Comment réaliser de bons feedbacks d’entretiens ?

Qu’est-ce que la rétroaction d’entrevue ?

La rétroaction d’entrevue (interview feedback en anglais) est un compte rendu d’entretien d’embauche, généralement venant de l’entreprise et des interviewers. Il aborde tout ce qui a été couvert lors de l’entrevue et évalue les performances du candidat, partage la décision de recrutement ou non ainsi que tous les points qui ont mené à cette prise décision.

Pour une entrevue individuelle, il n’y a généralement qu’un seul compte-rendu. Mais si un candidat passe par un processus de recrutement impliquant plusieurs étapes (plusieurs entretiens, des tests, etc.) vous pouvez vous retrouver avec plusieurs documents de rétroaction.

Pourquoi les compte-rendu d’entretien sont-ils si importants ?

Formuler des commentaires suite à des entrevues est essentiel pour plusieurs raisons :

• Cela aide l’entreprise dans sa prise de décision : les commentaires écrits donnent une image détaillée des compétences d’un candidat et de son comportement et évalue l’adéquation entre le profil de ce dernier et celui recherché pour le poste. Cela vous permet ainsi de pouvoir comparer les profils des postulants et ainsi de choisir le meilleur.
• Cela donne des informations utiles aux candidats: la rétroaction permet à un individu de savoir pourquoi il a été retenu ou non et l’aide ainsi dans sa recherche d’emploi. S’il est finalement recruté, cela participe aussi à renforcer son intégration dans l’entreprise.
• Cela permet à l’organisation d’évaluer son processus de recrutement : les commentaires des recruteurs peuvent être combinés aux feedbacks des postulants pour vous aider à évaluer vos performances en termes d’expérience des candidats.

Dans cet article, nous vous donnons des conseils concrets pour recueillir et retranscrire les commentaires des candidats et des recruteurs et ainsi les utiliser au mieux dans votre processus de recrutement.

Conseils pour réaliser de bons compte-rendu d’entretiens

La forme

Un entretien d’embauche est un procédé structuré et reproductible. Il est alors logique d’utiliser un format standardisé pour réaliser la rétroaction de vos entrevues.

Utilisez un document type, comme un formulaire par exemple, qui couvre les informations essentielles sur chaque candidat, liste ses compétences clés et permet aux interviewers de donner leur avis et leur point de vue facilement.

Si plusieurs personnes interrogent un postulant, envisagez d’utiliser un sondage pour recueillir leurs feedbacks de manière structurée et rassembler leurs commentaires par la suite.

Les questions et énoncés impliquant des réponses sous forme de QCM ou de classement peuvent améliorer la cohérence, réduire les efforts des personnes impliquées lors du remplissage du questionnaire et simplifier le rassemblement des avis.

Le fond

Votre document de compte-rendu doit absolument comporter les champs suivants :

• Nom du postulant
• Noms des interviewers et postes occupés
• Date et heure de l’entrevue
• Liste des questions posées au demandeur d’emploi avec ses réponses correspondantes
• Les questions posées par le postulant et les réponses apportées par le recruteur
• Des notes concernant les tests et tâches déjà effectués par le candidat avant l’entretien

Vous pouvez également ajouter des questions spécifiques au poste à pourvoir et aux compétences requises en utilisant la fiche de poste ou l’offre d’emploi comme point de référence. Essayez cependant de séparer ces questions spécifiques et techniques des autres questions portant sur des compétences générales et le savoir-être du candidat comme la capacité à travailler en équipe, la prise d’initiative ou encore la communication.

Enfin, votre modèle ou template de compte-rendu d’entretien devrait inclure un champ pour que les recruteurs puissent noter leurs impressions et leurs opinions sur l’entrevue. Ces notes doivent toujours être personnalisées et porter sur la réponse aux exigences vis-à-vis du poste à pourvoir plutôt qu’être générales.  Tout ce qui est noté dans cette section doit être utile et exploitable, que ce soit par le postulant ou l’entreprise qui recrute qui pourra ainsi optimiser le recrutement et, plus globalement, l’expérience collaborateur.

Comment partager les compte-rendu d’entretiens ?

Partager ses commentaires en interne

Si vous êtes le recruteur et que vous avez à transmettre votre feedback d’entretien au responsable des recrutements, vous devez être le plus exhaustif possible. Votre document de reporting doit être parfaitement structuré et délivrer toutes les informations utiles afin que la personne en charge des embauches puisse comparer les commentaires des entrevues de plusieurs candidats.

En plus de partager votre document de rétroaction dûment complété, vous pouvez partager votre opinion et vos commentaires en direct avec le responsable que ce soit par téléphone ou en tête-à-tête. Ce retour est particulièrement appréciable lorsque vous avez rencontré un talent prometteur.

Fournir ses commentaires aux candidats

Avant de transmettre des feedbacks d’entretien d’embauche, la première chose à faire est de demander si les postulants veulent recevoir ces commentaires. Il peut en effet arriver que certains ne souhaitent pas connaître les impressions des recruteurs.

Si le candidat donne son accord, vous pouvez lui envoyer un résumé de l’entretien par e-mail et échanger plus amplement par téléphone pour clarifier certains points.

S’il vous le demande, vous pouvez même transmettre le compte-rendu de l’entrevue qui va détailler point par point l’échange professionnel. Vous devez d’ailleurs savoir que, étant donné que ces documents contiennent des données personnelles, les candidats ont un droit de regard sur les documents qui les concernent personnellement.

Feedbacks d’entretien d’embauche : bonnes pratiques

Donnez des commentaires concis et exploitables

Votre avis sur l’échange professionnel n’est utile que si le candidat ou votre responsable de recrutement peut se servir des informations pour agir en conséquence. Il faut vous assurer de donner des renseignements concrets et instructifs. Évitez les évaluations vagues et impersonnelles et essayez de donner des exemples précis qui vous ont permis d’identifier des points forts et des points faibles.

Si vous informez un talent potentiel, partagez des commentaires brefs et bien ciblés. Votre document de feedback de recrutement n’est pas que le verdict de votre entreprise, c’est aussi un élément qui peut aider un individu à adapter sa stratégie globale de recherche d’emploi et à s’améliorer.

Couvrez l’ensemble du processus d’embauche

Les commentaires ne doivent pas venir exclusivement du responsable de recrutement. Pour fournir une rétroaction de bonne qualité et qui doit utile, il est important d’évaluer l’ensemble du processus d’embauche. C’est ainsi que vous pourrez préciser les performances du candidat et l’adéquation de son profil avec le poste à pourvoir.

Cela se révèle d’autant plus crucial lorsque l’expérience du candidat comporte de nombreuses étapes telles que des questionnaires, des entretiens vidéo, des entrevues en face à face uniques ou multiples ainsi que des tests de compétences.

Intervenez dans le bon timing

Il est essentiel de recueillir et partager vos comptes rendus d’entretiens pendant que l’expérience de recrutement est encore fraîche dans votre esprit et celui des postulants. 24 heures après la rencontre est un bon timing de référence à viser.

Réagir rapidement permet aussi d’éviter que les différentes personnes présentes à l’entretien n’échangent longuement sur les profils et s’influencent mutuellement. Le consensus de groupe pourrait fausser vos données.

Comptes-rendus d’entretiens : erreurs à éviter

Donner votre avis sans vous assurer qu’il est le bienvenu

Pour de nombreux candidats, les feedbacks d’entrevues professionnelles sont un outil précieux dans leur recherche d’emploi et améliorent la marque employeur puisque l’individu constate que l’entreprise a pris le temps d’étudier soigneusement sa candidature et de lui formuler un retour constructif. Mais, pour certaines personnes, notamment celles qui ne sont pas recrutées, ce compte-rendu peut être synonyme d’échec.

Pensez donc toujours à demander aux candidats s’ils souhaitent avoir un retour de votre part sur l’entrevue de recrutement. Vous pouvez d’ailleurs poser la question en amont des entretiens, lors de la prise de contact avec le talent ou dans votre questionnaire de candidature.

Fausser le compte-rendu avec des préjugés personnels

Quelle que soit votre niveau de compétences en recrutement, il est presque impossible d’être totalement objectif lors de la rencontre d’un talent. Parfois nous avons des préférences personnelles pour un candidat par rapport à un autre ou utilisons nos expériences passées pour inconsciemment biaiser notre jugement.

En intégrant des outils d’intelligence artificielles (IA), vous éliminez les idées subjectives liées à l’âge, le sexe ou autre de sorte que votre rétroaction soit purement basée sur les compétences, les qualifications, l’expérience et les performances.

Grâce à des analyses intelligentes et data-driven, vous pouvez offrir aux talents un retour juste et équilibré des raisons pour lesquelles ils ont progressé ou été écartés du processus d’embauche.

Exemples de feedbacks d’entretiens

Donner des commentaires exploitables

Bonne pratique :

« Il a montré une bonne connaissance de l’entreprise et a bien su répondre aux questions sur son évaluation professionnelle. Il n’était cependant pas à l’aise pour discuter de l’utilisation des logiciels X et Y et du processus de gestion de projet que nous utilisons »

A éviter :

« Il en sait beaucoup sur l’industrie mais n’est pas habitué à notre façon de travailler. Il ne gèrerait probablement pas bien les tâches quotidiennes au bureau. »

Écarter les impressions personnelles

Bonne pratique :

« Elle possède de solides connaissances techniques et serait un talent éclairé pour toute entreprise de notre secteur. Si elle est retenue, nous devrions discuter de ses objectifs de carrière pour nous assurer de son engagement et qu’elle soit suffisamment challengée dans ses fonctions. »

A éviter :

« Elle pourrait correspondre au profil mais elle semblait s’ennuyer et était plutôt distante durant notre conversation. Je me demande si elle veut vraiment ce travail. »

Être spécifique

Bonne pratique :

« En plus de répondre aux exigences en matière de compétences et d’expérience, elle a exprimé un réel intérêt pour la culture de l’entreprise et semblait enthousiaste à l’idée de participer aux événements de l’équipe. »

A éviter :

« C’est une personne formidable qui s’intègrerait bien dans l’équipe. »

Apporter de la valeur au candidat

Bonne pratique :

« Bien que nous ayons décidé de ne pas le retenir pour le poste de traffic manager, nous aimerions le recontacter pour d’éventuels autres offres d’emploi au sein de l’équipe de webmarketing. »

A éviter :

« Nous avons décidé de ne pas aller plus loin dans le cadre de cette offre d’emploi. »