Qu’est-ce que le plan de succession RH et comment le créer ?

Qu’est-ce qu’un plan de succession RH ?

Définition

Un plan de succession RH (succession planning en anglais) est un outil de pilotage utilisé par les Ressources Humaines qui permet d’anticiper les remplacements et transformations internes d’une entreprise.

Son objectif principal est d’assurer la continuité et la pérennité de l’organisation en minimisant l’impact négatif des changements organisationnels comme les départs en retraites, les démissions ou les ouvertures de marché qui impliquent une certaine restructuration. Concrètement, le succession planning sert à préparer l’avenir de l’organisation en identifiant les ressources et compétences nécessaires dans le futur.

A qui s’applique-t-il ?

Si cet outil était, à l’origine, destiné à anticiper les mouvements de postes au sein de la direction, le plan de succession RH, également appelé plan de relève, s’applique aussi aux managers, aux responsables de services et à tous les emplois stratégiques. Et c’est tout à fait normal : si le succession planning sert à assurer la continuité au sein de l’entreprise, il faut assurer la pérennité et la continuité au sein de chaque service.

De quoi est-il composé ?

Le plan de relève rassemble un ensemble d’informations dont :

• La liste des postes clés de l’entreprise (direction, management, responsables, métier stratégique etc.)
• Le profil idéal pour chacun de ces postes
• Les compétences nécessaires à l’occupation de ces fonctions et à la réalisation des missions confiées
• La liste de collaborateurs actuels à chacun de postes listés
• Les dates prévisibles de départ des individus actuellement en fonction
• La liste des collaborateurs de l’organisation qui pourraient éventuellement remplacer chaque collaborateur en cas de départ

Grâce au plan de succession RH, et notamment en favorisant les promotions internes de salariés déjà intégrés dans l’organisation aux postes qui se libèrent, vous montrer à vos équipes qu’il existe de réelles opportunités d’évolution au sein de votre entreprise. Et ce point n’est qu’un des avantages d’un tel outil de pilotage RH.

Les avantages du plan de succession pour une entreprise

Avoir un plan de relève est crucial pour toute entreprise, quelle que soit sa taille et quel que soit son secteur. Comme vu plus haut, créer un plan de succession RH vous permet non seulement de pérenniser votre entreprise mais participe aussi à stimuler l’engagement de vos collaborateurs en prouvant aux individus à haut potentiel qu’ils ont un avenir au sein de votre organisation.

Voici une liste des avantages supplémentaires que vous procure le succession planning :

• Une connaissance approfondie des compétences nécessaires à votre entreprise
• Une réduction des coûts de recrutement grâce aux promotions internes
• Un remplacement rapide et efficace des collaborateurs qui partent
• Une passation de poste facilitée et une limitation de la perte de connaissances et de la productivité suite à une nouvelle prise de fonction
• Une approche uniformisée de la gestion des talents pour tous les services
• Une minimisation des risques financiers et de production grâce à la prévision des départs
• Une meilleure adaptabilité grâce à l’anticipation des changements éventuels

Planifier la relève des postes stratégiques de votre entreprise est positif à la fois pour vos employés et votre entreprise. Vous améliorez la rétention de vos talents qui sont davantage engagés, vous développez votre marque employeur et vous assurez la pérennité de votre organisation.

Construire son planning de succession RH en 5 étapes clés

Étape 1 : identifiez les postes pour lesquels il serait judicieux de créer un plan de relève

Quelles sont les fonctions clés dans votre organisation ? Voici la question à laquelle il faut répondre pour débuter le processus de création d’un plan de relève RH.

Identifiez et listez les professions qui sont essentielles soit au fonctionnement opérationnel soit à l’atteinte des objectifs stratégiques de votre entreprise. Et rappelez-vous qu’il ne s’agit pas nécessairement de postes de direction. En effet, les directeurs et responsables ne sont pas les seuls talents qu’il peut être difficile de recruter.

« Vos employés sont votre entreprise. L’examen des talents au sein de votre organisation devrait faire partie intégrante de vos activités. Autant que l’évaluation financière. »

Depuis quelques années, on observe qu’une pénurie de talents et de compétences se profilent. Il peut donc être aussi difficile, voire plus difficile, de recruter un employé opérationnel aux compétences très spécialisées qu’un membre du leadership. Et l’un et l’autre sont cruciaux pour votre organisation.

Pour répondre à la question de départ et créer votre planning de la relève, il faut vous projeter et imaginer si un poste spécifique vacant nuirait au bon fonctionnement de l’organisation et à l’atteinte des objectifs commerciaux actuels et futurs.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quels individus sont essentiels à notre bon fonctionnement ? (Aujourd’hui et à l’avenir)
• Quels individus possèdent des compétences indispensables à l’entreprise et qui sont difficiles à trouver sur le marché du travail ?
• Les tâches d’identification des talents indispensables et de formations des successeurs seront-elles intégrées dans les entretiens d’évaluation des managers ?
• Notre organisation risque-t-elle de faire face à un déficit de compétences ?

Choisissez ensuite l’une des deux stratégies suivantes pour créer votre plan de succession RH :

• Identification des postes spécifiques : avec cette stratégie, ce sont uniquement les fonctions les plus élevées qui sont intégrées au plan de relève. Cela facilite la gestion RH mais cette orientation ne prend pas forcément en compte les rôles plus opérationnels et pour lesquels le recrutement peut s’avérer complexe.
• Création de pools : cette stratégie vise à créer des pools (groupes) d’individus aux compétences spécialisées. Ces talents ne sont destinés à occuper un emploi spécifique mais forment une équipe adaptable ou chacun est capable de remplir une variété de tâches.

Etape 2 : identifiez les successeurs potentiels et échangez avec eux sur ce point

Après avoir identifié les compétences et domaines clés de votre société, vous devez vous poser la question suivante : Qui, au sein de l’entreprise, a le potentiel d’occuper les postes clés ?

Il faut ensuite engager la discussion avec ces talents qui pourraient évoluer dans votre structure, dans un délai raisonnable et avec une passation de poste ou un programme de formation. En discutant avec ces collaborateurs vous saurez s’ils sont prêts et enthousiastes à l’idée de la promotion proposée.

Cela vous permet de fidéliser votre personnel en lui montrant qu’il est apprécié pour son travail, qu’il est important et qu’il existe une réelle mobilité et des perspectives d’évolution dans la société.

La transparence quant au plan de succession RH est essentielle. Mais cette transparence va de pair avec une certaine discrétion. En révélant vos plans, vous devez être vigilant et ne pas dévoiler d’informations confidentielles sur la stratégie commerciale.

Etape 3 : Boostez le processus de formation et de développement

Il est indispensable d’investir dans le développement des collaborateurs et de leurs compétences. En commençant à construire votre plan de succession des Ressources Humaines, vous devriez voir quelles compétences doivent être développées chez tel ou tel talent. C’est le moment d’investir dans des formations plus ciblées et un processus de développement des employés personnalisé.

Voici quelques tactiques, en plus de la formation, que vous pouvez mettre en place à cette étape :

• Attribuer un mentor qui travaillent déjà dans le domaine auquel vous souhaitez voir vos talents évoluer pour commencer à les former et à leur apprendre les bonnes pratiques
• Exprimer clairement les compétences supplémentaires qu’un collaborateur doit acquérir pour occuper son futur poste
• Si la promotion implique une mutation géographique, faire participer le collaborateur à des activités dans la nouvelle région et le présenter aux équipes de son nouveau lieu de travail
• Commencer à impliquer l’employé dans des tâches de son nouveau service
• Encourager le salarié prochainement promu à partager ses commentaires quant à son processus de développement et lui demander des feedbacks sur la formation et la passation de poste

Etape 4 : Testez le plan de succession RH

Le meilleur moyen de savoir si vos plans de relève sont correctement conçus et en lien avec la réalité terrain, c’est de les tester. Soyez proactif et n’attendez pas qu’un talent essentiel quitte la société pour vérifier la viabilité de votre plan de succession RH.

Vous pouvez demander aux successeurs d’occuper leur fonction future sur de courtes périodes. Utilisez par exemple les périodes de congés ou les arrêts maladie pour effectuer ces tests de succession. Cela permet de familiariser le talent avec ses futures responsabilités, de commencer à l’intégrer dans sa future équipe et développe son engagement.

Ces remplacements provisoires sont aussi l’occasion pour vous d’adapter votre programme de formation afin que le collaborateur possède toutes les compétences nécessaires lors de sa prise de fonction.

Etape 5 : Intégrez votre plan de succession RH à votre stratégie de recrutement

Vos collaborateurs actuels ont beau être précieux, il est probable que nous ne trouviez pas tous les talents nécessaires en interne. Il est alors indispensable de recruter de nouveaux employés pour assurer les remplacements, notamment sur des postes très spécialisés.

Les recrutements sont d’ailleurs l’occasion pour vous d’assurer la diversité au sein de votre entreprise en embauchant des candidats d’horizons divers, avec des parcours professionnels et des parcours de vie différents et complémentaires.

Si vous amorcez votre stratégie EDI (équité, diversité, inclusion), il peut être judicieux de réaliser des formations sur la diversité et l’inclusion dans votre société afin de sensibiliser les collaborateurs et maintenir une cohésion optimale dans l’organisation.

Astuces supplémentaires pour créer son plan de relève des ressources humaines

Voici quelques points supplémentaires que vous devez toujours avoir en tête lorsque vous préparez votre plan de relève :

• Travaillez en étroite collaboration avec les employés pour que ce processus soit une sorte de partenariat entre la direction et le vivier de talents. Le personnel peut d’ailleurs vous apporter une vision terrain que vous n’avez pas et ainsi préciser les rôles et fonctions qui feront partie de votre planification de la succession
• Concentrez-vous sur les responsabilités, les compétences et les activités inhérentes au poste et non sur la personnalité du collaborateur sur le départ. L’objectif est de trouver un talent qui puisse occuper une fonction et non de remplacer à l’identique le collaborateur qui s’en va
• Engagez des individus aux profils variés pour apporter de nouveaux points de vue et de nouvelles perspectives à l’entreprise et injecter une nouvelle dynamique au sein des équipes
• Ne vous concentrez pas uniquement sur les successeurs pour les postes actuels. Intégrez les profils dont vous aurez besoin à l’avenir pour atteindre vos objectifs à long terme dans votre plan de succession RH.