Pulse survey: cómo recopilar buen feedback laboral

¿Qué significa pulse survey?

Una encuesta de pulso o pulse survey es una encuesta realizada para detectar necesidades de bienestar laboral y la satisfacción y/o motivación de los empleados de forma puntual: se trata del “pulso” de la empresa. Estas encuestas suelen constar de pocas preguntas (no más de 10 elementos), de forma que así se pueda obtener rápidamente información significativa. Algunas empresas las realizan o de forma repetida para poder repasar los resultados a lo largo del tiempo y derivar medidas concretas de optimización.

Objetivos de una encuesta de pulso

El principal objetivo de una encuesta de pulso es medir la motivación y la satisfacción interna de los empleados. A esto hay que sumarle más intenciones individuales de cada empresa como los siguientes:

• Medir la cooperación interna del equipo: el ambiente laboral entre los compañeros influye significativamente en la satisfacción de los empleados. Por lo tanto, las encuestas de pulso funcionan como un barómetro del estado de ánimo, de forma que los resultados proporcionan información sobre las medidas necesarias para reforzar la cohesión si fuera necesario.
• Obtener una respuesta rápida a los cambios: las pulse surveys pueden impulsar cambios y verificar posteriormente su eficacia: ¿es bien recibido por los empleados un proceso o sistema recién introducido?, ¿han mejorado algunos aspectos desde la última encuesta?
• Medir el progreso de los procesos en curso: si se ha puesto en marcha una nueva iniciativa en la empresa (por ejemplo, para promover a las mujeres o en el ámbito de la salud en el lugar de trabajo), también se puede medir su éxito con la ayuda de una encuesta de pulso de forma que los empleados puedan compartir su opinión.
• Animar a los empleados y fomentar su implicación: una pulse survey puede ayudar a reforzar el compromiso de los empleados. Gracias a estas encuestas pueden aprender que sus opiniones son valoradas y que posteriormente se aplican medidas de mejora.

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¿Con qué frecuencia debe realizarse una pulse survey?

A diferencia de otras encuestas y preguntas de feedback laboral que se realizan cada determinados periodos de tiempo y que suelen ser más extensas, es aconsejable realizar las encuestas de pulso con bastante más frecuencia. Estos intervalos deben ser determinados de antemano por los responsables de la empresa o del equipo. A la pregunta de con qué frecuencia deben realizarse estas encuestas no hay una respuesta concreta. Una pulse survey puede realizarse con motivo de una ocasión concreta o de forma periódica, dependiendo del objetivo de la encuesta. Sin embargo, una pulse survey solo debe programarse cuando los responsables estén realmente dispuestos a tomar las medidas de optimización necesarias.

Precaución: A pesar de lo breve de la encuesta, debe haber suficiente tiempo entre las rondas de encuesta de pulso individuales, de lo contrario existe un riesgo de agotamiento por la cantida de encuestas a los empleados. Esto puede dar lugar a que los empleados no completen (totalmente) las pulse surveys posteriores o no quieran participar en ellos en general.

Pulse surveys dependiendo de la ocasión

Este tipo de preguntas para los empleados se caracterizan por no requerir mucha preparación y, sin embargo, pueden ofrecer rápidamente resultados significativos. Por lo tanto, son adecuadas para medir el estado de ánimo o la satisfacción del personal poco después o en el período previo a un cambio específico.

Las siguientes situaciones pueden citarse como ejemplo:

• La introducción de un nuevo sistema de base de datos en todos los departamentos. ¿Cómo afronta el personal este cambio?
• Se debe establecer un nuevo proceso de onboarding de empleados. ¿Cómo evalúan los empleados el procedimiento actual? ¿Hay alguna petición de mejora?
• Los empleados pueden trabajar desde casa un día a la semana. ¿Cómo se recibe la oferta? ¿Hay algún problema?
• Recientemente ha habido un cambio de personal en la dirección. ¿Influye esto en el clima empresarial?

Encuestas de pulso periódicas

Algunas empresas integran en su trabajo diario pulse surveys sobre un tema constante de forma periódica. Pueden tener lugar, por ejemplo, una vez al trimestre, anualmente o semanalmente. Este enfoque es útil para identificar las tendencias a largo plazo. Por lo tanto, las encuestas de pulso periódicas pueden utilizarse para responder, por ejemplo, a las siguientes preguntas:

• ¿Cómo ha evolucionado la satisfacción de los empleados a lo largo del año?
• ¿Podría aumentar la motivación de los empleados durante un plazo determinado?

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Pulse survey: procedimiento

Aunque la estructura y el contenido de la encuesta deben determinarse de forma individual, el procedimiento general de una pulse survey puede dividirse en tres fases:

1.      Preparación de la encuesta

La preparación de un único control del pulso requiere muy poco tiempo, pero difiere ligeramente en función de la frecuencia: ocasional o regular. Si las pulse surveys van a repetirse durante determinados intervalos, es aconsejable realizar previamente una encuesta más amplia a los empleados (entre 50 y 100 ítems). Esto sirve de base y puede servir de impulso para las breves encuestas que siguen después.

A la hora de elaborar las preguntas a los empleados de una empresa hay que tener en cuenta lo siguiente:

• No debe contener más de 10 elementos, ya que el tamaño reducido motiva a los empleados a participar y, al mismo tiempo, facilita su cumplimentación.
• Dependiendo del objetivo de la encuesta de pulso, se pueden utilizar diferentes tipos de preguntas. Las preguntas de opción múltiple son especialmente útiles.

2.     Realización de la encuesta

Una vez que se han determinado los tipos de preguntas, así como los contenidos, existen las siguientes opciones: la encuesta de pulso puede realizarse de forma digital (por ejemplo, a través de una aplicación) o analógica (en papel). Las encuestas de pulso suelen realizarse a través de teléfonos inteligentes o en un PC, lo que facilita tanto la participación como la evaluación posterior.

Consejo: En las encuestas de pulso no es obligatorio que participen todos los empleados. En cambio, a menudo basta con encuestar a una muestra fija.

3.     Evaluación de la encuesta

La forma de evaluar los resultados de una pulse survey depende principalmente de dos factores: el contenido y la estructura del cuestionario y el objetivo que se persigue con la encuesta. Por lo tanto, no existe una solución universal para la evaluación de las encuestas sobre de pulso.

Ventajas de las pulse surveys: resumen

Este tipo de encuestas aportan numerosas ventajas entre las que destacamos:

• Requieren poco tiempo y coste.
• Proporcionan resultados actualizados con la mayor rapidez posible.
• Las tendencias a largo plazo pueden predecirse gracias a la repetición de las encuestas.
• Son fáciles de preparar.

Ejemplos de ítems relevantes en las pulse surveys

Los siguientes ejemplos de ítems o temas en las pulse surveys se refieren a dos áreas temáticas diferentes.

Recursos humanos

• Pregunta: ¿se ofrecen suficientes oportunidades de cualificación y desarrollo?
• Pregunta: ¿ayuda el equipo de dirección a crear unas condiciones favorables para el desarrollo de sus capacidades?
• Afirmación: el equipo de RR.HH. me ayuda a la hora de solicitar vacaciones.

Valores corporativos

• Pregunta: ¿actúan nuestros directivos de acuerdo con los valores corporativos?
• Pregunta: ¿conoce los valores de nuestra empresa?
• Afirmación: nuestros valores corporativos me motivan para seguir trabajando aquí.