Strategic Workforce Planning

Comment le Strategic Workforce Planning permet-il d’optimiser la gestion des talents ?

La gestion des équipes est une question cruciale pour les entreprises modernes. Avec un marché en constante évolution, les entreprises doivent faire en sorte d’ajuster les compétences de leurs employés à leurs besoins et objectifs. D’après une étude, 60% des responsables RH déclarent que leur priorité est de développer les compétences essentielles de leurs collaborateurs. C’est là que le Strategic Workforce Planning entre en jeu : un outil stratégique essentiel pour aider les départements RH à anticiper les besoins en personnel et à améliorer les performances de leurs équipes. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la stratégie de workforce planning dans cet article EX : sa définition, ses avantages et les étapes à suivre pour la réussir. 

Qu’est-ce que le Strategic Workforce Planning ?

Définition du Strategic Workforce Planning

Le “Strategic Workforce Planning” (SWP), aussi appelé “workforce planning” ou “planification des effectifs” en français, est un outil pour la gestion stratégique des salariés d’une entreprise. Le SWP est géré par le secteur RH et s’inscrit dans le processus de gestion des talents. 

Le Strategic Workforce Planning vise à s’assurer que l’entreprise dispose des bonnes compétences et de la main-d’œuvre requise au moment opportun pour répondre à ses besoins opérationnels et stratégiques. Ainsi, cette planification des effectifs implique de déterminer les besoins en personnel actuels et futurs de l’organisation, afin de pouvoir fixer puis atteindre les objectifs de l’entreprise. 

Selon SHRM, seuls 40% à 50% des employeurs ont un plan efficace et stratégique pour leur planification des effectifs. Nombreuses sont les entreprises qui planifient leurs effectifs en fonction de leurs besoins actuels, sans prendre en considération leurs besoins futurs. Or, une démarche telle que le workforce planning, qui prend en compte les évolutions à venir dans l’entreprise, est essentielle pour s’assurer d’une gestion du capital humain efficace et atteindre à coup sûr ses objectifs opérationnels et économiques. 

Objectifs du Strategic Workforce Planning

La planification des effectifs est essentielle pour maximiser la productivité, réduire les coûts, limiter le turnover des employés et maintenir la compétitivité de l’entreprise. Elle est souvent réalisée en collaboration entre les ressources humaines, les gestionnaires de l’entreprise et les dirigeants pour aligner la main-d’œuvre sur les objectifs organisationnels.

Les principaux aspects de la planification des effectifs incluent : 

• l’évaluation des compétences et des performances des équipes actuelles ;
• la prévision des besoins futurs en termes de personnel en fonction des objectifs de l’entreprise mais aussi des fluctuations de la demande et des évolutions du marché ; 
• l’identification des lacunes en termes de compétences et d’effectifs en comparaison avec les besoins futurs ; 
• la mise en œuvre de mesures pour recruter, former, promouvoir et réaffecter les collaborateurs en fonction des lacunes et des objectifs. 

Quelles différences entre le Strategic Workforce Planning et la GPEC ? 

Sur le papier, le Strategic Workforce Planning et la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, désormais appelée GEPP pour Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) peuvent apparaître comme des démarches similaires pour gérer le capital humain d’une entreprise. 

En réalité, il faut les voir comme deux approches complémentaires. En effet, la GPEC consiste à réaliser un référentiel des compétences présentes au sein de l’entreprise. Par la suite, l’objectif est d’accompagner les évolutions dans les parcours employés grâce à des mesures RH. 

Une démarche de Strategic Workforce Planning, quant à elle, se base davantage sur des données chiffrées. Son but est de fournir une vision plus analytique de la gestion des talents dans l’entreprise, afin de pouvoir établir une stratégie d’anticipation sur le long terme. 

Quoi qu’il en soit, GPEC et SWP sont des outils qui doivent s’intégrer naturellement dans la culture d’entreprise pour simplifier le quotidien des managers et des employés. 

Comment le Strategic Workforce Planning peut-il aider vos collaborateurs ?

Aider les managers à gérer leurs équipes

Gérer les plannings des équipes est une tâche particulièrement chronophage pour les managers. En effet, les responsables de planning passent en moyenne 7 heures par semaine à élaborer et à suivre l’emploi du temps de leurs équipes. 

Avec un outil de planification stratégique du personnel tel qu’un outil de SWP, les managers peuvent gagner du temps de manière significative et se concentrer sur des tâches plus stratégiques, à forte valeur ajoutée. En effet, intégrer le workforce planning dans la gestion des plannings permet de digitaliser cette dernière. Ainsi, tous les plannings peuvent être partagés aux équipes en temps réel, ce qui simplifie grandement la coordination et l’organisation des collaborateurs.

Développer un plan efficace de succession RH

Un plan de succession RH (ou succession planning) est un outil de pilotage utilisé par les Ressources Humaines pour anticiper les remplacements et les transformations d’une société. Le plan de succession a pour objectif de limiter l’impact négatif des changements organisationnels tels que les départs en retraite des collaborateurs et les démissions. 

Intégrer un outil de workforce planning à votre plan de succession RH vous permet de mobiliser les ressources nécessaires pour gérer efficacement et en douceur les changements d’effectifs. 

Fidéliser vos collaborateurs 

Mettre en place un Strategic Workforce Planning est indispensable pour fidéliser vos employés et maintenir un excellent taux d’engagement collaborateur. Avoir une bonne gestion des talents permet de valoriser l’individualité de chaque collaborateur, et augmente donc les chances de les voir rester plus longtemps au sein de l’entreprise. En cela, le workforce planning peut vous aider à améliorer le cycle de vie des employés. 

Éviter le déficit de compétences

Le Strategic Workforce Planning est un levier intéressant à prendre en compte pour limiter le déficit de compétences dans l’entreprise. En effet, le workforce planning permet d’optimiser vos équipes et de développer l’employabilité de vos collaborateurs. Cette démarche permet de faire en sorte que chaque talent soit assigné à un poste qui corresponde à son niveau de compétences. C’est une stratégie particulièrement intéressante pour favoriser la mobilité interne dans votre société. 

Améliorer le processus de recrutement

Selon une récente étude, en 2022, 58% des recrutements étaient jugés difficiles par les entreprises françaises interrogées. C’est 13% de plus qu’en 2021. Le workforce planning vous aide à établir votre stratégie de développement et à améliorer vos processus de recrutement en réduisant les coûts liés à l’embauche. En utilisant le SWP, vos équipes RH peuvent identifier les besoins en recrutement plus clairement et suffisamment tôt pour que cela ne devienne pas un élément bloquant pour l’entreprise. 

Les étapes de la stratégie de workforce planning

Définir les objectifs de l’entreprise

La première étape à suivre pour intégrer le SWP à votre entreprise est la définition des objectifs globaux. Notez que ceux-ci varient d’une entreprise à l’autre en fonction de sa taille, de son activité, de son chiffre d’affaires ou bien de son secteur de marché. Cette étape permet d’aligner les objectifs avec le projet de planification des effectifs en impliquant toutes les parties prenantes de l’entreprise dès le début de l’opération. 

Analyser les effectifs de l’entreprise 

La méthodologie SWP repose essentiellement sur une vision globale de toutes les compétences en mouvement dans votre entreprise. Afin de visualiser efficacement cet environnement en constante évolution, vous pouvez vous appuyer sur des outils tels que la cartographie du parcours employé, le dispositif de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), ou encore la méthode d’analyse People Analytics. 

Lors de cette étape, l’outil de Strategic Workforce Planning vous permet d’identifier rapidement les déficits de compétences ainsi que les changements à prévoir rapidement dans les effectifs, afin de pouvoir anticiper la rotation des employés. 

Vous pouvez vous baser sur deux facteurs pour l’analyse de vos effectifs : 

• la qualité, soit les performances actuelles et le potentiel de vos employés ; 
• la quantité, c’est-à-dire quantifier votre personnel et le segmenter en tenant compte du recrutement, du turnover et de la mobilité interne. 

Élaborer et mettre en place un plan d’action

Une fois que vous avez fait l’état des lieux et l’analyse complète de vos effectifs, vous pouvez élaborer et mettre en place votre plan d’action personnalisé. 

L’objectif ici est de répondre aux besoins révélés par l’analyse des effectifs liés à l’expérience collaborateur, tels que : 

• les changements opérationnels ; 
• les évolutions de carrière ; 
• de nouveaux recrutements ; 
• les externalisations ; 
• les programmes de formation pour renforcer les compétences des salariés, voire les guider vers une reconversion professionnelle. 

Cette partie du Strategic Workforce Planning demande une excellente communication, notamment de la part des responsables RH et des managers qui doivent informer leurs employés des évolutions de postes et de carrières le cas échéant. 

Suivre et évaluer les résultats

La stratégie de workforce planning ne s’arrête pas une fois qu’elle est lancée. En effet, cette stratégie propose une vision à long terme et repose sur les principes de l’agilité. Elle doit donc bénéficier d’un suivi régulier, à l’instar des projets basés sur la méthode Agile : c’est le principe du “test and learn”. 

Cette méthodologie vous permet d’évaluer au fur et à mesure les résultats du workforce planning dans votre entreprise et d’ajuster vos mesures en fonction des besoins et des objectifs. 

Optimisez votre gestion des talents avec Qualtrics

La suite logicielle Qualtrics XM for People Teams vous accompagne dans la gestion de vos talents. Simplifiez votre process recrutement grâce à la création de formulaires de candidature personnalisés. 

Découvrez People Analytics, notre solution pour recueillir des données analytiques alimentées par l’IA. Avec People Analytics, vous obtenez rapidement des recommandations et des insights pour vous guider dans la gestion de vos équipes. 

Gérez les performances de vos salariés en temps réel. Qualtrics facilite la mise en place d’évaluations 360 pour favoriser le développement continu de vos employés. Les employés peuvent également remplir des auto-évaluations pour évaluer leur propre performance et leurs objectifs, contribuant ainsi à la planification du développement personnel.

Et parce que nous savons que la communication est la clé d’une équipe qui fonctionne, nous vous aidons à créer un lien constant avec vos équipes. Communiquez avec l’ensemble de vos salariés sur l’ensemble de vos canaux pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne se manifestent.

Vous pouvez réserver gratuitement votre démo en ligne afin de comprendre comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs.