Utiliser le référentiel de compétences pour améliorer sa gestion des talents

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Définition

Le référentiel de compétences est un support et outil managérial utilisé dans la gestion ressources humaines. Ce document formel rassemble et liste l’intégralité des compétences qu’une structure doit disposer et dispose. Il s’agit en quelque sorte d’un inventaire des connaissances requises et aptitudes nécessaires à l’occupation de chaque poste et chaque fonction dans l’organisation.

Le référentiel de compétence rassemble les trois types de compétences professionnelles suivantes pour chaque métier ou pôle :

• Savoir (connaissances théoriques)
• Savoir-faire (connaissances pratiques)
• Savoir-être (attitude et comportement)

Ce référentiel permet in fine de réaliser une cartographie exhaustive des forces actuelles de l’organisation et ses besoins en termes de compétences et ressources humaines pour bien fonctionner et atteindre ses objectifs.

Pourquoi créer un référentiel de compétences ?

La création et l’utilisation de référentiels de compétence est très bénéfique pour l’entreprise, à de nombreux niveaux. Qu’il s’agisse d’optimiser les processus de recrutement, de rationaliser la formation ou encore de suivre le parcours de chaque collaborateur dans la structure.

Voici un échantillon des bénéfices apportés par l’utilisation de ces référentiels.

Améliorer la gestion des expériences des employés

Cet outil s’intègre à toutes les stratégies de gestion du capital humain (ou HCM pour Human Capital Management) et HXM (Human experience management) puisqu’il vise à mener un management des talents qui assure le succès de l’entreprise et permet aux employés de profiter de conditions de travail optimal.

Optimiser la gestion des talents

Cet outil à la fois managérial et RH est très bénéfique à toute politique de gestion des talents et des ressources humaines. Plus précisément, le référentiel de compétences permet la mise en place d’une démarche GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) optimale. Il s’agit d’un véritable instrument de pilotage stratégique permettant un management prévisionnel des compétences optimal à court et à long terme.

Améliorer le processus de recrutement

Le référentiel de compétences professionnelles est un véritable atout dans les processus de recrutement puisqu’il permet de cibler précisément les besoins de l’entreprise et de dresser des fiches de poste précises et exhaustives. L’entreprise est ainsi en mesure de trouver le candidat idéal pour chaque poste en ayant toujours en tête les connaissances, savoir-faire et attitudes attendues pour chaque emploi à pourvoir.

Ce document peut également être utilisé avec le plan de succession RH. En offrant une visualisation complète des talents et compétences disponibles, ainsi que les besoins, le référentiel métier permet aussi d’utiliser la mobilité interne de manière agile et pertinente.

Identifier les besoins de formation

Un référentiel de compétences met en évidence les écarts existants entre les connaissances et aptitudes acquises d’un salarié et celles qui sont attendues pour un poste spécifique. Cette mise en lumière permet de mener des plans de formations adaptés et de mettre en place des actions et plans de développement des compétences visant à combler ces écarts.

Utiliser un tel outil pour gérer l’apprentissage et la gestion des talents permet aussi de visualiser les manques communs à plusieurs salariés et de créer des sessions de formation orientées sur l’acquisition de compétences transversales et non pas sur une fonction en particulier. Il est ainsi possible de mutualiser les sessions et de mélanger les équipes pour rationaliser les coûts.

Suivre les collaborateurs tout au long de leur cycle de vie dans l’entreprise

En étant un inventaire des savoirs, savoir-faire et savoir-être et en renseignant l’acquisition de nouvelles aptitudes et connaissances pour chaque salarié, le référentiel de compétences permet de visualiser la progression individuelle des collaborateurs.

Ce document se révèle particulièrement utile pour les responsables, chefs d’équipe et membres des ressources humaines qui mènent des stratégies de performance management. Les gestionnaires sont en capacité d’évaluer les performances de chacun et d’aider les collaborateurs à développer leur carrière et leur productivité au sein de l’organisation.

Le référentiel de compétence est également un outil qui peut servir de support pour mener les entretiens individuels annuels puisqu’il permet de garder une trace des acquis au cours de l’année passée. Il aide ainsi les responsables à mener des évaluations et à fixer de nouveaux objectifs qui correspondent à la progression professionnelle de l’employé. Il permet de suivre l’individu et l’accompagner tout au long de son parcours au sein de la structure, de sa prise de poste à son départ.

Proposer des plans d’évolution adaptés aux capacités, aux attentes et aspirations des salariés est la clé pour fidéliser ces talents et développer une marque employeur positive.

Comment concevoir un référentiel de compétences ?

Pour établir un référentiel de compétences qui soit utilisé par les collaborateurs et responsables, il faut savoir créer un outil ou support adapté aux besoins de l’entreprise. Ce document doit correspondre à la réalité de l’organisation et être évolutif.

Suivez cette méthodologie en 8 étapes pour créer un référentiel de compétences qui serve votre politique RH de gestion des talents :

• Fixer les objectifs : il est crucial de déterminer à quoi va servir le référentiel, comment il va être utilisé et en quoi il va servir les démarches RH et managériale.
• Définir le périmètre et le cadre : est-ce que le référentiel va englober les compétences d’un service, d’un groupe projet ou de l’entreprise entière (uniquement pour les petites structures) ?
• Créer un groupe de travail : il faut mobiliser des collaborateurs en lien avec le métier ou le service visé par le référentiel professionnel pour réaliser un inventaire réaliste et exhaustif des compétences ainsi que nommer un chef de projet pour ce travail, idéalement issu du domaine RH. Il faudra autant de groupes de travail que de référentiels métier à concevoi
• Lister les compétences : réaliser l’inventaire des savoirs, savoir-faire et savoir-être inhérents au métier ou service concerné grâce à un brainstorming et mind mapping avec des outils adaptés.
• Soigner la dénomination des compétences clés : reformuler chaque point en utilisant des phrases débutant par un verbe pour décrire chaque aptitude. Sur la fiche d’un consultant webmarketing, on pourrait avoir « savoir créer des tableaux de bords évolutifs et dynamiques pour mettre en avant les métriques clés ».
• Classer les compétences : des thèmes et catégories de compétences devraient émerger lors de l’inventaire. Il convient alors de les regrouper pour créer une catégorisation par compétences mères qui seront complétées par des sous-compétences.
• Créer une échelle de maîtrise : pour chaque compétence clé il est nécessaire de créer des niveaux d’évaluation qui correspondent aux niveaux de maîtrise de l’aptitude concernée (échelle de 1 à 3 par exemple).
• Créer le document de référence : une fois le listing, la catégorisation et la hiérarchisation effectuées, l’équipe peut créer le document qui servira de référentiel de compétences.

Utilisez un logiciel puissant comme Qualtrics EmployeeXM pour optimiser votre politique de gestion des talents et mettre votre référentiel de compétences au service de votre stratégie d’entreprise.