Quels sont les différents types de structure organisationnelle ?

Qu’est-ce qu’une structure organisationnelle ?

Une structure organisationnelle est le cadre hiérarchique et l’ensemble de règles qui régissent la prise de décision, les tâches, la coordination et la division interne du travail d’une organisation qu’il s’agisse d’une entreprise, une institution ou une association.

On présente la structure d’un organisme dans un diagramme, généralement un organigramme. Il est d’ailleurs possible d’utiliser cette représentation pour mieux faire comprendre le fonctionnement de l’entreprise à un candidat ou une partie prenante externe.

Votre organigramme fonctionnel doit représenter les rôles des collaborateurs et la manière dont ils interagissent. Pour cela, cette représentation doit inclure les quatre éléments suivants :

• Les fonctions ou ce que font les employés : rôle, responsabilité, tâches
• La relation hiérarchique directe : qui est le supérieur hiérarchique de tel salarié et comment est-il supervisé ? Plus un employé est placé en haut de l’organigramme, plus il a d’autorité
• La direction : Qui occupe les postes de pouvoir ? Qui sont les décisionnaires ? Qui coordonne les activités ?
• Le flux de l’information : Dans quel sens circule l’information ? Verticale de haut en bas ou de bas en haut ? Horizontale ? Transversale ?

La mise en place d’une structure organisationnelle permet aux firmes de rester efficaces et coordonnées. Elle permet de définir précisément le travail de chaque employé, son rôle dans l’entreprise et comment il contribue au succès à son échelle.

Voici plus précisément les avantages que peut vous apporter le fait de bien définir sa structure organisationnelle.

Quels sont les avantages d’avoir une structure organisationnelle claire dans son entreprise ?

Sans formaliser clairement la structure de votre entreprise, vous pouvez être confronté à plusieurs difficultés en interne. Par exemple, les collaborateurs peuvent éprouver des difficultés à bien comprendre leurs responsabilités et ne pas savoir à qui ils doivent rendre des comptes. Cela peut entraîner une incertitude, un manque d’engagement et peut même impacter l’image de marque employeur.

Au contraire, passer du temps à définir précisément et représenter votre structure peut vous apporter de nombreux avantages.

Des avantages à tous les niveaux pour l’entreprise

• Une meilleure adaptabilité : les structures organisationnelles flexibles s’adaptent mieux et restent compétitives à mesure que le marché évolue.
• Une prise de décision facilitée et accélérée : si les décideurs sont clairement définis, lorsque des décisions doivent être prises, elles sont actées et adoptées par tout le monde plus rapidement.
• Une meilleure cohérence des pratiques au sein de l’entreprise : si votre firme est établie sur plusieurs sites, le fait d’avoir une structure organisationnelle uniformisée peut aider chaque composante et chaque service à travailler en cohérence avec la maison mère ce qui harmonise les pratiques.
• Visualiser les évolutions : à mesure que les organisations évoluent, la structure peut être précisée, étendue ou modifiée pour suivre le mouvement.
• Une gestion administrative et financière facilitée : un organigramme fonctionnel et bien structuré et qui soit exhaustif peut aider les dirigeants à facilement voir et comprendre les échelles salariales et responsabilités à chaque poste.
• Une meilleure intégration des nouveaux employés : Dès leur arrivée dans la société, les employés comprennent le but de leur travail et quelle est leur place. Chaque salarié connaît son rôle et ses responsabilités, car ils sont clairement définis et explicités dans une structure organisationnelle.
• Une productivité accrue : si les employés savent de quoi ils sont responsables, il n’y a aucun risque de gaspillage d’efforts, de doublon ou de chevauchement des travaux. Le temps de chacun est consacré à ses propres tâches ce qui favorise un meilleur rendement des employés.
• Une réduction des éventuels conflits : en définissant des fonctions claires pour tout collaborateur ou toute équipe, il y a moins de risque de conflit pour atteindre les objectifs. Cela permet aussi de réduire les confusions et les maladresses.
• Une meilleure fluidité de l’information et une réduction des incertitudes : en cas de doute ou de questionnement, les employés savent exactement vers qui se tourner pour trouver des solutions. Les rapports et travaux sont partagés uniquement aux personnes directement concernées ce qui évite à des collaborateurs d’être parasités par des informations qui ne sont pas utiles pour eux.

Impact de le structure organisationnelle sur l’expérience collaborateurs

En ayant une structure organisationnelle établie et clairement explicitée, les dirigeants et les responsables peuvent comprendre comment les employés sont touchés par la configuration de l’organisation, ce qui peut vous aider à améliorer l’expérience globale du personnel. La représentation de la structure organisationnelle peut ainsi être considérée comme un outil permettant de visualiser la façon dont chaque employé perçoit son environnement.

Par exemple, un employé insatisfait et qui ressent du stress au travail peut vous remonter son ressenti et l’attribuer au fait qu’il se sent étouffé au sein de son équipe ou qu’il soit dans l’incapacité de prendre des décisions qui améliorent sa productivité. Grâce à l’organigramme, vous pouvez voir quelles relations et quelles interactions peuvent être à l’origine de ce mal-être et ainsi mettre en œuvre des discussions entre équipes et opérer les changements nécessaires.

Plus globalement, la mise en place d’une structure organisationnelle adéquate et harmonieuse engendre de nombreux impacts positifs relatifs à l’expérience des collaborateurs, dont notamment :

• Un engagement accru des employés et donc de meilleures performances : la plupart des employés engagés dans leur travail sont plus susceptibles d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs et de véhiculer une image positive hors les murs.
• Un taux d’attrition plus faible et une réduction des coûts de recrutement : une hausse de l’engagement des employés signifie qu’ils sont moins susceptibles de quitter leur organisation, ce qui réduit les coûts liés au turnover. En effet, pour remplacer les employés qualifiés, la direction doit recruter de nouveaux employés, les former et attendre qu’ils atteignent leur pleine productivité.
• Une augmentation des revenus et une minimisation de l’absentéisme : selon Gallup, un engagement élevé des équipes et des employés contribue à une rentabilité supérieure de 21 %. Les employés motivés qui obtiennent un score d’engagement parmi les 20 % supérieurs génèrent moins d’absentéisme et d’attrition.
• Une meilleure expérience client : le lien entre expérience collaborateur et expérience client n’est plus à démontrer. Un personnel engagé va contribuer à augmenter la satisfaction des clients car il sera plus impliqué ce qui va favoriser un accroissement des ventes et donc des résultats commerciaux.

Maintenant que vous êtes au fait de tous les avantages que peut vous apporter l’établissement réussi d’une structure organisationnelle, il est temps de découvrir les différents types de structures organisationnelles.

Quels sont les différents types de structure organisationnelle ?

Il existe six principaux types de structures organisationnelles. Mais la première chose à savoir est le fait que les organisations peuvent être centralisées ou décentralisées.

Structure organisationnelle centralisée ou décentralisée

Les organisations centralisées

Dans une structure centralisée, on retrouve un point central (le pôle de direction). Les décisions sont prises au sein de ce pôle qui possède le plus haut niveau d’autorité. Les informations circulent de ce point central vers les autres employés. On parle d’information et de communication descendante puisque la direction transmet des directives aux collaborateurs inférieurs hiérarchiquement qui les appliquent.

Dans ce type de structure, les membres de la direction et responsables doivent absolument développer leur leadership pour pouvoir garder le personnel engagé et générer de la confiance en l’entreprise.

Avantages :

• La prise de décision et la transmission de l’information est bien définie
• Chaque salarié connaît son rôle
• La politique est uniformisée
• C’est une bonne structure pour débuter avec une équipe restreinte

Inconvénients :

• Une certaine rigidité qui peut freiner l’innovation et la créativité
• L’adaptabilité au changement n’est pas optimale
• Les responsables et membres de la direction ont une pression importante et de grandes responsabilités
• Une généralisation des décisions qui peut ne pas correspondre aux spécificités de chaque pôle et générer des incohérences

Les organisations décentralisées

La décentralisation d’une organisation se traduit par une délégation des opérations et des décisions aux niveaux intermédiaires. Les responsables et cadres gèrent leurs équipes et leur pôle avec une plus grande flexibilité, tout en respectant les directives du groupe et du pôle de direction.

Dans une structure décentralisée, l’information circule à la fois verticalement (de la direction vers les travailleurs intermédiaires) et horizontalement (entre les services et les cadres).

Avantages :

• Un travail dans lequel la prise d’initiative et l’innovation sont possibles
• Une plus grande flexibilité
• Une répartition des responsabilités plus équilibrée
• Un processus de décision plus démocratique
• Une implication et un engagement des cadres accrus
• C’est un modèle plus adapté pour les grands groupes qui opèrent dans diverses zones géographiques ou secteurs et dont les réglementations peuvent différer.

Inconvénients :

• Les risques d’épuisement professionnel (burn-out) et de stress au travail sont accrus car les collaborateurs sont amenés à en faire plus
• Un manque de clarté quant aux personnes ressources vers lesquelles se tourner en cas de doute ou de besoin d’aide
• Un risque de manque de synchronicité des décisions stratégiques et d’harmonie des politiques

Les six types de structures organisationnelles

Structure fonctionnelle

Dans une structure fonctionnelle (également appelée structure en U), l’organisation est divisée en spécialisations basées sur des fonctions d’équipes. Chaque service distinct est donc géré de manière indépendante et possède ses propres échelons hiérarchiques.

Ainsi, les personnes ayant les mêmes compétences sont regroupées pour travailler ensemble à l’atteinte des objectifs du pôle (communication, commercial, financier, etc.).

Avantages :

• Un esprit d’équipe renforcé
• Les employés savent ce qu’ils ont à faire
• Des perspectives d’évolution importantes

Structure matricielle

Il s’agit d’une organisation structurée sur la base de projets. L’organigramme se présente sous la forme d’une grille et expose les différentes équipes mises en place sur les projets spécifiques. Les équipes sont donc interfonctionnelles et les collaborateurs peuvent avoir plusieurs managers et responsables simultanément.

Par exemple, un employé qui appartient au pôle webmarketing et travaille habituellement sur les créations de newsletters peut être amené à collaborer sur la campagne de communication qui concerne le lancement d’un nouveau produit et qui implique l’envoi d’e-mails.

Avantages :

• Le personnel peut élargir ses compétences
• L’entreprise dispose de collaborateurs flexibles
• Une bonne coordination et un esprit collaboratif

Structure divisionnelle

La structure divisionnelle se traduit par une organisation divisée en sous-organisations qui possèdent chacune leur propre structure fonctionnelle. Cette configuration est généralement utilisée lorsqu’une entreprise intervient sur plusieurs marchés. Ici, les directeurs de chaque division ont une forte autorité mais doivent suivre l’objectif commun de l’organisation mère.

Ainsi, dans les structures divisionnelles, il n’est pas rare de disposer de plusieurs services commerciaux, marketing ou financiers.

Avantages :

• Une indépendance des activités
• Une flexibilité importante due aux différents besoins de chaque division

On distingue plusieurs types de structures divisionnelles :

• Basée sur les produits (gamme de produits)
• Basée sur le marché (secteur d’activité)
• Basée sur la zone géographique
• Basée sur les processus

Structure plate

La structure organisationnelle plate ou flatarchie est, comme son nom l’indique, une structure qui a été aplanie. Les niveaux hiérarchiques sont alors supprimés.

Cette configuration souvent utilisée dans le modèle strat-up met tous les collaborateurs à la même échelle et est basée sur une communication horizontale.

Avantages :

• Le gain d’expérience des employés est rapide car leurs tâches sont souvent variées
• Le développement d’un vrai sentiment d’appartenance
• Un sentiment d’égalité entre les collaborateurs et le leader

Structure en réseau

Une structure en réseau prend en compte l’ensemble du réseau de collaborateurs, que ces derniers fassent partie ou non de la société. Cela prend généralement en compte tous les indépendants et tiers qui participent au bon fonctionnement de l’entreprise.

Avantages :

• Une vision claire de tous les individus impliqués dans le fonctionnement d’une entreprise, qu’ils soient internes ou externes.
• Une identification rapide est simple des besoins de ressources supplémentaires

Structure circulaire

Une structure organisationnelle circulaire fonctionne avec des dirigeants et des chefs de département ayant accès à tous les managers du niveau inférieur. Ici, la communication coule de l’intérieur de la société vers l’extérieur. Plus on se rapproche du centre de l’organigramme, plus le niveau d’autorité et de pouvoir est important.

Avantages :

• La direction peut se connecter avec tous les services et tous les employés de l’entreprise
• Une uniformisation des messages transmis à tous les services et pôles.