Pourquoi et comment échantillonner ses enquêtes collaborateurs ?

Interroger son personnel régulièrement est vital pour toute organisation. Cela permet d’évaluer l’engagement, le niveau de satisfaction et la motivation des collaborateurs. Lorsqu’elles soumettent des sondages à leurs employés, certaines entreprises utilisent l’échantillonnage au lieu d’envoyer une enquête à tous les salariés. Mais qu’est-ce que l’échantillonnage ? Pourquoi échantillonner ses sondages ? Quand est-il judicieux d’utiliser cette méthode pour ses enquêtes collaborateurs ? Et comment calculer la taille de son échantillon en entreprise ?

Qu’est-ce que l’échantillonnage ?

L’échantillonnage consiste à interroger un groupe restreint d’individus sachant que leur point de vue sera représentatif de l’opinion générale de la population de référence.

C’est une méthode qui est très utilisée dans le cadre des études de marché et des sondages d’opinion.

Pour les sondages en entreprise, l’échantillonnage consiste à interroger une partie du personnel de l’organisation pour ensuite généraliser les résultats à l’ensemble des collaborateurs.

Pourquoi échantillonner ses enquêtes en entreprise ?

L’échantillonnage peut être bénéfique pour une entreprise qui soumet régulièrement des sondages à ses collaborateurs. Cette solution est souvent utilisée dans le cadre des enquêtes pulse qui visent à évaluer fréquemment le niveau d’engagement des collaborateurs.

Les différents bénéfices de l’utilisation de l’échantillonnage pour ses enquêtes internes sont les suivants :

• L’analyse est simplifiée et rapide étant donné que le volume de données est réduit
• L’échantillonnage évite la lassitude des collaborateurs[end link]puisqu’ils ne sont pas tous interrogés lors de chaque enquête
• Le temps que les employés doivent consacrer à répondre à des sondages est réduit dans la mesure où ils ne sont pas tous sollicités à chaque fois

Cependant, utiliser l’échantillonnage pour ses enquêtes pulse ou tout autre sondage interne soumis aux collaborateurs n’est pas judicieux pour toutes les entreprises et toutes les situations.

Quand utiliser l’échantillonnage pour ses enquêtes collaborateurs ?

Utiliser l’échantillonnage pour recueillir les opinions de ses salariés n’est pas pertinent pour toutes les entreprises. En effet, il faut que la taille de l’échantillon soit suffisamment importante pour pouvoir généraliser les réponses des individus interrogés à l’ensemble du personnel. L’échantillonnage n’est donc une option viable que pour les entreprises et organisations qui emploient un très grand nombre de collaborateurs.

En règle générale, un échantillon doit compter au moins 1 000 interrogés pour garantir des résultats pertinents et fiables.

Il faut également avoir à l’esprit que les entreprises souhaitent généralement obtenir des données statistiques sur plusieurs segments de leur personnel. Les employés de chaque service de l’entreprise n’ont pas forcément les mêmes attentes et les mêmes niveaux de satisfaction et d’engagement. Si une organisation sélectionne 5 segments de collaborateurs, il faudra donc au moins 5 000 répondants pour obtenir des résultats fiables et représentatifs.

Il est donc nécessaire d’évaluer la pertinence de l’échantillonnage pour son entreprise avant de se lancer dans le calcul de l’échantillon pour ses enquêtes collaborateurs. Une phase de réflexion et d’analyse est indispensable avant de procéder à ce calcul. En plus d’évaluer la pertinence de l’échantillonnage pour ses sondages en entreprise, quelques autres points essentiels sont à étudier.

Réflexions préalables au calcul de l’échantillon

Avant de commencer à calculer l’échantillon, l’équipe de l’entreprise en charge de la mise en place de l’enquête doit se pencher sur certains points cruciaux.

Définir précisément la cible de son enquête collaborateurs

Bien évidemment, un échantillonnage réussi passe toujours par une bonne définition de la cible du sondage. Déterminer précisément le groupe de l’entreprise a qui va s’adresser l’enquête permet d’identifier le nombre de réponses qui seront nécessaires pour obtenir des résultats fiables. Les cibles de l’enquête peuvent être définies en se basant sur les domaines d’expertise, sur l’ancienneté des collaborateurs ou en utilisant les données sociodémographiques des salariés.

Utiliser des données et métriques significatives pour les dirigeants de l’entreprise

Les questions du sondage doivent apporter des résultats exploitables par le leadership et les différents services de l’organisation. Il est indispensable de sélectionner des métriques qui puissent être mises en relation avec les KPIs déjà utilisés dans l’entreprise. Sans une certaine cohérence des données, il est fort probable que les résultats de l’enquête se révèlent inexploitables.

Effectuer un roulement des répondants

Les sondages auprès des employés permettent d’obtenir des données exploitables dans la stratégie de l’entreprise. Ils constituent aussi pour les employés un moyen de s’exprimer sur leurs conditions de travail et leur satisfaction. Les collaborateurs doivent donc tous avoir la possibilité de donner leur avis. En effet, demander l’opinion d’un salarié régulièrement et ne jamais interroger un autre salarié du même service peut créer une incompréhension et une frustration. Il est donc nécessaire d’effectuer un roulement des répondants pour éviter ce problème. Cette rotation des répondants permet aussi de limiter la lassitude des répondants et de recueillir les feedbacks de l’ensemble des collaborateurs car au sein d’un même groupe ou service, les avis peuvent diverger sur certains points.

Une fois cette phase de réflexion terminée, l’entreprise peut passer au calcul de taille de l’échantillon.

Calculer la taille idéale de l’échantillon pour un sondage auprès des employés

Afin d’obtenir des données exploitables qui reflètent avec précision l’opinion et le ressenti des salariés, il faut connaître la taille minimale que doit faire l’échantillon.

Les données essentielles au calcul de l’échantillon de ses enquêtes collaborateurs

Pour calculer la taille idéale de l’échantillon pour un sondage auprès de ses collaborateurs, il est nécessaire de connaître certaines informations :

• La taille de la population cible (ici, la taille du segment du profil de collaborateurs à étudier)
• L’intervalle de confiance : le pourcentage d’exactitude souhaité pour ses résultats. La recommandation standard est de 95 %, ce qui signifie que le résultat obtenu est sûr à 95%. L’intervalle de confiance aide à définir la marge d’erreur, donnée essentielle pour calculer la taille de son échantillon
• La marge d’erreur est la différence acceptable entre le résultat du sondage obtenu à partir de l’échantillon et le résultat qui aurait été obtenu en interrogeant la totalité de la population cible. Plus la marge d’erreur est faible, plus le résultat de l’enquête collaborateurs est représentatif de l’opinion global. La recommandation standard est de ± 5 (c’est-à-dire une marge d’erreur acceptable de 5 points de part et d’autre de la valeur)

La formule de calcul pour échantillonner ses sondages auprès des collaborateurs

La taille de l’échantillon pour son sondage en entreprise se calcule à l’aide de l’équation suivante :

• N correspond à la taille de la population mère (le nombre d’employés de l’entreprise qui composent le segment à étudier).
• p correspond au pourcentage du personnel qui présente la caractéristique (si ce pourcentage est inconnu, il convient de choisir la valeur 0,5 pour cette variable).
• e représente la marge d’erreur.
• Et z correspond à l’écart type.

Si vous n’êtes pas un statisticien, utilisez notre outil d’échantillonnage en ligne (EN) qui vous permet de calculer en un clic la taille idéale de l’échantillon pour vos sondages en entreprise.

Que faire une fois la taille de l’échantillon de son sondage auprès des employés calculée ?

Une fois que la taille échantillon est calculée, il faut sélectionner les répondants et expliquer pourquoi certains membres du personnel seront interrogés ou non. Cela va contribuer à limiter la frustration des non-interrogés et favorisera l’engagement au sondage.

Après avoir communiqué ces modalités au personnel, l’entreprise peut concevoir le sondage à destination des employés et rédiger les questions de son enquête. Elle doit ensuite le soumettre aux membres de l’entreprise concernés et, lorsque les feedbacks employés sont recueillis, analyser les résultats et les données.

Mais le travail ne s’arrête pas là. L’équipe en charge de l’enquête doit interpréter les données obtenues. Elle doit également construire des rapports visuels, présenter les résultats de son enquête aux membres du leadership et aux autres acteurs de l’entreprise concernés par l’étude et créer des supports qui serviront à comparer les résultats obtenus dans le temps. En effet, pour vérifier la pertinence d’une décision ou action stratégique, il est essentiel de pouvoir suivre l’évolution des métriques étudiées.

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