Microsoft-Teams-Verteilungen (EX)

Informationen zu Microsoft-Teams-Verteilungen

Sie können eine personalisierte EX-Umfrage über Microsoft Teams direkt aus der Qualtrics-Plattform an Ihre Teammitglieder senden.

Integration mit Microsoft Teams

Die Schritte in diesem Abschnitt sollten mit Ihrem Microsoft-Teams-Administrator und IT-Team ausgeführt werden. Sie müssen mit ihnen arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie über die richtige Einrichtung in Microsoft Teams verfügen, um diese Funktion verwenden zu können.

Qualtrics-App in Microsoft Teams installieren

Damit Qualtrics an einen Microsoft-Teams-Empfänger verteilt werden kann, muss für diesen Benutzer die Qualtrics-App für sein Microsoft-Teams-Konto installiert sein. Sie haben zwei Möglichkeiten, die App zu installieren:

• Empfohlener Ansatz: Die App kann automatisch für jeden Benutzer über Richtlinien für die App-Einrichtung installiert werden. Mit dieser Methode kann der Administrator Ihres Teams die Qualtrics-App für jeden Benutzer in Ihrem Team automatisch installieren. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Supportseite für Microsoft Teams.
  
• Die App kann von jedem Benutzer direkt aus dem Microsoft Teams App Store manuell installiert werden. Dieser Ansatz wird im Allgemeinen nicht empfohlen, da er für wachsende Unternehmen nicht skalierbar ist. Informationen zum Herunterladen der App für ein Einzelbenutzerkonto finden Sie unter Herunterladen der Qualtrics-App für Microsoft Teams.

Berechtigungen in Microsoft Teams

Unabhängig von Ihrer Integrationsmethode benötigt ein Benutzer die folgenden Microsoft-Teams-Berechtigungen, um diese Funktion verwenden zu können:

• offline_access
• Team.ReadBasic.All
• TeamsActivity.Send
• User.ReadBasic.All
• ChannelMessage.Send
• Chat.Create
• ChatMessage.Send

Einrichtung in Qualtrics

Unabhängig von Ihrer Einrichtung in Microsoft Teams müssen Sie die folgende Einrichtung in Qualtrics abschließen, um diese Integration verwenden zu können. Die Schritte in diesem Abschnitt müssen von einem Administrator ausgeführt werden.

1. Navigieren Sie zur Seite Admin.
   
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweiterungen.
3. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Microsoft Teams zu suchen.
   
4. Wählen Sie die Microsoft-Teams-Erweiterung aus.
5. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.
   
6. Geben Sie Ihrem Konto einen Anzeigenamen. Dieser Name ist für eigene organisatorische Zwecke vorgesehen.
7. Klicken Sie auf Konto verbinden.
8. Sie werden zur Anmeldeseite von Microsoft Teams umgeleitet. Melden Sie sich an Ihrem Microsoft-Teams-Konto an.
9. Akzeptieren Sie die Geschäftsbedingungen für die Verbindung von Qualtrics und Microsoft Teams.
   Tipp: Je nach Einrichtung Ihrer Berechtigungen benötigen Sie möglicherweise eine Genehmigung für Ihren Teams- oder Azure-Administrator, bevor die Qualtrics-App vollständig aktiviert werden kann.
10. Sie werden zurück zur Seite Erweiterungen in Qualtrics weitergeleitet. Ihr neu hinzugefügtes Microsoft-Teams-Konto wird auf dieser Seite angezeigt. Klicken Sie neben Ihrem Konto auf Zugriff verwalten.
    
11. Navigieren Sie zur Registerkarte Benutzer.
    
12. Klicken Sie auf Allen Benutzern Zugriff gewähren.
13. Bestätigen Sie, dass Sie Allen Benutzern Zugriff gewähren.

Qualtrics-App wird heruntergeladen

1. Navigieren Sie in Microsoft Teams zu Apps.
   
2. Suchen Sie nach Qualtrics.
3. Wählen Sie die Qualtrics-App aus.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   

Qualtrics-App einem Team hinzufügen

Bevor Sie eine Umfrage an ein Team verteilen können, müssen Sie die App dem Team hinzufügen, das Sie befragen möchten. Wenn Sie die App keinem Team hinzugefügt haben, wird die folgende Nachricht in Ihrer Qualtrics-App angezeigt:

Einen Leitfaden zum Hinzufügen einer App zu einem Team finden Sie auf dieser Supportseite für Microsoft Teams. Sie können auch auf den Link Neues Team hinzufügen über der Dropdown-Liste für die Teamauswahl klicken, um die App einem Team hinzuzufügen.

Teilnehmer für Microsoft Teams vorbereiten

Bevor Sie an Microsoft Teams verteilen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer in Ihrem Projekt über Metadaten verfügen, die sie mit einem Benutzer in Microsoft Teams verknüpfen. Teilnehmer müssen über ein Microsoft-Teams-Metadatenfeld für Benutzernamen verfügen, das ihren Microsoft-Teams-Benutzernamen enthält. Bei diesem Feldnamen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Informationen zum Aktualisieren des Microsoft-Teams-Benutzernamens für die Teilnehmer Ihres Projekts finden Sie unter Aktualisieren von Teilnehmern. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Teilnehmer mit einem Datei-Upload aktualisieren, anstatt sie manuell zu aktualisieren, es sei denn, Sie müssen nur wenige aktualisieren.

Umfrageeinladungen an Microsoft Teams senden

1. Wechseln Sie auf der Registerkarte Nachrichten Ihres Projekts zu Microsoft Teams.
   
2. Klicken Sie auf Nachricht senden.
3. Wählen Sie Umfrageeinladung.
   
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie aus, ob Sie die Umfrage an alle Teilnehmer in Ihrem Projekt oder eine Reihe benutzerdefinierter Teilnehmer basierend auf den von Ihnen festgelegten Kriterien senden möchten.
   
6. Wenn Sie an eine Gruppe von Teilnehmern senden, erstellen Sie die Kriterien, die bestimmen, ob der Teilnehmer die Einladung erhalten soll. Sie können Kriterien basierend auf dem Teilnehmernamen, der E-Mail, den Metadaten oder den Rollen anlegen.
   Beispiel: Angenommen, Sie haben ein globales Engagement-Programm, aber nur Ihre Mitarbeiter in den USA verwenden Microsoft Teams. Sie können Ihre Teilnehmer nach dem Metadatenfeld „Land“ filtern, um Ihre Umfrage nur an die in den USA ansässigen Mitarbeiter zu senden.
7. Überprüfen Sie die Liste der Teilnehmer, die Ihre Kriterien erfüllen.
   Achtung: Wenn für einen Benutzer kein Benutzername für seinen Microsoft-Teams-Benutzernamen aufgeführt ist, erhält er Ihre Microsoft-Teams-Verteilung nicht. Weitere Informationen finden Sie unter Teilnehmer für Microsoft Teams vorbereiten.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Verwenden Sie bei Bedarf die Dropdown-Liste, um eine Bibliotheksnachricht auszuwählen, die in Ihrer Einladung verwendet werden soll.
   Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht als Nachrichtentyp „Umfrageplattform – Microsoft Teams-Einladungen“ gespeichert wird.
10. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an Ihrer Nachricht vor.
    Tipp: Klicken Sie auf das Symbol für die Zwischenablage, um den Link zu Ihrer Umfrage einzufügen. Klicken Sie auf das Symbol {a} für dynamischen Text, um Informationen über den Teilnehmer einzufügen, z. B. seinen Namen oder seine Metadaten.
11. Klicken Sie auf Weiter.
12. Wählen Sie aus, wann Sie Ihre Nachricht senden möchten. Sie können Ihre Nachricht Sofort senden oder Für später einplanen. Wählen Sie bei der Einplanung für einen späteren Zeitpunkt das Datum, die Uhrzeit und die Zeitzone aus, wann die Umfrage gesendet werden soll.
    
13. Klicken Sie auf Weiter.
14. Überprüfen Sie die Details Ihrer Verteilung. Klicken Sie neben einem Abschnitt auf Bearbeiten, um die Details dieses Abschnitts zu bearbeiten.
    
15. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Einplanen.

Senden von Erinnerungen an Microsoft Teams

1. Wechseln Sie auf der Registerkarte Nachrichten Ihres Projekts zu Microsoft Teams.
2. Klicken Sie auf Nachricht senden.
3. Wählen Sie Umfrageerinnerung.
   
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie aus, ob Sie die Umfrage an Alle Teilnehmer senden möchten, die noch nicht auf die Umfrage geantwortet haben, oder eine Reihe benutzerdefinierter Teilnehmer basierend auf den von Ihnen festgelegten Kriterien.
6. Wenn Sie an eine Gruppe von Teilnehmern senden, legen Sie die Kriterien an, die bestimmen, ob der Teilnehmer die Erinnerung erhalten soll. Sie können Kriterien basierend auf dem Teilnehmernamen, der E-Mail, den Metadaten oder den Rollen anlegen.
   Beispiel: Angenommen, Sie haben ein globales Engagement-Programm, aber nur Ihre Mitarbeiter in den USA verwenden Microsoft Teams. Sie können Ihre Teilnehmer nach dem Metadatenfeld „Land“ filtern, um Ihre Umfrage nur an die in den USA ansässigen Mitarbeiter zu senden.
7. Überprüfen Sie die Liste der Teilnehmer, die Ihre Kriterien erfüllen.
   Achtung: Wenn für einen Benutzer kein Benutzername für seinen Microsoft-Teams-Benutzernamen aufgeführt ist, erhält er Ihre Microsoft-Teams-Verteilung nicht.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Verwenden Sie bei Bedarf die Dropdown-Liste, um eine Bibliotheksnachricht auszuwählen, die in Ihrer Einladung verwendet werden soll.
   Tipp: Wenn Sie eine Bibliotheksnachricht verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht als Nachrichtenart „Umfrageplattform – Microsoft Teams-Erinnerungen“ gespeichert ist.
10. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an Ihrer Nachricht vor.
    Tipp: Klicken Sie auf das Symbol für die Zwischenablage, um den Link zu Ihrer Umfrage einzufügen. Klicken Sie auf das Symbol {a} für dynamischen Text, um Informationen über den Teilnehmer einzufügen, z. B. seinen Namen oder seine Metadaten.
11. Klicken Sie auf Weiter.
12. Wählen Sie aus, wann Sie Ihre Nachricht senden möchten. Sie können Ihre Nachricht Sofort senden oder Für später einplanen. Wenn die Einplanung für einen späteren Zeitpunkt erfolgt, wählen Sie das Datum, die Uhrzeit und die Zeitzone für den Zeitpunkt, an dem die Erinnerung gesendet werden soll.
    
13. Klicken Sie auf Weiter.
14. Überprüfen Sie die Details Ihrer Verteilung. Klicken Sie neben einem Abschnitt auf Bearbeiten, um die Details dieses Abschnitts zu bearbeiten.
15. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Einplanen.

Erinnerung nach einer Einladung einplanen

Wenn Sie Umfrageeinladungen über Microsoft Teams gesendet haben, können Sie Erinnerungen basierend auf der ersten Einladung einplanen. Eine über diese Methode geplante Erinnerung wird an dieselbe Teilnehmergruppe wie die ursprüngliche Einladung gesendet. Teilnehmer, die die Umfrage bereits abgeschlossen haben, erhalten keine Erinnerung.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Microsoft Teams auf Ihre ursprüngliche Einladung.
   
2. Wählen Sie Erinnerung senden.
3. Verwenden Sie bei Bedarf die Dropdown-Liste, um eine Bibliotheksnachricht auszuwählen, die in Ihrer Einladung verwendet werden soll.
   
   Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht als Nachrichtentyp „Umfrageplattform – Microsoft-Teams-Erinnerungen“ gespeichert wird.
4. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an Ihrer Nachricht vor.
   Tipp: Klicken Sie auf das Symbol für die Zwischenablage, um den Link zu Ihrer Umfrage einzufügen. Klicken Sie auf das Symbol {a} für dynamischen Text, um Informationen über den Teilnehmer einzufügen, z. B. seinen Namen oder seine Metadaten.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie den Zeitraum zwischen der ersten Einladung und der geplanten Erinnerung. Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Erinnerung gesendet werden soll, werden Ihnen angezeigt, sodass Sie nach Bedarf Änderungen vornehmen können.
   
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Überprüfen Sie Ihre Verteilungsdetails. Sie können auf Bearbeiten klicken, um einen Abschnitt erneut aufzurufen und Änderungen vorzunehmen. Beachten Sie, dass Sie den Nachrichtentyp oder die Nachrichtenzielgruppe für eine Erinnerung, die auf einer Einladung basiert, nicht ändern können.
   
9. Klicken Sie auf Einplanen.

Beachten Sie, dass Erinnerungen, die über diese Methode eingeplant werden, als „Umfrageeinladungserinnerungen“ bezeichnet werden, um sie von Erinnerungen zu unterscheiden, die nicht mit einer bestimmten Einladung verknüpft sind.

Verwalten von Microsoft-Teams-Verteilungen

Die Tabelle auf der Registerkarte Microsoft Teams zeigt wichtige Informationen zu Ihren Microsoft-Teams-Verteilungen an:

• Typ: Die Art der Verteilung: Umfrageeinladung, Umfrageerinnerung oder Umfrageeinladungserinnerung.
• Senden an: Wer hat die Verteilung erhalten, entweder alle Teilnehmer oder eine Reihe benutzerdefinierter Teilnehmer.
• Sendezeit: Zeitpunkt, an dem die Verteilung gesendet wurde oder gesendet werden soll.
• Status: Der Status der Verteilung. Mögliche Werte sind Geplant, In Bearbeitung, Gesendet und Fehlgeschlagen.

Verteilungsoptionen

Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben einer Verteilung, um die Optionen für diese Verteilung anzuzeigen. Die in diesem Menü angezeigten Optionen hängen sowohl von der Art der Verteilung als auch vom Status der Verteilung ab.

• Bearbeiten: Wenn die Verteilung zum Senden eingeplant ist, können Sie die Details der Verteilung bearbeiten.
• Erinnerung senden: Wenn die Verteilung eine Einladung ist, können Sie eine Erinnerung an die Teilnehmer senden, die die Einladung erhalten, aber die Umfrage nicht abgeschlossen haben. Wenn Sie eine Erinnerung auf diese Weise einplanen, wählen Sie aus, wie lange nach der ersten Einladung die Teilnehmer die Erinnerung erhalten sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerung nach einer Einladung einplanen.
• Abbrechen und löschen: Wenn die Verteilung zum Senden eingeplant ist, können Sie die Verteilung abbrechen und aus Ihrem Projekt löschen.
• Vorschau: Wenn die Verteilung bereits gesendet wurde, können Sie die Details der Verteilung anzeigen.
• Download-Verteilungsverlauf: Wenn die Verteilung bereits gesendet wurde, können Sie eine Datei herunterladen, die Informationen zu jedem Teilnehmer enthält, einschließlich des Zustellungsstatus jeder einzelnen Nachricht. Das Herunterladen des Verteilungsverlaufs kann ein nützliches Werkzeug zur Fehlerbehebung sein, wenn Teilnehmer Probleme haben, die Verteilung zu erhalten.

Anzeigen einer einzelnen Verteilung

Klicken Sie auf eine Verteilung, um einen Bereich mit wichtigen Informationen zu dieser Verteilung aufzurufen:

1. Verteilungsdetails: Dieser Abschnitt enthält Informationen darüber, wer Ihre Verteilung erhalten hat, wann sie gesendet wurde, und ihren Status:
   • Typ: Die Art der gesendeten Verteilung.
   • Senden an: Eine Beschreibung, an wen die Verteilung gesendet wurde.
   • Sendezeit: Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Verteilung gesendet wurde.
   • Status: Der Sendestatus der Verteilung.
   • Link Bearbeiten oder Vorschau: Wenn Ihre Verteilung noch nicht gesendet wurde, können Sie auf den Link Verteilung bearbeiten klicken, um Änderungen vorzunehmen. Wenn die Verteilung gesendet wurde, können Sie auf den Link Verteilung vorab anzeigen klicken, um Details zur Verteilung anzuzeigen.
2. Metriken: Dieser Abschnitt enthält Statistiken über Ihre Verteilung:
   • Audience-Größe: Die Anzahl der Teilnehmer, die Nachrichten gesendet haben.
   • Gesendete Nachrichten: Die Anzahl der Nachrichten, die erfolgreich gesendet wurden.
   • Meldungen fehlgeschlagen: Die Anzahl der Nachrichten, die nicht gesendet werden konnten.
3. Zugehörige Verteilungen: Listet alle Verteilungen auf, die mit Ihrer ausgewählten Verteilung verknüpft sind. Wenn Sie Erinnerungen basierend auf einer Einladung eingeplant haben, werden diese in diesem Abschnitt aufgeführt. Sie können neben jeder Verteilung, die noch nicht gesendet wurde, auf Bearbeiten klicken, um sie zu ändern.
4. Abbrechen und löschen / Verlauf herunterladen: Unten im Fenster befindet sich eine blaue Schaltfläche, mit der Sie Aktionen für Ihre Verteilung ausführen können. Welche Funktion diese Drucktaste hat, hängt davon ab, ob die Verteilung bereits gesendet wurde:
   • Abbrechen und löschen: Wenn die Verteilung zum Senden eingeplant ist, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um die Verteilung abzubrechen und zu löschen.
   • Download-Verlauf: Wenn die Verteilung bereits gesendet wurde, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um eine Datei herunterzuladen, die Informationen zu jedem Teilnehmer enthält, einschließlich des Zustellungsstatus jeder einzelnen Nachricht.

Microsoft-Teams-Teilnehmererfahrung

In diesem Abschnitt wird die Erfahrung mit dem Erhalt einer EX-Umfrage über Microsoft Teams behandelt.

1. In Microsoft Teams erhalten Sie eine direkte Nachricht von einem Microsoft-Teams-Benutzerkonto, das einen personalisierten Link zur Umfrage enthält. Klicken Sie auf diesen Link, um die Umfrage in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
   
   Tipp: Teilen Sie diesen Link nicht mit anderen.
2. Die Umfrage wird in eine neue Registerkarte in Ihrem Browser geladen, an der Sie teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen für Umfrageteilnehmer.