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Qu’est-ce que la gestion de projet IT ?
Toutes les entreprises ont des objectifs IT et le management de projets informatiques a pour but de les atteindre. Mais il ne s’agit pas ici de simplement utiliser des outils et des techniques pour mener à bien les projets. Il faut également gérer les mises à niveau, les intégrations et les changements de version nécessaires qui surviennent pendant le cycle de vie du projet.
Aussi, les solutions informatiques basées sur le cloud sont de plus en plus utilisées et sophistiquées. Les responsables IT sont donc appelés en tant que conseillers stratégiques dès le début de chaque nouveau projet qui implique des solutions informatisées. La gestion de projet IT est donc désormais aussi intégrée aux stratégies et pratiques commerciales, financières, opérationnelles, marketing et de communication.
La gestion de projet IT constitue une part importante de l’expérience informatique et permet d’optimiser l’expérience employé globale. En exploitant les commentaires du personnel en temps réel, les équipes du support technique peuvent repérer les problèmes, intervenir et les résoudre avant qu’ils ne deviennent trop importants et impactent l’expérience des collaborateurs dans l’entreprise.
Quel est le rôle du project manager IT ?
Les différents types de projets IT
La pandémie de Covid-19 a montré à quel point les project managers IT occupent une fonction clé dans les entreprises. Ils ont en effet dû permettre aux effectifs de travailler à distance tout assurant le fonctionnement optimal des systèmes de l’entreprise.
Parmi les projets que les responsables IT doivent gérer, on peut citer :
- L’installation de matériel informatique
- Le développement de logiciels et d’applications
- Le cloud computing et la virtualisation
- La mise à niveau des systèmes existants
- La gestion du changement
- La gestion des données
- L’analyse commerciale
- La sécurité et la conformité des données
Aussi, comme mentionné plus haut, il est désormais primordial que les chefs de projets informatiques s’impliquent et soient intégrés dans les différentes activités des équipes d’une organisation comme :
- Le service d’assistance
- Le centre de contact
- Le pôle des Ressources Humaines
- Le département web
- Le service e-commerce
- L’analytique
Les tâches du gestionnaire IT dans un projet
Les responsables informatiques sont susceptibles d’être présent dès les prémices d’un projet afin d’apporter des solutions adaptées dès la conception et suivre leur mise en place jusqu’à l’implémentation finale. Il faut donc impliquer ces experts à chaque étape de tout projet qui soit lié à l’informatique :
- Initiation : un objectif est identifié et le responsable IT aide à concevoir le projet pour atteindre cet objectif
- Planification : un plan d’action avec différentes phases est établi pour permettre une mise à jour et une vérification à chaque étape
- Exécution : tous les collaborateurs impliqués travaillent ensemble, conformément au plan d’action, pour atteindre l’objectif initial
- Surveillance : le chef informatique contrôle et surveille tous les aspects du projet : qualité des rendus, délais, budget, portée, risques
- Clôture : le project manager vérifie que tous les travaux ont bien été menés, approuvés, signés et transférés du pôle informatique à la zone d’application finale
Rapport d’etude: Repensez l’expérience des technologies au sein de l’entreprise
Les différentes méthodologies des responsables informatiques
Auparavant, chaque entreprise établissait son propre système et sa propre manière de gérer ses infrastructures informatiques. Souvent, chaque service disposait alors de son système qui fonctionnait alors de manière isolée au sein de l’organisation.
Aujourd’hui, les systèmes sont davantage orientés vers le cloud afin d’englober l’intégralité du paysage informatique de l’organisation, reliant les facteurs clés (revenus, expériences client et collaborateur, RH, etc.) des différents services pour une vision plus holistique et stratégique.
Cette évolution a fait émerger de nouvelles méthodologies de travail et gestion de projet IT dont voici les trois principales.
La méthodologie de la cascade
Cette méthode de gestion de projet ne s’applique pas uniquement aux projets informatiques. C’est une approche linéaire et séquentielle qui comprend un début, un milieu et une fin et qui se déroule en 6 étapes clés :
- Exigences : il s’agit ici de répertorier les besoins. Une fois les besoins analysés et identifiés, un document d’exigences (ou cahier des charges fonctionnel) est établi. Ce document décrit ce qui doit être fait et comment cela doit être fait.
- Conception : après que le cahier des charges a été approuvé, la solution pour répondre aux besoins identifiés est conçue. Un document de conception détaille toutes les ressources nécessaires pour réaliser le projet: personnel, procédures, budget, outils, échéanciers, etc.
- Mise en œuvre : Le chef de projet IT et son équipe réalisent les travaux en se basant sur le document de conception.
- Tests : les livrables sont évalués en se référant aux spécifications du document de conception. Cette étape essentielle du processus vise à juger si les solutions sont à la hauteur des attentes de départ. Si ce n’est pas le cas, on retourne à la phase précédente.
- Implémentation : lorsque la solution a passé tous les tests avec succès, elle doit être implémentée et prête à être partagée avec tous les utilisateurs qui en ont besoin. Ne pas hésiter à mettre en place une formation sur le nouvel outil pour qu’il soit utilisé de manière optimale
- Maintenance : les projets IT nécessitent absolument une maintenance, des mises à jour et des mises à niveau après leur mise en œuvre. A cause de ces obligations, les projets informatiques ne se terminent jamais réellement. Ces tâches sont généralement confiées à des équipes spécialisées dans la maintenance des systèmes.
Et pour suivre le bon déroulement du projet, les équipes IT utilisent souvent le diagramme de Gantt.
La méthode Agile
La méthode Agile n’est pas réellement une méthodologie en soi mais plutôt une approche collaborative, itérative, fonctionnelle, qui vise à améliorer les infrastructures informatiques en continu.
L’approche Agile utilise le framework (cadre de développement) Scrum pour la gestion des projets, qu’il s’agisse de rassembler les équipes ou de fournir les livrables finaux. Cette méthode est caractérisée par l’expérimentation, la discussion, la collaboration et tolère l’échec car, dans ce cadre, on part du principe qu’il faut apprendre de ses expériences, bonnes ou mauvaises. Le feedback est un élément essentiel dans ce type de gestion de projet.
Dans l’approche Scrum, on travaille avec des sprints (phases de travail courtes, successives et cadencées). Tous les sprints non terminés sont classés dans ce qu’on appelle un backlog pour être récupéré à un stade ultérieur. Il est commun d’utiliser les tableaux Kanban pour travailler avec la méthode Agile Scrum.
Méthodologie hybride
Certaines équipes souhaitent gérer leurs projets en cascade tout en profitant de l’esprit collaboratif et agile de la méthode Scrum. Une méthodologie hybride est alors utilisée et fait à la fois appel aux diagrammes de Gantt et aux tableaux Kanban pour organiser le flux de travail.
Mais, pour gérer efficacement un projet informatique avec ces deux méthodes, il est essentiel de disposer d’un tableau de bord en temps réel. On peut ainsi suivre les KPIs et les métriques les plus importantes. Les données sont également filtrées afin de ne récupérer que les informations utiles et pertinentes.
Repenser le management de projet IT avec les données d’expérience (X-data)
Les projets informatiques représentent un énorme investissement pour toutes les entreprises. Pour mener à bien les implémentations, souvent coûteuses, il ne suffit pas de se fier uniquement aux données opérationnelles (O-data). Les responsables doivent ajouter de l’intelligence dans le management de ces projets en combinant ces data aux données d’expérience (X-data).
O-data et X-data
- Les O-data : elles proviennent des outils de gestion « traditionnels » et se concentrent sur les faits (coûts, délais, état d’avancement, etc.). Ces données sont bien évidemment importantes pour la réussite de toute optimisation IT mais il est nécessaire de les lier à des informations non capturées par le processus de gestion traditionnel.
- Les X-data : elles portent sur les expériences humaines et les éléments plus comportementaux qui peuvent faire avancer ou entraver la progression du projet IT. Évaluer la confiance en l’équipe, la communication, la collaboration et même les risques liés à l’épuisement du personnel aide les chefs de projets IT à éviter d’importants écueils. Tous ces éléments peuvent servir d’indicateur pour vérifier que le projet est en bonne voie et ne va pas mener à un échec.
Collecter les données aux bons moments
En intégrant des processus de feedback et de rétroaction à certaines étapes clés du projet, vous obtenez des informations essentielles sur le ressenti et l’expérience des équipes tout au long de son déroulement :
- Au début : demandez aux collaborateurs s’ils pensent être sur la bonne voie pour réussir afin de rectifier le tir si besoin dès le départ.
- A mi-parcours : surveillez le bien-être des travailleurs et l’épuisement professionnel pour vous assurer que les équipes vont bien tenir les délais.
- Peu avant la fin : faites tester l’outil par un échantillon d’utilisateurs finaux et collectez leurs commentaires et avis afin de vous assurer que la solution développée va bien être adoptée.
Grâce à Qualtrics et ses programmes de gestion des enquêtes, vous pouvez facilement combiner les données opérationnelles aux données d’expérience afin d’être serein quant à la gestion de votre projet informatique.
Rapport d'etude: Repensez l’expérience des technologies au sein de l’entreprise