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Creación de listas de distribución
Qué hay en esta página:
Acerca de Creación de listas de distribución
Para poder enviar invitaciones a sus encuestas, debe crear listas de distribución. Las listas de distribución son listas de contactos de su directorio a los que puede enviar correos electrónicos. Puede crear listas de distribución a través de un CSV o manualmente.
Las listas de distribución no están visibles para toda la organización, a diferencia de los contactos del directorio. No obstante, muchos de los pasos explicados para añadir contactos a listas de distribución son parecidos a los necesarios para añadir contactos al directorio. Todo contacto añadido a una lista de distribución se añadirá automáticamente al directorio.
Campos obligatorios
Con independencia de que cargue un archivo de contactos en formato CSV o TSV o de que los introduzca manualmente, hay ciertos datos que debe incluir en ellos.
- Nombre: El nombre del contacto.
- Apellidos: Los apellidos del contacto.
- Correo electrónico: La dirección de correo electrónico del contacto. Este campo siempre es obligatorio.
- Datos de referencia externos: Información adicional sobre el contacto. Lo más habitual es que este campo se utilice para almacenar información como, por ejemplo, un ID de empleado o de estudiante. Se puede usar para iniciar sesión en autenticadores.
- Datos embebidos: Se trata de un espacio adicional donde puede añadir los campos que desee. No es necesario seguir una convención concreta para los nombres. En la captura de pantalla anterior, los campos Departamento, Ciudad y País son Datos embebidos.
Además de estos campos, puede incluir la columna Idioma para los códigos de idioma disponibles y la columna Teléfono para el número de teléfono del contacto.
Creación de una lista de distribución
- En la pestaña Listas, haga clic en Crear lista.
- Seleccione Lista de distribución.
- Asigne un nombre a la lista.
- Haga clic en Crear.
Una vez en la lista de contactos, puede optar por cargar los contactos por medio de un archivo CSV o manualmente.
Cargar un archivo
- Haga clic en Añadir lista de contactos.
- Haga clic en Cargar un archivo.
- En Excel, cree un documento con los campos requeridos y guárdelo como archivo CSV. También puede hacer clic en Documento de ejemplo, rellenar las columnas pertinentes, añadir los Datos embebidos que desee y guardar el archivo.
- Cuando el CSV esté listo, haga clic en Buscar y seleccione el archivo de su carpeta.
- Revise la sección Verificar campos para asegurarse de que la información esté bien. En caso de que alguno de los campos no se hubiera reconocido adecuadamente, haga clic en el nombre de campo para ver una lista desplegable de opciones y seleccionar el campo correcto.
Consejo Q: Si los datos no aparecen con el formato adecuado en la vista previa (si, por ejemplo, aparecen juntos en lugar de divididos en columnas), es posible que los datos no se hayan separado (o "delimitado") correctamente. Para solucionarlo, seleccione el enlace azul Mostrar opciones y elija un Delimitador o Cierre distintos.
- Haga clic en Añadir contactos para cargarlos en la lista de distribución.
Entrada manual
- Haga clic en Añadir lista de contactos.
- Seleccione Entrada manual.
- Rellene los campos disponibles.
- Haga clic en el signo de más (+) para añadir una columna en Datos embebidos. Recuerde que puede incluir lo que quiera en estos campos.
- Para terminar, haga clic en Añadir contactos.
Triggers de la lista de contactos
Recopilar datos demográficos es algo que se suele hacer con frecuencia y, si lo hace, es posible que deba modificar los miembros de una lista de distribución o crear listas de contactos nuevos a partir de la información recibida en una respuesta de la encuesta.
La función Triggers de la lista de contactos, que figura en la propia encuesta, puede ayudarle a configurar este proceso de forma que se creen o actualicen listas de distribución automáticamente a medida que se reciban respuestas.