Tirer profit des entretiens de départ grâce aux enquêtes de sortie

Qu’est-ce qu’un entretien de départ ?

Un entretien de départ ou entretien de sortie est un rendez-vous formel entre un collaborateur qui décide de quitter son entreprise et son employeur. Il est mené par l’employeur qui pose des questions à un salarié et essaye de comprendre les motivations qui poussent ce dernier à quitter l’entreprise. C’est grâce à une méthodologie d’enquête et un questionnaire bien structuré et rédigé que l’employeur va pouvoir recueillir les appréciations et sentiments de son personnel.

Il faut cependant bien avoir à l’esprit que l’entretien de départ ne sert pas à retenir un salarié qui a pris sa décision et souhaite changer d’organisation. Son objectif pour l’employeur est de tirer profit de ce départ au maximum et de connaître et comprendre les biais d’expérience qui ont poussé l’individu à décider de quitter l’entreprise.

Pour l’employé, cet échange est l’occasion d’exprimer des points d’amélioration potentiels qui pourront par la suite améliorer l’atmosphère de travail et le bien-être professionnel de ses collègues.

L’utilité des entrevues et enquêtes de sortie

Le départ fait partie du cycle de vie des employés. Il n’est donc pas anormal de constater que des salariés décident de quitter leur entreprise. Cependant, des départs nombreux et fréquents sont souvent le signe d’un problème interne important comme :

• Un souci au niveau du management
• Des lacunes concernant la formation et/ou l’intégration
• Un mauvais climat social au sein du personnel
• Des salaires mal évalués
• Un manque de cohésion sociale
• Un système organisationnel peu fonctionnel
• Un manque d’évolution de carrière

Les entretiens de départ servent à identifier ces problèmes rapidement. En donnant la possibilité de s’exprimer aux salariés qui abandonnent leur poste, les employeurs peuvent obtenir des informations précieuses sur l’ambiance générale et l’organisation interne. En effet, les talents qui partent d’une entreprise n’ont aucune raison de minimiser ou cacher des problèmes au responsable des ressources humaines ou manager qui les interroge.

Ainsi, les dirigeants, les responsables de services et le manager de l’équipe en question peuvent trouver des solutions et mener un plan d’action stratégique pour mieux manager l’expérience et l’engagement du personnel.

Les résultats des enquêtes soumises lors des entrevues professionnelles de sortie peuvent par exemple souligner un manque de précision quant aux recrutements ou bien mettre en lumière des points d’amélioration potentiels sur la gestion ou la culture d’entreprise.

Les départs en entreprises impliquent généralement de nouveaux recrutements. Or, recruter des talents peut vite devenir coûteux. Alors, quelle est la solution ? Fidéliser ses collaborateurs. Et c’est en fournissant une bonne expérience à ses employés qu’il va être possible de les fidéliser.

Comment mener des bonnes enquêtes et de bons entretiens de sortie ?

Découvrir pourquoi les individus partent et comment l’empêcher l’avenir devrait être un élément dans lequel vous investissez du temps, de l’énergie et de l’attention.

Avec une bonne stratégie et une bonne méthodologie de sondage, vous allez pouvoir obtenir des data utiles et utilisables dans votre programme d’expérience collaborateur et ainsi maximiser l’engagement de vos équipes.

Les caractéristiques d’une bonne enquête de sortie

Voici quelques conseils pour mener des rendez-vous de départ efficaces et apaisés :

• Encouragez un discours ouvert: vous pouvez utiliser des sondages en ligne au lieu de la classique entrevue en face à face pour favoriser la transparence, la franchise et ainsi collecter des données fiables
• N’hésitez pas à poser des questions « difficiles »: demandez des précisions sur les éventuels points faibles mis en lumières par vos talents sortants.
• Automatisez le processus grâce à des outils puissants: en reliant vos enquêtes et vos systèmes d’information RH (SIRH) à une plateforme de gestion de l’expérience employé globale, vous réduisez le temps que doivent consacrer vos équipes de Ressources Humaines à l’administration des enquêtes
• Comprenez l’impact de l’attrition des salariés: couples les données issues de vos entrevues de sortie aux résultats des évaluations à 360° et aux enquêtes pulse pour avoir une vision précise de l’attrition regrettable ou non regrettable dans votre établissement
• Suivez les métriques dans le temps: évaluez l’impact de vos actions d’optimisation grâce à des indicateurs de performance clé (KPI) tels que le coût de turnover et prouvez ainsi le retour sur investissement (ROI) de vos actions menées suite aux enquêtes de départ.

Conseils sur la création de l’enquête de départ

Il existe différentes méthodes de sondage spécifiques aux départs des collaborateurs, chacune apportant des données et commentaires différents. Si certains responsables demandent des feedbacks sur les équipes et le management, d’autres se contentent de poser des questions sur la fonction ou sur les raisons de la rupture de contrat.

Contrairement à une enquête portant sur l’engagement dans laquelle vous traitez de concepts relatifs aux attitudes et sentiments du personnel, une enquête de départ doit être beaucoup plus pratique et simple à concevoir et interpréter.

« Si un questionnaire d’entretien de départ n’est pas clair et simple à comprendre, vous pouvez envisager de reconcevoir votre enquête.

Il peut également être utile d’inclure quelques champs ouverts qui impliquent des réponses libres des interrogés. Ces derniers peuvent ainsi apporter des détails et nuances importantes pour expliquer leur décision de partir alors qu’il aurait été impossible de le faire avec un QCM.

D’ailleurs, aujourd’hui, grâce aux logiciels d’analyse textuelle (comme Text iQ), l’interprétation de ces réponses libre est grandement facilitée. Ces outils vous permettent d’analyser automatiquement jusqu’à 10 000 réponses textuelles et les classent ensuite en thèmes et sujets similaires pour vous aider à repérer des modèles d’attrition et interpréter les données.

Decouvrir Text iQ

Meilleures pratiques pour mener des entretiens de sortie

Seulement un tiers des employés quittant une organisation passent un entretien de sortie. Mais compte tenu de l’importance des renseignements que ceux-ci peuvent apporter, toute entreprise a meilleur intérêt à intégrer ce genre d’entrevue dans leur étude du cycle de vie du personnel.

La première chose à faire est donc de s’assurer que les entrevues de sortie sont une priorité stratégique et d’encourager les managers à interroger les individus qui quittent la société.

Voici 5 conseils pour utiliser au mieux cet échange professionnel :

• Intégrer l’entretien de sortie au processus de départ standard et utilisez des procédés automatisés pour réduire la charge de travail des managers et responsables
• Programmer le rendez-vous après que le salarié a pris la décision de partir mais juste avant qu’il ne quitte définitivement la structure. Les employés seront forcément moins enclins à participer à ce genre d’entrevue une fois partis.
• Poser des questions courtes et simples en se concentrant sur l’évaluation des différentes composantes du poste occupé jusque-là et sur l’identification des opportunités d’optimisation
• Réfléchir soigneusement à intégrer des questions sur les sentiments et les émotions, car cela peut parfois être délicat (surtout suite à un licenciement)
• Assurer au répondant que ses commentaires sont confidentiels et qu’ils ne seront pas partagés avec l’équipe et, s’il ne participe pas à l’entretien, avec le manager. Il convient également de souligner que les réponses n’auront aucun impact sur une éventuelle demande de recommandation professionnelle future (en savoir plus sur la confidentialité des enquêtes professionnelles)

Pensez toujours à suivre les tendances au fil du temps afin de pouvoir mesurer l’impact de vos actions d’amélioration et à suivre des KPIs spécifiques à la performance de l’organisme.

Les questions à poser lors d’un entretien de départ

Rappelons qu’il faut bien être conscient qu’un entretien de départ ne sert pas à convaincre un employé qui souhaite partir à rester mais à mieux cerner les raisons qui le poussent à partir. Il faut donc en premier lieu lui demander clairement la cause principale de son départ. Il est possible que plusieurs facteurs entrent en compte dans son choix mais il existe toujours une raison principale ou un déclencheur précis.

Les thèmes à aborder lors de l’échange

Une fois la question sur la raison principale de la rupture du contrat posée, vous pouvez interroger le salarié sur chacun des points qui composent son environnement de travail :

• Le niveau de responsabilité
• L’autonomie
• Le salaire et la rémunération
• L’emploi du temps
• L’ambiance de travail
• L’entente au sein de la structure, du service, de l’équipe et la cohésion sociale
• La relation, la communication avec les supérieurs hiérarchiques
• Les outils de travail
• Les processus organisationnels internes

Vous pouvez aussi poser des questions plus précises sur les tâches qui composent le poste, la gestion, l’équipe et la structure dans son ensemble. Pensez également à demander si le collaborateur vous recommanderait comme employeur à son entourage.

Exemples de questions

Ces exemples de questions vous aideront à vous concentrer sur les tendances qui poussent les membres de votre organisation à partir et à trouver des moyens d’éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent :

Q1 : Quel est le titre de votre poste ?

Q2 : Dans lequel des services suivants travaillez-vous ? (QCM)

Q3 : Lequel des énoncés suivants décrit le mieux votre métier ? (QCM)

Q4 : Quelle était votre principale motivation pour rejoindre notre société ?

Q5 : Quel a été le défi professionnel majeur que vous avez dû accomplir en occupant votre fonction ?

Pour optimiser le temps de l’entretien de sortie, il est aussi intéressant de poser une question fermée suivie d’une question ouverte pour préciser la première réponse. Par exemple :

Avez-vous eu des problèmes avec les membres de votre équipe ? Oui/Non 

Si le collaborateur répond « Oui » : 

Quels types de problèmes avez-vous rencontré avec vos collègues ?

Les entretiens de départ constituent une mine d’informations précieuses pour les ressources humaines et le management. Il est essentiel d’être exhaustif, précis et minutieux dans ses questionnaires de départ pour pouvoir déceler les facteurs principaux du turnover de son entreprise.