La guía definitiva sobre las encuestas de seguimiento a empleados

¿Qué es la encuesta de seguimiento?

Las encuestas de seguimiento dan a las organizaciones la libertad de medir lo que necesitan de forma regular. Según nuestra experiencia, se suele hablar de estas encuestas para referirse a todo lo que no es la encuesta de compromiso de los empleados anual o bianual. Esto puede generar confusión sobre lo que realmente son y cuándo utilizarlas con eficacia, como parte de un programa para escuchar a los empleados.

Son distintas de la encuesta de compromiso de los empleados, de las encuestas del ciclo de vida de los empleados (incorporación, desvinculación, reacción de los candidatos, etc.) y de las encuestas a los empleados para estudios específicos. En resumen, una encuesta de seguimiento es simplemente un mecanismo para medir el feedback que no está relacionado con la medición de temas o contenidos específicos.

Esto significa que el contenido que se mide puede (y debe) cambiar de una organización a otra e incluso de una encuesta a otra.

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Revisiones más cortas y frecuentes

Para ser realmente encuestas de seguimiento, estos estudios deben cumplir con las siguientes condiciones:

• Medir los mismos aspectos a lo largo del tiempo (por ejemplo, “¿Qué tan probable sería que recomiende la empresa como un buen lugar para trabajar a personas que conoce?”).
• Ser considerablemente más cortas y más fáciles de completar que una encuesta de compromiso de los empleados.
• Realizarse con más frecuencia que las encuestas de medición tradicionales (por ejemplo, más de una vez al año).
• Llevarse a cabo cada intervalos regulares (la mayoría de las organizaciones las realizan de forma trimestral o mensual).

Este tipo de encuestas es solo uno de los diferentes mecanismos de feedback de los empleados y se puede utilizar por fuera de la encuesta de compromiso de los empleados. En todos nuestros años de experiencia ayudando a distintas organizaciones a generar sus programas de encuestas, hemos elaborado una lista de control para ayudar a las empresas a definir si estas encuestas pueden ser su mejor enfoque.

¿Qué ventajas tienen las encuestas de seguimiento?

Estas encuestas son cada vez más populares, no solo porque son más cortas y permiten a los empleados dar su feedback en menos tiempo, sino también porque introducen una nueva dimensión en el análisis de los resultados: el tiempo.

Mientras que la encuesta de compromiso de los empleados brinda un panorama anual del compromiso de los empleados, la encuesta de seguimiento permite medir los distintos aspectos mes tras mes, o trimestre tras trimestre, para evaluarlos (y reaccionar) con más regularidad, establecer tendencias a lo largo del tiempo y comenzar a vincular las mejoras con las acciones que la organización realizó.

Son más ágiles que los métodos tradicionales para recolectar feedback de los empleados (por ejemplo, la encuesta de censo anual). Los empleados pueden dar su feedback con mayor frecuencia, y las organizaciones pueden reaccionar más rápidamente a los resultados.

Las encuestas más tradicionales, como la encuesta anual de compromiso de los empleados, son demasiado esporádicas. Después de todo, si se pide feedback solo una vez al año, es sumamente difícil evaluar el progreso de los planes de acción y alinear las mediciones del feedback con los resultados del negocio.

Nuestros estudios indican que los empleados desean brindar feedback con mayor frecuencia.

El 77 % de los empleados desean brindar feedback con mayor frecuencia que una vez al año.

De hecho, bastante más seguido. La mayoría de los empleados preferirían dar feedback cuatro veces al año, en lugar de solo poder hacerlo durante la encuesta anual de compromiso de los empleados.

¿Por qué usar encuestas de seguimiento?

Cuando los empleados tienen la oportunidad de dar su feedback con mayor frecuencia, se genera un ambiente en el que se sienten valorados y escuchados.

Es 12 veces más probable que las personas recomienden a su empleador si sienten que se las escucha y se actúa teniendo en cuenta sus opiniones.

Las encuestas de seguimiento pueden usarse para medir cualquier aspecto que sea importante para los empleados y la empresa. Estos son algunos de los usos habituales:

• Mantener un sistema de alerta temprana sobre las métricas importantes de la empresa (por ejemplo, a través de una encuesta de seguridad o de atención al cliente).
• Medir la eficacia de los planes de acción, en particular los que se aplican tras una encuesta de compromiso de los empleados tradicional.
• Ayudar a comprender la vinculación entre los diferentes tipos de feedback de los empleados, así como otros resultados comerciales importantes que se miden con frecuencia, como la voz del cliente (VoC), el desempeño y la rotación de personal.

¿Qué se puede medir con una encuesta de seguimiento?

¡Todo! Esto es así porque son un método de feedback que no está asociado a un contenido específico. Las preguntas se pueden adaptar a las prioridades y los objetivos de cada organización, y a lo que sea necesario medir.

El único detalle importante a considerar respecto del contenido es que este mantenga cierta coherencia, para poder medir su evolución a lo largo del tiempo y compararlo entre un mes o un trimestre y el siguiente.

Dicho esto, en nuestra experiencia, existen algunos tipos de contenidos que las organizaciones eligen medir con mayor asiduidad a través de encuestas de seguimiento.

Algunos de los usos que vemos más habitualmente:

• Encuesta de seguimiento del compromiso (en reemplazo de la encuesta anual de compromiso de los empleados): una encuesta que incluye una medición más corta (2 o 3 elementos únicamente) del compromiso del empleado, junto con mediciones de los principales elementos que impulsan el compromiso (autonomía, evolución de carrera, alineación con la estrategia).
• Encuesta de seguimiento de los planes de acción (en combinación con la encuesta anual de compromiso de los empleados): una encuesta para controlar el avance de los planes de acción establecidos después de la encuesta anual de compromiso de los empleados, con un feedback estructurado y regular que ayuda a medir el progreso y modificar los planes, si fuera necesario.

Además de estos usos, algunas organizaciones eligen medir la forma en que los valores de su empresa se “vivencian” realmente en la organización (a veces, como parte de una iniciativa más amplia sobre la cultura empresarial) o evaluar la opinión de los empleados con más frecuencia a través de un programa de cambio organizacional.

Pueden ser instrumentos valiosos para que la voz del empleado llegue a las decisiones empresariales con mayor regularidad, lo que mejorará la experiencia del empleado general.

¿Qué preguntas se deberían incluir en una encuesta de seguimiento?

No hay preguntas o temas que sean imprescindibles, ya que esta clase de encuestas se trata de un elemento más de la la estrategia para escuchar a los empleados en general.

Los programas de encuestas de seguimiento representan una inversión de tiempo y recursos, por lo que es importante medir solo aspectos relevantes e importantes para la organización.

El primer paso es evaluar las prioridades estratégicas de la organización y las metas del departamento de Recursos Humanos. Uno de los mayores errores que cometen las organizaciones es no incluir en la encuesta los resultados organizacionales o los factores que los impulsan.

Por ejemplo, si solo se mide el nivel de compromiso, no será posible saber “por qué” los empleados están comprometidos o no. Sin esta información, no es posible hacer cambios en función de los resultados.

En cuanto a la estructura de la encuesta, recomendamos usar la regla general de 70:20:10:

• 70 % de elementos prácticos que impulsan los resultados.
• 20 % de preguntas de resultado organizacional.
• 10 % de preguntas de texto libre.

Con esto en mente, se pueden considerar las siguientes mediciones habituales y útiles:

Compromiso del empleado

La mayoría de las encuestas de seguimiento que utilizan nuestras soluciones incluyen alguna medición del compromiso del empleado. Se pueden incluir diversas preguntas sobre el compromiso (por ejemplo, “Siento orgullo de trabajar en esta empresa”) o un único punto, como las encuestas eNPS.

Temas de planificación de acciones

Muchas organizaciones utilizan las encuestas de seguimiento para medir la eficacia de los planes de acción que surgieron de la encuesta de compromiso de los empleados tradicional.

Por ejemplo, tal vez se desee comprender en qué medida los empleados están de acuerdo con esta afirmación: “He observado cambios positivos como resultado de encuestas anteriores”.

El contenido específico de la encuesta es distinto en cada organización, pero puede replicar los temas de la encuesta de compromiso de los empleados que generaron planes de acción.

Iniciativas estratégicas

A menudo, el feedback de los empleados puede ayudar a impulsar las iniciativas estratégicas de la organización o contribuir a la mejora de los productos. El contenido específico de estas encuestas debe adaptarse a la organización y a las iniciativas concretas que estén en marcha.

Por ejemplo, para una organización que está atravesando una reestructuración, podría ser un momento oportuno para recibir feedback sobre la percepción que los empleados tienen de esos cambios (por ejemplo, “La empresa me ayuda a comprender adecuadamente qué efecto tendrán los cambios sobre mi trabajo”).

Nosotros recomendamos medir los elementos que hayan recibido una baja puntuación en otras encuestas o que sean inesperados, las reacciones de los empleados a nuevos programas o iniciativas, o las mediciones que los ejecutivos consideren importantes.

¿Qué extensión debería tener la encuesta de seguimiento?

Una regla útil para recordar es que cuanto más frecuente sea la encuesta, más corta debería ser.

Nuestra recomendación es la siguiente:

• Encuesta de seguimiento mensual: entre 10 y 15 preguntas
• Encuesta de seguimiento trimestral: entre 15 y 20 preguntas
• Encuesta de seguimiento semestral: entre 20 y 30 preguntas

¿Con qué frecuencia se deben realizar las encuestas de seguimiento?

Muchas organizaciones preguntan: “¿Con qué frecuencia los empleados deben responder la encuesta?”. Sin embargo, lo que deberían preguntarse es: “¿Con qué frecuencia necesita la empresa conocer las opiniones de los empleados y con qué rapidez puede responder a los resultados?”.

Se deben tener en cuenta estos tres factores:

1. Con qué frecuencia suelen fluctuar los patrones de lo que se mide

Por ejemplo, si el objetivo es medir el estado de ánimo de los empleados (no sería nuestra primera recomendación a las empresas que se inician en las encuestas de seguimiento), es razonable esperar que la fluctuación sea frecuente.

Podría cambiar todos los días o incluso más de una vez al día. Sin embargo, si se mide el compromiso del empleado y los factores que lo impulsan, una medición diaria o semanal no tiene sentido.

Esto se debe a que no es probable que los niveles de compromiso fluctúen en tan poco tiempo.

2. Con qué frecuencia puede la empresa analizar y comunicar los resultados

Cuando se realiza una encuesta entre los empleados, se genera la expectativa de que los líderes usen los resultados para generar cambios. Si no se comunican los resultados o no se genera ningún plan de acción, puede resultar contraproducente y generar desconfianza y falta de compromiso.

Además, seguramente se reduzcan los índices de respuesta de encuestas futuras.

Esto no significa que siempre se deba actuar de inmediato después de cada encuesta, pero es necesario analizar los resultados y tratar de comprenderlos.

Al evaluar la cadencia correcta de la encuesta de seguimiento, se debe considerar con qué velocidad la organización puede reaccionar a los resultados de la encuesta. Como mínimo, los empleados que participaron deberían recibir algún tipo de comunicación sobre los resultados y debería establecerse algún plan de acción.

3. Cuánto tiempo se tarda en implementar los planes de acción

Como se mencionó, no es necesario que de cada encuesta se deriven acciones.

Por ejemplo, si se realiza una encuesta de seguimiento para verificar la eficacia de los planes de acción aplicados anteriormente, podría no ser necesario realizar acciones adicionales.

Sin embargo, siempre se debería tener presente que, después de cada encuesta, es muy probable que sea necesario definir acciones. De modo que no solo se necesita tiempo para analizar, comunicar y decidir las acciones, sino que también se debería considerar el tiempo necesario para aplicar los planes de acción.