Avaliação de desempenho: um guia completo

O que é avaliação de desempenho?

Avaliação de desempenho é um mecanismo de feedback no qual o desempenho de um funcionário é avaliado por gestores e outras pessoas relevantes para aquele cargo. O objetivo é identificar pontos fortes e oportunidades de melhoria, oferecer um feedback construtivo para o desenvolvimento de novas habilidades e ajudar a definir metas.

Independentemente da metodologia escolhida para fazer a avaliação de desempenho, saiba que uma avaliação bem executada melhora muito o engajamento dos colaboradores e fomenta uma cultura de feedback e desenvolvimento contínuo na sua empresa.

Quem fica responsável pela avaliação de desempenho?

Normalmente, cabe à gestão direta cuidar da avaliação de desempenho, pois são as pessoas que sabem mais sobre a função e estão em contato direto com o colaborador. Mas também pode acontecer de a avaliação de desempenho ser conduzida por uma liderança da equipe ou até mesmo por um funcionário do setor de Recursos Humanos.

Por que a avaliação de desempenho individual é tão importante?

Além das vantagens para o longo prazo, fazer uma avaliação de desempenho traz melhorias imediatas não só para a empresa, mas também para os colaboradores, pois é uma forma de analisar pontos fortes e fracos e traçar metas para que esses colaboradores possam avançar em suas carreiras. Veja algumas vantagens da avaliação de desempenho:

1. Alinhar metas pessoais com objetivos profissionais
Uma avaliação de desempenho ajuda as pessoas a entenderem não apenas a visão e os objetivos da empresa, mas também qual é o papel de cada um para garantir que eles sejam alcançados. O desempenho organizacional depende do trabalho de cada um; por isso é tão importante fazer uma avaliação de desempenho individual.

2. Compreender melhor as funções de cada profissional
A avaliação de desempenho ajuda os indivíduos a pensar sobre a própria função dentro da organização e esclarecer dúvidas que possam surgir. Quando colaboradores e supervisores conseguem entender o que cabe a cada um, isso reduz muitos problemas de ambiguidade e cada um pode se concentrar no que é sua responsabilidade.

3. Feedbacks constantes sobre desempenho
Feedbacks constantes ajudam muito a melhorar a comunicação no local de trabalho. As avaliações de desempenho individuais ajudam a identificar pontos fortes e fracos de uma pessoa, e ajudam o colaborador a entender as expectativas que a empresa tem para o seu trabalho.

A avaliação de desempenho também pode funcionar como uma ferramenta motivacional e ajudar os funcionários a se sentirem mais satisfeitos e encorajados a ir além do que é esperado.

4. Desenvolvimento de carreira
A avaliação de desempenho individual traz a oportunidade de planejar e definir metas para o desenvolvimento da carreira. Ela também pode ajudar o funcionário a obter mais treinamento ou mentoria, o que pode ser um aspecto importante para o RH e possíveis planos de sucessão.

5. Prêmios por bom desempenho
Uma boa avaliação de desempenho individual pode trazer uma série de vantagens, como a concessão de folgas e bônus para o funcionário. Isso é importante, pois saber que há ganhos por um desempenho que exceda expectativas pode abrir as portas para uma progressão na carreira.

Qual é o melhor modelo de avaliação de desempenho?

Atualmente, existem diversos sistemas de avaliação de desempenho com inúmeras abordagens, ferramentas e técnicas. Alguns têm sistemas de notas. Outros apresentam um formato de perguntas e respostas. E outros são mais livres.

Assim como a cultura da empresa é única, o sistema de avaliação de desempenho também será e levará em conta os valores, objetivos e propósito da empresa.

No entanto, um bom processo de avaliação de desempenho individual procura melhorar o desempenho da organização como um todo enquanto também pensa no desenvolvimento, na produtividade e no bem-estar dos funcionários.

Apesar desse objetivo comum, os dados mostram que as abordagens mais tradicionais de avaliação de desempenho podem desmotivar mais do que inspirar.

Na verdade, a avaliação de desempenho tradicional não faz muito sucesso em nenhum lugar do mundo, nem entre a gerência, nem entre funcionários. É comum dizerem que ela, na verdade, não ajuda a melhorar o desempenho. De acordo com uma pesquisa relatada no Journal of Industrial and Organizational Psychology:

• 95% da gerência está insatisfeita com seus sistemas de avaliação de desempenho.
• 59% dos funcionários acreditam que as avaliações de desempenho individuais não valem o tempo investido, enquanto 56% dizem que não recebem feedback sobre áreas de melhoria.
• Quase 90% dos gestores de Recursos Humanos acreditam que seus sistemas não retornam informações precisas.

Está mais do que na hora de criar uma nova avaliação de desempenho. Em vez de avaliações de desempenho individuais e anuais, um bom sistema deveria ter feedback contínuo.

Um bom sistema deveria ter feedback contínuo, sem se concentrar exclusivamente no desempenho do ano anterior. Uma pesquisa de Josh Bersin estima que cerca de 75% das empresas multinacionais estão migrando para esse modelo de avaliação de desempenho.

Como deve ser uma avaliação de desempenho individual?

As avaliações de desempenho baseadas em uma filosofia de feedback constante apresentam um foco maior no futuro e no incentivo ao crescimento e desenvolvimento. Em vez de classificar os funcionários de acordo com um padrão único com base no desempenho passado, a avaliação de desempenho contínua trata cada funcionário como um indivíduo com potencial para melhorar cada vez mais.

No entanto, adotar um modelo de avaliação de desempenho contínua não significa remover métricas do seu processo, e sim usá-las de uma outra forma. Além de ajudarem a esclarecer muita coisa, as métricas também funcionam como uma estrutura para o planejamento e a priorização das ações futuras.

Mas, para serem úteis e realistas, elas precisam ser equilibradas ao longo de todos os elementos relevantes do desempenho, como qualidade, quantidade, tempo e eficiência de custo do trabalho.

Quando falamos de um bom modelo de avaliação de desempenho, as expectativas sobre o trabalho dos funcionários também precisam ser plausíveis e claras: é importante que eles consigam visualizar os resultados e os meios de alcançar os objetivos delimitados, além de se sentirem aptos para o sucesso.

Pensando nisso, as expectativas precisam ser:

• adaptadas a cada função
• claras e compreensíveis
• específicas
• plausíveis e possíveis
• mensuráveis (observáveis ou verificáveis)
• orientadas para resultados
• comunicadas em tempo hábil
• orientadas para a melhoria contínua da produtividade e o desenvolvimento de habilidades

Como definir metas em uma avaliação de desempenho individual

Quando falamos de metas, equilíbrio é tudo. Se forem muito fáceis, alcançá-las não trará muita satisfação. A maioria das pessoas gosta de desafios, quer aprender novas habilidades. Da mesma forma, se forem muito difíceis, o resultado pode ser o oposto do esperado: o funcionário pode se exaurir no processo ou simplesmente nem tentar por achar que é impossível.

O mais recomendado é que seu modelo de avaliação de desempenho defina metas de forma colaborativa entre o funcionário e a gerência. Elas precisam ser SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound), ou seja, específicas, mensuráveis, plausíveis, relevantes e baseadas em tempo e monitoradas com regularidade. Além disso, é importante fazer reuniões periódicas para discutir o progresso e o que pode ser feito para ajudar o funcionário a atingir essas metas.

Modelos de avaliação de desempenho: frases e perguntas

Não importa com qual modelo de avaliação de desempenho individual você está trabalhando, o feedback precisa ser sempre claro e oferecido de forma positiva para que o processo continue produtivo. Isso significa que, na hora de escrever uma avaliação de desempenho, é crucial que o feedback seja específico, construtivo e traga soluções para ajudar o funcionário a crescer.

Os critérios utilizados variam de acordo com o tamanho, o escopo e a cultura da empresa, mas existem alguns elementos que são comuns para a maioria delas. Veja algumas áreas interessantes para começar a planejar os critérios de avaliação de desempenho da sua empresa:

Metas

• Define metas desafiadoras
• Ajuda outras pessoas a atingir as próprias metas
• Prioriza o trabalho com base nas necessidades da empresa e de clientes
• Atinge as metas mesmo em caso de dificuldades ou desafios

Qualidades de uma boa liderança

• Leva em conta as ideias e opiniões da equipe na hora de tomar decisões
• Ajuda as equipes a resolver problemas relacionados ao trabalho
• Faz a equipe se sentir responsável pelas próprias metas

Comunicação e experiência do cliente

• Escuta colegas ativamente
• Adapta a comunicação às necessidades do público
• Comunica-se de forma clara e concisa

Trabalho de equipe

• Colabora com a equipe de forma eficaz
• Oferece feedback útil e construtivo
• Trata todos com respeito
• Valoriza e respeita as diferenças entre as equipes

Cultura e valores

• Vive os valores da empresa no dia a dia
• Age como um modelo a ser seguido
• Cria um ambiente de trabalho positivo

O conteúdo de uma avaliação de desempenho varia de acordo com a função e a empresa, mas é muito importante utilizar algumas perguntas universais, como:

• Qual é a maior qualidade de [nome da pessoa] e o que ele/ela pode fazer para continuar crescendo nesse aspecto?
• Qual é a maior oportunidade de melhoria de [nome da pessoa] e o que ele/ela pode fazer para melhorar nesse aspecto?

Para ajudar a compor os critérios de avaliação de desempenho dos seus funcionários, baixe os modelos de avaliação de desempenho grátis da Qualtrics.

Como se preparar para fazer uma avaliação de desempenho

Se você for gerente ou líder de equipe, já deve ter um processo de avaliação de desempenho individual estabelecido. Mas a experiência pode ficar ainda melhor se você se preparar com antecedência.

Libere a agenda

Se você for fazer avaliações de desempenho individuais com a equipe, é importante não se distrair e evitar interrupções durante a reunião. Nesse sentido, uma maneira simples de mostrar aos funcionários que eles são importantes é tentar minimizar os compromissos que tiver antes da reunião para evitar atrasos ou ter que adiar o encontro.

Dê uma olhada nos dados de experiência do funcionário

Antes da reunião, dê uma olhada nas suas anotações da avaliação de desempenho mais recente para ver o que aconteceu da última vez. Quais foram os temas da reunião? Você disse que voltaria a algum assunto?

Aceite receber feedback

É importante que a pessoa tenha tempo de compartilhar feedback também. Por isso, leve um notebook ou um caderno para anotar as informações.

Prepare-se para situações delicadas

Via de regra, você não vai estar dizendo nada que a pessoa já não saiba sobre o próprio desempenho, mas é possível que ela traga questões que você desconhece – e, como a reunião é particular, pode ser uma oportunidade para o funcionário levantar alguma questão. Mesmo que o assunto não tenha a ver com a avaliação de desempenho, acolha as questões trazidas e anote para uma conversa futura se necessário.

Problemas comuns na avaliação de desempenho

Estar alerta a possíveis problemas pode ajudar você a economizar tempo e reduzir custos na hora de fazer o planejamento do processo de avaliação de desempenho individual. A seguir, veja uma lista com os principais problemas encontrados:

1. Perder o vínculo entre processo e propósito
É muito importante que o seu modelo de avaliação de desempenho esteja alinhado com o propósito. Sempre que precisar, ajuste o processo para não perder esse vínculo. Entenda também como as metas da sua empresa se alinham às metas individuais e das equipes.

2. Não priorizar a cultura do feedback
Se você ainda não tem uma cultura de feedback, invista tempo e recursos para comunicar o propósito das avaliações de desempenho individuais e conquistar a confiança de todos no processo.

3. Não engajar todas as partes interessadas
Conseguir que tomadores de decisão e líderes da empresa se dediquem ao projeto desde o começo vai ajudar a motivar o resto dos funcionários, aumentar a taxa de participação e possivelmente garantir o sucesso do programa.

4. Não criar uma rede de suporte
Acompanhamento e feedback precisam estar na linha de frente do projeto. É muito importante definir as expectativas o mais cedo possível para que todos saibam a quem recorrer para conseguir aconselhamento e apoio.

5. Falta de comunicação
A comunicação é o componente mais crucial na hora de implementar um sistema de avaliação de desempenho individual novo ou repaginado. O sucesso de um modelo de avaliação de desempenho está ligado a uma comunicação transparente e autêntica a respeito do processo.

6. Treinamento insuficiente para a gerência
Nenhum modelo de avaliação de desempenho terá sucesso se as pessoas envolvidas não investirem no processo. Se os funcionários perceberem que os gestores não estão engajados, eles também não vão se engajar; por isso, a gerência precisa liderar pelo exemplo, o que significa que precisa receber suporte e treinamento adequados.

Formas alternativas de coletar feedback

Para muitas empresas, as avaliações de desempenho são a forma mais útil de compartilhar e coletar feedback dos funcionários. Mas, graças a um novo entendimento do valor da experiência do colaborador, existem novas metodologias surgindo.

Feedback 360°

Em uma avaliação 360°, a pessoa recebe feedback não só da gerência, mas também de colegas. Nesse modelo de avaliação de desempenho individual, a pessoa também se avalia, o que resulta em uma verdadeira visão 360° dos pontos fortes e oportunidades de melhoria.

Feedback contínuo

Algumas empresas preferem evitar a estrutura formal de uma avaliação de desempenho e compartilhar feedback de forma contínua. Essa opção pode ser interessante para pequenas empresas e startups, mas, sem um processo formal, pode faltar clareza sobre como as pessoas estão processando ou o que precisam fazer para melhorar.

Pesquisa de pulso

A pesquisa de pulso pode ser vista como um meio-termo interessante entre o feedback contínuo e uma grande avaliação de desempenho anual, pois funciona como uma avaliação de desempenho menor que é conduzida com mais frequência, como uma vez ao mês ou ao trimestre. Ela costuma estar associada a pesquisas de engajamento de funcionários, mas também serve para compartilhar feedback na outra direção, já que oferece métricas claras e é fácil de implementar.

Devo usar o feedback 360° em uma avaliação de desempenho?

O feedback 360° coleta análises e comentários anônimos de um grupo amplo de pessoas sobre o desempenho de um colaborador. Nesse grupo, costumam estar colegas, funcionários abaixo da pessoa na hierarquia da empresa, outros gerentes e até clientes, além do supervisor imediato. A autoavaliação também faz parte do processo.

No entanto, existe muita controvérsia sobre as avaliações 360° serem adequadas como avaliação de desempenho ou somente instrumentos para fins de gestão do desenvolvimento.

Há quem diga que a avaliação 360 graus passaria a ser menos eficaz para a gestão do desenvolvimento porque os avaliadores seriam menos benevolentes, as avaliações seriam menos precisas e determinadas forças políticas poderiam interferir no processo. Além disso, as pessoas poderiam ser menos receptivas ao feedback. Vários outros problemas podem surgir se uma avaliação 360° resultar em mudanças administrativas, como aumento de salário ou promoções.

A principal finalidade das avaliações 360° sempre foi o desenvolvimento profissional, mas cada vez mais empresas usam esse modelo para avaliação de desempenho. Considerando que elas são uma fonte de informação dentro de um contexto maior, o uso cuidadoso dos processos de feedback 360° poderia agregar muito valor tanto para funcionários quanto para a empresa.

Este post foi escrito em junho de 2019 e atualizado em março de 2020.

Referências:

BERSIN, Josh. (2018). We wasted ten years talking about performance ratings. The seven things we’ve learned. Josh Bersin Institute: Acessado em 18 de março em https://joshbersin.com/2018/11/we-wasted-ten-years-talking-about-performance-ratings-the-seven-things-weve-learned/#_ftn1

CAMPION, M. C. CAMPION, E. D., & Campion M. A. (2015) Improvements in Performance Management Through the Use of 360 Feedback. Industrial and Organizational Psychology. Vol 8(1) 85 – 93.

Capelli, P & Tavis, Anna (2016) Assessing Performance: The Performance Management Revolution. Harvard Business Review. Acessado em 18 de março em https://hbr.org/2016/10/the-performance-management-revolution

ENDERES, K., & DERUNTS, M. (2018). Seven Top Findings for Enabling Performance in the Flow of Work, Bersin, Deloitte Consulting LLP.

ENDERS, Kathi (2018) Performance Management, Disrupted: Enabling Performance in the Flow of Work. Bersin, Deloitte Consulting LLP.

PULAKOS, E. D., HANSEN, M. R., CARGILL, A. S., MOYE, N. (2015). Performance Management can be fixed: An on the job experiential learning approach for complex behavior change. Industrial and Organizational Psychology, Vol 8(1), 51–76.

RODGERS, R., & HUNTER, J. E. (1991). Impact of management by objectives on organizational productivity. Journal of Applied Psychology, Vol 76(2), 322–336.

SMITH, M. and BITITCI, U. (2017), “Interplay between performance measurement and management, employee engagement and performance”, International Journal of Operations & Production Management, Vol 37(9), 1207-1228.