Guía completa sobre evaluaciones de desempeño

¿Qué es una evaluación de desempeño?

Una evaluación de desempeño es un mecanismo formal para que los gerentes y otros interesados puedan valorar el desempeño laboral de los empleados. El objetivo es identificar sus fortalezas y debilidades, brindar opiniones constructivas para fomentar el desarrollo de habilidades para el futuro y contribuir al proceso de fijación de objetivos.

Cualquiera sea la metodología que elija, con una buena planificación y ejecución, las evaluaciones de desempeño impulsan el compromiso de los empleados y establecen las pautas para construir una cultura basada en el feedback y el desarrollo continuos.

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¿Quién lleva a cabo las evaluaciones de desempeño?

Por lo general, se trata de cada gerente, que es la persona que mejor conoce la función y el trabajo de cada miembro de su equipo. En algunos casos, un líder de equipo, un ejecutivo o el equipo de Recursos Humanos pueden liderar la revisión.

¿Por qué son importantes las evaluaciones de desempeño?

Además de resultados positivos a largo plazo, las evaluaciones de desempeño generan una mejora inmediata para el negocio y también para los empleados, que desean evaluar sus fortalezas y debilidades, y desarrollarse profesionalmente. Estos son algunos de sus beneficios:

1. Permiten alinear los roles con los objetivos comerciales
Son una oportunidad de verificar que todo el equipo comprenda la visión y los objetivos de la organización y sepa qué aporta cada integrante. El desempeño individual impulsa el desempeño de la organización.

2. Brindan mayor comprensión de los roles
La gestión del desempeño permite que cada persona comprenda su rol en la organización y aclare las dudas que tenga. Cuando los supervisores y los empleados comprenden claramente sus tareas, se eliminan las ambigüedades laborales. Cada persona es responsable de su propio trabajo.

3. Aportan feedback regular sobre el desempeño
El feedback regular contribuye a una mejor comunicación general. Las evaluaciones de desempeño ayudan a identificar las fortalezas y debilidades individuales y, fundamentalmente, permiten comprender las expectativas con respecto al trabajo de cada individuo.

La gestión del desempeño puede ser una excelente herramienta de motivación, ya que contribuye a que los empleados se sientan más satisfechos con su trabajo y superen las expectativas.

4. Fomentan el desarrollo profesional
La evaluación de desempeño es una oportunidad de planificar y fijar los objetivos para un mayor desarrollo profesional de los empleados. También les ayuda a acceder a la capacitación y orientación que necesitan, lo que constituye la base para los planes de sucesión de Recursos Humanos.

5. Ayudan a recompensar el buen desempeño
La gestión del desempeño brinda una variedad de recompensas que permiten agradecer el trabajo bien hecho, como tiempo libre o gratificaciones. La perspectiva de una evaluación de desempeño que “supere las expectativas” y que se reconozcan los esfuerzos extraordinarios es un incentivo para que los empleados trabajen bien, y podría dar lugar al desarrollo profesional.

¿Cuál es la mejor metodología para las evaluaciones de desempeño?

Existen tantas metodologías, herramientas y técnicas que no hay dos sistemas de gestión del desempeño iguales. Algunos tienen calificaciones. Otros, un formato de preguntas y respuestas, mientras que otros utilizan el texto libre.

Al igual que la cultura de la empresa, cada sistema de gestión del desempeño es único y específico, ya que está vinculado a los valores y los objetivos de cada organización.

Sin embargo, todos los buenos procesos de evaluación de desempeño apuntan a mejorar el funcionamiento de la organización y respaldar el desempeño, el desarrollo, la productividad y el bienestar de los empleados.

Más allá de este propósito general, la experiencia indica que las metodologías tradicionales pueden desmotivar, en lugar de inspirar y fomentar el trabajo arduo y el progreso.

De hecho, tanto los gerentes como los empleados suelen rechazar las gestiones de desempeño tradicionales. Perciben que aportan poco valor y que no cumplen con los objetivos de mejorar el desempeño. Según investigaciones publicadas en el Journal of Industrial and Organizational Psychology:

• El 95 % de los gerentes no están satisfechos con los sistemas de gestión del desempeño que tienen.
• Entre los empleados, el 59 % considera que las evaluaciones de desempeño no justifican el tiempo dedicado, mientras que el 56 % cree que no recibe opiniones que le permitan mejorar.
• Casi el 90 % de los líderes de Recursos Humanos informan que sus sistemas no aportan información precisa.

Es el momento de hacer un cambio y rediseñar la gestión del desempeño. En lugar de realizar evaluaciones anuales, un sistema mejor incorpora el feedback continuo.

De esta forma, en lugar de centrarse en el desempeño pasado, la evaluación aporta información actualizada. Una investigación de Josh Bersin estima que cerca del 75 % de las empresas multinacionales están adoptando este modelo.

¿Cómo debería ser una evaluación de desempeño?

Las evaluaciones de desempeño que se basan en una filosofía de feedback continuo suelen centrarse en el futuro, con el fin de promover el crecimiento y el desarrollo. En lugar de calificar a los empleados por su desempeño pasado según una tabla estandarizada, la gestión del desempeño continuo aborda a cada persona de acuerdo con su potencial.

Sin embargo, el feedback continuo no implica eliminar completamente las mediciones y métricas de los procesos actuales. Se trata de utilizarlos de una forma mejor. Estos indicadores brindan a gerentes y empleados una claridad invaluable y les permiten focalizarse, ya que funcionan como marco para la planificación y para ordenar los esfuerzos futuros.

Para ser útiles y realistas, las mediciones del progreso deben mantener un equilibrio con el resto de los elementos de desempeño adecuados. Esto puede abarcar una gama de aspectos como la calidad, la cantidad, la puntualidad y la rentabilidad del trabajo.

Las expectativas puestas en los empleados deben ser factibles, es decir, ellos deben poder visualizar los resultados y las formas de alcanzarlos, y confiar en que podrán lograrlos.

Así son las expectativas de desempeño que cumplen con estas características:

• Basadas en la función.
• Claras y comprensibles.
• Específicas.
• Razonables y posibles.
• Medibles, observables o verificables.
• Orientadas a los resultados.
• Comunicadas de manera oportuna.
• Enfocadas en fomentar la mejora continua de la productividad y el desarrollo de habilidades.

Cómo establecer los objetivos correctos en una evaluación de desempeño

En los objetivos de los empleados, lo más importante es el equilibrio. Si son demasiado sencillos, no brindarán la satisfacción de superar el desafío. Deben ser prolongados y permitir desarrollar nuevas habilidades. Pero, al mismo tiempo, si son demasiado desafiantes, pueden desmotivar. Los empleados podrían agotarse tratando de cumplirlos o ni siquiera intentarlo, si los consideran imposibles.

Para que los objetivos sean eficaces es importante que se establezcan en conjunto entre el gerente y el empleado. Además, lo ideal es que sean de tipo “SMART” (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y delimitados en el tiempo) y que se controlen con regularidad. Para este fin, es recomendable realizar reuniones regulares, para revisar el progreso y evaluar maneras de ayudar a lograrlos.

Ejemplos de evaluaciones de desempeño: frases y preguntas

Cualquiera sea el modelo de evaluación de desempeño con el que trabaje, la clave para que la revisión sea productiva y se centre en los objetivos es brindar feedback claro y positivo. Los gerentes y otros evaluadores deben hacer comentarios específicos, constructivos y que aporten soluciones para contribuir al crecimiento del empleado.

Los criterios varían dependiendo del tamaño, el alcance y la cultura de cada organización. Sin embargo, algunos elementos están presentes en la mayoría de las empresas. Estos son algunos ejemplos de áreas en las que puede centrarse al comenzar a planificar los criterios de evaluación de los empleados:

Logro de objetivos

• Se fija objetivos desafiantes.
• Ayuda a los demás a alcanzar sus objetivos.
• Organiza su trabajo según las necesidades de la organización y de los clientes.
• Logra sus objetivos incluso ante obstáculos y desafíos.

Características de liderazgo

• Tiene en cuenta las ideas y opiniones de todo el equipo al tomar decisiones.
• Ayuda a los demás a resolver los problemas laborales.
• Hace responsable a cada miembro del equipo por el logro de los objetivos.

Comunicación

• Escucha activamente a los demás.
• Adapta su comunicación a las necesidades de la audiencia.
• Comunica con claridad y coherencia.

Trabajo en equipo

• Colabora con el resto del equipo de forma eficaz.
• Da feedback útil y constructivo.
• Trata a los demás de forma respetuosa.
• Valora y respeta las diferencias dentro del equipo.

Cultura y valores

• Manifiesta los valores de la empresa todos los días.
• Es un modelo a seguir.
• Genera un entorno laboral positivo.

El contenido de una evaluación de desempeño puede variar dependiendo de cada rol y organización. Sin embargo, puede ser útil establecer ciertas preguntas universales que todos los gerentes puedan formular, como las siguientes:

• ¿Cuál es la principal fortaleza de esta persona y qué puede hacer para seguir creciendo?
• ¿Cuál es la principal oportunidad de esta persona y qué puede hacer para mejorar?

Como ayuda para elaborar los criterios de evaluación de sus empleados, descargue las plantillas gratuitas de evaluación de desempeño de Qualtrics.

Cómo prepararse para llevar a cabo una evaluación de desempeño

Si usted es un gerente o un líder de equipo y debe evaluar a su personal, probablemente tenga un proceso de evaluación de desempeño establecido como guía. Sin embargo, es probable que aún pueda mejorar ese proceso con un poco de preparación, a fin de que la experiencia sea agradable y útil.

Reserve la disponibilidad necesaria

Si va a reunirse con cada persona de su equipo, asegúrese de que no haya interrupciones o distracciones. Trate de no tener muchos compromisos antes de la reunión para no correr el riesgo de retrasarse y tener que posponer o demorar la revisión. De este modo, los empleados notarán que la evaluación es tan importante para usted como para ellos.

Repase los datos del empleado

Antes de la reunión, revise sus notas para recordar qué ocurrió en las evaluaciones anteriores. ¿Cuáles fueron los aspectos destacados de la reunión? ¿Hubo algo que requiriera seguimiento?

Esté dispuesto a escuchar, no solo hablar

Reserve tiempo para que el empleado comparta su opinión. Anótela o grábela para poder darle seguimiento.

Prepárese para lo inesperado

Seguramente lo que usted tenga para decir no sea nuevo para los empleados, pero sí es posible que ellos tengan novedades para usted. Al tratarse de reuniones personales y privadas, podrían considerarlas una oportunidad para plantear cuestiones o compartir novedades. Aunque estas podrían no estar directamente relacionadas con la evaluación, escúchelos y programe una conversación posterior, si hiciera falta.

Inconvenientes que debe evitar durante la evaluación de desempeño

Al planificar o revisar el proceso de evaluación de desempeño, conocer estos posibles puntos de falla podría permitirle ahorrar tiempo y dinero.

1. Perder de vista el propósito del proceso
Asegúrese de que el proceso esté orientado por el objetivo de sus sistemas de gestión del desempeño y, si hace falta, cambie el rumbo. Es fundamental comprender qué tan bien alineado está el trabajo diario de cada persona y equipo con los objetivos de la organización.

2. No darle importancia a la cultura del feedback
Si no ha establecido una cultura de feedback, dedique tiempo y recursos para comunicar el propósito de las evaluaciones de desempeño y generar confianza en el proceso. De este modo, podrá construir este tipo de cultura.

3. No comprometer a los interesados
Para mejorar la aceptación y el éxito del programa, y optimizar la participación, es importante comprometer a los decisores y los ejecutivos desde el comienzo.

4. No desarrollar una red de apoyo
El seguimiento y las opiniones deben ser parte fundamental del proyecto. Los empleados y gerentes deberían saber, desde el principio, a quién acudir para obtener apoyo o ayuda.

5. Falta de comunicación
La comunicación es el componente principal a la hora de implementar un sistema de gestión del desempeño, ya sea nuevo o mejorado. Los sistemas exitosos cuentan con una comunicación honesta y trasparente sobre el proceso.

6. Falta de capacitación y preparación de los gerentes
Ningún sistema de gestión del desempeño será exitoso si las personas involucradas no invierten en el proceso. Si los empleados sienten que sus gerentes son apáticos respecto del sistema, copiarán esa actitud. Los gerentes deben tomar el control y dar el ejemplo. Para esto, necesitan apoyo y capacitación adecuados.

Maneras alternativas de recibir feedback

Para muchas empresas, las evaluaciones de desempeño son la mejor forma de compartir y recibir el feedback de los empleados. Gracias al crecimiento de las empresas impulsadas por la experiencia y a una nueva comprensión del valor de la experiencia del empleado, están surgiendo nuevas metodologías.

Opiniones 360º

En las opiniones 360º, los empleados reciben opiniones de sus gerentes, de compañeros y de colegas con menos experiencia. También pueden evaluarse a sí mismos, lo que genera una vista completa, de 360 grados, de sus fortalezas y oportunidades.

Feedback continuo

Algunas empresas prefieren evitar la estructura formal de una evaluación de desempeño y, en cambio, comparten el feedback de manera continua, cada vez que es necesario. Esta podría ser una opción adecuada para empresas muy pequeñas y emergentes. Sin embargo, existe el riesgo de que, sin controles formales, el personal no tenga claros sus avances y en qué es necesario seguir trabajando.

Evaluaciones de seguimiento de empleados

La evaluación de seguimiento de empleados se puede considerar como un punto medio entre el feedback continuo y las grandes evaluaciones de desempeño anuales. Se trata de una evaluación a menor escala y más frecuente, como mensual o trimestral. Las evaluaciones de seguimiento se suelen asociar con las encuestas de compromiso del empleado, pero también funcionan para compartir opiniones en la otra dirección, ya que ofrecen mediciones claras y pueden completarse rápida y fácilmente.

¿Debería incorporar las opiniones 360º en la evaluación de desempeño?

Las opiniones 360º recolectan calificaciones y comentarios anónimos sobre el desempeño laboral y otros comportamientos clave de un empleado, de una gran cantidad de personas que trabajan con él. Esto incluye a compañeros, subordinados, otros gerentes e incluso clientes, además del supervisor inmediato. También tienen en cuenta las autocalificaciones.

Sin embargo, hay bastante controversia respecto de si las opiniones 360º deberían utilizarse como evaluaciones de desempeño o mantenerse solo como indicadores del desarrollo.

Algunas personas consideran que usarlas como formas de evaluación podría arruinar el valor que tienen para el desarrollo, ya que los evaluadores serán menos honestos, sufrirán presión política, las calificaciones serán menos precisas y los destinatarios estarán menos abiertos a las opiniones recibidas. Si las opiniones 360º tienen consecuencias administrativas, como en el salario o las posibilidades de ascenso, podrían dar lugar a muchos otros problemas.

El propósito principal de las opiniones 360º siempre ha sido el desarrollo del empleado, pero, cada vez más, las empresas tienden a usarlas junto con los sistemas de evaluación de desempeño. Si se usan como una fuente de información dentro de un contexto mayor, el uso criterioso de los procesos de opiniones 360º podría agregar un valor considerable, tanto para los empleados como para la organización en general.

Esta publicación se realizó en junio de 2019 y se actualizó en marzo de 2020.

Referencias:

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