E-Mail-Nachrichten (360)

Informationen zu E-Mail-Nachrichten

Nachdem Sie hat alle Ihre Feedbacknehmer und Bewerter hochgeladen, es ist an der Zeit, Ihre 360 an sie zu senden.360 verfügt über mehrere Arten von Nachrichten, die Sie senden können.

Beispielsweise erhält jeder, der Feedbacknehmer ist, eine andere Einladung als externe Bewerter. Es gibt auch Erinnerungen, die sicherstellen, dass nur diejenigen berücksichtigt werden, die ihre Umfragen nicht abgeschlossen haben.

Um mit dem Schreiben Ihrer Nachrichten zu beginnen, navigieren Sie zu Nachrichten und dann zur Registerkarte E-Mail-Nachrichten Abschnitt. Die Nachrichtentypen, die Sie bearbeiten und senden können, sind links im Nachrichtentypbereich aufgeführt.

Feedbacknehmer- und Bewerter

Einladungen sollen Ihre Teilnehmer zur Umfrage einladen. Sie können eine Begrüßungsnachricht, eine Erläuterung des Zwecks der Umfrage oder alles andere enthalten, was für Ihre Teilnehmer hilfreich für den Einstieg ist.

Einladung für Feedbacknehmer

Feedbacknehmer-Einladungen gehen an alle Ihre Feedbacknehmer. Dazu gehören auch Personen, die möglicherweise Bewerter sind. Solange jemand in der Feedbacknehmer-Unterabschnitt Ihres Teilnehmerabschnitts erhalten sie die Feedbacknehmer-Einladung.

Standardmäßig werden Feedbacknehmer-Einladungen an alle Personen in Ihrer Feedbacknehmer-Liste gesendet. Es spielt keine Rolle, ob ein Feedbacknehmer bereits eine Einladung erhalten hat; er wird weiterhin alle zukünftigen Einladungen erhalten, die Sie senden.

Bewertereinladung

Standardmäßig werden Bewerter an Bewerter gesendet. im Unterabschnitt Bewerter“ hinzugefügt/hochgeladen, die keine 0/0-Bewertungen haben. Es spielt keine Rolle, ob ein Bewerter bereits eine Einladung erhalten hat; er erhält weiterhin alle zukünftigen Einladungen, die Sie senden.

Umfrage und Anmeldeinformationen

Standardmäßig enthalten Ihre 360 Folgendes: Dynamischer Text für den Umfrage-Link und die Anmeldeinformationen, die in einen Link und benutzerdefinierte Informationen umgewandelt werden, wenn sie an den Teilnehmer:in gesendet werden.

Sowohl Feedbacknehmer- als auch Bewerter müssen Folgendes enthalten: beides einen Bewertung und Anmeldeinformationen. Externe Bewerter sehen nur einen direkten Link ohne Anmeldeinformationen, es sei denn, Sie aktivieren den letzten Nachrichtenoption.

Ereignis Sie diese Informationen versehentlich entfernen, klicken Sie auf das Symbol {a} und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie einfügen möchten.

• Anmeldeinformationen: Wählen Sie entweder, um den Benutzernamen und das Kennwort separat einzufügen, oder wählen Sie Login-Info-Absatz um sicherzustellen, dass beide automatisch einbezogen werden.
• Bewertung: Die Option Bewertung gibt Ihnen anklickbaren Text, der zur Umfrage führt. Es heißt “Nehmen Sie an der Bewertung teil.” Die Option Bewertung gibt die vollständige URL der Bewertung an.

Dashboard

Die Dashboard lässt Dashboard wissen, dass ihre Dashboards anzeigbar sind. Da sich die Teilnehmer bei einem Dashboard anmelden müssen, um darauf zuzugreifen, müssen die Anmeldeinformationen in dieser Nachricht enthalten sein. Außerdem ist es wichtig anzugeben, auf welches Dashboard diese Meldung verweisen soll.

Hinzufügen von Anmeldeinformationen und Dashboard

Anmeldeinformationen und ein Link zum Dashboard sind standardmäßig enthalten.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Nachrichten, und wählen Sie die Registerkarte Dashboard Nachricht.
   
2. Klicken Sie auf {a}.
3. Auswählen Anmeldeinformationen.
4. Wenn dem Teilnehmer:in alle Anmeldeinformationen angezeigt werden sollen, ohne diese formatieren zu müssen, wählen Sie Login-Info-Absatz.
5. Wenn Sie Benutzername und Kennwort separat einfügen möchten, wählen Sie Benutzername und Initialkennwort.
6. Wenn Sie den Link zur Anmeldung am Dashboard per Pipe einfügen möchten, wählen Sie Dashboard.

Einladen eines Dashboard planen

Die Einplanung einer Dashboard unterscheidet sich von der Einplanung anderer Nachrichten, da sie eine zusätzliche Dashboard Einstellung.

Mit dieser Einstellung können Sie auswählen, für welches Dashboard diese Einladung gilt. Sie können nur jeweils ein Dashboard anhängen. Wenn Benutzer jedoch Zugriff auf mehrere Dashboards haben, können sie nach der Anmeldung zwischen ihnen wechseln. Diese Einstellung legt fest, auf welches Dashboard automatisch zugegriffen wird, wenn Sie sich von der Einladung aus anmelden.

Feedbacknehmer- und Bewerter

Um die Antwortraten zu erhöhen, können Sie Follow-up nicht abgeschlossen haben, weiterverfolgen, indem Sie eine Feedbacknehmer- oder Bewerter senden. Erinnerungen werden nur an Teilnehmer gesendet, die ihre Umfrage noch nicht abgeschlossen haben, und sie enthalten denselben individualisierten Link, den der Teilnehmer:in ursprünglich zur Teilnahme an der Umfrage gesendet hat. Wenn die Teilnehmer die Umfrage bereits gestartet haben, werden sie an der Stelle fortgesetzt, an der sie aufgehört haben, wenn sie auf den Link klicken.

Erinnerungen für Feedbacknehmer

Feedbacknehmer-Erinnerungen werden an alle Feedbacknehmer gesendet, die nicht als „Abgeschlossen“ oder „Fertig“ gekennzeichnet sind. Jede ausstehende Aufgabe führt dazu, dass Erinnerungen gesendet werden, wenn der Betreff nicht als Fertig gekennzeichnet ist. Zu den Aufgaben gehören Selbstbewertungen, andere Bewertungen, Bewerter und das Anzeigen von Berichten.

Feedbacknehmer können einzeln im als Fertig gekennzeichnet werden. Fenster Teilnehmer:inoder massenhaft im Abschnitt Teilnehmer.

Erinnerungen für Bewerter

Erinnerungen an Bewerter werden an alle Bewerter gesendet, bis sie alle Bewertungen abgeschlossen haben.

Festlegen von Regeln

Müde, viele E-Mails manuell einzuplanen? Sie können Erinnerungen so einrichten, dass sie automatisch an einen ausgewählten Plan gesendet werden.

1. Navigieren Sie zu Ihrem Betreff oder Bewerter Erinnerung.
   
2. Navigieren Sie zum Ende der Seite, und drehen Sie den Schalter auf Ein.
3. Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen Erinnerungen an.
   
4. Geben Sie an, wie oft diese Regel wiederholt werden soll.
   Beispiel: Wenn die Regel besagt, dass 3 Tage, 5 Mal wiederholt, dann wird die Erinnerung alle 3 Tage gesendet, und dies 5 Mal.

Diese Einstellungen werden automatisch gesichert. Drehen Sie den Schalter zurück auf Aus um Ihre Erinnerungen auszuschalten.

Interaktionen zwischen mehreren Erinnerung

Das hier beschriebene Verhalten gilt für 360, wenn mehrere Erinnerung eingerichtet sind. Wenn Sie in diesem Szenario mehrere Regeln haben, werden die Regeln unabhängig voneinander ausgewertet.

Dieses Verhalten wird am besten anhand eines konkreten Beispiels beschrieben. Angenommen, Sie richten zwei Erinnerung ein:

• Regel 1: 2 Tage, 1 Mal wiederholt
• Regel 2: 5 Tage, 1 Mal wiederholt

Ihre unvollendeten Teilnehmer erhalten zwei Erinnerungen. Die erste Erinnerung wird 2 Tage nach der ersten Einladung gesendet. Die zweite Erinnerung wird 5 Tage nach der ersten Einladung gesendet. Das bedeutet, dass die zweite Erinnerung 3 Tage nach der ersten Erinnerung gesendet wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann Ihre Erinnerungen gesendet werden sollen, sehen Sie sich Ihre E-Mail-Verlauf und Ihre Erinnerungen werden dort aufgelistet.

Feedbacknehmer-Bericht liegt vor

Die E-Mail Feedbacknehmer-Bericht bereit wird an Feedbacknehmer gesendet, um sie darüber zu informieren, dass ihre Berichte für den Zugriff bereit sind. Diese E-Mail wird nur einmal an jeden Betreff gesendet.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Feedbacknehmer gesendet, wenn Sie Folgendes haben: Berichtsoptionen eingeschaltet:

• Feedbacknehmer kann auf Bericht zugreifen: Diese Option stellt sicher, dass der Betreff seinen Bericht sehen kann.
• Betreff per E-Mail senden, wenn der Bericht verfügbar wird: Wenn die oben genannten Kriterien erfüllt sind, wird die E-Mail Feedbacknehmer-Bericht bereit gesendet.

Und eine der folgenden Optionen ist aktiviert:

• Bericht für Feedbacknehmer verfügbar machen, wenn: Mit dieser Option können Feedbacknehmer ihren Bericht nur dann sehen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
• Manager:in genehmigt Berichte: Feedbacknehmer können ihre Berichte erst anzeigen, wenn ein Manager:in sie genehmigt hat.
• Administrator genehmigt Berichte: Feedbacknehmer können ihre Berichte erst anzeigen, wenn ein Administrator genehmigen.

wenn Sie vergessen haben, diese Einstellungen im Voraus zu aktivieren

Wenn Sie vergessen haben, diese Einstellungen zu aktivieren und eine Welle von Teilnehmern verpasst haben, oder wenn Sie diese Sendungen nicht automatisch, sondern in verschiedenen Phasen versenden möchten, sollten Sie die Verwendung des Benutzerdefinierte Nachrichten Funktion.

Sie können den Inhalt Ihrer E-Mail mit dem Feedbacknehmer-fertigen Bericht kopieren und stattdessen in eine benutzerdefinierte Nachricht einfügen. Verwenden von Teilnehmer:inkönnen Sie auch sicherstellen, dass die Verteilung nur an diejenigen erfolgt, die die angegebenen Bedingungen erfüllen.

Managerbericht liegt vor

Die E-Mail Manager:in bereit“ wird an die Vorgesetzten der Feedbacknehmer gesendet, um sie darüber zu informieren, dass die direkt unterstellten Mitarbeiter für den Zugriff bereit sind. Diese E-Mail wird nur einmal an jeden Manager:in gesendet.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Vorgesetzte gesendet, wenn Sie Folgendes haben: Berichtsoptionen eingeschaltet:

• Manager:in kann auf Feedbacknehmer-Berichte zugreifen: Diese Option stellt sicher, dass der Manager:in des Feedbacknehmers seinen Bericht sehen kann.
• Manager:in des Feedbacknehmers per E-Mail benachrichtigen, wenn der Bericht verfügbar wird: Wenn die oben genannten Kriterien erfüllt sind, wird die E-Mail Manager:in Report Ready gesendet.

Und eine der folgenden Optionen ist aktiviert:

• Bericht für Feedbacknehmer verfügbar machen, wenn: Mit dieser Option können Feedbacknehmer ihren Bericht nur dann sehen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
• Administrator genehmigt Berichte: Feedbacknehmer können ihre Berichte erst anzeigen, wenn ein Administrator genehmigen.

Bericht genehmigen

Die Nachricht Abrechnung genehmigen wird an den Manager:in eines Feedbacknehmers gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass die Berichte des Feedbacknehmers zur Genehmigung bereit sind.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Vorgesetzte gesendet, wenn Sie Folgendes aktivieren: Berichtsoptionen:

• Manager:in genehmigt Berichte. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Manager Berichte für ihre direkt unterstellten Mitarbeiter genehmigen, bevor sie von einem Feedbacknehmer angezeigt werden können.
• Manager:in, wenn der Bericht zur Genehmigung bereit ist: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird dem Manager:in eine E-Mail gesendet, sobald er eine Abrechnung zur Genehmigung prüfen darf.

Nominierung genehmigen

Diese Nachricht wird an einen Manager:in gesendet, wenn einer der direkt unterstellte:r Mitarbeitende:r von jemanden zur Bewertung nominiert. Der Manager:in kann diese Nominierung genehmigen oder ablehnen.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Vorgesetzte gesendet, wenn Sie Folgendes aktivieren: Teilnehmer:in:

• Feedbacknehmer nominiert Bewerter: Ermöglicht Feedbacknehmern die Auswahl, wer ihre Bewerter sein werden.
• Manager genehmigen Nominierungen: Nominierte Bewerter dürfen Feedbacknehmer erst bewerten, wenn der Manager:in des Feedbacknehmers seine Nominierung genehmigt hat.
• Manager per E-Mail benachrichtigen, wenn die Nominierungen eines Feedbacknehmers zur Genehmigung bereit sind: Wenn es keine Anforderungen für jede Art von Nominierung gibt, die ein Feedbacknehmer hinzufügen muss, werden Vorgesetzte jedes Mal per E-Mail benachrichtigt, wenn jemand nominiert wird. Wenn Anforderungen vorhanden sind, wartet das System, bis der Betreff alle seine Nominierungen gemacht hat, um den Manager zu warnen.

Nominierung abgelehnt

Diese Nachricht wird an einen Feedbacknehmer gesendet, wenn er jemanden zur Bewertung nominiert, aber sein Manager:in diese Nominierung ablehnt.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Sie wird automatisch an Feedbacknehmer gesendet, wenn Sie Folgendes aktivieren: Teilnehmer:in:

• Feedbacknehmer nominiert Bewerter: Ermöglicht Feedbacknehmern die Auswahl, wer ihre Bewerter sein werden.
• Manager genehmigen Nominierungen: Nominierte Bewerter dürfen Feedbacknehmer erst bewerten, wenn der Manager:in des Feedbacknehmers seine Nominierung genehmigt hat.
• Betreff per E-Mail senden, wenn eine Nominierung abgelehnt wird: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Feedbacknehmer per E-Mail benachrichtigt, wenn ihr Manager:in seine Nominierung abgelehnt hat.

Genehmigung anfordern

Wenn Vorgesetzte Bewerter genehmigen sollen, die ihre direkt unterstellten Mitarbeiter nominiert haben, kann der Feedbacknehmer manchmal eine Nachricht senden, die nach einer Genehmigung sucht.

Diese E-Mail kann nicht eingeplant werden. Es wird von Feedbacknehmern aus ihren Teilnehmer:in. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die folgenden Teilnehmer:in aktiviert sind:

• Feedbacknehmer nominiert Bewerter: Ermöglicht Feedbacknehmern die Auswahl, wer ihre Bewerter sein werden.
• Manager genehmigen Nominierungen: Nominierte Bewerter dürfen Feedbacknehmer erst bewerten, wenn der Manager:in des Feedbacknehmers seine Nominierung genehmigt hat.
• Feedbacknehmern erlauben, Vorgesetzten eine E-Mail zu senden, wenn ihre Nominierungen zur Genehmigung bereit sind: Auf diese Weise kann der Betreff eine E-Mail an den Manager:in senden, wenn er ihn um Genehmigung für seine Nominierungen bittet.

Nachrichten bearbeiten

In jeder Nachricht haben Sie Zugriff auf eine Rich Content Editor Dies ermöglicht es Ihnen, die Schriftfarben zu ändern, den Text der Nachricht zu formatieren, Bilder einzufügen usw.

Über das Symbol für die Message-Editor-Optionen oben rechts im Rich Content Editor können Sie eine vorhandene Message laden oder Übersetzen Sie Ihre Nachrichten.

Von diesem Rich Content Editor aus können Sie auch auf das Schaltfläche für dynamischen Text, {a}. Hier können Sie zusätzliche Informationen wie den vollständigen Namen des Teilnehmer:in oder Metadaten hinzufügen, indem Sie das Empfänger:in Menü.

Alle an diesen Nachrichten vorgenommenen Änderungen werden automatisch im Abschnitt E-Mail-Nachrichten gesichert. Sie behalten alle Änderungen bei, die Sie bei jeder Anmeldung vornehmen. Sie können jedoch auch Nachrichten zur Wiederverwendung in späteren 360 speichern.

Speichern von Nachrichten in Ihrer Bibliothek

Während Sie im Abschnitt E-Mail-Nachrichten arbeiten, können Sie die Nachrichten, an denen Sie arbeiten, zur Verwendung in zukünftigen 360 in Ihrer Bibliothek speichern.

1. Navigieren Sie zum E-Mail-Nachrichten auf der Registerkarte Nachrichten.
   
2. Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus.
3. Klicken Sie ganz rechts auf das Symbol für die Nachrichteneditor-Optionen.
4. Klicken Sie auf Sichern unter.
5. Wählen Sie eine Bibliothek , um Ihre Nachricht in zu speichern.
   
6. Ordnen Sie Ihrer Nachricht eine Name.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Nachrichten aus Ihrer Bibliothek laden

Wenn Sie eine Nachricht in Ihrer Bibliothek gespeichert haben, können Sie sie in ein beliebiges 360 übernehmen.

1. Navigieren Sie zum E-Mail-Nachrichten auf der Registerkarte Nachrichten.
2. Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus.
3. Klicken Sie ganz rechts auf das Symbol für die Nachrichteneditor-Optionen.
4. Auswählen Gespeicherte Nachricht laden.
5. Wählen Sie die Bibliothek aus, in der Sie die Nachricht gespeichert haben.
6. Wählen Sie Ihre Nachricht aus.

Einplanen von E-Mails

Wenn Ihre Einladungs- oder Erinnerung fertig sind, können Sie sie Plan, indem Sie auf das Symbol  E-Mail Plan Drucktaste. Wenn Sie auf die Dropdown-Liste auf der rechten Seite klicken, haben Sie zwei Optionen.

• E-Mail Plan: Plan den Versand einer Nachricht an Ihre Teilnehmer ein.
• Test-E-Mail senden: Wählen Sie eine E-Mail-Adresse, um eine Test-E-Mail zu erhalten. Dies ist eine gute Möglichkeit, um eine Vorschau der Formatierung Ihrer Nachricht anzuzeigen, bevor Sie Ihre offizielle Einladung senden. Beachten Sie, dass dynamischer Text in Test-E-Mails nicht funktioniert. Es wird ein Leerzeichen für persönliche Informationen angezeigt, da es keinen Teilnehmer:in gibt, aus dem Informationen abgerufen werden können, und der Link aus ähnlichen Gründen nicht funktioniert.
  Tipp: Test-E-Mail senden dient hauptsächlich dazu, die Formatierung der E-Mail zu prüfen. Um den Link genauer zu testen, versuchen Sie es sich selbst als Teilnehmer:in hinzufügen .

Nachdem Sie geklickt haben  E-Mail Planwird ein neues Fenster geöffnet.

1. Nachrichtentyp: Wählen Sie den Nachrichtentyp, den Sie senden möchten. Dadurch werden alle Nachrichten geladen, die Sie bereits ausgeschrieben haben.
2. Bis: an alle qualifizierten Teilnehmer senden möchten oder schränken Sie Ihre Empfänger nach bestimmten Kriterien ein. Wir empfehlen Ihnen dringend, Teilnehmer:in festzulegen.
3. Sendedatum: Wählen Sie einen Zeitpunkt für die Nachricht aus. Wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken, können Sie aus einer Liste der zu sendenden Zeiten auswählen. Wenn Sie direkt auf das Datum und die Uhrzeit klicken, wird ein Kalender angezeigt, mit dem Sie spezifischere Informationen erhalten.
4.  Von: Wählen Sie einen Namen, der angezeigt werden soll, damit Ihre Teilnehmer wissen, wer die Nachricht sendet.
5. Antwort-E-Mail: Wenn Ihre Teilnehmer Fragen haben, können sie direkt auf die Nachricht antworten. Die Antwort-E-Mail erhält diese Antworten.
   Tipp: Möchten Sie auch die Absenderadresse ändern? Dies kann nur auf organisationsweiter Ebene geändert werden. Sehen Sie sich die Benutzerdefinierte Absenderadresse verwenden Weitere Informationen finden Sie auf der Supportseite. Möglicherweise ist eine Einrichtung durch Ihr internes IT-Team erforderlich.
6. Betreff: Legen Sie eine Betreffzeile für Ihre Nachricht an. Mit dem blauen Dropdown-Pfeil ganz rechts können Sie eine vorab gesicherte Betreffzeile aus Ihrem Bibliothek.
   Tipp: Wenn Sie eine Betreffzeile in Ihrer Bibliothek speichern, können Sie sie einfacher übersetzen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Supportseite unter Übersetzen Bibliothek.
7. Nachrichtentext: Sie können alle Änderungen in letzter Minute vornehmen, die Sie einschließen möchten.
8. Plan: Wenn Sie bereit sind, die E-Mail zu senden, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie können die E-Mail nach dem Senden nicht mehr zurückerhalten.

Teilnehmer nach Kriterien

Jede E-Mail, die Sie senden, wird standardmäßig an alle gesendet. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Sendungen an alle verteilt werden, müssen Sie die Kriterien angeben, die Teilnehmer erfüllen müssen, um Ihre E-Mail zu erhalten. Sie können diese Kriterien eingrenzen, indem Sie auf die Dropdown-Liste weiter Bis, und wählen Sie Teilnehmer nach Kriterien.

Von hier aus können Sie erneut auf die Dropdown-Liste klicken und die Empfänger nach Kontakt eingrenzen. Metadaten, Beziehung oder ob sie genügend Bewerter nominiert haben. Wenn Sie auf die Registerkarte Teilnehmer:in anzeigen können Sie überprüfen, ob Sie die richtigen Teilnehmer isoliert haben.

Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um weitere Bedingungen hinzuzufügen. Sie können jedoch nicht angeben, ob diese Bedingungen mit “und” oder “oder” verknüpft sind. Verschiedene Kriterien, z.B. Alter und E-Mail, gelten als durch „und“ verbunden, sodass beide Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Teilnehmer:in eine E-Mail erhält. Die Angabe von zwei verschiedenen Altersgruppen führt zu einer “oder”-Anweisung, sodass Empfänger entweder das eine oder das andere angegebene Alter sein können. Ebenso führt die Angabe mehrerer E-Mail-Adressen dazu, dass die Nachricht an jede dieser E-Mails gesendet wird.

Benutzerdefinierte Nachrichten

Passt keiner der Nachrichtentypen zur Art der E-Mail, die Sie versenden möchten? Vielleicht möchten Sie sich bedanken oder eine personalisierte Einladung an einen Teilnehmer:in senden, der verspätet hinzugefügt wurde. In diesen Fällen möchten Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Nachricht senden.

Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht senden, indem Sie zum Fenster E-Mail Plan navigieren und Benutzerdefinierte Nachricht aus Nachrichtentyp.

FAQs