Importautomatisierungen Verzeichnis (EX)

Informationen zu Importautomatisierungen Verzeichnis

Benutzer möchten häufig ihre Mitarbeitende (HRIS-Datensätze) mithilfe von Automatisierungen mit Qualtrics synchronisieren, die diese Daten regelmäßig in Qualtrics Plan. Sie möchten beispielsweise Inhalte aus einer gehosteten täglichen Dateiablage importieren, die alle die sichersten und sichersten Übertragungsmethoden durchlaufen.

Mit Personenimportautomatisierungen (auch Mitarbeitende Verzeichnis bezeichnet) können Sie Ihre eigenen Automatisierungsjobs anlegen, konfigurieren, aktualisieren, testen und überprüfen, wodurch Ihre Uploads in den optimiert werden. Mitarbeiterverzeichnis. Wenn die Automatisierung ausgeführt werden soll, werden alle gekennzeichneten Dateien verarbeitet, die noch nicht von der Automatisierung verarbeitet wurden, einschließlich neu hochgeladener Dateien.

Diese können Sie in der Automatisierungen Ihres Mitarbeitende.

Schritt 1: Starten und Einplanen der Automatisierung

1. Benennen Sie Ihre Automatisierung.
   
   Tipp: Wenn Sie bereits eine Automatisierung angelegt haben, klicken Sie auf Neue Automatisierung um zu beginnen.
   
2. Klicken Sie auf Automatisierung erstellen.
3. Bestimmen Sie, ob Ihre Automatisierung täglich, wöchentlich, monatlich oder On-Demand erfolgen soll. (Mit anderen Worten: Legen Sie fest, wann Ihre Mitarbeitende auf Aktualisierungen geprüft und dann in Qualtrics hochgeladen werden.) Wenn Sie On-Demand auswählen, prüft die Automatisierung Dateien alle 15 Minuten und verarbeitet die zulässigen Dateien.
   
4. Bestimmen Sie die Tageszeit / den Wochentag, an dem sie stattfinden soll. Sie können sie zur vollen Stunde, oder 15, 30 oder 45 Minuten nach der vollen Stunde ausführen.
5. Klicken Sie auf Weitere Zeit hinzufügen, um eine weitere Uhrzeit/Woche/Monat hinzuzufügen, zu der diese Aktualisierung durchgeführt werden soll.
   Tipp: Es gibt eine Begrenzung von 8 mal täglich, 10 mal wöchentlich oder 6 mal monatlich. Sie können zwar technisch gesehen dieselbe Zeit mehrmals hinzufügen, dies führt jedoch dazu, dass die Automatisierung nur einmal zu dieser Zeit ausgeführt wird.
6. Verwenden Sie das Minuszeichen (–), um Zeiten zu entfernen.
7. Bestimmen Sie das Datum, an dem die erste Automatisierung stattfinden soll.
   
   Tipp: Wenn das Datum auf heute oder in der Vergangenheit gesetzt ist, wird die Automatisierung von nun an ausgeführt.
8. Legen Sie fest, wann die Automatisierung den Import von Kontakten beenden soll. Sie können diese Auswahl später noch ändern.
9. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen, dem Konfigurieren einer Importquelle.

Schritt 2: Importquelle konfigurieren

Wenn Sie Importquelle konfigurieren In der Automatisierung für den Personenimport teilen Sie Qualtrics den Speicherort der Mitarbeitende mit, die Sie importieren möchten. Sie haben mehrere Möglichkeiten.

• Qualtrics: Richten Sie einen Dateiservice mit Qualtrics ein. Damit entfällt die Aufgabe, einen SFTP-Server auf der eigenen Seite einzurichten. Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihnen Anweisungen zum Einrichten angezeigt.
• SFTP (Kennwort oder SSH): Sie haben Ihren eigenen Server, auf dem diese Dateien gehostet werden. Sie müssen den Benutzernamen, das Passwort, die Host-URL und den Port des SFTP-Servers angeben, damit die Automatisierung die Dateien importieren kann. Alternativ können Sie einrichten, indem Sie den SSH angeben.
  Tipp: Beim Einrichten einer SFTP empfehlen wir Ihrem IT-Team, die Qualtrics auf die Erlaubtliste zu setzen.

  Siehe Qualtrics auf Erlaubtliste setzen.

  Tipp: Wenn sich Ihr Benutzerkonto in unserer FedRAMP befindet, weichen die IP für die Erlaubtliste von denen auf dieser Seite ab. Um sicher auf Ihre IP zugreifen zu können, melden Sie sich bitte bei Ihrem FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive oder Dropbox: Sie haben Zugriff auf einen Open Authorization (OAuth)-Dateispeicher, wie Google Drive oder Dropbox, wo Ihre Importdateien gehostet werden. Sie müssen sich anmelden und Qualtrics die Erlaubnis erteilen, Ihre Dateien auf dem OAuth-Dateispeicher zu verwalten. Die Automatisierung verwaltet nur die Dateien in einem bestimmten Ordner, der im nächsten Schritt konfiguriert wird.

Schritt 3: PGP

PGP ist ein optionaler Schritt für den Import von Automatisierungen durch Personen, um die an Qualtrics gesendeten Daten zu verschlüsseln. Siehe PGP finden Sie weitere Informationen zu dieser Funktion.

1. Wählen Sie aus, ob die Datei mit der PGP-Software verschlüsselt werden soll.
   
   Tipp: Diese PGP ist für Automatisierungen verfügbar, die sowohl SFTP als auch den Qualtrics verwenden. Wenn Sie eine frühere Automatisierung nicht verschlüsselt haben, dies aber gerne tun würden, können Sie die Automatisierung jederzeit bearbeiten, um die Verschlüsselung hinzuzufügen.
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Klicken Sie auf Herunterladen unseres öffentlichen Schlüssels. Ihr IT-Team muss diesen öffentlichen Schlüssel verwenden, um Importdateien zu verschlüsseln, bevor sie auf den SFTP-Server oder den Qualtrics File Service hochgeladen werden.
   
   Qtip: Wenn eine Automatisierung für die Verwendung von PGP-Verschlüsselung konfiguriert ist, aber eine unverschlüsselte Datei empfängt, schlägt sie fehl und benachrichtigt die E-Mail-Empfänger gemäß den Benachrichtigungseinstellungen in der Automatisierung.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Nun definieren Sie entweder Ihre SFTP oder gehen direkt zu Datenfeld.

Schritt 4: Ordnerpfade auswählen

Nachdem Sie entschieden haben, Quelle Ihrer Mitarbeitende müssen Sie die Ordner angeben, in denen diese Dateien gesichert werden, damit die Automatisierung weiß, wo sie abgerufen werden sollen.

1. Geben Sie den Namen des Ordners auf dem SFTP-Server, Google Drive oder Dropbox ein, in dem sich die zu importierende Datei befindet.
   
   Tipp: Bei diesem Ordnernamen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Es muss sich um einen vorhandenen Ordner handeln, sonst schlägt die Automatisierung fehl. Der Ordnerpfad sollte auch relativ zum Standardverzeichnis des SFTP-, Google Drive- oder Dropbox-Benutzers sein, der der Automatisierung zur Verfügung gestellt wird.
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Wählen Sie aus, welche Dateien aus diesem Ordner importiert werden sollen.
   Ihre Optionen sind:
   • Alle Dateien: Alle Dateien im Ordner.
   • Dateien, deren Namen ein bestimmtes Präfix enthalten: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie das Präfix angeben..
   • Dateien, deren Name ein bestimmtes Suffix enthält: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie das Suffix angeben. Die Dateiendung ist hier enthalten.
     Beispiel: Der Dateiname lautet 1234-sample und als CSV. Sie möchten alle Dateien, die mit -sample enden und CSV-Dateien sind. Ihr Suffix wäre -sample.csv
   • Dateien, deren Name einen bestimmten Text enthält: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie die Phrase angeben, die die Namen enthalten müssen. Dieser Ausdruck kann an einer beliebigen Stelle im Dateinamen stehen.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Die bearbeitete Datei wird auf Qualtrics gespeichert und kann bei der Verwaltung vergangener Automatisierungen eingesehen werden. Klicken Sie auf Fortfahren.
   

Schritt 5: Datenfeldzuordnung

Hier legen Sie fest, welche Felder aus Ihren Dateien in Qualtrics importiert und wie sie formatiert werden.

1. Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen. Dadurch wird eine CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, die ein Beispiel für eine korrekte Dateivorlage enthält. Sie können auch Ihre eigene Vorlagendatei verwenden, sofern es sich um eine gültige CSV handelt. Alle von dieser Automatisierung importierten Dateien müssen mit den Spaltenköpfen der Beispieldatei übereinstimmen.
   
2. Wenn Ihre Datei fertig ist, klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie Ihre Beispieldatei hoch.
   Tipp: Beispieldateien dürfen 100 MB für jede Automatisierung nicht überschreiten.
3. Wählen Sie ein Trennzeichen.
   
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics werden bereitgestellt. Sie können jedoch jede Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen Metadaten zuordnen, indem Sie die Dropdown-Listen im ändern. Import als Feldname Zeile. Beachten Sie, dass bei der Benennung einer Spalte nach einem Metadaten in der Regel die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden sollte.
   
6. Verwenden Sie die Als Feldtyp importieren Zeile, um zu ermitteln, ob es sich bei jedem Feld um ein Personenfeld (E-Mail, Vorname, Nachname), Person handelt Eindeutige ID Feld, Metadaten Feld oder ob es vom Import ausgeschlossen werden soll.

   Tipp: Vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics werden bereitgestellt. Sie können eine beliebige Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen Metadaten zuordnen, indem Sie die Dropdown-Listen in der Als Feldtyp importieren Zeile.  Beachten Sie, dass bei der Benennung einer Spalte nach einem Metadaten die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden muss.

   Tipp: Wenn Sie die hochgeladene Datei ersetzen möchten, wählen Sie Neue Beispieldatei hochladen.
7. Sobald Sie Ihre Felder überprüft haben, klicken Sie auf Fortfahren.

Schritt 6: Senden von Ausführungsberichten und Aktivieren der Automatisierung

Die letzten Schritte einer Automatisierung für den Personenimport umfassen das Ermitteln, wer per E-Mail gesendet wird, wenn eine Automatisierung ausgeführt wird, und dann die Aktivierung der Automatisierung. Dies umfasst die Empfänger der Zusammenfassung ausführen und Überprüfen Teile der Automatisierung.

1. Legen Sie fest, wer mit einer E-Mail benachrichtigt wird, wenn die Automatisierung ausgeführt wird, indem Sie ihre E-Mail-Adresse in das Feld eingeben.
2. Verwenden Sie die Pluszeichen ( + ) oder die Empfänger:in hinzufügen können Sie weitere Empfänger hinzufügen. Verwenden Sie das Minuszeichen ( – ), um Empfänger zu entfernen.
   
3. Prüfen Sie bei Bedarf die Kein E-Mail-Bericht senden, wenn keine Arbeit erfolgt ist. Dadurch wird verhindert, dass der Bericht gesendet wird, wenn keine Mitarbeiter in Ihrem Verzeichnis aktualisiert wurden.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Klicken Sie auf die Option Bearbeiten neben dem Feld, um zurückzugehen und Änderungen vorzunehmen.
   
6. Klicken Sie auf Automatisierung aktivieren, um Ihre Automatisierung zu starten, oder klicken Sie auf Beenden ohne Aktivierung, um die Automatisierung zu speichern, aber nicht zu starten.

Ändern von Datenfeldern, die in der Automatisierung enthalten sind

Es kann vorkommen, dass Sie die in der Automatisierung des Personenimports enthaltenen Felder ändern möchten. Vielleicht haben Sie beispielsweise bemerkt, dass Sie vergessen haben, eine Patientenadressspalte in Ihre Personenimporte aufzunehmen, und nun möchten Sie Patientenadressinformationen bei zukünftigen Personenimporten speichern.

Die Beispieldatei, die Sie im hochladen Importfelder zuordnen legt die Metadaten fest, die in Qualtrics hochgeladen werden. Dies bedeutet, dass Sie Spaltenüberschriften ausschließen können, um sie zu überspringen, oder Sie können den genauen Namen und die Rechtschreibung eines Feldes verwenden, um es in zukünftige Importe aufzunehmen.

So ändern Sie die Felder, die in einem Import enthalten sind:

1. Gehen Sie zur gewünschten Automatisierung und klicken Sie auf das Dropdown.
   
2. Klicken Sie auf Automatisierung bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Stelle, an der Datenfelder zuordnen steht.
   
4.  Klicken Sie auf Neue Beispieldatei hochladen.
   
5. Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen.
6. Bearbeiten Sie die Datei so, dass sie Ihre gewünschten Kopfzeilen enthält. Stellen Sie sicher, dass Rechtschreibung und Großschreibung übereinstimmen.
   Beispiel: Die Dateien, die Sie in Ihrem Quellordner aufbewahren, enthalten das Feld Adresse. Fügen Sie in der Beispieldatei eine Kopfzeile mit dem Namen Adresse hinzu. Der Kleinbuchstaben „a“ funktioniert nicht.
7. Klicken Sie auf Datei auswählen. Laden Sie Ihre neue Datei hoch.
8. Klicken Sie auf Fortfahren.
9. Vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics werden bereitgestellt. Sie können jedoch jede Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen Metadaten zuordnen, indem Sie die Dropdown-Listen im ändern. Import als Feldname Zeile. Beachten Sie, dass bei der Benennung einer Spalte nach einem vorhandenen Metadaten in der Regel die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden sollte.
   
10. Verwenden Sie die Als Feldtyp importieren Zeile, um zu ermitteln, ob es sich bei jedem Feld um ein Personenfeld, eine eindeutige ID oder Metadaten handelt oder ob es vom Import ausgeschlossen werden soll.
11. Sobald Sie Ihre Felder überprüft haben, klicken Sie auf Fortfahren.

Erstellen zusätzlicher Automatisierungen

Nachdem Sie Automatisierungen angelegt haben, können Sie weitere hinzufügen, indem Sie auf klicken. Neue Automatisierung oben rechts.

Vorhandene Automatisierungen bearbeiten

Sie können die Einrichtung Ihrer Automatisierungen ändern, indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und Automatisierung bearbeiten.

Klicken Automatisierung bearbeiten führt Sie zurück zu einer Seite, auf der Sie die verschiedenen Steps der Automatisierung ändern können, z.B. die referenzierten Server, Ordner usw.

Automatisierung umbenennen

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, und wählen Sie Automatisierung umbenennen Sie können Ihre Automatisierung umbenennen.

Automatisierung löschen

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, und wählen Sie Automatisierung löschen, Sie können Ihre Automatisierung löschen.

Automatisierungszeitpläne &verwalten; Benachrichtigungen

Um anzuzeigen, wann die Automatisierung in der Vergangenheit ausgeführt wurde, können Sie entweder auf den Namen oder die Dropdown-Liste klicken und dann Ausführungsverlauf anzeigen.

Vergangene Automatisierungen

Sobald Automatisierungen versucht wurden, werden sie hier mit Informationen über den Beginn und das Ende der Automatisierung, die Anzahl der importierten Mitarbeiter, die Dauer und den Status aufgelistet.

Der Status kann entweder Erfolg oder Fehlgeschlagen sein. Fehler werden in der Regel durch falsche Einstellungen verursacht, z.B. weil der falsche SFTP referenziert wird, ein falscher Benutzername und ein falsches Kennwort usw.

Sie können die Reihenfolge Ihrer vergangenen Automatisierungen ändern, indem Sie den Sortieren nach Dropdown oben links.

Verarbeitete Dateien

Wenn Sie auf eine Automatisierung klicken, die in der Vergangenheit ausgeführt wurde, können Sie auf Datei anzeigen um die Dateien anzuzeigen, die während dieser Automatisierung importiert wurden.

Automatisierung anhalten/fortsetzen

Sie können eine Automatisierung anhalten oder fortsetzen, indem Sie auf klicken. Laufoptionen innerhalb der Automatisierung oder durch Klicken auf die Dropdown-Liste weiter einer Automatisierung.

Mit Automatisierung pausieren können Sie die Automatisierung vorübergehend pausieren. Sie können die Automatisierung dann jederzeit fortsetzen, indem Sie Automatisierung fortsetzen auswählen.

Manuelle Läufe

Sie können eine zusätzliche Automatisierung außerhalb des aktuellen Plan ausführen, indem Sie einen manuellen Lauf ausführen. Sie können einen manuellen Lauf starten, indem Sie Laufoptionen innerhalb der Automatisierung oder durch Klicken auf die Dropdown-Liste weiter einer Automatisierung.

Zurück zu Automatisierungen

Klicken Sie auf das Symbol X oben rechts, um zur Hauptseite der Registerkarte Automatisierungen zurückzukehren.

FAQs