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Automatisierung des Teilnehmerimports


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Informationen zur Automatisierung des Teilnehmerimports

Mit Employee Lifecycle- und Pulse-Projekten können Sie dem Projekt automatisch Teilnehmer oder Dashboard-Benutzer aus dem globalen Mitarbeiterverzeichnis nach Zeitplan hinzufügen. Dies ist hilfreich, wenn Sie ein laufendes Programm ausführen. Während des Onboardings können Sie beispielsweise neue Mitarbeiter in das Verzeichnis hochladen und erwarten, dass sie sofort in Ihr Onboarding-Lifecycle-Projekt hochgeladen werden.

Teilnehmer automatisch zu einem Zeitplan hinzufügen

Tipp: Dieser Abschnitt beschreibt die Funktionen, die für Lifecycle- und Pulse-Projekte verfügbar sind, jedoch nicht für Projekte von Engagement oder Ad Hoc Employee Research. Für weitere Details zu jedem Projekt, siehe Employee Experience Projekttypen.

Mit dieser Option können Sie Ihrem Projekt automatisch Teilnehmer aus dem globalen Mitarbeiterverzeichnis in einem ausgewählten Zeitplan hinzufügen. Beschränken Sie die Teilnehmer, die Ihrem Projekt hinzugefügt werden, durch Metadaten.

Beispiel: Sie möchten Mitarbeiter immer dann befragen, wenn sie das Unternehmen verlassen, um nach ihren Erfahrungen zu fragen. Solange jedem Mitarbeiter im Verzeichnis Metadaten wie Enddatum angehängt sind, können Sie Ihre Teilnehmerautomatisierung so filtern, dass nur Mitarbeiter mit bevorstehenden Endterminen berücksichtigt werden.
  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Teilnehmer.
    Registerkarte Teilnehmer des Lebenszyklusprojekts und die Optionen, die in der Dropdown-Liste „Teilnehmer hinzufügen“ angezeigt werden
  2. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen.
  3. Wählen Sie Automatisch nach Zeitplan (Teilnehmer).
  4. Wenn Sie möchten, dass die Automatisierung aktiviert wird, sobald Sie Ihre Änderungen am Ende sichern, wählen Sie Ein. Wenn Ihre Automatisierung noch nicht gestartet werden soll, wählen Sie Aus.
    Automatisierungserstellungsfenster
  5. Wählen Sie die wiederkehrenden Tage der Woche aus, an denen diese Automatisierung ausgeführt werden soll.
  6. Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Automatisierung ausgeführt werden soll.
  7. Geben Sie die Zeitzone an.
  8. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Bedingungen festzulegen, unter denen Teilnehmer dem Projekt hinzugefügt werden. Sie wählen zuerst die Teilnehmer-Metadaten aus und definieren dann den/die Wert(e), den/die diese Metadaten haben sollten, um Teilnehmer einzuschließen.
    Tipp: Sie müssen mindestens eine Bedingung hinzufügen.
    Tipp: Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Bedingungen für die Teilnehmerautomatisierung festlegen.
  9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Dashboard-Benutzer automatisch in einem Zeitplan hinzufügen

Tipp: Dieser Abschnitt beschreibt die Funktionen, die für Lifecycle-Projekte verfügbar sind, jedoch nicht für Projekte vom Typ Engagement, Ad-hoc-Mitarbeiterforschung oder Pulse. Für weitere Details zu jedem Projekt, siehe Employee Experience Projekttypen.

Mit dieser Option können Sie Ihrem Projekt nach einem ausgewählten Zeitplan Dashboard-Benutzer aus dem globalen Mitarbeiterverzeichnis hinzufügen. Dashboard-Benutzer nehmen nicht an der Lebenszyklusumfrage teil. Stattdessen greifen sie nur auf die Ergebnisse auf dem Dashboard zu.

Eine Dashboard-Benutzerautomatisierung ist besonders nützlich, wenn sie mit der automatischen Rollenzuordnung verknüpft ist. Wenn Sie beide Funktionen gleichzeitig verwenden, können Sie basierend auf Änderungen in Ihrer Organisation automatisch Berechtigungen für Ihre Lifecycle-Dashboards erteilen.

Beispiel: Alle HRBPs (Human Resource Business Partners) in Ihrer Organisation sehen Onboarding-Dashboards. Sie können die Dashboard-Teilnehmerautomatisierung so einrichten, dass HRBPs basierend auf einem Metadatenfeld wie Rolle = HRBP aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis abgerufen werden.  Anschließend können Sie eine automatische Rollenzuordnung einrichten, um alle HRBPs basierend auf Rolle = HRBP in eine Dashboard-Rolle zu übernehmen.  Wenn neue HRBPs in Ihre Organisation kommen, werden sie automatisch in das Lebenszyklusprojekt gezogen und erhalten eine Dashboard-Rolle, die ihnen Zugriff auf das Onboarding-Dashboard gewährt.
  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Teilnehmer Ihres Employee Lifecycle.
    Registerkarte Teilnehmer des Lebenszyklusprojekts und die Optionen, die in der Dropdown-Liste „Teilnehmer hinzufügen“ angezeigt werden
  2. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen.
  3. Wählen Sie Automatisch in einem Zeitplan (Dashboard-Benutzer).
  4. Wenn Sie möchten, dass die Automatisierung aktiviert wird, sobald Sie Ihre Änderungen am Ende sichern, wählen Sie Ein. Wenn Ihre Automatisierung noch nicht gestartet werden soll, wählen Sie Aus.
    Automatisierungserstellungsfenster
  5. Wählen Sie die wiederkehrenden Tage der Woche aus, an denen diese Automatisierung ausgeführt werden soll.
  6. Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Automatisierung ausgeführt werden soll.
  7. Geben Sie die Zeitzone an.
  8. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Bedingungen festzulegen, unter denen Teilnehmer dem Projekt hinzugefügt werden. Sie wählen zuerst die Teilnehmer-Metadaten aus und definieren dann den/die Wert(e), den/die diese Metadaten haben sollten, um Teilnehmer einzuschließen.
    Tipp: Sie müssen mindestens eine Bedingung hinzufügen.
    Tipp: Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Bedingungen für die Teilnehmerautomatisierung festlegen.
  9. Entscheiden Sie, ob die Option Metadaten für alle Nicht-Umfrageteilnehmer im ausgewählten Zeitplan aktualisieren ausgewählt werden soll, auch wenn sie diese Bedingungen nicht erfüllen. Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, ruft die Automatisierung automatisch die neuesten Metadaten aus dem globalen Verzeichnis ab und aktualisiert alle Metadaten von Teilnehmern, die nicht geantwortet haben, unabhängig davon, ob sie die Kriterien erfüllen oder nicht.
    Tipp: Dies gilt sowohl für Teilnehmer, die zuvor importiert wurden, als auch für Teilnehmer, die manuell als Teilnehmer ohne Teilnehmer hinzugefügt wurden.
  10. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Wenn ein Teilnehmer als Teilnehmer markiert ist und die Kriterien für die Automatisierung des Dashboard-Benutzerimports erfüllt, wird er nicht von einem Teilnehmer in einen Nicht-Antwortenden geändert. Sobald ein Teilnehmer als Teilnehmer gekennzeichnet ist, bleibt er auf diesem Weg, es sei denn, er wurde manuell in einen Nicht-Antwortenden geändert. Beachten Sie, dass sich die Aktualisierung eines Teilnehmers vom Teilnehmer auf einen Nicht-Antwortenden auf die Zahlen auswirkt, die in der Antwortrate im Dashboard angezeigt werden.

Festlegen von Teilnehmerimportbedingungen

Im vorherigen Abschnitt legen Sie die Bedingungen fest, unter denen Teilnehmer aus dem Verzeichnis zum Projekt hinzugefügt werden. Abhängig vom Feldtyp der Metadaten, die Sie in Ihren Bedingungen verwenden, können Sie Bedingungen basierend auf verschiedenen Operatoren festlegen.

Sie können mehrere Bedingungsteilnehmer hinzufügen, die erfüllt sein müssen, indem Sie auf das Pluszeichen (+ ) neben einer Bedingung klicken. Klicken Sie auf das Minuszeichen ( ) neben einer Bedingung, um sie zu entfernen. Diese Bedingungen werden kumuliert ausgewertet, d.h. sie werden immer durch ein impliziertes “und” verknüpft. (Beispiel: Bedingung 1 UND Bedingung 2 muss erfüllt sein, damit ein Verzeichniselement in die Teilnehmerliste hochgeladen wird.) Sie können bis zu 20 Bedingungen für eine Teilnehmerautomatisierung haben.

Datumsfelder

Für Datumsfelder können Sie Personen importieren, deren Metadatenwert für das Datum vor oder nach dem aktuellen Datum liegt: Mehr als, Kleiner als oder Genau X Tage nach dem aktuellen Datum. Um Teilnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitfensters zu importieren, müssen Sie zwei Bedingungssätze für den Zeitraum verwenden, den Sie importieren möchten. Hier werden wir Sie durch die Einrichtung dieser Bedingungen führen.

  1. Geben Sie den Namen des Metadatenfeldes ein, und wählen Sie das Feldformat aus. Stellen Sie sicher, dass das Format date ist.
    Bild, das die Reihenfolge der Auswahl zum Einrichten des Imports anzeigt
  2. Wählen Sie das Datumsformat aus. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
    • MM/TT/JJJJ
    • MM-TT-JJJJ
    • TT/MM/JJJJ
    • TT-MM-JJJJ
    • JJJJ-MM-TT
    • JJJJ/MM/TT
  3. Wählen Sie aus, ob das Datum “Mehr als”, “Kleiner als” oder “Genau die angegebene Anzahl an Tagen” sein muss.
  4. Geben Sie die erste Schranke Ihrer Bedingung ein.
  5. Wählen Sie aus, ob sich die Bedingung auf die Anzahl der Tage nach heute oder vor heute bezieht.
  6. Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf Bedingung einfügen, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen.
  7. Wählen Sie dasselbe Feld und dasselbe Feldformat wie für Ihre erste Bedingung.
    Bild mit der Reihenfolge der Schritte für die zweite Bedingung
  8. Wählen Sie die umgekehrte Bedingung aus, die Sie in Schritt 3 ausgewählt haben.
    Beispiel: Da wir in unserer ersten Bedingung Mehr als verwendet haben, verwenden wir für die zweite Bedingung Kleiner als.
  9. Geben Sie die zweite Schranke Ihrer Bedingung ein.
  10. Wählen Sie aus, ob sich die Bedingung auf die Anzahl der Tage nach heute oder vor heute bezieht.

Beispiel: Angenommen, Sie möchten alle Teilnehmer aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis importieren, die in den letzten zwei Wochen (den letzten 0 bis 14 Tagen) in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben. Für Ihre Automatisierung haben Sie zwei Bedingungen. Die erste Bedingung besteht darin, alle Teilnehmer mit einem Startdatum zu importieren, das kleiner als 14 Tage vor heute ist. Dadurch werden Mitarbeiter erfasst, die vor 14 Tagen oder früher begonnen haben. Die zweite Aufgabe besteht darin, alle Teilnehmer mit einem Startdatum zu importieren, das weniger als einen Tag nach dem heutigen Datum liegt. Dadurch werden Mitarbeiter erfasst, die heute oder früher begonnen haben. Diese beiden Bedingungen legen die Ober- und Untergrenzen unserer Importbedingungen fest, d.h. es werden nur Mitarbeiter importiert, deren Startdatum innerhalb der letzten zwei Wochen liegt.

Anzahlfelder

Wählen Sie Werte, die die Kriterien Größer als oder Kleiner als haben.

Textfelder

Wählen Sie Werte, die die Kriterien Gleich, Ungleich, In und Nicht in haben.

“Gleich” umfasst nur Teilnehmer mit einer exakten Wertübereinstimmung. “Ungleich” schließt alles mit diesem genauen Text aus.

Beispiel: Sie möchten nur Mitarbeiter einbeziehen, deren “Abteilung” gleich “Engineering” ist. Nur Mitarbeiter, deren Abteilung der Konstruktion entspricht, werden einbezogen. Nicht nur Vertrieb und Marketing würden ausgeschlossen, sondern auch, wenn Sie eine separate Abteilung mit dem Namen “Sales Engineering” haben, die ebenfalls ausgeschlossen würde, da es sich nicht um eine exakte Übereinstimmung handelt.
Tipp: Wenn Ungleich als Kriterium verwendet wird, werden Teilnehmer einbezogen, die keinen Wert für das angegebene Feld haben. Wenn beispielsweise die Kriterien so festgelegt sind, dass Teilnehmer auf Basis des Metadatenfelds „Manager“ nicht gleich „Ja“ importiert werden, werden Teilnehmer ohne Wert für das Metadatenfeld „Manager“ sowie Teilnehmer, für die „Manager“ nicht „Ja“ ist, importiert.

“In” und “Nicht in” können nützlich sein, wenn Sie mehrere Metadatenwerte in Ihre Kriterien aufnehmen möchten. Stellen Sie sicher, dass diese Werte durch Kommas getrennt sind, ohne dass eine Verbindung wie “und” besteht.

Beispiel: Angenommen, Sie legen Kriterien fest, die mit dem Abteilungstext in Vertrieb, Marketing, Konstruktion übereinstimmen. Wenn Barnabys Abteilung “Vertrieb” ist, würde er in diese Automatisierung einbezogen werden. Also würde jeder mit der Abteilung “Marketing” oder “Engineering”. Mit “In” können Sie also mehrere Begriffe auflisten und so die Anzahl der Konditionen verringern, die Sie hinzufügen müssen.eine Logik, die für ein Textfeld mit der Logik

Verwalten vorhandener Teilnehmerautomatisierungen

Vorhandene Teilnehmerautomatisierungen werden oben im Abschnitt Teilnehmer der Registerkarte Teilnehmer aufgeführt. Hier können Sie sehen, ob die Automatisierung derzeit aktiviert oder deaktiviert ist. Sie können auch auf das Menü neben der Automatisierung klicken, um aus mehreren Optionen auszuwählen.

Aufgeklapptes Dropdown wird neben Automatisierung angezeigt

  • Jetzt starten: Führen Sie die Automatisierung aus.
  • Verwalten: Bearbeiten Sie die Automatisierung. Dadurch können Sie die Automatisierung aktivieren oder deaktivieren, die Bedingungen bearbeiten und den Zeitraum ändern.

Viele Seiten dieses Portals wurden mithilfe maschineller Übersetzung aus dem Englischen übersetzt. Obwohl wir bei Qualtrics die bestmögliche maschinelle Übersetzung ausgewählt haben, um ein möglichst gutes Ergebnis zu bieten, ist maschinelle Übersetzung nie perfekt. Der englische Originaltext gilt als offizielle Version. Abweichungen zwischen dem englischen Originaltext und den maschinellen Übersetzungen sind nicht rechtlich bindend.