ERP (PGI) : définition et avantages

Tout savoir sur les logiciels intégrés ERP

ERP est l’acronyme de “Enterprise Resource Planning” (Progiciel de Gestion Intégré). Ce logiciel permet aux entreprises de simplifier le quotidien des équipes en optimisant l’ensemble de leurs processus dans le cadre d’un système intégré. Les ERP ont révolutionné la façon dont les organisations gèrent leurs ressources et leurs processus opérationnels : en 2021, 88% des entreprises considéraient que leurs systèmes ERP les aidaient à augmenter leurs performances, selon une enquête menée par G2. Mais comment fonctionne un ERP et quels sont ses avantages pour les collaborateurs ? Toutes les réponses sont dans notre guide expert EX Qualtrics. 

Définition d’un logiciel ERP

ERP signifie “Enterprise Resource Planning”. En français, on utilise aussi l’acronyme PGI pour “Progiciel de Gestion Intégré”. Un ERP, également appelé suite ERP ou système ERP, est une solution informatique dédiée aux entreprises. Elle s’adapte à la fois aux petites entreprises, aux PME/ETI et aux grandes entreprises. Un logiciel ERP permet de piloter un ensemble de processus liés à l’activité de la société. 

L’ERP agit comme le système nerveux central d’une entreprise. Il permet de faciliter la gestion de toutes les opérations de gestion du quotidien, pour tous les services de l’entreprise : finance, Supply Chain, ventes ou encore ressources humaines. 

Ainsi, un logiciel ERP est très polyvalent et s’inscrit pleinement dans le processus de transformation digitale des entreprises. Il peut assister les collaborateurs d’une entreprise dans des opérations administratives en lien avec la gestion financière de l’entreprise, mais également des opérations en lien avec la production et les ventes de l’entreprise, ou encore avec les ressources humaines et le management interne. 

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Comment fonctionne un ERP ?

Un ERP ou PGI se compose de plusieurs modules indépendants qui puisent leurs informations dans une base de données commune. Chacun de ces modules est axé sur l’exécution de plusieurs fonctionnalités liées à un domaine d’activité en particulier dans l’entreprise : RH, ventes, achats, logistique, finance, comptabilité et Supply Chain sont des modules fréquemment choisis par les entreprises. 

Par la suite, les entreprises peuvent ajouter d’autres modules et ajuster les modules existants en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs. 

Voici les modules ERP les plus couramment utilisés par les entreprises pour permettre à leurs équipes de gagner en efficacité et en productivité. 

Module RH

Un système ERP est un outil clé pour le secteur RH d’une entreprise. Il peut notamment s’avérer très utile dans le déploiement d’une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). 

Si vous souhaitez optimiser votre gestion des ressources humaines, vous pouvez mettre en place un module RH dans votre logiciel ERP. 

Le module RH fournit des fonctionnalités cruciales pour les managers telles que : 

• la gestion des plannings et des temps de présence,
• la gestion des paies,
• le suivi des collaborateurs, 
• la gestion du respect de la légalité au sein de l’entreprise,
• la possibilité d’intégration de suites de gestion du capital humain (HCM),
• des suites analytiques relatives à la gestion de l’expérience collaborateur.

Module finance et comptabilité 

Le module ERP finance et comptabilité est un module essentiel à la plupart des Progiciels de Gestion intégrés. En mettant en place ce module, vous simplifiez le quotidien de vos collaborateurs en leur permettant de : 

• suivre plus facilement la comptabilité fournisseurs et clients,
• automatiser des tâches financières clés pour l’entreprise,
• clôturer des comptes,
• faire des reporting financiers, 
• s’assurer du respect des normes de comptabilisation des produits.

Module production

Le module ERP production est un autre module clé pour l’exécution des processus ainsi que la planification. Il assiste les équipes en simplifiant les processus de production et en les ajustant en fonction de la demande. Le module production est utilisé pour :

• gérer la qualité de la production, 
• simplifier l’exécution des tâches, 
• planifier la production grâce à la fonctionnalité de planification déterminante des besoins (MRP). 

Module logistique et gestion de la Supply Chain

Autre module crucial pour les entreprises composés d’un secteur logistique, le module ERP logistique et gestion de la Supply Chain permet de : 

• simplifier le suivi des mouvements des marchandises et approvisionnements sur l’ensemble de la Supply Chain,  
• suivre en temps réel les stocks et la logistique, 
• suivre en temps réel les opérations des entrepôts et des transports,

Module services

Les entreprises peuvent intégrer à leur logiciel ERP le module ERP services. Ce module fournit des outils précieux pour les salariés, car il leur donne la possibilité d’améliorer leur service client en :

• suivant les flux de revenus basés sur les services, 
• suivant les points de friction dans l’expérience client pour intervenir rapidement,
• accéder à des insights pour aider les managers et les techniciens à résoudre les problèmes des clients.  

Module R&D et ingénierie

Les systèmes ERP mettent à disposition des entreprises le module ERP R&D et ingénierie qui offre des outils pour : 

• la conception et le développement de produits
• la gestion de la conformité des produits
• la gestion du cycle de vie produit (PLM)
• le développement de nouvelles innovations
• la réduction des coûts.

Quels sont les avantages à utiliser un ERP ? 

L’utilisation d’un ERP offre de nombreux avantages, notamment un meilleur management de la qualité, des ressources et des équipes, une automatisation des processus et une meilleure efficacité opérationnelle. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées, de réduire les coûts et d’améliorer l’expérience globale des parties prenantes.

Centralisation des données

Avec des applications ERP intégrées partageant la même base de données, vous pouvez bénéficier d’une infrastructure informatique simplifiée. En permettant aux équipes une accessibilité et une visibilité accrues à n’importe quel moment et en temps réel, vous renforcez l’engagement collaborateur. 

Intégration des processus

L’un des principaux avantages d’un ERP est qu’il intègre les processus métier de l’entreprise. Cela signifie que les différentes fonctions et départements de l’entreprise sont connectés et peuvent partager des informations en temps réel. Par exemple, les ventes peuvent voir instantanément les niveaux de stock actualisés, ce qui peut les aider à prendre des décisions de vente éclairées et stratégiques.

Automatisation des tâches

Grâce à un ERP, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches routinières et répétitives au sein de votre entreprise, par exemple la comptabilité, l’envoi d’emails de relance, la gestion des stocks, la planification de la production et la gestion des ressources humaines. 

Cela permet de réduire les erreurs humaines, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de libérer du temps pour les employés pour des tâches plus stratégiques. Le fait de permettre à vos équipes de se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée est en outre un excellent moyen de contribuer au développement de l’employabilité au sein de votre entreprise et de prévenir le bore-out des salariés. 

Des reporting plus rapides

Un ERP fournit des outils de reporting et d’analyse avancés qui permettent aux entreprises de suivre leurs indicateurs de performance clés (KPI) et leurs performances globales en temps réel.

Les utilisateurs de l’ERP peuvent générer des rapports personnalisés, analyser des données et identifier des tendances. Ainsi, le logiciel intégré ERP leur fournit des insights qui les aident à prendre des décisions informées pour améliorer les performances de l’entreprise. 

Optimisation de la productivité et de l’agilité

Les ERP sont souvent dotés de fonctionnalités qui permettent d’optimiser les processus métier opérationnels, afin que chaque collaborateur puisse réaliser plus de tâches avec moins de ressources. Le Progiciel de Gestion Intégré les inefficacités et les goulots d’étranglement, ce qui peut conduire à des améliorations significatives de la productivité. 

Par ailleurs, en améliorant l’efficacité des processus et en offrant à vos collaborateurs un accès en temps réel à l’ensemble des données, vous pouvez identifier rapidement les nouvelles opportunités pour votre entreprise, décuplant ainsi votre agilité. 

Réduction des risques 

Un logiciel ERP vous aide à optimiser votre visibilité et vous offre un meilleur contrôle sur les activités de l’entreprise. Vous pouvez ainsi garder l’œil sur les différents processus en cours et vous assurer de leur conformité aux exigences réglementaires pour prévenir les risques juridiques mais également les risques d’accidents du travail. 

Réduction des coûts

Bien que la mise en place d’un ERP puisse représenter un investissement initial important, il peut contribuer à réduire les coûts à long terme en améliorant l’efficacité des équipes, en réduisant les erreurs et en optimisant les ressources.

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Nos solutions axées sur la gestion de l’expérience collaborateur peuvent être intégrées facilement à vos logiciels ERP afin de vous fournir une vue plus complète des performances de vos équipes. Combinez les données sur vos collaborateurs et identifiez les leviers à utiliser pour maintenir l’engagement et la satisfaction collaborateur et augmenter votre rentabilité. 

Qualtrics vous accompagne également dans la gestion de vos collaborateurs. Collectez toutes les données nécessaires sur la satisfaction des employés, la rétention du personnel et les performances individuelles. Ces données peuvent être intégrées dans un module RH pour une gestion plus efficace des ressources humaines. 

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