Les meilleures pratiques pour fidéliser ses collaborateurs durablement

Qu’est-ce que la rétention des employés ?

La rétention des employés; ou fidélisation, est la capacité qu’à une entreprise à retenir et garder ses salariés actuels. Cette notion est intimement liée à l’expérience des collaborateurs puisque c’est en leur proposant des expériences positives et qualitatives que ces derniers vont décider de rester fidèles à leur organisation.

Les stratégies de fidélisation englobent un ensemble de mesures et actions prises au sein de l’organisation pour favoriser le bien-être, la satisfaction, l’engagement et la productivité des individus.

La rétention s’oppose directement au turn-over ou roulement du personnel qui concerne la fuite des employés et qui peut avoir des conséquences néfastes sur la viabilité d’une firme.

Pourquoi la fidélisation des salariés est-elle devenue cruciale ?

La rétention des employés est primordiale pour le résultat net d’une entreprise. Le roulement du personnel est non seulement coûteux au niveau du processus de recrutement mais peut également impacter négativement les performances de l’entreprise.

En effet, le départ d’un collaborateur a plusieurs conséquences sur le personnel :

• Une éventuelle baisse d’engagement et de motivation pour le salarié sur le départ et ainsi que pour son équipe
• Une éventuelle baisse de la satisfaction au travail due à ce bouleversement ce qui peut engendrer une altération de la productivité
• Une détérioration du moral des équipes nuisant directement au sentiment d’appartenance à l’entreprise et donc à l’engagement

A l’inverse, de nombreuses études et recherches démontrent que le développement de l’engagement des employés et le fait de favoriser des expériences positives pour le personnel permet de :

• Développer la productivité et la motivation
• Favoriser une croissance plus rapide
• Créer une bonne atmosphère de groupe et un sentiment d’appartenance
• Encourager les individus à rester plus longtemps et à être fidèle à leur employeur

D’ailleurs, augmenter la rétention de vos employés devrait engendrer des bénéfices au niveau commercial, notamment sur les points suivants :

• Performances accrues : les individus fortement engagés feront le maximum pour atteindre leurs objectifs
• Attrition diminuée et réduction des coûts : les collaborateurs engagés sont à 87% moins susceptibles de quitter leur employeur ce qui participe à diminuer les coûts liés au processus de recrutement et à la formation et évite une baisse de productivité temporaire liée au départ et à la prise de fonction du nouvel employé
• Augmentation des bénéfices : les équipes engagées ont tendance à valoriser la rentabilité de leur organisation à hauteur de 20% et leur absentéisme est réduit d’environ 40% selon une étude de Gallup
• Amélioration de l’expérience client : la même étude de Gallup démontre qu’un haut niveau d’engagement se ressent sur l’expérience offerte au client. Les évaluations des clients sont en général 10% plus positives et les ventes ont tendance à être supérieures de 20%

Comment intégrer la rétention des employés à votre stratégie EX ?

Fidélisation des salariés et expérience des collaborateurs sont étroitement liées. D’ailleurs, la mesure de la fidélité (c’est-à-dire de l’intention de rester dans l’organisation) est l’un des 5 KPIs principaux que nous examinons pour évaluer la qualité de l’expérience offerte par une entreprise à son personnel.

Concrètement, si l’expérience n’est pas à la hauteur des attentes des équipes, les talents partiront. Si elle est qualitative, il y a de fortes chances que votre programme EX soit adapté et performant et encourage la fidélité professionnelle.

La mesure de la fidélisation du personnel doit être suivie et intégrée au tableau de management de votre stratégie EX. Même si vous ne pouvez pas agir directement sur cette métrique, vous pouvez développer vos tactiques sur des points qui la soutiennent comme :

• Le bien-être au travail,
• L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle,
• La perspective d’évolution,
• La formation,
• La rémunération,
• Les avantages sociaux,
• La communication entre les collaborateurs,
• Le niveau de responsabilisation,
• Le niveau de reconnaissance au travail

Comment calculer le taux de fidélisation des employés ?

Il existe deux façons de calculer le taux de rétention du personnel :

• En se basant sur le turnover
• En appliquant une formule dédiée à la fidélisation

La formule du taux de roulement

Étant donné que la rétention est opposée au turnover, il est possible d’utiliser la formule du taux de rotation du personnel pour évaluer la fidélisation des employés. Pour réaliser ce calcul, vous devez simplement définir une période sur laquelle portera l’étude (un semestre ou un an par exemple). Il faut aussi connaître le nombre moyen d’employés sur cette même période. Il s’agit concrètement de la somme du nombre d’employés en début de période et du nombre de salariés en fin de période divisée par deux.

La formule du taux de turnover est la suivante :

Taux de turnover = (Nombre d’employés ayant quitté l’entreprise / Nombre moyen d’employés) * 100

Cependant, le taux de roulement du personnel est une donnée plutôt neutre et globale qui constate les départs. La fidélisation à un aspect plus qualitatif et se focalise généralement sur un groupe ou service spécifique pour évaluer la stabilité du personnel.

En savoir plus sur le turnover et ses conséquences

La formule du taux de rétention des employés

Pour évaluer précisément et spécifiquement la capacité d’une entreprise à fidéliser ses collaborateurs, que ce soit au niveau global ou que cela concerne un pôle ou une équipe particulière, il est donc préférable d’utiliser la formule dédiée à la rétention du personnel. Tout comme pour le taux de rotation, pour appliquer ce calcul il est nécessaire de définir une période spécifique sur laquelle portera l’évaluation.

La formule du taux de fidélisation EX est la suivante :

Taux de rétention = (Nombre d’employés en fin de période / (Nombre d’employés en début de période + Nombre d’embauches)) * 100

Comment améliorer la fidélisation des salariés ?

Maintenant que vous connaissez tous les avantages que vous apportent une bonne fidélisation des collaborateurs et que vous savez comment calculer cette métrique, il est temps de découvrir comment faire pour la maximiser.

Voici 9 actions et stratégies qui vous aideront à maintenir un taux d’employés fidèles élevé en agissant sur leur satisfaction et leur engagement.

1-   Écouter vos employés régulièrement

Développer une écoute de son personnel permet d’optimiser l’engagement de ses talents, et participe donc à booster la rétention. D’ailleurs, les entreprises qui mettent en place un programme de feedbacks enregistrent en moyenne un taux d’engagement de 61% alors que les organisations qui n’en ont pas se situent plutôt autour des 45%.

La fréquence d’écoute du personnel a également une grande importance. Écouter ses collaborateurs c’est bien. Les interroger souvent et régulièrement c’est mieux. D’ailleurs, en interrogeant vos salariés de manière hebdomadaire vous pouvez encore augmenter ce score de 10%.

Outre l’engagement, une écoute active et régulière permet notamment de :

• Déceler d’éventuels écueils et les corriger
• Valoriser vos employés qui se sentent entendus
• Collecter des idées d’amélioration de votre entreprise que cela concerne la vie quotidienne des équipes ou dans la gestion et l’organisation de la firme de manière plus globale.

En savoir plus sur les programmes de feedbacks 360

2-   Analyser les résultats des enquêtes et agir en conséquence

Mettre en place des programmes visant à recueillir les commentaires des collaborateurs a un impact direct et positif sur leur expérience globale. En analysant les résultats de vos enquêtes, vous identifierez des mesures importantes pour eux qui permettront d’optimiser leur satisfaction. Et plus la satisfaction au travail est élevée, plus la rétention et la motivation le sont aussi.

Déployer des enquêtes d’engagement régulièrement vous aide à comprendre les attitudes et ressentis de vos salariés vis-à-vis de votre organisation. Mais votre travail ne s’arrête pas là ! Vous devez utiliser les commentaires reçus pour agir et optimiser l’EX. Nos données montrent d’ailleurs qu’écouter sans mettre en place d’actions en conséquence détériore l’engagement de vos équipes. Cela le détériore même davantage que si vous n’aviez pas mis en place de programme de feedback.

Collecter des commentaires sans mener de changements par la suite indique que vous n’écoutez pas réellement les individus. C’est pourquoi les phases de compréhension et d’action sont cruciales dans un programme de feedback. Vos employés risquent de perdre confiance en votre firme et son management si aucune modification n’est apportée suite à leurs remarques.

Examinez les données collectées pour identifier les tendances et les suggestions d’amélioration dans chaque domaine évoqué comme l’évolution de carrière, la formation ou la communication interne. Voici quelques exemples de sujets qui peuvent émerger de vos enquêtes :

• Plusieurs collaborateurs remontent que leur manager ne leur donne pas les moyens de prendre des initiatives et des décisions. Pour contrer ce problème, vous pouvez proposer et mettre en place un programme de formation en gestion pour les managers concernés afin qu’ils responsabilisent leurs équipes.
• Les salariés ont un doute quant à la transparence de l’équipe de direction. Pour arranger cela, vous pouvez tourner une mini-série de vidéos qui montrent le quotidien de la direction, créer un canal Slack qui permet une communication verticale ou bien envoyer des newsletters régulières pour partager les avancées de chaque service, dont celui du leadership.

Ces deux exemples concernent des thèmes différents mais ils ont un point commun : ils doivent vous pousser à trouver des solutions pour améliorer l’expérience des membres du personnel pour les fidéliser.

3-   Favoriser un sentiment d’appartenance à l’organisation

Pour mener notre étude mondiale annuelle sur les tendances EX, nous nous sommes entretenus avec plus 11 800 participants. Le sentiment d’appartenance est ressorti comme étant l’un des principaux moteurs d’engagement du personnel devant la confiance en le leadership ou encore les perspectives d’évolution.

Nos recherches nous ont également appris que seulement 20% des salariés qui ne se sentent pas à leur place dans une entreprise se disent engagés. A l’inverse, 91% de ceux qui se sentent appartenir à leur société se disent engagés. Le sentiment d’appartenance répond non seulement aux besoins fondamentaux de votre main d’œuvre (comme l’explique Maslow dans son modèle de pyramide des besoins) mais permet de les conforter dans leur travail et de générer de meilleurs résultats commerciaux.

En analysant les résultats de cette étude nous nous sommes aussi aperçus que les managers influencent directement le sentiment d’appartenance de leurs équipes. Les individus qui font confiance à leur gestionnaire et pensent qu’il se soucie d’eux et de leur bien-être au travail sentent une meilleure adhésion à leur société. Se sentir soutenu dans l’adaptation aux différents changements mis en place est l’un des principaux moteurs du sentiment d’appartenance en entreprise.

Notre compréhension de ce sujet et ses moteurs ne cesse d’évoluer. Mais grâce à toutes les études et recherches EX menées, nous pouvons déjà affirmer qu’il s’agit d’un élément clé de toute stratégie EDI (équipe, diversité et inclusion) qui procure d’excellentes performances aux employés et donc aux entreprises.

4-   Favoriser le bien-être de ses salariés pour améliorer la fidélisation

Bien être et fidélisation du personnel ont une corrélation directe. Dans notre étude menée en 2021 sur les tendances et l’avenir du milieu professionnel, les participants ayant ressenti une amélioration de leur bien-être durant la crise pandémique affirment à 65% être plus susceptible que les autres de rester fidèles à leur employeur actuel à long terme.

Mais comment renforcer le bien-être au travail ? Aujourd’hui c’est un ensemble de pratiques et d’efforts quotidiens qui permettent d’atteindre ce but et plus seulement la mise à disposition de cours de yoga ou la création d’une ligne d’assistance dans le cadre d’un programme EAP (Employee Assistance Program).

Vous devez avant tout cerner les besoins de vos collaborateurs en les écoutants et agir en conséquence. Favoriser le bien-être de son personnel passe par le fait d’apporter plus de flexibilité, de soutenir les salariés lorsqu’ils traversent des événements personnels difficiles, d’être reconnaissant du travail accompli ou de développer l’inclusion par exemple.

5-   Prévenir et limiter le burn-out professionnel

Nos études montrent que le burn-out et le stress au travail sont les raisons principales qui poussent les individus à chercher un nouvel emploi.

La crise de la Covid-19 et les conséquences qu’elle a eu sur le milieu professionnel, notamment le fait d’avoir mené à un rythme hybride entre présentiel et télétravail, a exacerbé et fait ressortir de nombreuses limites propres au monde du travail. Au début de cette pandémie, de nombreuses personnes ont dû travailler à domicile et les entreprises n’ont eu d’autre choix que de s’adapter à cette nouvelle forme de collaboration. C’est grâce à des technologies, outils et logiciels collaboratifs que les entreprises ont pu continuer à fonctionner. Mais ces technologies ont engendré une hyper-disponibilité des salariés qui ont été nombreux à avoir du mal à établir une frontière entre vie professionnelle et vie privée ou à ne prendre aucun congé étant donnée l’impossibilité de voyager. Pour certains, cette période a donc été synonyme de surcharge de travail.

Les entreprises, managers et employés ont tous un rôle à jouer dans la prévention du burn-out et dans le maintien d’une bonne atmosphère de travail :

• Les entreprises construisent un environnement et définissent une structure qui régit où, quand et comment les travaux doivent être effectués. Cela inclut d’encourager le bien-être des collaborateurs et à les aider à définir les frontières entre le professionnel et le privé
• Les managers perpétuent la culture créée par l’entreprise et aident à la concrétisation des comportements comme inciter les individus à prendre des congés régulièrement ou bien fixer des heures de travail limites par exemple.
• Les employés dictent la culture en établissant leurs propres limites en communiquant avec leurs responsables quant à la charge de travail et en s’octroyant des moments de pause réparateurs.

C’est en établissant une chaîne de valeurs d’entreprise claire et en mettant en place des politiques axées sur l’optimisation de l’expérience des salariés qu’une organisation va pouvoir lutter contre le burn-out et favoriser la rétention de son personnel. Ce genre de politique doit être holistique et durable pour réellement permettre un équilibre entre vie personnelle et professionnelle.

6-   Permettre plus de flexibilité

Pour les salariés, la flexibilité est devenue de plus en plus importante, notamment depuis la crise pandémique. Une étude de Future Forum révèle même que c’est l’un des principaux facteurs d’attractivité et de fidélisation pour le personnel. En effet, sur tous les participants, 93% affirment vouloir des horaires flexibles et 76% désirent être flexibles quant à leur lieu de travail.

Savoir ce qu’attendent et pensent les salariés de votre société sur ces deux points peut vous permettre d’augmenter leur satisfaction et ainsi de favoriser leur rétention. Interrogez-les pour connaître leurs attentes en termes de flexibilité horaire et d’environnement.

7-   Réagencer l’environnement de travail

La crise de Covid-19 sur le monde professionnel offre une chance d’améliorer l’expérience de travail de manière globale. Elle a fait naître de nouveaux besoins et exigences chez les salariés. Il faut donc voir cette période comme une période de transition et d’adaptation vers de nouveaux modes de fonctionnement, plus bénéfiques à la fois pour l’entreprise et le salarié. D’ailleurs, ce sont les organisations qui ont su prendre ce virage du changement qui vont voir leur fidélisation et leur attractivité augmenter.

À la suite de la pandémie, près de la moitié des employés (46 %) souhaitent voir l’aménagement de leur espace de bureau changer de manière significative. Les individus travaillant en open space sont d’ailleurs plus attirés par des modifications d’espaces que les personnes possédant leur propre bureau. Voici quelques précisions concernant leurs principales priorités post-pandémie :

• Des espaces de travail plus calmes et individuels
• Des espaces de réunion et de collaboration plus flexibles
• Des lieux plus aérés avec plus d’espace entre les bureaux

Pour les travailleurs qui pratiquent encore le télétravail, ce sont les besoins suivants qui sont majoritairement soulignés :

• La possibilité d’accéder au bureau en cas de besoin (accès aux ressources notamment)
• La possibilité de rencontrer les collègues en personne en cas de besoin
• La possibilité de rencontrer des clients ou autres parties externes en personne
• La capacité de planifier à l’avance de manière plus fiable

8-   Réaliser des entretiens de fidélisation

Les entreprises organisent souvent des entretiens lors du départ d’un talent. Elles prévoient rarement des entretiens de maintien pour aider à la rétention des employés alors que cela peut se révéler particulièrement bénéfique.

Un entretien de fidélisation est une conversation avec un travailleur visant à mieux comprendre ce qui est important pour lui. Il s’agit généralement d’une conversation individuelle avec un employé et son supérieur qui aborde tous les points qui composent l’environnement et l’atmosphère de travail de l’individu.

Les questionnaires d’entretien de fidélisation incluent généralement des questions telles que :

• Quelles composantes de votre travail vous donnent envie de venir travailler chaque jour ? Quels aspects vous rebutent ?
• Dans quelle mesure pensez-vous que vos talents sont utilisés ? Quelles compétences possédez-vous qui, selon vous, ne sont pas utilisées ou peu exploitées ?
• Quelles sont vos aspirations professionnelles ? Comment faisons-nous pour vous aider à les accomplir ici ?
• Avez-vous déjà pensé à quitter l’entreprise ? Si oui, qu’est-ce qui vous a poussé à envisager de partir ? Et pourquoi avez-vous finalement décidé de rester ?
• Quels sont les plus grands défis auxquels vous faites face ? Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez changer dans votre travail ? Au sein de votre service ? De votre équipe ?

9-   Favoriser le développement professionnel

Si vous voulez que les gens restent dans votre entreprise, aidez-les à visualiser à quoi ressemblera leur avenir et montrez-leur qu’un cheminement de carrière attrayant s’offre à eux.

La formation et le développement ne doivent pas seulement être l’apanage des ressources humaines. Ils doivent faire partie de la culture d’entreprise. Le simple fait d’envoyer un employé suivre un cours occasionnel n’est pas susceptible de créer les résultats que vous souhaitez. Considérez plutôt le développement comme faisant partie du quotidien.

Les managers se doivent d’aborder les sujets du développement professionnel et du coaching dans des réunions régulières et individuelles. Ils peuvent aussi utiliser leurs connaissances des forces et éventuelles lacunes des employés pour adapter une approche de développement qui correspond à la fois aux besoins de l’employeur et à la carrière de l’employé.

Améliorer la fidélisation de vos talents avec Qualtrics

Si vous cherchez à fidéliser vos employés d’une manière durable, envisagez une approche holistique qui touche les principaux moteurs de l’expérience des employés. Un programme EX basé sur l’écoute des collaborateurs vous fournira les informations dont vous avez besoin pour développer des plans d’action visant à booster la rétention des travailleurs.

Nos outils de sondage (enquêtes pulse ou enquêtes d’engagement) vous permettent d’actualiser votre compréhension de l’expérience des employés et les programmes d’écoute ciblés (onboarding, fidélisation ou encore départ) vous apportent des informations contextuelles importantes sur ce qui façonne l’expérience des salariés à travers le cycle de vie des employés.