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Automatisierung des Teilnehmerimports
Informationen zur Automatisierung des Teilnehmerimports
Mit Employee Lifecycle- und Pulse-Projekten können Sie dem Projekt automatisch Teilnehmer oder Dashboard-Benutzer aus dem globalen Mitarbeiterverzeichnis nach Zeitplan hinzufügen. Dies ist hilfreich, wenn Sie ein laufendes Programm ausführen. Während des Onboardings können Sie beispielsweise neue Mitarbeiter in das Verzeichnis hochladen und erwarten, dass sie sofort in Ihr Onboarding-Lifecycle-Projekt hochgeladen werden.
Teilnehmer automatisch zu einem Zeitplan hinzufügen
Mit dieser Option können Sie Ihrem Projekt automatisch Teilnehmer aus dem globalen Mitarbeiterverzeichnis in einem ausgewählten Zeitplan hinzufügen. Beschränken Sie die Teilnehmer, die Ihrem Projekt hinzugefügt werden, durch Metadaten.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Teilnehmer.
- Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen.
- Wählen Sie Automatisch nach Zeitplan (Teilnehmer).
- Wenn Sie möchten, dass die Automatisierung aktiviert wird, sobald Sie Ihre Änderungen am Ende sichern, wählen Sie Ein. Wenn Ihre Automatisierung noch nicht gestartet werden soll, wählen Sie Aus.
- Wählen Sie die wiederkehrenden Tage der Woche aus, an denen diese Automatisierung ausgeführt werden soll.
- Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Automatisierung ausgeführt werden soll.
- Geben Sie die Zeitzone an.
- Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Bedingungen festzulegen, unter denen Teilnehmer dem Projekt hinzugefügt werden. Sie wählen zuerst die Teilnehmer-Metadaten aus und definieren dann den/die Wert(e), den/die diese Metadaten haben sollten, um Teilnehmer einzuschließen.
Tipp: Sie müssen mindestens eine Bedingung hinzufügen.Tipp: Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Bedingungen für die Teilnehmerautomatisierung festlegen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Dashboard-Benutzer automatisch in einem Zeitplan hinzufügen
Mit dieser Option können Sie Ihrem Projekt nach einem ausgewählten Zeitplan Dashboard-Benutzer aus dem globalen Mitarbeiterverzeichnis hinzufügen. Dashboard-Benutzer nehmen nicht an der Lebenszyklusumfrage teil. Stattdessen greifen sie nur auf die Ergebnisse auf dem Dashboard zu.
Eine Dashboard-Benutzerautomatisierung ist besonders nützlich, wenn sie mit der automatischen Rollenzuordnung verknüpft ist. Wenn Sie beide Funktionen gleichzeitig verwenden, können Sie basierend auf Änderungen in Ihrer Organisation automatisch Berechtigungen für Ihre Lifecycle-Dashboards erteilen.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Teilnehmer Ihres Employee Lifecycle.
- Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen.
- Wählen Sie Automatisch in einem Zeitplan (Dashboard-Benutzer).
- Wenn Sie möchten, dass die Automatisierung aktiviert wird, sobald Sie Ihre Änderungen am Ende sichern, wählen Sie Ein. Wenn Ihre Automatisierung noch nicht gestartet werden soll, wählen Sie Aus.
- Wählen Sie die wiederkehrenden Tage der Woche aus, an denen diese Automatisierung ausgeführt werden soll.
- Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Automatisierung ausgeführt werden soll.
- Geben Sie die Zeitzone an.
- Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Bedingungen festzulegen, unter denen Teilnehmer dem Projekt hinzugefügt werden. Sie wählen zuerst die Teilnehmer-Metadaten aus und definieren dann den/die Wert(e), den/die diese Metadaten haben sollten, um Teilnehmer einzuschließen.
Tipp: Sie müssen mindestens eine Bedingung hinzufügen.Tipp: Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Bedingungen für die Teilnehmerautomatisierung festlegen.
- Entscheiden Sie, ob die Option Metadaten für alle Nicht-Umfrageteilnehmer im ausgewählten Zeitplan aktualisieren ausgewählt werden soll, auch wenn sie diese Bedingungen nicht erfüllen. Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, ruft die Automatisierung automatisch die neuesten Metadaten aus dem globalen Verzeichnis ab und aktualisiert alle Metadaten von Teilnehmern, die nicht geantwortet haben, unabhängig davon, ob sie die Kriterien erfüllen oder nicht.
Tipp: Dies gilt sowohl für Teilnehmer, die zuvor importiert wurden, als auch für Teilnehmer, die manuell als Teilnehmer ohne Teilnehmer hinzugefügt wurden.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Festlegen von Teilnehmerimportbedingungen
Im vorherigen Abschnitt legen Sie die Bedingungen fest, unter denen Teilnehmer aus dem Verzeichnis zum Projekt hinzugefügt werden. Abhängig vom Feldtyp der Metadaten, die Sie in Ihren Bedingungen verwenden, können Sie Bedingungen basierend auf verschiedenen Operatoren festlegen.
Sie können mehrere Bedingungsteilnehmer hinzufügen, die erfüllt sein müssen, indem Sie auf das Pluszeichen (+ ) neben einer Bedingung klicken. Klicken Sie auf das Minuszeichen ( – ) neben einer Bedingung, um sie zu entfernen. Diese Bedingungen werden kumuliert ausgewertet, d.h. sie werden immer durch ein impliziertes “und” verknüpft. (Beispiel: Bedingung 1 UND Bedingung 2 muss erfüllt sein, damit ein Verzeichniselement in die Teilnehmerliste hochgeladen wird.) Sie können bis zu 20 Bedingungen für eine Teilnehmerautomatisierung haben.
Datumsfelder
Für Datumsfelder können Sie Personen importieren, deren Metadatenwert für das Datum vor oder nach dem aktuellen Datum liegt: Mehr als, Kleiner als oder Genau X Tage nach dem aktuellen Datum. Um Teilnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitfensters zu importieren, müssen Sie zwei Bedingungssätze für den Zeitraum verwenden, den Sie importieren möchten. Hier werden wir Sie durch die Einrichtung dieser Bedingungen führen.
- Geben Sie den Namen des Metadatenfeldes ein, und wählen Sie das Feldformat aus. Stellen Sie sicher, dass das Format date ist.
- Wählen Sie das Datumsformat aus. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
- MM/TT/JJJJ
- MM-TT-JJJJ
- TT/MM/JJJJ
- TT-MM-JJJJ
- JJJJ-MM-TT
- JJJJ/MM/TT
- Wählen Sie aus, ob das Datum “Mehr als”, “Kleiner als” oder “Genau die angegebene Anzahl an Tagen” sein muss.
- Geben Sie die erste Schranke Ihrer Bedingung ein.
- Wählen Sie aus, ob sich die Bedingung auf die Anzahl der Tage nach heute oder vor heute bezieht.
- Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf Bedingung einfügen, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen.
- Wählen Sie dasselbe Feld und dasselbe Feldformat wie für Ihre erste Bedingung.
- Wählen Sie die umgekehrte Bedingung aus, die Sie in Schritt 3 ausgewählt haben.
Beispiel: Da wir in unserer ersten Bedingung Mehr als verwendet haben, verwenden wir für die zweite Bedingung Kleiner als.
- Geben Sie die zweite Schranke Ihrer Bedingung ein.
- Wählen Sie aus, ob sich die Bedingung auf die Anzahl der Tage nach heute oder vor heute bezieht.
Beispiel: Angenommen, Sie möchten alle Teilnehmer aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis importieren, die in den letzten zwei Wochen (den letzten 0 bis 14 Tagen) in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben. Für Ihre Automatisierung haben Sie zwei Bedingungen. Die erste Bedingung besteht darin, alle Teilnehmer mit einem Startdatum zu importieren, das kleiner als 14 Tage vor heute ist. Dadurch werden Mitarbeiter erfasst, die vor 14 Tagen oder früher begonnen haben. Die zweite Aufgabe besteht darin, alle Teilnehmer mit einem Startdatum zu importieren, das weniger als einen Tag nach dem heutigen Datum liegt. Dadurch werden Mitarbeiter erfasst, die heute oder früher begonnen haben. Diese beiden Bedingungen legen die Ober- und Untergrenzen unserer Importbedingungen fest, d.h. es werden nur Mitarbeiter importiert, deren Startdatum innerhalb der letzten zwei Wochen liegt.
Anzahlfelder
Wählen Sie Werte, die die Kriterien Größer als oder Kleiner als haben.
Textfelder
Wählen Sie Werte, die die Kriterien Gleich, Ungleich, In und Nicht in haben.
“Gleich” umfasst nur Teilnehmer mit einer exakten Wertübereinstimmung. “Ungleich” schließt alles mit diesem genauen Text aus.
“In” und “Nicht in” können nützlich sein, wenn Sie mehrere Metadatenwerte in Ihre Kriterien aufnehmen möchten. Stellen Sie sicher, dass diese Werte durch Kommas getrennt sind, ohne dass eine Verbindung wie “und” besteht.
Beispiel: Angenommen, Sie legen Kriterien fest, die mit dem Abteilungstext in Vertrieb, Marketing, Konstruktion übereinstimmen. Wenn Barnabys Abteilung “Vertrieb” ist, würde er in diese Automatisierung einbezogen werden. Also würde jeder mit der Abteilung “Marketing” oder “Engineering”. Mit “In” können Sie also mehrere Begriffe auflisten und so die Anzahl der Konditionen verringern, die Sie hinzufügen müssen.
Verwalten vorhandener Teilnehmerautomatisierungen
Vorhandene Teilnehmerautomatisierungen werden oben im Abschnitt Teilnehmer der Registerkarte Teilnehmer aufgeführt. Hier können Sie sehen, ob die Automatisierung derzeit aktiviert oder deaktiviert ist. Sie können auch auf das Menü neben der Automatisierung klicken, um aus mehreren Optionen auszuwählen.
- Jetzt starten: Führen Sie die Automatisierung aus.
- Verwalten: Bearbeiten Sie die Automatisierung. Dadurch können Sie die Automatisierung aktivieren oder deaktivieren, die Bedingungen bearbeiten und den Zeitraum ändern.