Avantages, mise en place et management du travail à distance : guide complet

Le télétravail séduit de plus en plus les entreprises dans le monde. Pour les employés, le travail à distance est synonyme d’autonomie et de flexibilité. Du côté de l’employeur, la mise en place de cette mesure rime généralement avec une meilleure productivité des collaborateurs. Pour que ce dispositif de travail à distance soit bénéfique à tous les acteurs de l’organisation il faut préparer sa mise en place, adapter le management de ses collaborateurs et connaître quelques bonnes pratiques à adopter. Alors qu’est-ce que précisément le télétravail ? Pourquoi avoir recours à cette méthode particulière de travail et comment l’instaurer efficacement et durablement ?

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail (home office) consiste à effectuer son activité professionnelle à distance de manière régulière et volontaire. Cette mesure s’inscrit dans une démarche d’amélioration de l’organisation du travail et donc de l’expérience des collaborateurs.

Ce dispositif de travail à distance issu des Etats Unis s’appuie sur l’utilisation des technologies de communication et de collaboration (Internet, outils numériques de travail collaboratif, visio-conférences, planning partagés, etc).

Le télétravail est une mesure de plus en plus plébiscitée par les entreprises et employés français. Selon une étude menée par Malakoff Médéric en 2018, 25 % des français pratiquent le télétravail en 2017 alors qu’ils n’étaient que 8,9% en 2010 et 2,6% en 2000.

Pourquoi avoir recours au télétravail ?

Si le travail à distance se développe autant c’est qu’il apporte de nombreux avantages pour les salariés mais aussi pour les employeurs.

Les avantages du télétravail pour les salariés

Le home office apporte de nombreux avantages aux employés comme le démontrent les chiffres suivants :

• 90 % d’entre eux se sentent plus autonomes
• 87 % s’estiment plus efficaces
• 87 % des employés interrogés affirment que cela procure un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle
• 78 % des salariés affirment être plus épanouis dans leur travail

Les avantages du télétravail pour les employeurs

Ces avantages qu’apportent le télétravail aux collaborateurs se ressentent directement dans la qualité de leur travail ce qui apporte également de nombreux bénéfices aux employeurs et à l’entreprise :

• 82 % des employeurs et managers affirment que le télétravail développe l’engagement des salariés
• 68 % estiment que la mise en place du travail à distance améliore l’image de l’entreprise
• 39 % des employeurs pensent que le télétravail permet une réduction de l’absentéisme

Le home office constitue également un moyen de réduire certains coûts pour l’entreprise et d’augmenter la productivité des effectifs car les salariés seront davantage motivés et impliqués dans leur activité professionnelle.

Comment optimiser le télétravail dans son entreprise ?

Préparer la mise en place du travail à distance

Si le télétravail apporte de nombreux bénéfices à tous les acteurs de l’entreprise, sa mise en place ne doit pas laisser de place à l’improvisation. Son instauration doit effectivement être réfléchie, organisée, planifiée et discutée.

Plusieurs éléments entrent en jeu pour réussir à mettre en place le travail à distance de manière optimale comme :

• L’écoute des salariés pour identifier leurs besoins et attentes
• L’encadrement contractuel de ce dispositif de travail à distance
• Les moyens permettant la bonne continuité des activités,
• Les outils favorisant le maintien du travail d’équipe et la collaboration
• Une démarche d’amélioration continue des conditions de travail à distance

Consultez notre article dédié à la mise en place du télétravail en entreprise pour connaître les bonnes pratiques et les étapes à suivre pour instaurer ce dispositif efficacement.

Adapter son management au travail à distance

Pour stimuler l’engagement et la motivation des salariés en télétravail, l’organisation du travail et le management doivent absolument être adaptés à ce dispositif.

Voici 3 éléments clés pour manager efficacement les collaborateurs à distance.

La confiance

La confiance est un des facteurs clé de succès pour manager le travail à distance. En effet, un contrat de confiance doit s’instaurer naturellement entre les équipes de collaborateurs et les managers.

Cette confiance passe tout d’abord par l’autonomie, la flexibilité et la responsabilisation du salarié à distance en termes de rythme de travail. Un employé est d’autant plus engagé et productif lorsque son manager lui laisse une certaine liberté dans l’organisation de son activité professionnelle et de ses journées de travail.

Le manager doit également attribuer des missions claires et bien définies aux collaborateurs qu’il manage et fixer des points d’étapes. Grâce à cette organisation, les collaborateurs se sentiront autonomes et le manager pourra tout de même suivre l’avancée des différents travaux et accompagner les collaborateurs en home office pour qu’ils mènent leurs missions à bien

L’esprit d’équipe

Cultiver l’esprit d’équipe est essentiel dans le cadre du télétravail. Cela permet tout d’abord de limiter l’isolement du télétravailleur qui constitue l’un des risques les plus importants dans le travail à distance. Cultiver l’esprit d’équipe permet également de garder les salariés engagés dans leur activité et d’être plus productifs.

Le manager et l’employeur doivent donc mettre en place des outils pour favoriser le travail collaboratif (documents partagés, messagerie d’équipe, planification des tâches attribuées à chacun, etc.) et organiser des réunions d’équipe régulières.

Ces réunions d’équipes à distance doivent être programmées à date et heure fixes afin de créer un réel rendez-vous entre les collaborateurs qui peuvent ainsi échanger avec leurs collègues sur leurs avancées dans leurs missions mais aussi partager leurs inquiétudes.

La disponibilité et la réactivité

Le manager doit être disponible et réactif aux demandes de ses collaborateurs en télétravail pour les manager efficacement.

Son rôle est avant tout d’accompagner chaque salarié pour qu’il puisse mener à bien les différentes missions qui lui sont confiées. Il doit donc se rendre disponible pour répondre aux interrogations des membre de son équipe en home office.

Cela se traduit par une réactivité pour répondre aux e-mails et aux différents messages mais aussi par le fait d’être joignable par téléphone lors des journées travaillées.

Les managers doivent cependant fixer des horaires de disponibilité et de non-disponibilité pour ne pas être confronté à un problème de saturation.

En développant la confiance, la cohésion d’équipe et en se rendant disponible, le manager à distance met toutes les chances de son côté pour optimiser la productivité des effectifs et stimuler l’engagement des collaborateurs en télétravail.

Il faut bien sûr soumettre régulièrement des enquêtes collaborateurs aux télétravailleurs pour évaluer leur engagement et ajuster l’organisation et le management relatifs au télétravail si besoin.