Quand envoyer son questionnaire d’engagement des salariés ?

L’importance de mesurer l’engagement avec des questionnaires ciblés

Les sondages visant à évaluer l’engagement des collaborateurs au travail permettent de savoir si votre personnel est pleinement impliqué dans la stratégie de votre entreprise. Concrètement, cette étude vous aide à garder un œil sur la motivation, la fidélité ainsi que la satisfaction des employés.

Ces questionnaires d’engagement des salariés doivent porter sur 5 piliers principaux :

• L’intention de rester
• La participation
• La fierté
• L’effort discrétionnaire
• La recommandation

Pour mesurer au mieux ces aspects de l’expérience collaborateurs, il est essentiel de soigner la conception de son enquête d’engagement mais aussi de bien choisir le moment pour soumettre ce questionnaire au personnel. Voici quelques conseils pour transmettre ces enquêtes aux équipes aux bons moments.

Quand soumettre son questionnaire d’engagement ?

Ne pas se contenter du sondage annuel

Les enquêtes d’engagement annuelles ne reflètent que l’état d’esprit et l’état d’implication du personnel à un instant T.  Pour avoir une vision globale et réaliste du niveau d’engagement de votre personnel dans l’organisation, vous devez capter les feedbacks des employés à plusieurs moments de l’année.

Aussi, si vous optez pour l’envoi de questionnaires d’engagement à vos salariés seulement une fois par an, vous êtes contraint de créer une enquête qui couvre tous les aspects de l’engagement des employés. Votre questionnaire, en couvrant tous ces thèmes, risque de comporter des dizaines et des dizaines de questions. Or, les longs sondages enregistrent un taux de remplissage plus faible et donc un taux de réponse moins élevé.

Vous devez donc définir un rythme régulier auquel soumettre vos questionnaires d’engagement à vos salariés mais aussi définir quelles questions en lien avec l’équipe, l’entreprise et le travail vous allez poser à telle ou telle période de l’année.

Éviter certaines périodes pour envoyer le questionnaire

Chaque entreprise connaît des périodes plutôt creuses au niveau business ou, au contraire, des périodes qui sont plus chargées. Lorsque vous envoyez une enquête aux membres de votre personnel, faites attention à ne pas cibler ces périodes de haute productivité. En effet, lors des périodes les plus chargées, vos salariés doivent consacrer leur temps aux tâches stratégiques et au travail qui leur incombent en priorité plutôt qu’au remplissage d’un sondage. Vous risquez donc d’avoir peu de réponses, et il se peut que le peu de questionnaires remplis aient été complétés « à la va vite ».

Évitez également de proposer ces sondages lors des périodes de congés habituelles. Par exemple, ne soumettez pas de questionnaire d’engagement à vos salariés durant les périodes de fêtes de fin d’années ou en juillet et en août.

Enfin, pour plus de cohérence, il est préférable de calquer le timing d’envoi des questionnaires à un autre événement récurrent de la vie de l’entreprise comme l’élaboration du rapport d’activité bimensuel.

Laisser une période de réponse suffisante

Lorsque vous envoyez un questionnaire d’engagement, il vous faut définir le temps pendant lequel vous acceptez de recevoir des réponses. Cette période peut aller de quelques jours à quelques semaines.

Le meilleur moment pour envoyer ses questionnaires d’engagement : à vous de jouer !

Vous l’aurez compris, il n’existe pas de réponse toute faite à la question « Quand envoyer son questionnaire d’engagement à ses salariés ? ». Tout dépend de la typologie de votre entreprise, du mode d’administration, du rythme ainsi que de la fréquence de soumission et de bien d’autres facteurs propres à l’organisation.

Aussi, si la date de soumission du questionnaire d’engagement importe beaucoup, il en va de même pour la présentation des résultats. En effet, pour que vos décisions, et surtout les décisions qui en découlent soient entendues par vos salariés, vous devez planifier avec soin la date de présentation des résultats d’enquêtes. Créez un cycle régulier et associez l’annonce de ces résultats à la présentation de vos bilans trimestriels par exemple.

Dans tous les cas, quelles que soient les périodes choisies pour soumettre ou présenter les résultats du questionnaire d’engagement des salariés, il faut absolument que vous communiquiez sur les actions qui vont découler des analyses menées. Si vous donnez la parole aux collaborateurs, il faut qu’ils soient réellement écoutés et entendus. C’est un des indispensables de toute stratégie d’optimisation de l’engagement collaborateur.