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Hinzufügen und Entfernen von Teilnehmern (EX)

Tipp: Auf dieser Seite werden die Funktionen beschrieben, die für Projekte im Bereich Engagement, Lebenszyklus, Puls und Ad-hoc-Mitarbeiterforschung verfügbar sind. Allerdings haben nur Verpflichtungsprojekte Hierarchien. Für weitere Details zu jedem Projekt, siehe Employee Experience Projekttypen.

Informationen zum Hinzufügen von & Entfernen von Teilnehmern

Sie können Teilnehmer zu Ihrem Mitarbeiter-Engagement- oder Lebenszyklusprojekt über den Abschnitt „Teilnehmer“ auf dem Teilnehmer-Reiter hinzufügen. Sie können diese Teilnehmer in großen Batches über eine in Excel erstellte CSV-/TSV-Datei hinzufügen oder Sie geben die Informationen für einige wenige manuell ein. Während dieses Prozesses können Sie auch zusätzliche Informationen, sogenannte Metadaten für Ihre Teilnehmer, hinzufügen, die Sie später beim Erstellen von Hierarchien (EE) und beim Organisieren von Daten in Ihren Dashboards unterstützen.

Tipp: Je nachdem, welche Art von Projekt Sie erstellt haben, werden unter der Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen zwei weitere Optionen angezeigt.

Wenn Sie ein Employee Engagement-Projekt bearbeiten, haben Sie auch die Möglichkeit, Teilnehmer aus dem globalen Verzeichnis zu importieren.
Wenn Sie ein Lebenszyklusprojekt bearbeiten, haben Sie auch die Möglichkeit, eine Automatisierung des Teilnehmerimports einzurichten.

Es gibt eine Funktionsdrucktaste, die Benutzer als Nicht-SSO importiert, auch wenn Sie SSO implementiert haben. Diese Option wird standardmäßig aktiviert, d.h. Teilnehmer werden als SSO-Benutzer hinzugefügt oder importiert. Sie können diese Funktion deaktivieren, um Teilnehmer als Nicht-SSO-Benutzer zu importieren, auch wenn Ihre Lizenz SSO-fähig ist. Dies gilt für Teilnehmer, die über den Import und manuell hinzugefügt wurden.

Qtip: Employee Insights-Administratoren und EX-Administratoren können Markenadministratoren als Projektteilnehmer importieren. Sie können jedoch keine Benutzerdaten des Markenadmins bearbeiten, die nur von anderen Markenadmins geändert werden können. Auf diese Weise wird verhindert, dass Benutzerkontoadministratorinformationen von Benutzeradministratoren auf niedrigerer Ebene geändert werden. Wenn Sie dieses Verhalten ändern möchten, können Administratoren sich an XM Success Manager wenden und darum bitten, die Berechtigung EX-Admin-Update-Person begrenzen für die Organisation zu deaktivieren.

Teilnehmer manuell hinzufügen

Navigieren Sie zum Abschnitt Teilnehmer der Registerkarte Teilnehmer.
Klicken Sie oben rechts auf Teilnehmer hinzufügen.
Wählen Sie Teilnehmer manuell hinzufügen.
Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Benutzern zu suchen, die bereits in Ihr Mitarbeiterverzeichnis hochgeladen wurden. Wählen Sie einen Benutzer aus, um ihn der Liste hinzuzufügen.

Tipp: Wenn Ihre Lizenz über SSO verfügt, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Teilnehmer mit ihren Benutzernamen in das Verzeichnis hochladen, bevor Sie die Teilnehmer hochladen! Sobald die Teilnehmer ins Verzeichnis aufgenommen wurden, können Sie Teilnehmer hochladen und deren Benutzernamen ausschließen, solange Sie deren eindeutige IDs besitzen.
Geben Sie Informationen für die Teilnehmer ein, die Sie im hochladen möchten. Eindeutiger Identifikator, Felder E-Mail, Vorname und Nachname.
Klicken Sie für jedes zusätzliche Metadatenfeld, das Sie dem Teilnehmer hinzufügen möchten, auf Metadaten hinzufügen. So können Sie z. B. die Sprache oder den Standort des Teilnehmers hinzuzufügen.
Tipp: Sie dürfen beliebig viele Metadaten hinzufügen, und Sie können die Titel beliebig ändern. Beachten Sie, dass ein Sprachenfeld nur “Sprache” heißen kann.
Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Details fertig sind.
Wiederholen Sie die Schritte 4-7 für jeden Teilnehmer, den Sie hinzufügen möchten.
Wenn Sie die Eingabe der Teilnehmer abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Metadatenbearbeitungen im Mitarbeiterverzeichnis gelten nur für das Verzeichnis; Metadatenänderungen am Projekt gelten nur für das Projekt. Die einzige Ausnahme ist, wenn Änderungen am Benutzernamen oder der eindeutigen ID vorgenommen werden: Diese Änderungen werden auf der gesamten Plattform übernommen.

Tipp: Wenn Sie Sonderzeichen hinzufügen, müssen Sie das gesamte Feld in Anführungszeichen setzen.

Teilnehmer mit einer Datei importieren

Tipp: Wenn Ihre Lizenz über SSO verfügt, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Teilnehmer mit ihrem Benutzernamen in das Verzeichnis hochladen, bevor Sie die Teilnehmer hochladen! Sobald die Teilnehmer ins Verzeichnis aufgenommen wurden, können Sie Teilnehmer hochladen und die Spalte „Benutzername“ ausschließen, solange Sie deren eindeutige IDs besitzen.

Navigieren Sie zum Abschnitt Teilnehmer der Registerkarte Teilnehmer.
Klicken Sie oben rechts auf Teilnehmer hinzufügen.
Wählen Sie Teilnehmer importieren.
Laden Sie die CSV- oder TSV-Beispieldatei herunter. Dies sind beides Tabellenkalkulationsdateien, die in Excel und anderen ähnlichen Programmen geöffnet werden können.

Tipp: Wir empfehlen die TSV-Datei, wenn eines Ihrer Felder (z.B. Namen von Teilnehmern) andere Zeichen als Zahlen oder das englische Alphabet enthält.

Achtung: Wenn Sie Trennzeichen verwenden, um mehrere Werte in einem Metadatenfeld zu trennen, können Sie keine Widgets für die Teilnahmezusammenfassung verwenden, die nach diesem Feld filtern.
Fügen Sie Ihrer Excel-Datei Teilnehmer mit einer Zeile für jeden Teilnehmer hinzu (jeder Teilnehmer muss einen Eintrag im Eindeutige ID, E-Mail, Vorname und Nachname, obwohl andere Spalten leere Zellen enthalten können). Weitere Informationen dazu, welche Informationen zum Erstellen von Hierarchien enthalten sind, finden Sie auf unserer Supportseite Teilnehmerdatei für den Import vorbereiten.

Tipp: Der Benutzername des Teilnehmers ist standardmäßig derselbe Wert in der Spalte E-Mail. Wenn Sie einen anderen Benutzernamen für Ihre Teilnehmer angeben möchten, fügen Sie eine Spalte mit dem Titel UserName hinzu, und geben Sie einen Benutzernamen an. Mit diesem Benutzernamen melden sich Ihre Teilnehmer an, um Dashboards anzuzeigen.
Speichern Sie die Datei im CSV-Format (durch Komma getrennte Werte) oder im TSV-Format (durch Tabstopp getrennte Werte) in UTF-8-Kodierung.
Tipp: Die maximale Dateigröße für das Hochladen einer Kontaktliste beträgt 100 MB.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um Ihre Dateien zu durchsuchen.
Wenn das Importprogramm anfängliche Probleme feststellt, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen und die Probleme werden in Rot aufgelistet. Lesen Sie die Beschreibungen und nehmen Sie die entsprechenden Korrekturen an Ihrer Datei vor. Nachdem Sie die Änderungen gesichert haben, klicken Sie auf Andere Datei auswählen, und laden Sie die Datei erneut hoch.
Wenn keine Probleme festgestellt werden, wählen Sie Auf Fehler prüfen.
Während das Importprogramm geladen wird, können Sie zu Ihrer Teilnehmerliste zurückkehren.
Beim Laden fasst der Importeur zusammen, welche Teilnehmer aktualisiert oder dem Projekt hinzugefügt werden und welche Auswirkungen dies auch auf Ihr Verzeichnis hat. Das Importprogramm warnt Sie auch, wenn Ihre Zeilen Fehler enthalten.
Wenn Sie mit diesen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf Import abschließen.
Der Status der letzten Importe/Exporte wird angezeigt.

Erkannte Fehler

Wenn Sie dem Importprogramm erlauben, auf Fehler zu prüfen, und Fehler gefunden werden, erhalten Sie einen Fehlerbericht, den Sie als CSV-Datei herunterladen können, falls Sie eine große Datei haben, für die ein großer Bericht erforderlich ist.

Klicken Sie auf Fehlerbericht herunterladen, um dies anzuzeigen.

Im Bericht werden die genaue Zeile der Datei, in welcher der Fehler auftrat, das Feld, in dem das Problem auftrat, und die eindeutige ID des Teilnehmers, bei dem der Fehler auftrat, angegeben.

Beispiel: Wir haben unseren Benutzer mit der eindeutigen ID „bp3835453“ versehentlich zweimal hochgeladen. Sowohl die eindeutige Kennung als auch die E-Mail-Adresse sind in beiden Zeilen gleich. Wenn wir eine der Zeilen löschen, wird das Problem behoben, wenn wir die Datei hochladen.

Tipp: Der Personenimporteur erkennt keine hierarchiespezifischen Probleme.

Gängige Fehler, auf die Sie achten sollten

Diese Liste ist zwar nicht vollständig, aber sie enthält einige allgemeine Tipps zum Aufbau Ihrer Datei, die Ihnen helfen, Probleme beim Hochladen von Teilnehmern zu vermeiden:

Achten Sie darauf, dass die erste Zeile der Datei die eindeutige ID, den Vor- und Nachnamen und die E-Mail-Adresse enthält.
Ihre Dateiüberschriften sollten keine Sonderzeichen enthalten – dazu gehören Zeichen, die keine Zahlen oder Buchstaben des englischen Alphabets sind.
Tipp: Diese Regel gilt nur für Kopfzeilen, nicht für Spaltenwerte.
Überschriften dürfen nicht länger als 100 Zeichen lang sein.
Ihre Dateiüberschriften sollten keine Begriffe aus vorhandenen Qualtrics-Feldern enthalten:
- SID
- RID
- Auditable (Bedeutung: Kostenpflichtig)
- EndDate (Bedeutung: Enddatum)
- RecordedDate (Bedeutung: Erfassungsdatum)
- StartDate (Bedeutung: Startdatum)
- Status
- Punkte
Achten Sie darauf, keine Duplikate der gleichen Zeile einzuschließen: Keine zwei Teilnehmer sollten die gleiche eindeutige ID oder E-Mail haben.
Die Datei sollte nicht mehr als 200 Überschriftenfelder enthalten.
Die Datei sollte nicht mehr Überschriften als Spalten enthalten.
Achten Sie darauf, dass die Spaltenwerte 1000 Zeichen nicht überschreiten.

Teilnehmer aus dem Verzeichnis importieren

Eine gängige Methode, um auszugleichen, wie häufig eine Umfrage mit der „Umfragemüdigkeit“ ausgeht, könnte es sein, dass sie gebeten werden, die Umfrage zu einem späteren Zeitpunkt abzuschließen, indem sie nur eine gefilterte Teilmenge befragen. Sie können beispielsweise jeweils eine Region oder einen Geschäftsbereich oder eine zufällige Stichprobe der Mitarbeiter befragen. Auf diese Weise können höhere Ebenen des Unternehmens repräsentatives Feedback erhalten, ohne dieselben Mitarbeiter so oft befragen zu müssen.

Wenn Sie einem Projekt Teilnehmer aus dem Mitarbeiterverzeichnis hinzufügen, können Sie ein randomisiertes Beispiel mit oder ohne Filterkriterien hinzufügen.

Diese Funktion ist besonders relevant, wenn Sie eine Automatisierung des Personenimports verwenden, um Ihr Mitarbeiterverzeichnis regelmäßig zu kuratieren.

Tipp: Schicken Sie Engagement-Umfragen im Stil eines „Pulse“-Programms aus? Diese Funktion ist perfekt für Sie!

Wechseln Sie zur Registerkarte Teilnehmer Ihres Projekts.
Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen.
Wählen Sie Aus globalem Verzeichnis importieren.
Entscheiden Sie, ob Sie alle Teilnehmer aus dem Verzeichnis importieren möchten oder nur Teilnehmer, die die folgenden Kriterien erfüllen.

Tipp: Wenn Sie alle Teilnehmer importieren möchten, überspringen Sie die Schritte 5-7.
Wählen Sie einen Metadatenwert aus, nach dem Sie das Verzeichnis filtern möchten.
Wählen Sie den Wert dieser Metadaten aus, nach dem Sie das Verzeichnis filtern möchten. Sie können mehrere Werte auswählen.
Tipp: Diese Werte werden durch „oder“ verknüpft. Wenn Sie beispielsweise Frankreich und Deutschland für das Land auswählen, wird nach Mitarbeitern gesucht, deren Land Frankreich oder Deutschland ist.

Tipp: Wenn es keine Optionen gibt, bedeutet das, dass niemand im Verzeichnis einen Wert für dieses Feld hat. Denken Sie daran, dass Sie Metadatenfelder aus Ihrem Verzeichnis entfernen können. Dies sollten Sie jedoch nur tun, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass Sie diese Felder nicht verwenden oder beabsichtigen, sie zu verwenden.
Um weitere Kriterien hinzuzufügen, klicken Sie auf die Punkte, und wählen Sie unten Bedingung hinzufügen.
Tipp: Mehrere Kriterien werden durch eine „Und“-Klausel verknüpft. Beispiel: Land sollte Frankreich und Abteilung sollte Finanzen sein bedeutet, dass Sie nur die Finanzabteilungsmitglieder importieren, die sich in Frankreich befinden.
Wählen Sie den Prozentsatz der Teilnehmer aus, für die Sie eine Stichprobe aus dem Verzeichnis erstellen möchten.
Tipp: In Kombination mit einem Filter ist dies der Prozentsatz der Teilnehmer, die die Kriterien des Filters erfüllen. Ohne Kombination mit einem Filter ist dies der Prozentsatz des gesamten globalen Verzeichnisses.
Klicken Sie auf Importieren.

Aktualisieren von Teilnehmern

Angenommen, Sie haben Ihre Teilnehmer bereits hochgeladen, stellen aber fest, dass Sie vergessen haben, einige Metadaten anzugeben. Vielleicht haben Sie versehentlich die falschen Werte für Ihre Hierarchie hochgeladen oder Sie möchten einfach nur den Standort jedes Teilnehmers hinzufügen, damit Sie Ihren Teilnehmern die Option geben können, ihr Dashboard nach dem Land zu filtern, in dem sich ihr Büro befindet. Sie können problemlos eine andere CSV/TSV-Datei hochladen, um diese Metadaten zu aktualisieren, solange Sie die folgenden Schritte befolgen.

Importieren einer aktualisierten Datei

Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Importieren von Teilnehmern dieser Seite, um zu erfahren, wo Sie eine Beispieldatei erhalten, und laden Sie sie dann in Ihr Mitarbeiterprojekt hoch. Denken Sie daran, immer eine Spalte Eindeutige ID einzufügen, damit Qualtrics weiß, welche Teilnehmer aktualisiert werden sollen. Sie können Teilnehmer- und Metadatenspalten ausschließen, die nicht geändert werden sollen.

Tipp: Mit dieser Methode können Metadatenwerte bearbeitet, hinzugefügt und entfernt werden. Wenn Sie eine Datei mit leeren Werten für ein Metadatenfeld hochladen, werden die aktuellen Metadatenwerte der Teilnehmer gelöscht. (Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie einem Teilnehmer versehentlich zu viele Ebenenhierarchiespalten zugeordnet haben und einige entfernen müssen. Wenn Sie diese Spalten einschließen, die Werte jedoch leer lassen, geben Sie an, dass diese Ebenen leer sind.) Das Importprogramm überspringt keine Spalten, die Sie in den Import aufnehmen, auch wenn alle Teilnehmer einen leeren Wert haben.

Achtung: Die Hierarchie wird nur aktualisiert, wenn Sie eine Datei importieren, die alle Metadaten in Ihrer Hierarchie enthält. Wenn Sie zum Erstellen Ihrer Hierarchie z. B. „Eindeutige ID“, „Manager-ID“. „ID der Org-Einheit“ und „Beschreibung der Org.-Einheit“ verwendet haben, müssen alle vier dieser Spalten in den Import aufgenommen werden, um in Ihrer Hierarchie eine Änderung auszulösen. Sie benötigen keine Metadaten, die nichts mit der Hierarchie zu tun haben, wie Alter oder Beschäftigungsdauer.

Tipp: Wenn ein Teilnehmer mit einem neuen Wert für E-Mail aktualisiert wird, wird auch sein Benutzername aktualisiert, damit er mit der neuen E-Mail-Adresse übereinstimmt. Dies geschieht, sofern nicht einer der folgenden Punkte zutrifft:

Der Benutzername des Teilnehmers wurde in einer separaten Spalte mit dem Titel „UserName“ (Benutzername) angegeben.
Der Benutzername des Teilnehmers wurde manuell im Fenster mit den Teilnehmerinformationen, auf der Registerkarte Mitarbeiterverzeichnis oder Admin geändert, sodass er nicht mehr mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt.

Übernahme von Metadatenaktualisierungen in Antworten und Dashboards

Tipp: Diese Methoden funktionieren nur für Ad-hoc-Projekte zur Mitarbeiterforschung und -bindung. Lebenszyklusteilnehmer haben diese Optionen nicht. Weitere Informationen zu EX-Projektarten finden Sie unter.

Wenn Sie Änderungen an den Informationen Ihrer Teilnehmer vorgenommen haben, indem Sie neue Metadaten oder das Fenster mit den Teilnehmerinformationen importiert haben, sollten Sie sicherstellen, dass diese Aktualisierungen in Ihren Dashboards und mit Ihren Antworten widergespiegelt werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Teilnehmermetadaten zu aktualisieren, abhängig von der Bearbeitungsebene, die Sie vorgenommen haben:

Sie können Teilnehmer einzeln auf der Registerkarte Teilnehmer aktualisieren, indem Sie die Dropdown-Liste rechts neben ihrem Namen verwenden.

Wenn Sie nur wenige Teilnehmer aktualisiert haben, können Sie Metadaten aktualisieren, indem Sie Personen auswählen, die Sie aktualisieren möchten, auf Massenaktionen klicken und dann Antworten mit aktuellen Metadaten aktualisieren auswählen.

Wenn Sie viele Änderungen an vielen Teilnehmern vorgenommen haben, können Sie alle Metadaten unter Werkzeuge aktualisieren.

Warnung: Änderungen an den Metadaten eines Teilnehmers in einem Projekt werden weder im Mitarbeiterverzeichnis widergespiegelt noch werden die Metadaten des Teilnehmers in früheren Projekten geändert. Metadatenänderungen beziehen sich ausschließlich auf das Projekt, in dem die Änderung vorgenommen wird.

Metadaten

Warnung: Es gibt bestimmte Zeichen, die Metadatennamen und -werte nicht unterstützen können, sowie andere zu berücksichtigende Namenskonventionen. Weitere Informationen finden Sie unter Maximale und unterstützte Zeichen.

Wenn Sie Teilnehmer hinzufügen, muss Ihre Datei Metadaten enthalten. Metadaten sind Variablen, die Informationen über Ihre Teilnehmer enthalten, z. B. die Mitarbeiter-Identifikationsnummer, die Position im Unternehmen oder das Startdatum. Anhand von Metadaten können Sie in Mitarbeiter-Engagement Ihre Hierarchie erstellen oder Daten in Ihren Dashboards in Mitarbeiterzyklus und Mitarbeiter-Engagement filtern.

Tipp: Vergessen Sie, bestimmte Metadaten vor der Datensammlung hochzuladen? Sehen Sie sich unseren Abschnitt zum Aktualisieren von Teilnehmern an.

In einer importierten Datei werden Metadaten als Datenspalte dargestellt. Die Überschrift wird zum Namen der Variable in Qualtrics.

Beispiel: Mitarbeiter-ID und Vorgesetzten-ID sind Metadaten, die beim Erstellen von Hierarchien aus über- und untergeordneten Elementen (EE) verwendet werden. Angenommen, meine Mitarbeiternummer in meinem Unternehmen lautet 831 und die Mitarbeiternummer meines Managers lautet 909. Wenn ich mich selbst als Teilnehmer hinzufüge, würde in meiner Mitarbeiter-ID-Spalte 831 und in meiner Manager-ID-Spalte 909 stehen.

Beispiel: In Ihrem Dashboard Mitarbeiterengagement oder Lebenszyklus möchten Sie Vergleiche von Daten aus allen verschiedenen Abteilungen mit einer Baseline-Leistung des Engagements bereitstellen. Wenn Sie Ihre Teilnehmer hinzufügen, sollten Sie die Spalte „Abteilung“ mit der Angabe der einzelnen Abteilungen Ihrer Mitarbeiter einfügen, damit diese Informationen im Projekt gespeichert werden und Sie diese Vergleiche in Ihrem Dashboard generieren können, sobald die Engagement-Daten gesammelt wurden.

Entfernen von Teilnehmern

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Teilnehmer zu entfernen. Zum einen können Sie Teilnehmer manuell entfernen, indem Sie diese auf dem Teilnehmer-Reiter seitenweise auswählen und entfernen. Zum anderen können Sie Teilnehmer bequem per Import entfernen. Sie können dabei eine Liste mit eindeutigen IDs der Teilnehmer hochladen, die Sie entfernen möchten.

Achtung: Wenn Sie einen Teilnehmer aus einem Projekt entfernen, entfernen Sie dessen Antwortdaten aus dem Projekt. Dies bedeutet, dass diese in den entsprechenden Dashboards nicht mehr verfügbar sind. Entfernen Sie einen Teilnehmer nur dann, wenn Sie sicher sind, dass Sie diese Daten nicht mehr benötigen oder wenn Sie sichergestellt haben, dass keine Antworten erfasst wurden.

Manuelles Entfernen

Suchen Sie bei Bedarf, um die angezeigten Teilnehmer einzugrenzen.
Wählen Sie Benutzer aus, die Sie entfernen möchten.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Massenaktionen.
Wählen Sie Ausgewählte Teilnehmer entfernen.
Geben Sie „Entfernen“ ein.
Klicken Sie auf Teilnehmer entfernen.

Tipp: Sie können Benutzer nur zusammen löschen, wenn sie sich auf derselben Seite der Registerkarte Teilnehmer befinden. Wenn Sie zur nächsten Seite wechseln, wird die Auswahl von Benutzern auf der vorherigen Seite aufgehoben.

Entfernen von Benutzern per Massenvorgang über Import

Stellen Sie sicher, dass Sie keine Teilnehmer ausgewählt haben.
Wechseln Sie zu Massenaktionen.
Wählen Sie Teilnehmer entfernen.
Klicken Sie auf Herunterladen, um eine CSV-Vorlage für den Import zu exportieren.
Geben Sie in der Spalte „Eindeutige ID“ die entsprechenden IDs ein. Speichern Sie die Datei.
Tipp: Wenn Sie mit den eindeutigen IDs Ihrer Teilnehmer nicht vertraut sind, können Sie Ihre Teilnehmerliste exportieren.
Klicken Sie auf Datei auswählen, und wählen Sie die Datei aus.
Klicken Sie auf Teilnehmer entfernen.

Mit dieser Methode können Sie bis zu 25.000 Teilnehmer gleichzeitig entfernen. Wenn Sie mehr als 25.000 Teilnehmer entfernen müssen, müssen Sie mehrere einzelne Vorgänge durchführen.

Häufig gestellte Fragen

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