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Implementando su Directorio

Ahora que ha pensado un poco en lo que desea lograr con XM Directory, hablaremos sobre algunas de las características específicas que pueden beneficiar sus objetivos.

Cómo dividir sus datos entre directorios separados

Piensa nuevamente en los objetivos que estableciste. ¿Habrá diferentes equipos trabajando en el XM Directory, cada uno con objetivos diferentes? ¿Y será necesario que haya una delimitación clara de qué usuarios pueden acceder a qué datos de contacto ?

En ese caso, deberías considerar configurar múltiples directorios. Cada directorio de su licencia de Qualtrics sirve como un contenedor aislado para el perfil y los datos transaccionales asociados. Además, con rolesLos usuarios pueden configurar permisos más granulares para aislar no sólo quién accede a cada directorio, sino también quién los administra.

Ejemplo: La marca/organización QPizza quiere gestionar datos de diferentes franquicias en diferentes directorios. Cada uno de sus franquiciados tiene diferentes bases de clientes y operan como unidades de negocio independientes. Por este motivo, la marca/organización quiere garantizar que las unidades no puedan acceder a los datos de las demás y que tengan la capacidad de estructurar sus datos y sus comunicaciones de forma independiente. Pueden lograr esto configurando roles para cada directorio.

Tenga en cuenta que hay un límite en la cantidad de directorios adicionales que puede agregar. Ver el Creación y gestión de varios directorios Página de soporte para obtener más información.

Configuración y permisos de usuario

Ahora pensemos quién en su organización debería tener acceso a qué funcionalidad en XM Directory. Estos permisos se pueden gestionar en dos lugares: en el Administración página y con roles de directorio .

Consejo Q: Obtenga más información sobre Plataforma vs. Permisos basados en roles.

Página de administración

Solo Administradores de Marca/organización y Administradores de División tienen acceso a la página de administración y el acceso de los administradores de División es limitado.

Usando la página de administración, puedes crear tipos de usuarios con permisos particulares (o elegir entre tipos de usuarios existentes) para controlar fácilmente qué usuarios tienen acceso a qué partes de toda la plataforma XM, no solo al XM Directory. El acceso al XM Directory se controla con el Permisos de contactos, aunque existen algunos permisos relacionados con las distribuciones y los canales a los que puede acceder cada usuario. Permisos de la plataforma de Encuesta.

Si bien recomendamos revisar las páginas de soporte vinculadas anteriormente para obtener más información, aquí hay algunas recomendaciones rápidas:

Administradores de Marca/organización tiene todos los permisos de contactos habilitados de forma predeterminada, lo que les otorga capacidades de administración completas para el XM Directory así como para el rest de la plataforma XM.
Si desea que un usuario pueda administrar roles del XM Directory , pero no desea otorgarle privilegios de administrador en toda la organización, habilite la Administrar roles de Directorio permiso para ellos.
Si desea otorgarle a un usuario la capacidad de administrar justo XM Directory o darles acceso solo a seleccionar directorios sobre su marca/organización, le recomendamos utilizar roles.

Roles

Se puede acceder a los roles desde la página Directorios. Permiten controlar qué usuarios tienen acceso a qué directorios y si se les permite acceso administrativo (por ejemplo, pueden ver todo el directorio, pueden editar su configuración, etc.) o no.

Para cada directorio, recomendamos crear dos roles: uno para acceso estándar y otro para acceso administrativo.

Consejo Q: Para obtener más información, consulte Funciones del XM Directory.

Higiene de datos

Antes de que los miembros de su licencia de Qualtrics comiencen a agregar contactos a su directorio, es importante establecer una forma de mantener limpios sus datos. Esto significa evitar duplicados (donde la información de la misma persona está dispersa en el directorio) y establecer estándares sobre cómo deben formatearse ciertos campos.

Fusionar contactos duplicar

Uno de los requisitos fundamentales para cualquier sistema de agregación de datos es garantizar que pueda identificar contactos y consolidar información sobre ellos en un solo lugar. Esto también significa evitar la duplicación de la misma persona en el mismo sistema.

En el caso del XM Directory, puede especificar cómo fusionar contactos duplicar en la configuración del directorio de Resolución de Identidad. Al igual que todas las configuraciones de directorio , estas se definen de manera diferente para cada directorio, de modo que pueden adaptarse a las necesidades de diferentes equipos.

Ejemplo: El equipo de Experiencia del cliente tiene su propio directorio. Desduplican contactos mediante correo electrónico. El equipo de ventas también tiene su propio directorio; eliminan los duplicados extrayendo una ID de Salesforce que guardan como referencia de datos externos.

Le recomendamos que después de la configuración valide periódicamente si las reglas de combinación que eligió continúan cumpliendo una finalidad o si necesitan actualizarse para adaptarse a las necesidades cambiantes. Si no está seguro de qué campo deduplicar desde el principio, intente Correo electrónico.

Consejo Q: ¿Tus usuarios ya han comenzado a cargar duplicados? ¡Ningún problema! Puede consolidar fácilmente los duplicados existentes al configurar sus reglas de combinación en la configuración del directorio .

Estandarización y esquematización

Otro aspecto importante de la higiene de datos es asegurarse de que sus campos estén estandarizados. Hasta cierto punto, esto se logrará mediante la forma en que se formatean ciertos campos obligatorios.

Dentro del XM Directory, hay campos reservados para información clave como nombre, apellido, correo electrónico, etc. Si tiene algún ID de empresa que utilice para identificar contactos (por ejemplo, un número de ID de cliente o un nombre de usuario), le recomendamos incluirlo en el Referencia de datos externos columna.

Además, puedes confiar en preguntas certificadas para datos demográficos clave como edad, identidad de género, número de hijos, nivel educativo, situación laboral, estado civil y número de miembros del hogar. Inste a los creadores de sus encuestas a que se ciñan a estas preguntas al crear las encuestas para que estos datos demográficos permanezcan formateados de manera consistente en todos los directorios.

Mejores prácticas para datos integrados

Con excepción de los campos reservados, los usuarios pueden añadir cualquier otro dato adicional que deseen a sus contactos. Estos campos adicionales se conocen como datos embebidos. Si alguna vez lo necesitas Limpia estos campos, puedes hacerlo desde el nivel de directorio. Recomendamos encarecidamente programar algún tiempo para realizar comprobaciones periódicas de la higiene de los datos.

Consejo Q: Tenga en cuenta que incluso con datos embebidos, existen límites en cuanto a cómo puede nombrar sus campos y la longitud de los valores que puede extraer. Obtenga más información en el Campos disponibles Página de soporte.

Consejo Q : Explore la posibilidad de prefijar los nombres de atributo de datos embebidos con términos específicos del programa para evitar la superposición de datos de diferentes programas que trabajan en el mismo directorio. Por ejemplo, tanto el equipo de soporte como el de ventas pueden recopilar opinión sobre la satisfacción del cliente. Un campo podría ser Soporte-CSAT y el otro podría ser Ventas-CSAT, para evitar superposiciones.

Al crear un sistema informal de estandarización para campos de datos embebidos clave, es importante planificar y comunicarse con otros usuarios que haya designado como administradores del XM Directory . Si hay ciertos campos de la empresa con los que desea que los usuarios tengan cuidado, asegúrese de comunicarlo.

Ejemplo: Su organización incluye un campo llamado “Ubicación de la oficina”. Si los usuarios cargan contactos con los valores “Estados Unidos”, “US” y “USA”, será difícil organizar e informar sobre los datos del país.

Completar directorios con datos operativos

¿Qué queremos decir con “llenar directorios con datos operativos”? Piense en los distintos datos de contacto disponibles para su empresa y en cuántas plataformas están distribuidos. Este es el paso en el que pensamos en cómo llevar esos datos al XM Directory. Ver Mejores prácticas para los contactos del XM Directory para obtener una lista de los métodos disponibles para agregar datos a sus directorios.

Sincronizar contactos de otras plataformas

Qualtrics ofrece múltiples medios para importar datos a nuestra plataforma. Para fuentes de datos externas bien estructuradas y definidas, como el CRM de la empresa, los usuarios pueden aprovechar las automatizaciones del XM Directory o las plataformas de flujos de trabajo automatizados para sincronizar datos relevantes para los flujos de trabajo de CX . Por ejemplo,

Extraer automáticamente datos de contacto de forma programada desde un servidor SFTP , Google Drive, DropBox o el servicio de archivos Qualtrics .
Extraiga automáticamente datos de clientes de la instancia de su organización Nube de datos de clientes de SAP.
En la página Flujos de trabajo , extraiga datos de Fuerza de ventas o Factores de éxito para subir al XM Directory.
Consejo Q: Para una configuración más rápida, existe un XM Directory plantilla de flujo de trabajo!

Importar por orden

Para fuentes de datos más no estructuradas (o si simplemente no está listo para automatizar), XM Directory ofrece una manera fácil de Importar archivos CSV o TSV llenos de datos de contacto. Este proceso se describe con más detalle en la página de soporte vinculada y puede ser un excelente punto de partida para nuevos usuarios.

Consejo Q: Para los programas de CX más sofisticados y personalizados, los usuarios tienen la opción de integrarlos usando API apoyo o apalancamiento Servicios de ingeniería de Qualtrics para implementaciones más personalizadas.

Limitar la frecuencia con la que se contacta a los clientes

El XM Directory le permite determinar con qué frecuencia su marca/organización puede enviar mensajes a sus contactos. Estas reglas aplicar a un directorio en su totalidad.

Consejo Q: Se recomienda que establezca algún tipo de regla de frecuencia de contacto si su marca/organización tiene muchos usuarios que envían encuestas a las audiencias. La mejor práctica es espaciar las invitaciones a la encuesta entre 30 y 60 días para reducir la fatiga de respuesta y evitar la disminución de las tasas de respuesta (es menos probable que los encuestados respondan correos electrónicos consecutivos).

Si tiene ciertas listas de correo o encuestas que necesitarán omitir las reglas de todo el directorio, también puede agregar reglas personalizadas.

Ejemplo: Si tiene una encuesta que se envía después de que un cliente se comunica con su equipo de soporte, es posible que desee establecer una regla personalizada que permita que esta encuesta siempre se envíe, independientemente de las reglas de configuración de su directorio . De esta manera, puede capturar información después de cada interacción con el equipo de soporte técnico.

Ejemplo: Por otro lado, podrías establecer reglas más restrictivas en una lista de distribución específica. Por ejemplo, añadir restricciones adicionales a una lista de distribución que incluye a las principales partes interesadas, evita que bombardee innecesariamente a estos importantes usuarios.

Consejo Q: Para obtener más información sobre la frecuencia de contacto y las reglas personalizadas, consulte Reglas de frecuencia de Contacto página.

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