Aktionsplanung Basisübersicht (EX)

Über den Aktionsplan

Aktionspläne sind Initiativen, die Sie basierend auf Ihren untersten Bereichen des Engagements anlegen können. Sie ermöglichen Ihnen die Zuordnung von Aufgaben und die Planung von Lösungen für einige der größten Probleme Ihres Unternehmens mit dem Mitarbeitererlebnis. Wenn Mitarbeiter beispielsweise nicht einig sind, dass sie angemessen geschult wurden, könnte ein umfassenderer Aktionsplan die Umsetzung eines neuen Schulungsprogramms sein.

Es gibt jedoch mehrere Schritte zur Aktionsplanung, wenn Sie berücksichtigen, wer beteiligt ist und welche Berichte erstellt werden sollen. Im Allgemeinen müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen berechtigt sind, Aktionspläne zu erstellen.
• Passen Sie die Felder in Ihren Aktionsplänen und andere solche Einstellungen an (optional).
• Verwenden Sie die geführte Aktionsplanung, um Aktionspläne anzulegen.
• Legen Sie eine Aktionsplanungsseite an, um ein aggregiertes Reporting für Aktionspläne durchzuführen.

Berechtigungen

Bevor Ihr Team eigene Aktionspläne anlegen kann, müssen Sie sicherstellen, dass die richtigen Teilnehmer in der Lage sind, Aktionspläne zu bearbeiten, indem Sie ihre Berechtigungen ändern. Berechtigungen können direkt auf einen Teilnehmer oder auf eine gesamte Rolle angewendet werden. Rollen sind sehr nützlich, wenn Sie eine große Gruppe von Personen benötigen, die über dieselben Berechtigungen verfügen.

Globale Berechtigungen

Unter der Überschrift Berechtigungen befinden sich die folgenden Optionen.

• Projektberechtigungen:
  • Alle Aktionspläne bearbeiten: Gewährt dem Teilnehmer Administrations-/Bearbeitungsrechte für jeden Aktionsplan im Projekt.
• Dashboard-Berechtigungen:
  • Aktionspläne verwenden: Erlaubt dem Teilnehmer, Aktionspläne im individuellen Dashboard zu verwenden. Mit dieser Berechtigung kann der Teilnehmer alle Aktionspläne bearbeiten, die er erstellt hat oder für die er der Eigentümer ist. Der Teilnehmer kann auch alle Aktionspläne anzeigen, aber nicht bearbeiten, auf die er über seine Einschränkungen der Organisationshierarchiedaten zugreifen kann. Dieser wird Dashboard für Dashboard zugeordnet, sodass Sie Zugriff auf die Aktionspläne einiger Dashboards gewähren können, ohne alle darauf zugreifen zu müssen.

Um weiter einzuschränken, welche Aktionspläne Teilnehmer bearbeiten und verwenden können, ändern Sie die Einschränkungen der Dashboard-Daten.

Berechtigungen für Aktionsplanberichte

Diese Berechtigungen beziehen sich nicht auf die Bearbeitung von Aktionsplänen, sondern auf Berichte, die auf Aktionsplanungsseiten angelegt wurden. Wenn Sie Aktionsplan-Reporting-Daten einschränken aktivieren, können Sie die Daten nach der Position des Teilnehmers in der Organisationshierarchie oder nach bestimmten Organisationshierarchieeinheiten einschränken. Wenn Sie diese Berechtigung deaktivieren, kann der Teilnehmer alle Aktionsplanungsdaten für ein einzelnes Dashboard anzeigen. Diese Berechtigung ist eine Dashboard-spezifische Berechtigung.

Organisationshierarchieeinschränkung

Die Aktuelle Einheit ist die spezifische Einheit, zu der der Dashboard-Benutzer gehört.

Angenommen, der Benutzer gehört zum Web-Design-Team der Abteilung Digital Marketing – die aktuelle Einheit wäre Web Design. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Teams die Aktionsplandaten für die übergeordnete Einheit kennen, verwenden Sie die aktuelle Einheit.

Die übergeordnete Einheit ist die Einheit über dem Dashboard-Benutzer. Um dasselbe Beispiel zu verwenden, wäre dies alles das digitale Marketing.

Die übergeordnete Einheit ist nützlich, wenn Sie kleinere Teams in Abteilungen mit eindeutigen Aktionsplänen haben, aber möchten, dass alle Daten leicht sichtbar sind. Die übergeordnete Einheit ist auch dann sinnvoll, wenn Sie möchten, dass eine größere Gruppe von Personen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet – beispielsweise machen Sie sich keine Sorgen um Aktionspläne für nur Webdesign- oder E-Mail-Marketing-Teams, sondern um das gesamte digitale Marketing.

Einschränkungen der Unternehmenshierarchie eignen sich perfekt für weit gefasste Rollen, die nicht abteilungs- oder hierarchiespezifisch sind.

Einschränkung für Organisationshierarchieeinheiten

Beim Einschränken des Aktionsplanzugriffs auf Organisationseinheiten können Sie eine bestimmte Einheit der Hierarchie auswählen. Anschließend können Sie entscheiden, ob der Dashboard-Benutzer Pläne in einer ausgewählten Einheit oder darunter anzeigen soll.

Einschränkungen für Organisationseinheiten sind am besten, wenn Sie Berechtigungen auf bestimmte Teilnehmer anwenden oder Rollen festlegen, die sich auf bestimmte Teile Ihrer Organisationshierarchie beziehen (z.B. keine hierarchieweite “Manager”-Rolle, sondern möglicherweise eine “Digital Marketing Manager”-Rolle).

Einstellungen für Aktionsplan-Dashboard

Im Abschnitt Aktionspläne in den Einstellungen Ihres Dashboards können Sie anpassen, welche Elemente in Ihrem Datensatz verfügbar sind, um Aktionspläne für zu erstellen. Sie können auch zusätzliche Informationen und Felder hinzufügen, die angezeigt werden, wenn Ihre Dashboard-Viewer Aktionspläne erstellen. Informationen zum Anpassen Ihrer Aktionspläne finden Sie auf der Seite Einstellungen für Aktionsplan-Dashboard (EX).

Berichterstattung über Aktionspläne

Nachdem Sie mit der geführten Aktionsplanung Aktionspläne erstellt haben, können Sie mit dem Reporting für Aktionspläne beginnen. Sie können zum Beispiel ein Diagramm erstellen, das nach den Rollen der Personen aufgeschlüsselt ist, denen Aktionspläne zugewiesen wurden, oder eine Tabelle, die den Status aller Aktionspläne anzeigt.

Erstellen einer Aktionsplanseite

Bevor Sie mit dem Reporting für Ihre Aktionspläne beginnen können, müssen Sie eine Aktionsplanungsseite auf Ihrem Dashboard erstellen.

1. Klicken Sie unter Pages men auf Add (Hinzufügen).
   
2. Wählen Sie die Seite Aktionsplanung.
3. Klicken Sie auf das Seitenoptionsmenü neben Ihrer neu hinzugefügten Seite.
   
   Tipp: Die Schritte 3 bis 6 sind nicht erforderlich, erklären jedoch, wie Sie Ihre Seite umbenennen können, damit Sie leicht finden können, welche für die Aktionsplanung vorgesehen ist.
4. Wählen Sie Umbenennen.
5. Geben Sie einen neuen Namen für die Seite ein.
   
6. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

Verfügbare Widgets

Wenn Sie auf Ihrer Aktionsplanungsseite auf Widget hinzufügen klicken, stellen Sie fest, dass es weniger Widgets gibt, als Sie auf einer regulären Seite finden würden. Dies dient der Optimierung der Seite für das Aktionsplan-Reporting.

• Tachometerdiagramm-Widget
• Zahlendiagramm-Widget
• Linie& Balkendiagramm-Widgets
• Tabellen-Widget
• Datensatztabellen-Widget
• Aktionsplanelement-Zusammenfassungs-Widget
• Widget „Aktionsplanbenutzer“
• Bild-Widget
• Rich-Text-Editor-Widget
• Einfaches Tabellen-Widget
• Einfaches Diagramm-Widget
• Kreisdiagramm-Widget
• Grid-Widget „Datensatz“
  Tipp: Das Datensatzraster-Widget ist ausschließlich auf Aktionsplanungsseiten verfügbar.
• Widget „Schwerpunktbereiche“

Aktionsplanfelder

Wenn Sie beginnen, Widgets auf Ihrer Aktionsplanungsseite anzupassen, werden Sie feststellen, dass Aktionsplan-spezifische Felder in der Liste anstelle des Inhalts Ihrer Dashboard-Daten angezeigt werden.

Da Aktionsplanungsfelder nicht in Ihren Dashboard-Daten enthalten sind, werden ihnen automatisch Feldtypen zugeordnet, um ein optimales Reporting zu ermöglichen. Nachstehend wird jedes Feld nach seinem Typ aufgeführt. Weitere Informationen zur Bedeutung der Feldtypen und zu den Widgets, mit denen sie kompatibel sind, finden Sie auf der Supportseite Feldtypen.

Freitext:

• Kommentare: Dies bezieht sich auf Kommentare zu Aktionsplänen in der geführten Aktionsplanung.

Textsatz / Mehrfachantwort-Textsatz

• Eigentümer-IDs: Eigentümer-IDs sind interne Qualtrics-IDs, die den Verantwortlichen von Aktionsplänen zugeordnet sind.
• Status: Der Status des Aktionsplans. Diese werden über die geführte Aktionsplanung zugeordnet. Zu den Status “Nicht gestartet”, “Zurückgestellt”, “In Bearbeitung”, “Geschlossen” und “Abgebrochen” gehören.
• Umfrageelementnamen: Der genaue Text des Umfrageelements, für das dieser Aktionsplan angelegt wurde.
• Umfrageelemente: Eine ID für das Umfrageelement, für das dieser Aktionsplan angelegt wurde.

Zahlenfeld:

• Genehmigt: Dieses Feld hat immer den Wert 0 oder 1.
• Fortschritt: Dies ist genau der Prozentsatz, zu dem der Aktionsplan abgeschlossen ist.

Datum:

• Erstellungsdatum: Das Datum, an dem der Aktionsplan angelegt wurde.
• Fälligkeitsdatum: Dies ist das Fälligkeitsdatum, das dem Aktionsplan in der Guided-Action-Planung zugrunde liegt.
• Zuletzt geändert: Das Datum, an dem jemand den Aktionsplan zuletzt bearbeitet hat. Dazu gehören Status- und prozentuale Änderungen, aber nicht das Hinzufügen von Kommentaren.

Sonstiges Feldtypen:

• Eigentümermetadaten: Sie können aus einer Liste von Metadaten für die Personen auswählen, denen die Aktionspläne zugeordnet wurden. Angenommen, die Metadaten, die Sie mit Ihren Teilnehmern hochgeladen haben, sind Abteilung, Startdatum und Bürostandort. Sie sehen die Optionen Eigentümer: Abteilung, Eigentümer: Startdatum und Eigentümer: Bürostandort.
• Ersteller-Metadaten: Sie können aus einer Liste von Metadaten für den Ersteller des Aktionsplans auswählen. Angenommen, die Metadaten, die Sie mit Ihren Teilnehmern hochgeladen haben, sind Abteilung, Startdatum und Bürostandort. Sie sehen die Optionen Ersteller: Abteilung, Ersteller: Startdatum und Ersteller: Bürostandort.
  • Der Feldtyp der Metadaten hängt davon ab, wie das Original in den Dashboard-Daten zugeordnet ist.
    Beispiel: Wenn die Abteilung als Textset mit mehreren Antworten zugeordnet ist, werden auch Eigentümer: Abteilung und Ersteller: Abteilung als Textsets mit mehreren Antworten angezeigt.
• Aktionsplanfelder: Die Felder, die Sie in Ihren Aktionsplaneinstellungen festlegen, stehen auch für das Reporting zur Verfügung. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein Feld mit der Bezeichnung „Verantwortliche Abteilungen“ erstellen, das sich auf Abteilungen bezieht, die zur Lösung dieses Aktionsplans involviert sein müssen. Sie könnten über diese Daten Bericht erstatten, indem Sie in der Liste der Felder „Verantwortliche Abteilungen“ auswählen.
  • Textfelder sind Freier Text
  • Auswahllisten sind Textmengen, es sei denn, sie sind auf Textsets mit mehreren Antworten gesetzt.
  • Ankreuzfelder sind Textset, es sei denn, sie sind auf Textset mit mehreren Antworten gesetzt.
  • Termine bedeutet Datum