (–), um Felder zu entfernen.
5. Datentyp: Ändern Sie den Datentyp. Dabei kann es sich entweder um eine Texteingabe handeln, bei der der Benutzer die Felder ausfüllen kann, oder um ein Auswahlfeld, in dem er eine begrenzte Anzahl an Auswahlmöglichkeiten hat.

Verwenden des Select-Box-Datentyps

1. Navigieren Sie zum Benutzerdatenfelder verwalten Fenster.
   
2. Wählen Sie unter Datentyp die Option Auswahlfeld.
3. Klicken Sie auf Antwortmöglichkeiten bearbeiten.
4. Geben Sie die Antwortmöglichkeiten getrennt durch Zeilen ein.
   
   Tipp: Presse Enter auf Ihrer Tastatur, um zusätzliche Auswahlmöglichkeiten hinzuzufügen, wenn Ihnen die Zeilen ausgehen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Vorherige Importe/Aktualisierungen/Exporte verwalten

Die Importe/Aktualisierungen/Exporte verwalten können Sie überprüfen, wann Teilnehmer importiert in das Verzeichnis, exportiert aus dem Verzeichnis, gelöscht aus dem Verzeichnis oder Eindeutige IDs aktualisiert.

Für jeden Job stehen folgende Informationen zur Verfügung:

• Job-ID: Eine interne ID für diesen spezifischen Joblauf. Diese ID kann hilfreich für den Qualtrics Support sein, wenn Sie Hilfe benötigen, um zu ermitteln, warum ein Auftrag fehlgeschlagen ist.
• Typ: Der Typ des Jobs (z.B. Hochladen von Personen in das Verzeichnis oder Exportieren von Personen aus dem Verzeichnis).
• Status: Ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse des Auftrags anzuzeigen oder die Exportdatei herunterzuladen (wenn es sich bei dem Auftrag um einen Exportauftrag handelt). Weitere Informationen zur Verwendung der Daten in dieser Spalte finden Sie unten.
• Jobkontext: Beschreibt, wo der Job ausgeführt wurde, entweder in Ihrem Verzeichnis oder in einem bestimmten Projekt.
• Benutzer-ID: Qualtrics des Benutzers, der den Auftrag angefordert hat.
• Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit der Anforderung des Jobs.
• Abschluss: Datum und Uhrzeit des Jobabschlusses. Wenn der Job in Bearbeitung ist, zeigt diese Spalte den Abschlussstatus des Jobs als Prozentsatz an.
• Abbrechen: Wenn Ihr Job ausgeführt wird oder zur Ausführung in die Warteschlange gestellt wird, können Sie auf das Symbol X in dieser Spalte, um den Job abzubrechen.

Wenn Sie Ergebnisse anzeigen unterhalb der Status erhalten Sie einen Bericht darüber, was dieser Upload durchgeführt hat. Falls der Upload durch einen Fehler verhindert wurde, wird dies hier angezeigt.

Für alle Teilnehmer:inkönnen Sie auf Herunterladen um die exportierte Teilnehmer:in auf Ihren Computer herunterzuladen.

Tipp: Wenn ein Import-, Export- oder Aktualisierungsjob ausgeführt wird, wird oben im Verzeichnis ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Fortschritt anzeigen in diesem Banner, das in das Fenster Importe/Aktualisierungen/Exporte verwalten übertragen werden soll. Während ein Job in Bearbeitung ist, kann kein anderer gestartet werden.

Datenzugriffs-Tagging

Das Datenzugriffs-Tagging-Tool ermittelt, welchen Feldern ein Datenzugriffs-Tag zugeordnet ist, was verhindert, dass Personen, die der Datenzugriffsrolle nicht zugeordnet sind, diese Daten anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Datenzugriffseinstellungen.

1. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen links neben einem Feldname, um es auszuwählen. Sie können bei Bedarf mehrere Felder auswählen.
   
2. Zeigen Sie Ihre Felder im an. Ausgewählte(s) Feld(er) Kasten. Wenn Sie ein Feld löschen müssen, klicken Sie auf das Symbol X.
3. Wählen Sie eine Datenzugriffs-Tag aus der Dropdown-Liste.
4. Klicken Sie auf Tag Übernehmen.

Eindeutige IDs aktualisieren

Die Eindeutige IDs aktualisieren Mit der Option können Sie die eindeutigen IDs für Personen in Ihrem Mitarbeiterverzeichnis aktualisieren, indem Sie eine Datei hochladen, die ihre alte eindeutige ID und ihre neue eindeutige ID enthält.

Siehe diese Support-Seite für Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Aktualisierung eindeutiger IDs.

Personen aus Verzeichnis löschen

Personen aus Verzeichnis löschen Mit können Sie Personen per Massenvorgang aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis entfernen. Diese Funktion funktioniert, indem eine CSV hochgeladen wird, die die eindeutige Identifikatoren von jeder Person, die Sie entfernen möchten.

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitende auf der Registerkarte Verzeichnisse Seite.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge.
   
3. Auswählen Personen aus Verzeichnis löschen .
4. Klicken Sie auf CSV um eine CSV herunterzuladen, die die korrekte Formatierung enthält.
5. Öffnen Sie die Beispieldatei in einem Tabellenkalkulationseditor auf Ihrem Computer.
6. Fügen Sie die eindeutige Identifikatoren der Personen, die Sie in löschen möchten Eindeutiger Identifikator Spalte.
   
7. Sichern Sie Ihre Datei als CSV mit UTF-8.
8. Kehren Sie zu Qualtrics zurück, und klicken Sie auf Durchsuchen , um Ihre Datei hochzuladen.
9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Personen und Daten löschen.

Teilnehmer exportieren

Sie können eine CSV Ihres gesamten Verzeichnis über das Werkzeuge“ exportieren. Dieser Export enthält die Spalten für jedes Mitglied des Verzeichnis: Vorname, Nachname, Eindeutige ID, Benutzername, Benutzertyp, Letzte Anmeldung und alle Metadaten, die einem Teilnehmer:in in der Instanz hinzugefügt wurden.

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitende auf der Registerkarte Verzeichnisse Seite.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge oben rechts.
   
3. Auswählen Teilnehmer exportieren.
4. Qualtrics bereitet die Datei vor. Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Herunterladen.
   
5. Wählen Sie den Dateityp aus, als den Sie die Datei exportieren möchten. Sie können CSV, TSV oder SSV auswählen.

Gefilterte Teilnehmerliste exportieren

Sie können eine gefilterte Liste der Teilnehmer in Ihrem Verzeichnis in eine CSV exportieren. Diese Exportdatei enthält die folgenden Teilnehmer:in: Vorname, Nachname, Eindeutige ID, Benutzername, Benutzertyp, Letzte Anmeldung und alle Metadaten für die ausgewählte Teilmenge der Teilnehmer.

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitende auf der Registerkarte Verzeichnisse Seite.
2. Klicken Sie auf Werkzeuge.
   
3. Auswählen Gefilterte Teilnehmerliste exportieren.
4. Klicken Sie auf Kriterien hinzufügen.
   
5. Verwenden Sie die Metadaten auswählen aus, um eine Metadaten Feld zum Filtern von Teilnehmern für den Export.
   
6. Verwenden Sie die Wert auswählen um den Wert auszuwählen, den Teilnehmer haben müssen, damit Ihr ausgewähltes Metadaten in den Export einbezogen wird. Sie können mehrere Werte auswählen, die mit der ODER-Logik behandelt werden, d.h. ein Teilnehmer:in darf nur einen der Werte haben, die in den Export einbezogen werden sollen.
   
   Beispiel: Die Bedingung „Abteilung Buchhaltung“ exportiert alle Teilnehmer, die den Wert „Buchhaltung“ für das Metadaten „Abteilung“ haben.
7. Sie können mehrere Bedingungen hinzufügen, indem Sie auf das Symbol Kriterien hinzufügen erneut, und wiederholen Sie die Schritte 5 und 6.
   Beachten Sie beim Hinzufügen mehrerer Konditionen Folgendes:
   • Sie können ein bestimmtes Metadaten nur in einer Bedingung verwenden. Sie können nicht mehrere Bedingungen haben, die dasselbe Metadaten verwenden, Sie können jedoch mehrere Werte für dasselbe Metadaten auswählen.
   • Mehrere Bedingungen werden durch ein implizites „AND“ getrennt, d.h. ein Teilnehmer:in muss alle Bedingungen erfüllen, um exportiert zu werden.
8. Um eine Bedingung zu entfernen, klicken Sie auf das Minuszeichen ( – ) rechts neben der Bedingung.
9. Wenn Sie mit dem Einrichten Ihrer Bedingungen fertig sind, klicken Sie auf. Exportieren.

Aktivieren des 360 in mehreren Sprachen

Sie können das Teilnehmer:in in mehreren Sprachen verfügbar machen, sodass die Teilnehmer das Portal in ihrer Muttersprache anzeigen können. Um Ihr Portal in zusätzlichen Sprachen zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Gehe zu Verzeichnisse.
   
2. Wählen Sie die Mitarbeitende .
   
3. Klicken Sie auf Werkzeuge.
   
4. Auswählen Benutzerdatenfelder verwalten. 
5. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.
   
6. Enter Sprache als Feldname ein.
   
7. Klicken Sie auf Antwortmöglichkeiten bearbeiten.
8. Wählen Sie die Sprachen aus, die verfügbar sein sollen.
   
9. Klicken Sie auf Schließen in Ihrem Sprachfenster und in Ihrem Benutzerdatenfenster, wenn Sie fertig sind.

Die Teilnehmer sehen das Portal automatisch in der von ihrer Sprache angegebenen Sprache. Metadaten Feld, wenn es verfügbar ist. Benutzer können zwischen allen verfügbaren Sprachen wechseln, indem sie oben im Portal auf das Globussymbol (“Language Switcher”) klicken.

FAQs