Travail hybride : tout savoir sur cette nouvelle organisation professionnelle

Qu’est-ce que le travail hybride ?

Une conséquence directe de la période de pandémie

Si avant la crise pandémique, quelques entreprises avant-gardistes tentaient de mettre en place une forme de travail hybride, ce sont les confinements successifs et l’obligation de télétravail de 2020 qui ont réellement démocratisé cette pratique.

En effet, de nombreux collaborateurs qui avaient pour habitude de se rendre dans les bureaux de leur société chaque jour pour travailler ont dû s’essayer au home-office. Si pour certains, le télétravail imposé a été perçu comme isolant et épuisant mentalement, pour d’autres le home-office a été très bénéfique et a permis aux individus d’être plus productifs et de passer plus de temps avec leurs proches.

Aujourd’hui, les entreprises et les employés se rendent compte que le monde du travail doit évoluer pour intégrer les nouveaux besoins et les nouvelles attentes qui se sont créées à la suite de cette crise sanitaire sans précédent.

Il est temps de passer en mode hybride.

Définition du travail hybride

Le travail hybride est un modèle de travail flexible dans lequel les employés travaillent en partie dans les bureaux de l’entreprise et en partie à distance, que ce soit au domicile (WFH, Work From Home) ou depuis un autre espace (WFA, Work From Anywhere).

Il s’agit donc pour l’employé et pour l’employeur d’établir une organisation et de définir un certain cadre pour régir le travail hybride.

Le travail hybride : une attente des employés ?

Une étude réalisée par Accenture a révélé que plus de la moitié des collaborateurs avaient expérimenté le modèle professionnel hybride durant la crise pandémique de la Covid-19.

Cette étude révèle que ces personnes se sentent en meilleure santé mentale, trouvent que les relations de travail sont plus solides et que l’épuisement professionnel est moindre que pour les personnes entièrement à distance ou entièrement en présentiel.

D’autres enquêtes, comme le Work Trend Index 2021 de Microsoft, renforcent cette affirmation.

Image : microsoft.com

Une étude du cabinet McKinsey confirme également cette tendance chez les salariés : 52% des collaborateurs interrogés préfèreraient un modèle hybride.

Image : Mckinsey.com

Si les employés ont envie d’une organisation professionnelle plus hybride, c’est que ce modèle connaît plusieurs avantages pour eux. Mais il faut savoir que le travail hybride est également bénéfique pour les entreprises.

Quel sont les avantages du travail hybride ?

Lorsqu’il est mis en place de manière méthodique, organisée et réfléchie, le modèle professionnel mixte offre de nombreux avantages au personnel et à l’employeur. En voici quelques-uns.

Fidéliser vos meilleurs talents

En développant le modèle de travail hybride, vous répondez au besoin vos collaborateurs qui aspirent à une plus grande flexibilité professionnelle. Cette attention de l’entreprise envers son personnel participe à développer la satisfaction, l’engagement et donc la rétention des talents.

Développer l’image de marque employeur

Proposer un modèle de travail hybride à ses collaborateurs montre que l’entreprise fait preuve de flexibilité et prend en compte les évolutions du monde du travail. Cela montre que l’organisation place la confiance en son personnel au cœur de la culture d’entreprise. Cette adaptabilité, cette évolution dans l’air du temps et cette préoccupation du bien-être des salariés renforce inévitablement l’image de marque employeur.

Renforcer le bien-être des salariés

Si vos collaborateurs vous font part d’un besoin de flexibilité accrue, le fait de vous diriger vers un modèle organisationnel plus hybride permet de faire un pas en ce sens. Aussi, comme vu plus haut, partager son temps de travail entre distanciel et présentiel lutte contre l’épuisement professionnel et participe à améliorer le bien-être des collaborateurs.

Accroître la productivité

Des employés satisfaits, heureux dans leur travail, qui arrivent mieux à trouver leur équilibre entre vie privée et vie professionnelle sont forcément plus engagés et motivés au quotidien. Et des collaborateurs qui font preuve d’un engagement et d’un attachement fort à leur société sont plus productifs.

Optimiser les coûts

Il est plus économique de manager environnement de travail hybride. En effet, en créant un planning clair de télétravail, vous n’avez pas besoin d’accueillir tous vos salariés en même temps dans les locaux. Vous pouvez ainsi louer ou acheter des bureaux de plus petite taille, ce qui réduit les coûts de fonctionnement.

Les employés réalisent également des économies. Ils évitent les dépenses liées aux frais de déplacement ou de restauration à la pause méridienne par exemple.

Il est clair que le travail hybride est bénéfique pour les salariés et pour les employeurs. Mais il faut savoir qu’il n’existe pas qu’un modèle de travail hybride. Découvrons les différentes possibilités qui s’offrent aux organisations.

Les 4 types de business model hybrides

Peu importe le modèle choisi par l’entreprise pour aller vers plus de flexibilité, l’important est de penser sa stratégie en écoutant les salariés. L’entreprise doit donc mettre en place cette nouvelle organisation en répondant à certaines questions avec le personnel.

Quel rythme serait le plus adéquat ? Faut-il établir un planning fixe ? Quels outils collaboratifs et quelles ressources doivent être mobilisés pour faciliter le home-office ? Comment favoriser la productivité ? Comment maintenir le lien avec les managers ? Voici un échantillon des questions auxquelles il faudra répondre pour favoriser la construction d’une structure hybride bénéfique pour tous.

En bâtissant cette stratégie organisationnelle, vous approcherez certainement l’un des 4 modèles ci-dessous.

1.   Modèle basé sur le travail en entreprise avec un distanciel limité

Dans ce cas de figure, les collaborateurs sont censés se retrouver au bureau tous les jours pour pouvoir assister à des réunions, des sessions de formation ou des briefings d’équipe avec leur manager. Le présentiel est donc largement privilégier pour les travaux en équipe.

Les salariés peuvent, grâce à des outils et des technologies comme Slack, Zoom ou la suite d’outils collaboratifs Google Drive, travailler à distance les soirs et les week-ends. Lorsque des événements de la vie empêchent l’employé de se rendre au bureau, il peut également travailler depuis chez lui.

2.   Basé sur le travail en entreprise avec un distanciel généreux

Ici, le travail au bureau est toujours privilégié car c’est le lieu où les décisions d’équipes les plus importantes sont prises, notamment lors de réunions physiques. Mais les collaborateurs peuvent travailler de leur domicile un nombre défini de jours par semaine.

Concrètement, les individus peuvent emporter leurs travaux et leur matériel chez eux. Le bureau reste disponible lorsque cela est nécessaire, pour pouvoir profiter de ressources, outils et infrastructures ou pour se réunir par exemple.

Par exemple, une société peut imposer de se rendre dans ses locaux le lundi pour que chacun partage son planning de la semaine à ses collègues et organise des briefings pour éclaircir certains points. Le mardi peut ensuite être travaillé à distance puisque chacun sait ce sur quoi il doit se concentrer. Des visioconférences peuvent être programmées pour rompre l’isolement et garder un lien entre les employés qui travaillent hors du bureau.

3.   Basé sur le distanciel avec un bureau physique disponible

Dans ce cas, l’entreprise garde des locaux physiques mais ils ne sont pas le centre névralgique de la société. La technologie est au cœur de l’organisation.

La culture d’entreprise, le lien entre les équipes et les individus, les réunions, les briefings, les discussions entre collègues sont assurés en ligne, via des outils collaboratifs.

La norme est donc le télétravail avec, lorsque cela est réellement nécessaire, la planification des temps collectifs dans les locaux de l’entreprise. L’entreprise permet aussi généralement le WFA (travailler n’importe où) et le travail nomade puisque la mise en place des outils et la nature des tâches n’imposent pas à l’employé d’être présent à un endroit précis.

4.   Basé sur le distanciel, sans locaux d’entreprise physiques

Dans ce modèle, tout est basé sur le numérique et le distanciel. La main d’œuvre est physiquement « éparpillée » puisqu’il n’existe pas de lieu de travail fixe. Des bureaux peuvent être loués provisoirement si le besoin s’en fait ressentir, pour un projet par exemple.

Ici, les outils doivent être soigneusement choisis et il faut s’assurer que chaque membre du personnel parvient à les utiliser correctement. Il faut également définir des méthodes claires et établir une sorte de « charte » à respecter.

Il peut être judicieux de mettre en place des événements collectifs en place assez régulièrement pour faire se rencontrer les individus et créer ou maintenir une cohésion d’équipe.

Comment créer un cadre de travail hybride ?

La mise en place d’une organisation hybride implique une responsabilisation accrue et plus de liberté pour les équipes. Mais cette transition nécessite la création d’un cadre et demande une réflexion aboutie quant à la configuration choisie.

Éléments à prendre en compte

Voici quelques points auxquels vous devez apporter une attention particulière pour mettre en place cette nouvelle organisation professionnelle.

La sélection du personnel à qui proposer ce fonctionnement

Est-ce que vous allez proposer cette flexibilité à tout le monde ? Si non, pourquoi ? Et comment l’expliquer à ceux qui doivent être présents dans les locaux de l’entreprise tous les jours ?

La sélection du personnel qui se voit proposer le home office doit être rigoureuse et justifiée. Pour garder vos équipes engagées, vous devez absolument communiquer sur vos choix.

L’inclusivité

En éloignant physiquement vos collaborateurs, la mise en place d’une stratégie EDI, stratégie en faveur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion, est plus complexe à réaliser. Il vous faut alors travailler sur l’élaboration d’un projet EDI adapté à ce modèle professionnel flexible.

Le confort de travail

Le fait que les employés travaillent depuis leur domicile implique forcément des inégalités quant au confort et à l’environnement professionnel des individus.

Certaines personnes auront un meilleur débit et une meilleure connexion Internet que d’autres. Certaines personnes auront un grand bureau et un grand écran pour travailler, d’autres disposeront de plus petits espaces.

L’entreprise doit absolument réfléchir à des solutions pour faire en sorte que chaque employé puisse travailler confortablement depuis chez lui. Le salarié sera ainsi plus épanoui en home-office, plus heureux et plus productif.

Bonnes pratiques pour s’orienter vers le mode hybride

1.    Établir des directives claires

Vous devez définir un cadre clair et communiquer clairement sur chaque aspect qui est impacté par l’instauration du travail hybride :

• Quelles tâches peuvent être effectuées à distance et lesquelles nécessitent une présence dans les locaux de la firme ?
• Qui a le droit à tel ou tel nombre de jours à distance ?
• Y a-t-il des jours de présence imposés à tout le monde ?
• Y a-t-il un nombre de jours de présence minimum ou maximum imposés ?
• Les jours de télétravail sont-ils fixes ? Interchangeables ? A qui revient la décision quant au choix de ces jours ?
• Qu’en est-il des horaires ? Sont-ils identiques en télétravail et au bureau ou non ?

2.    Communiquer continuellement

La cohésion d’équipe et la motivation nécessitent une communication constante, cohérente et transparente des dirigeants. Les équipes ne peuvent fonctionner efficacement uniquement si tout le personnel est tenu au courant des évolutions mises en œuvre et des objectifs finaux fixés.

Il vous faut prévoir des créneaux horaires réguliers afin de mettre en place des rendez-vous pour garder vos collaborateurs engagés. Choisissez des canaux de communication adéquats et les outils les plus pertinents pour vos équipes.

3.    Traiter tout le monde de la même manière

Il est impératif de traiter tous les collaborateurs de la même manière et de na pas montrer plus d’intérêt aux collaborateurs qui sont 100% en présentiel plutôt qu’à ceux qui pratiquent le modèle hybride.

Assurez-vous donc d’organiser des rendez-vous individuels avec tous les salariés, qu’ils soient présents dans les locaux régulièrement ou non. Soyez également vigilant quant à la répartition de la charge de travail.

4.    Créer des événements hors cadre professionnel

Créer du lien et de véritables relations entre les salariés à distance peut être complexe. Organisez des événements pour créer ce lien entre les collaborateurs qui ne se côtoient pas ou peu. Des rencontres en face à face peuvent être organisées de manière récurrente (une fois par trimestre par exemple) et peuvent être complétées par des événements plus fréquents en ligne et la mise en place de canaux de discussions informels.

Vous l’aurez compris, le mise en place d’un fonctionnement d’entreprise hybride demande réflexion, organisation et préparation. Il est nécessaire de passer un certain temps à concevoir les plannings et le cadre de cette nouvelle façon de fonctionner. Mais cela vaut le coup car ce changement organisationnel peut s’avérer très bénéfique pour votre entreprise.

La clé pour réussir la mise en place du travail hybride est l’adaptabilité. Vous devez vous adapter aux attentes et besoins de vos talents pour les fidéliser et les garder engagés mais aussi aux évolutions du marché du travail.

Quel est l’avenir du travail hybride ?

Si certains pensaient que le fonctionnement organisationnel hybride était provisoire et passager, il y a fort à parier que ces pratiques vont s’installer durablement. Les individus se sont habitués à cette nouvelle forme de travail et veulent pouvoir conserver une certaine flexibilité.

Seul l’avenir pourra nous dire précisément si le travail hybride va continuer d’évoluer et dans quelle direction, mais il est clair que les employeurs doivent d’ores et déjà se préparer à certaines évolutions quant à la manière de travailler dans les années à venir :

• Renforcer la flexibilité des employés : s’équiper de technologies et d’outils de qualité, réorganiser l’espace de travail et adapter la politique de l’entreprise pour mettre le bien-être du personnel au cœur de la stratégie d’expérience collaborateur
• Favoriser la collaboration : rendre l’environnement professionnel propice au travail collaboratif via des outils spécifiques ou en repensant l’agencement des bureaux par exemple
• Limiter l’épuisement professionnel et le stress au travail : insister sur l’importance d’accorder de véritables temps de pause même lorsque les salariés travaillent à distance, gérer et réguler la charge de travail, écouter les employés régulièrement pour maximiser leur bien-être
• Reconnaître le travail : mettre la reconnaissance professionnelle au cœur du management pour garder les employés engagés et créer une atmosphère de travail positive et bienveillante
• Créer une culture d’appartenance : organiser des temps de rencontre entre les individus, encourager la collaboration et maintenir une cohésion autour des objectifs de la firme
• Optimiser l’expérience des employés en continu : fidéliser les talents, attirer les meilleurs profils, optimiser le processus de recrutement et maintenir une image de marque employeur forte et positive
• Écouter les employés continuellement : recueillir les feedbacks et retours d’expérience du personnel sur tous les éléments qui composent leur environnement et leur quotidien professionnel pour maximiser leur engagement et adopter les changements organisationnels nécessaires.