Cos’è il lavoro da remoto e cosa implica la rivoluzione digitale?

Lavoro da remoto o remote work: cosa significa?

Spesso impropriamente confuso con il termine smart work, il lavoro da remoto viene dall’inglese remote work, dove esso indica una situazione lavorativa in cui i dipendenti hanno accesso a dei personal computer portatili, nonché la possibilità di portarli a casa e collegarsi virtualmente ai server dell’ufficio lavorando da remoto.

Un corretto riferimento a questa forma lavorativa in italiano prevede l’uso dell’anglicismo “lavoro da remoto” che è l’evoluzione del vecchio “telelavoro”.

Remote work vs smart work: come ottenere la rivoluzione digitale

Il termine smart work o lavoro agile indica un tipo di lavoro subordinato privo di vincoli (orari o spaziali) e un’organizzazione per obiettivi concordata periodicamente tra dipendente e datore di lavoro. Considerata la nuova frontiera del lavoro digitale, il lavoro agile è una modalità lavorativa che supporta il lavoratore nel suo equilibrio tra lavoro e vita privata, nonché il datore di lavoro stesso, il quale vede la sua produttività in azienda crescere visibilmente.

Il passaggio dalle modalità di lavoro subordinato tradizionali alle nuove più flessibili opportunità rese disponibili dalle tecnologie, deve essere progressivo e ben coordinato. Ogni impresa deve maturare le tempistiche e dinamiche che meglio si adattano alla propria realtà aziendale, attraverso esperimenti digitali più o meno grandi e con regolari sessioni di feedback, per mantenere viva e trasparente la comunicazione con i collaboratori in remoto. In un certo senso, possiamo considerare il lavoro da remoto un primo passo verso la grande rivoluzione digitale che termina con lo smart work.

Quali sono i vantaggi del remote work per i datori di lavoro?

• Maggiore produttività: una maggiore flessibilità assicura una maggiore produttività. I collaboratori da remoto tendono a impegnarsi maggiormente dei propri colleghi in ufficio e a essere in definitiva più produttivi
• Risparmio sui costi: tradizionali costi di affitto o mobili in ufficio sono tagliati di netto quando il team è distribuito in remoto
• Dipendenti più motivati: al di là dei costi più bassi e della maggiore produttività, i dipendenti sono più soddisfatti e quindi più motivati

È opinione condivisa che molti professionisti lascerebbero la loro impresa a favore di una che offra opzioni di lavoro da remoto. Questo è un dato molto importante per il responsabile delle risorse umane che voglia svolgere un buon Talent Management e motivare i migliori talenti a rimanere in azienda.

Quali sono i rischi e le trappole nascoste del lavoro da remoto?

• Problemi di comunicazione: i collaboratori in remoto non sono fisicamente presenti ai meeting, né ci si può imbattere in loro nei pressi della macchinetta del caffè, ma non per questo la loro voglia di comunicare e di sentirsi parte del team è minore dei loro colleghi in ufficio
  • Soluzione: le videochiamate possono sostituire le riunioni e supportare il team nel naturale sviluppo di relazioni interpersonali. I lavoratori da remoto si dimostrano estremamente zelanti nella comunicazione circa lo stato di avanzamento di un progetto e si preoccupano di evidenziare prontamente eventuali ostacoli incontrati
• Lavoro da remoto “sempre disponibile”: è facile pensare il contrario ma esistono conseguenze negative considerevoli quando un lavoratore da remoto è reperibile 24 ore su 24. Il lavoratore perde in termini di salute e di equilibrio lavoro/vita privata, mentre il datore di lavoro vede la produttività calare progressivamente
  • Soluzione: le ore di lavoro e di riposo, come anche la disponibilità richiesta al collaboratore tramite strumenti di messaggistica, e-mail e videochiamate, devono essere concordate e rispettate sin all’inizio della collaborazione
• Collaboratori che non lavorano: lo stereotipo del collaboratore meno produttivo da casa rispetto ai suoi colleghi in ufficio è semplicemente privo di fondamento. È vero invece l’esatto opposto, la produttività aumenta con la flessibilità lavorativa

Ogni persona è diversa e, consentitagli la giusta dose di libertà, ogni collaboratore in remoto perfezionerà la propria routine lavorativa in modo diverso. C’è chi è più mattiniero, chi lavora meglio nelle ore pomeridiane; il lavoro da remoto consente a tutti di gestire il proprio lavoro in modo flessibile, ottimizzandone la produttività.

Consigli per una buona Employee Experience dei team in remote work

Sia che la tua impresa stia sperimentando per la prima volta il lavoro da remoto e sia che i tuoi collaboratori siano ormai dei veterani del remote work, è importante tenere sempre un occhio vigile sulla Employee Experience dei dipendenti. I team che lavorano da remoto hanno esigenze diverse da quelli in ufficio ma è importante che tutti si sentano ugualmente parte della tua impresa e motivati al suo successo.

Come coinvolgere e motivare i tuoi collaboratori da remoto

• Trasparenza e controllo: gli obiettivi che ogni team è tenuto a perseguire devono essere chiari, e i manager devono essere in costante contatto con i propri collaboratori. Qualunque punto di incertezza o ostacolo al normale svolgimento delle mansioni lavorative deve essere individuato velocemente e risolto
  • Consiglio: ricorri a dei software di project management, sarà molto più facile monitorare le attività e il progresso dei singoli progetti, nonché chiarire le idee ai collaboratori in remoto
• Comunicazione giornaliera: chiave in qualunque piano per la gestione di un team e di un’impresa è la comunicazione, ciò è ancor più importante nel lavoro da remoto. La collaborazione all’interno dei e tra i diversi team è essenziale per mantenere alto il livello di produttività. Fortunatamente gli strumenti per una comunicazione efficace da remoto non mancano:
  • Organizza videoconferenze giornaliere o settimanali per fare il punto della situazione con tutti i team
  • Programma regolari meeting 1-on-1 dando spazio alle singole individualità
  • Prendi nota per iscritto di tutte le riunioni virtuali e degli altri tipi di interazioni
  • Fai ampio uso di videochat-room per una comunicazione più spontanea e veloce tra i membri di uno stesso team
• Mostra empatia: sostieni i tuoi collaboratori a livello umano, interessandoti dello stato psico-fisico dei tuoi collaboratori in remoto. Ricorda loro l’importanza di pause regolari ed esercizio fisico ― una pausa di 5 minuti ogni mezz’ora previene il normale calo della concentrazione e gli errori ad esso connessi. Invita i tuoi collaboratori a spegnere le notifiche, sii consapevole di eventuali differenze di fuso orario, fai attenzione a non richiedere inavvertitamente “troppa disponibilità” al di fuori degli orari di lavoro pattuiti
  • Consiglio: non dimenticare la socializzazione. Un grande svantaggio di lavorare in remoto è l’assenza di opportunità per socializzare e a lungo andare questo può impattare negativamente sulla morale nel team. Per evitare il senso di isolamento, prova diversi tipi di incontri virtuali per scambi di opinioni personali e informali, o crea dei canali di comunicazione informale che consentano la condivisione di interessi, battute e altro

Infine, renditi conto di come stanno davvero i tuoi colleghi: chiedere ai tuoi collaboratori in remoto se hanno un ambiente lavorativo confortevole, se i compiti loro assegnati sono chiari e se gli equilibri nel team sono sani e positivi, è una prassi che abbiamo già consigliato nei meeting 1-on-1. Tuttavia, è importante non dimenticare di garantire ai colleghi gli spazi necessari affinché rispondano con sincerità e non temere ripercussioni negative per la loro trasparenza. Un metodo provato e sicuro sono i sondaggi anonimi, dove anche chi lavora da remoto potrà avere la serenità di comunicare il reale stato delle cose nella tua impresa.