Kontaktimport-Automatisierung

Über Kontaktimport-Automatisierungen

Benutzer möchten ihre Kontaktdatensätze oft in Qualtrics integrieren, indem sie Dateien auf einen Secure File Transfer Protocol (SFTP)-Server oder einen HTTPS-Dateihosting-Dienst hochladen, damit Qualtrics diese Datensätze regelmäßig in ihre Qualtrics-Benutzerkonten importieren kann. Benutzer können diese Datensätze als Kontakte importieren und dann Umfrageverteilungen für diese Kontakte planen (EN), alles unter den sichersten Übertragungsmethoden.

Mit Kontaktimport-Automatisierungen können Sie Ihre eigenen Automatisierungsjobs erstellen, konfigurieren, aktualisieren, testen und überprüfen, wodurch Ihre Kontaktverwaltung rationalisiert wird. Wenn die Automatisierung ausgeführt werden soll, werden alle gekennzeichneten Dateien verarbeitet, die noch nicht von der Automatisierung verarbeitet wurden, einschließlich neu hochgeladener Dateien.

Sie können diese in der Registerkarte Automatisierungen auf der Verzeichnisseite einrichten.

Schritt 1: Starten und Planen der Automatisierung

1. Rufen Sie die Registerkarte Automatisierungen auf.
   
2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung.
3. Benennen Sie Ihre Automatisierung.
   
4. Klicken Sie auf Automatisierung erstellen.
5. Bestimmen Sie, ob Ihre Automatisierung täglich, wöchentlich, monatlich oder On-Demand erfolgen soll. Wenn Sie On-Demand wählen, prüft die Automatisierung alle 15 Minuten Dateien und verarbeitet die in Frage kommenden.
   
6. Bestimmen Sie die Tageszeit / den Wochentag, an dem sie stattfinden soll. Sie können sie zur vollen Stunde, oder 15, 30 oder 45 Minuten nach der vollen Stunde ausführen.
   Tipp: Alle Automatisierungen werden auf Basis der UTC geplant und beachten daher nicht die Sommerzeit.
7. Klicken Sie auf Weitere Zeit hinzufügen, um eine weitere Uhrzeit/Woche/Monat hinzuzufügen, zu der diese Aktualisierung durchgeführt werden soll.
   Tipp: Es gibt eine Grenze von 8 mal täglich, 20 mal wöchentlich oder 16 mal monatlich. Sie können zwar technisch gesehen dieselbe Zeit mehrmals hinzufügen, dies führt jedoch dazu, dass die Automatisierung nur einmal zu dieser Zeit ausgeführt wird.
8. Bestimmen Sie das Datum, an dem die erste Automatisierung stattfinden soll.
   
   Tipp: Wenn das Datum auf heute oder in der Vergangenheit eingestellt ist, wird die Automatisierung von nun an ausgeführt.
9. Legen Sie fest, wann die Automatisierung den Import von Kontakten beenden soll. Sie können diese Auswahl später noch ändern.
10. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen, dem Konfigurieren einer Importquelle (EN).

Schritt 2: Konfigurieren einer Importquelle

Wenn Sie in der Kontaktimport-Automatisierung zu Importquelle konfigurieren gelangen, teilen Sie Qualtrics den Speicherort der Kontaktdaten mit, die Sie importieren möchten. Sie haben mehrere Möglichkeiten.

• Qualtrics-Dateiservice (EN): Richten Sie einen Dateiservice mit Qualtrics ein. Damit entfällt die Aufgabe, einen SFTP-Server auf der eigenen Seite einzurichten. Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihnen Anweisungen zum Einrichten angezeigt.
• SFTP Server (EN): Sie haben Ihren eigenen Server, auf dem diese Dateien gehostet werden. Sie müssen den Benutzernamen, das Passwort, die Host-URL und den Port des SFTP-Servers angeben, damit die Automatisierung die Dateien importieren kann.

  Tipp: Beim Einrichten einer SFTP-Verbindung empfehlen wir Ihrem IT-Team, die Qualtrics IP-Bereiche zuzulassen. Verwenden Sie die folgenden IP-Bereiche für die Erlaubnisliste:

  • EMEA und Asien-Pazifik: 139.60.152.0/22
  • Alle anderen Regionen: 162.247.216.0/22
  Tipp: Wenn sich Ihr Benutzerkonto in unserer FedRAMP-Umgebung befindet, unterscheiden sich die IP-Adressen für die Zulassung von denen auf dieser Seite. Um sicher auf Ihre IP-Adresse zuzugreifen, melden Sie sich bitte bei Ihrem FedRAMP Support Portal an.
• Google Drive oder Dropbox (EN): Sie haben Zugriff auf einen Open Authorization (OAuth)-Dateispeicher, wie Google Drive oder Dropbox, wo Ihre Importdateien gehostet werden. Sie müssen sich anmelden und Qualtrics die Erlaubnis erteilen, Ihre Dateien auf dem OAuth-Dateispeicher zu verwalten. Die Automatisierung verwaltet nur die Dateien in einem bestimmten Ordner, der im nächsten Schritt konfiguriert wird.

Schritt 3: PGP-Verschlüsselung

Die PGP-Verschlüsselung ist optional für Kontaktimport-Automatisierungen. Sie ist eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Daten zu verschlüsseln und zu schützen, bevor Sie mit der Automatisierung fortfahren, und sie erfordert die Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team. Sie müssen eine PGP-Verschlüsselungssoftware (EN) auswählen, z. B. das PGP-Werkzeug (EN), die GPG-Werkzeuge (EN) oder das GPG-Dienstprogramm (EN). Wenn Sie die Importdateien aus einem Skript erzeugen, sollten sie eine GPG/PGP-Bibliothek verwenden, die der Sprache des Skripts entspricht. Leider kann der Qualtrics Support Ihre PGP-Verschlüsselung nicht für Sie einrichten oder von Ihnen verschlüsselte Dateien entschlüsseln.

1. Wählen Sie aus, ob die Datei mit der PGP-Software verschlüsselt werden soll.
   
   Tipp: Diese PGP-Verschlüsselung ist für Automatisierungen verfügbar, die sowohl SFTP-Server als auch den Qualtrics File Service verwenden. Wenn Sie eine frühere Automatisierung nicht verschlüsselt haben, dies aber gerne tun würden, können Sie die Automatisierung jederzeit bearbeiten, um die Verschlüsselung hinzuzufügen.
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Klicken Sie auf Herunterladen unseres öffentlichen Schlüssels. Ihr IT-Team muss diesen öffentlichen Schlüssel verwenden, um Importdateien zu verschlüsseln, bevor sie auf den SFTP-Server oder den Qualtrics File Service hochgeladen werden.
   
   Qtip: Wenn eine Automatisierung für die Verwendung von PGP-Verschlüsselung konfiguriert ist, aber eine unverschlüsselte Datei empfängt, schlägt sie fehl und benachrichtigt die E-Mail-Empfänger gemäß den Benachrichtigungseinstellungen in der Automatisierung (EN).
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Nun definieren Sie entweder Ihre SFTP-Ordnerpfade oder Sie gehen direkt zum Data Field Mapping (EN).

Schritt 4: Auswählen von Pfaden für Ordner

Nachdem Sie die Quelle (EN) Ihrer Kontaktdatendateien bestimmt haben, müssen Sie die Ordner angeben, in denen diese Dateien gespeichert werden, damit die Automatisierung weiß, wo sie abgerufen werden sollen.

1. Geben Sie den Namen des Ordners auf dem SFTP-Server, Google Drive oder Dropbox ein, in dem sich die zu importierende Datei befindet. Wenn sich der Ordner innerhalb eines anderen Ordners befindet, müssen Sie den Pfad angeben, z. B. Zentraler Ordner/Kontakte 2018.
   
   Tipp: Wenn Sie Google Drive verwenden, müssen Sie den Namen des Laufwerks nicht angeben – geben Sie einfach den Namen des Ordners ein. Wenn sich Ihre Automatisierungen zum Beispiel in Ihrem Laufwerk in einem Ordner namens AutomationFiles befinden, setzen Sie AutomationFiles in das Feld Ordnerpfad. Wenn sich Ihr AutomationFiles-Ordner in einem anderen Ordner namens QualtricsStuff befindet, legen Sie QualtricsStuff/AutomationFiles ab.
   Tipp: Bei diesem Ordnernamen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Es muss sich um einen vorhandenen Ordner handeln, sonst schlägt die Automatisierung fehl. Der Ordnerpfad sollte auch relativ zum Standardverzeichnis des SFTP-, Google Drive- oder Dropbox-Benutzers sein, der der Automatisierung zur Verfügung gestellt wird. Qualtrics kann nicht auf Dateien zugreifen, wenn sie sich in einem höheren Verzeichnis als dem im Ordnerpfad angegebenen befinden.
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Wählen Sie aus, welche Dateien aus diesem Ordner importiert werden sollen.
   Ihre Optionen sind die folgenden:
   • Alle Dateien: Alle Dateien im Ordner.
   • Dateien, deren Name ein spezifisches Präfix enthält: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie das Präfix angeben.
   • Dateien, deren Name ein spezifisches Suffix enthält: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie das Suffix angeben. Die Dateiendung ist hier enthalten.
     Beispiel: Der Dateiname ist 1234-sample und es handelt sich um eine CSV-Datei. Sie möchten alle Dateien, die mit -sample enden und CSV-Dateien sind. Ihr Suffix wäre -sample.csv
   • Dateien, deren Name einen spezifischen Text enthält: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie den Ausdruck angeben, den die Namen enthalten müssen. Dieser Ausdruck kann an einer beliebigen Stelle im Dateinamen stehen.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Die bearbeitete Datei wird auf Qualtrics gespeichert und kann bei der Verwaltung vergangener Automatisierungen (EN) eingesehen werden. Klicken Sie auf Fortfahren.
   

Schritt 5: Zuordnung von Datenfeldern und Mailinglisten

Dieser Abschnitt behandelt zwei Teile der Kontaktimport-Automatisierung: Datenfelder zuordnen und Mailingliste auswählen. Hier entscheiden Sie, welche Felder aus Ihren Kontaktdateien in Qualtrics importiert werden, wie sie formatiert sind und in welche spezifische Mailingliste die importierten Kontakte importiert werden.

1. Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen. Dadurch wird eine CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, die ein Beispiel für eine korrekte Dateivorlage enthält. Sie können auch Ihre eigene Vorlagendatei verwenden, wobei es sich dabei um verschiedene Dateitypen handeln kann. Alle Dateien, die durch diese Automatisierung importiert werden, müssen mit der Formatierung der hochgeladenen Beispieldatei übereinstimmen.
   
2. Wenn Ihre Datei fertig ist, klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie Ihre Beispieldatei hoch.
   Vorsicht: Die Größe der Beispieldatei darf 100 MB nicht überschreiten.
3. Wählen Sie ein Trennzeichen.
   
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics-Feldzuordnungen werden bereitgestellt; Sie können jedoch jede Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen eingebetteten Datenfeld zuordnen, indem Sie die Dropdowns in der Zeile Als Feldname importieren ändern.  Beachten Sie, dass bei der Benennung einer Spalte nach einem eingebetteten Datenfeld die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden muss.
   
6. Verwenden Sie die Zeile Importieren als Feldtyp, um zu bestimmen, ob es sich bei jedem Feld um ein Kontaktfeld, eingebettete Daten, Transaktionsdaten (EN) oder ein Transaktionsdatum handelt, oder ob es vom Import ausgeschlossen werden soll.

   Tipp: Transaktionsdaten sind die Daten, an denen eine Transaktion stattgefunden hat. Es wird davon ausgegangen, dass das Datum in UTC angegeben wird, es sei denn, die Zeitzone ist explizit im Datumswert enthalten. Wenn die Datumsspalte leer ist, wird das Transaktionsdatum auf das aktuelle Datum eingestellt. Wenn das Datum ungültig ist, führt dies zu einem Fehler in der Zeile. Hier ist eine Liste der kompatiblen Zeitformate:

   • ANSIC (Mon Jan _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (Mon Jan _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 Jan 06 15:04 MST)
   • RFC850 (Monday, 02-Jan-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (Mon, 02 Jan 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
7. Sobald Sie Ihre Felder überprüft haben, klicken Sie auf Fortfahren.
   Tipp: Wenn Sie die hochgeladene Datei ersetzen möchten, klicken Sie auf Neue Beispieldatei hochladen.
8. Wählen Sie die Mailingliste in Ihrer XM Directory aus, in das die Kontakte aus Ihrer Importquelle (EN) importiert werden. Wenn Sie dieses Dropdown anklicken, können Sie eine neue Mailingliste erstellen oder nach dem Namen einer bereits vorhandenen Liste suchen.
   
9. Klicken Sie auf Fortfahren.
10. Entscheiden Sie, ob es mit dieser Kontaktautomatisierung keine Verteilung oder eine Verteilungsautomatisierung geben sollte. Sie können mehrere Verteilungen verknüpfen. Lesen Sie den Abschnitt Verknüpfen von Vertriebsautomationen (EN) für weitere Details. Wenn Sie sich nicht dafür entschieden haben, eine Vertriebsautomatisierung zu verknüpfen, schließen Sie die Einrichtung Ihrer Automatisierung ab (EN).
    
    Tipp: Auch wenn Sie jetzt keine Verteilungsautomation einrichten, können Sie später zurückkommen und eine vorhandene verknüpfen.

Schritt 6: Verknüpfung mit Vertriebsautomatisierungen

Automatisierungen unterstützen die Möglichkeit, mehrere Verteilungen von einem einzigen Kontaktimport zu senden. Dies wird durch die Verknüpfung von Umfrageverteilungs-Automatisierung (EN) mit einer Kontaktimport-Automatisierung erreicht. Verknüpfte Verteilungsautomatisierungen senden Umfrageeinladungen basierend auf den Einstellungen der Verteilungsautomatisierung, sobald die Kontaktimport-Automatisierung abgeschlossen ist.

Sie können Ihre Kontaktimport-Automatisierung mit einer beliebigen Anzahl von Vertriebsautomatisierungen verknüpfen, solange die Gesamtzahl Ihrer Automatisierungen 100 nicht überschreitet.

1. Navigieren Sie zum Abschnitt Link-Verteilungen der Automatisierung.
   
2. Wählen Sie Ja.
3. Klicken Sie auf Fortfahren.
4. Wählen Sie entweder aus, eine neue Verteilungsautomatisierung zu erstellen (EN), oder wählen Sie aus bestehenden Automatisierungen aus.
   
5. Sobald eine Verteilungsautomatisierung hinzugefügt wurde, können Sie wählen, ob Sie zur Automatisierung navigieren oder sie entfernen möchten.
6. Klicken Sie auf Kriterien anzeigen, um die Bedingungen hinzuzufügen, unter denen Kontakte zu dieser Verteilung hinzugefügt werden.
7. Um Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie Filtern der Kontakte.
   
8. Die Bedingungen werden durch „Alle“ oder „Beliebige“ (EN) verbunden. Sie können Bedingungen basierend auf Werten von Kontaktfeldern, eingebetteten Daten oder Transaktionsdaten (EN) hinzufügen.  Bedingungen können verschachtelt (EN) werden.
   
   Tipp: Sie können nur bis zu 10 Bedingungen hinzufügen. In der Benutzeroberfläche wird Ihnen angezeigt, wie viele Bedingungen Sie noch hinzufügen müssen.
9. Wählen Sie aus, ob Sie an alle Kontakte verteilen möchten, die Ihren Kriterien entsprechen, oder ob Sie eine begrenzte Auswahl davon ausprobieren möchten.
10. Wenn Sie sich für eine Auswahl von Kontakten entschieden haben, wählen Sie aus, wie Sie die Probe erstellen möchten:
    • Anzahl der Kontakte: Geben Sie die Anzahl der Empfänger ein, die die Umfrage erhalten sollen. Diese Anzahl darf die Anzahl der Kontakte in Ihrer Liste nicht überschreiten.
      Beispiel: Wenn Sie eine Liste von 1.000 Kontakten haben, aber nur die Hälfte von ihnen befragen möchten, geben Sie 500 ein.
    • Prozentsatz der Quell-Mailingliste: Geben Sie den Prozentsatz der Empfänger ein, die die Umfrage erhalten sollen.
      Beispiel: Wenn Sie eine Liste von 1.000 Kontakten haben und 75 % eingeben, erhalten 750 Kontakte die Umfrage.
11. Um diese Kontaktimport-Automatisierung mit einer anderen Vertriebsautomatisierung zu verknüpfen, klicken Sie auf Weitere Automatisierung hinzufügen und wiederholen Sie die Schritte 4-10 nach Bedarf.
12. Wenn Sie die Verknüpfung von Automatisierungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Fortfahren, um zu den letzten Schritten Ihrer Automatisierung (EN) zu gelangen.

Schritt 7: Senden von Laufberichten und Aktivieren der Automatisierung

Die letzten Schritte einer Kontaktimport-Automatisierung umfassen die Festlegung, wer per E-Mail benachrichtigt wird, wenn eine Automatisierung läuft, und die anschließende Aktivierung der Automatisierung. Dies umfasst die Teile Zusammenfassung Empfänger ausführen und Überprüfung von Teilen der Automatisierung.

1. Bestimmen Sie, wer mit einer E-Mail benachrichtigt wird, wenn die Automatisierung ausgeführt wird. Verwenden Sie die Pluszeichen ( + ) oder die Schaltfläche E-Mail des Empfängers hinzufügen, um zusätzliche Empfänger hinzuzufügen.
   
2. Wenn Sie keinen Bericht per E-Mail senden möchten, wenn keine Arbeit erledigt wurde, über die berichtet werden muss, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
3. Klicken Sie auf Fortfahren.
4. Klicken Sie auf die Option Bearbeiten neben dem Feld, um zurückzugehen und Änderungen vorzunehmen.
   
5. Klicken Sie auf Automatisierung aktivieren, um Ihre Automatisierung zu starten, oder klicken Sie auf Beenden ohne Aktivierung, um die Automatisierung zu speichern, aber nicht zu starten.

Ändern von Datenfeldern, die in der Automatisierung enthalten sind

Es kann vorkommen, dass Sie die Felder ändern möchten, die in der Kontaktimport-Automatisierung enthalten sind. Zum Beispiel haben Sie festgestellt, dass Sie vergessen haben, eine Patientenadressspalte in Ihre Kontaktimporte aufzunehmen, und nun möchten Sie die Patientenadressinformationen in zukünftigen Kontaktimporten speichern.

Die Beispieldatei, die Sie im Abschnitt Kartenimportfelder hochladen, bestimmt die eingebetteten Datenfelder, die in Qualtrics hochgeladen werden. Dies bedeutet, dass Sie Spaltenüberschriften ausschließen können, um sie zu überspringen, oder Sie können den genauen Namen und die Rechtschreibung eines Feldes verwenden, um es in zukünftige Importe aufzunehmen.

So ändern Sie die Felder, die in einem Import enthalten sind:

1. Gehen Sie zur gewünschten Automatisierung und klicken Sie auf das Dropdown.
   
2. Klicken Sie auf Automatisierung bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Stelle, an der Datenfelder zuordnen steht.
   
4.  Klicken Sie auf Neue Beispieldatei hochladen.
5. Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen.
6. Bearbeiten Sie die Datei so, dass sie Ihre gewünschten Kopfzeilen enthält. Stellen Sie sicher, dass Rechtschreibung und Großschreibung übereinstimmen.
   Beispiel: Die Dateien, die Sie in Ihrem Quellordner aufbewahren, haben ein Feld namens Adresse. Fügen Sie in der Beispieldatei eine Kopfzeile namens Adresse hinzu. Der Kleinbuchstaben „a“ funktioniert nicht.
7. Klicken Sie auf Datei auswählen. Laden Sie Ihre neue Datei hoch.
   
8. Klicken Sie auf Fortfahren.
9. Vorgeschlagene Spaltenüberschriften für Qualtrics-Feldzuordnungen werden bereitgestellt; Sie können jedoch jede Spalte umbenennen oder eine Spalte einem vorhandenen eingebetteten Datenfeld zuordnen, indem Sie die Dropdowns in der Zeile Als Feldname importieren ändern.  Beachten Sie, dass bei der Benennung einer Spalte nach einem eingebetteten Datenfeld die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden muss.
   
10. Verwenden Sie die Zeile Importieren als Feldtyp, um zu bestimmen, ob es sich bei jedem Feld um ein Kontaktfeld, eingebettete Daten, Transaktionsdaten (EN) oder ein Transaktionsdatum handelt, oder ob es vom Import ausgeschlossen werden soll.
11. Sobald Sie Ihre Felder überprüft haben, klicken Sie auf Fortfahren.

Erstellen zusätzlicher Automatisierungen

Sobald Sie Automatisierungen erstellt haben, können Sie mehr hinzufügen, indem Sie oben rechts auf Neue Automatisierung klicken.