Recruiting-Prozess optimieren: So ziehen Sie passende Mitarbeiter an

Ein guter Recruiting-Prozess ist wichtig, um qualifizierte Mitarbeiter für sich zu gewinnen und langfristig zu halten. Unternehmen können es sich nicht leisten, schlechte Entscheidungen im Einstellungsverfahren zu treffen. Ein unpassender Kandidat kostet viel Zeit und Geld und kann mitunter sogar zum Kundenverlust führen. Daher ist es essenziell, sich mit dem bestehenden Bewerbungsprozess auseinanderzusetzen und diesen zu optimieren. Tipps zum idealen Ablauf finden Sie im Folgenden.

Was ist der Recruiting-Prozess?

Der Recruiting-Prozess beschreibt die schrittweise Methode, neue Mitarbeiter zu finden, auszuwählen und einzustellen. Gleiches meinen die Begriffe Bewerbungs- und Einstellungsprozess bzw. Bewerbungs- und Einstellungsverfahren. Der Recruiting-Prozess läuft in jedem Unternehmen individuell ab. Bei ähnlichen Branchen fallen jedoch die Rekrutierungsschritte meist gleichartig aus.

Schritte im Einstellungsprozess

In der Regel gibt es drei Hauptphasen innerhalb des Einstellungsverfahrens:

• Personalplanung
• Rekrutierung
• Auswahlverfahren

Je nach Unternehmensgröße und Branche lassen sich individuell weitere Schritte im Bewerbermanagement-Prozess definieren.

1. Personalplanung

Der erste Schritt ist ein rein interner Prozess. Im Zuge der Personalplanung entscheiden Führungskräfte, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen und Fähigkeiten sie einstellen müssen.

2. Rekrutierung

Unternehmen erreichen potenzielle Mitarbeiter auf verschiedene Weise, z. B. durch:

• Mitarbeiterempfehlungen
• Jobbörsen
• Soziale Medien
• Stellenanzeigen (intern und extern)
• Karrieremessen
• Talentpools (interne Datenbank, z. B. mit ehemaligen Praktikanten oder interessanten Bewerbern, für die es bisher keine geeignete Stelle gab)

Im Zuge des Recruiting-Prozesses werden Kandidaten auf verschiedenen Wegen angesprochen und auf ihre Eignung geprüft. Das kann sowohl aktiv als auch passiv erfolgen. So geht entweder die Personalabteilung direkt auf interessante Fachkräfte zu, etwa auf Business-Plattformen, oder Arbeitsuchende werden durch eine Stellenanzeige aufmerksam und reichen eine Bewerbung ein. Anschließend durchlaufen vielversprechende Bewerber eine oder mehrere Kennenlernphasen, z. B. in Form von:

• Jobinterviews
• Probeaufgaben
• Probearbeitstagen

3. Auswahlverfahren

Im letzten Schritt bewerten die HR-Abteilung und Führungskräfte gemeinsam, welche Kandidaten hinsichtlich ihrer Vorstellungen geeignet sind. Haben sie sich für einen Bewerber entschieden, bietet die Personalabteilung ihm die Stelle an.

Warum ist ein durchdachter Bewerbungsprozess wichtig für Unternehmen?

Es ist wichtig, dass Unternehmen während des gesamten Einstellungsprozesses eine tadellose Candidate Experience bieten. Ein gut geplanter und durchgeführter Bewerbungsprozess stellt hierfür die Grundlage dar. Denn der Arbeitsmarkt ist stark umkämpft und qualifizierte Fachkräfte, die zum Unternehmen passen, sind schwer zu finden. Positive Erfahrungen stärken die Arbeitgebermarke und erhöhen die Chance, dass sich die bevorzugten Kandidaten tatsächlich für das jeweilige Unternehmen entscheiden.
Zudem hilft ein positiver Recruiting-Prozess dabei, einen umfangreichen Talentpool aufzubauen. Unternehmen speichern hier interessante Kandidaten, für die noch keine Stelle frei war, um bei Bedarf auf sie zurückzukommen. Konnten diese bereits positive Erfahrungen im Bewerbungsverfahren sammeln, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie weiterhin Interesse an einer Stelle in der Organisation haben.

Die Vorteile eines optimalen Recruiting-Prozesses

Mit einem guten Bewerbungsverfahren finden Organisationen idealerweise kompetente Mitarbeiter, die mit der Unternehmenskultur harmonieren und lange bleiben, um sich zu entwickeln und aufzusteigen. Weitere Vorteile von optimal durchgeführten Prozessen sind:

• Geld sparen: Neue Mitarbeiter einzustellen, ist kostenintensiv. Kein Unternehmen möchte diese Kosten verdoppeln, etwa weil es die falsche Person ausgewählt hat und die Stelle neu besetzen muss. Daher empfiehlt es sich, den Recruiting-Prozess stetig zu optimieren.
• Zeit sparen: Es ist nicht nur kosten-, sondern auch zeitintensiv, neue Arbeitskräfte zu rekrutieren. Je besser die Planung des Einstellungsprozesses und je reibungsloser der Ablauf, desto mehr Zeit lässt sich stattdessen für produktive Arbeit aufwenden.
• Schadensbegrenzung: Eine falsche Person einzustellen, kann im schlimmsten Fall ein Sicherheitsrisiko darstellen sowie einen finanziellen oder rufschädigenden Schaden für die Marke bedeuten. Dieses Risiko minimiert ein guter Recruiting-Prozess.
• Die besten Fachkräfte bekommen: Unternehmen mit einem durchdachten Einstellungsprozess müssen niemals bereuen, einen guten Kandidaten zu verlieren – denn sie stellen immer die Besten ein.
• Effektives Training: Es ist teuer und zeitaufwendig, neues Personal auszubilden. Bei den richtigen Mitarbeitern handelt es sich jedoch um gut angelegtes Geld. Mit einem effektiven Recruiting-Prozess lässt sich verhindern, Personen auszubilden, die kurz darauf bereits aus dem Unternehmen ausscheiden. So müssen Organisationen nicht immer wieder von vorne beginnen, Fachkräfte auszubilden, sondern halten die richtigen Kandidaten langfristig.
• Sicherheit: Mitarbeiter benötigen häufig Zugriff auf vertrauliche Informationen, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, z. B. auf gewisse Systeme, Daten, Patente oder Passwörter. Scheiden Mitarbeiter aus, besteht das Risiko, dass sie all diese Informationen mitnehmen. Ein guter Recruiting-Prozess sorgt dafür, dass ausschließlich vertrauenswürdige Kandidaten eingestellt werden.

Recruiting-Prozess optimieren: Mit diesen 9 Tipps klappt es

In der Vergangenheit fand der Einstellungsprozess linear statt. Dabei geht der Ablauf beispielsweise wie folgt vonstatten:

1. Ein Kandidat bewirbt sich um eine Stelle.
2. Er wird abgelehnt oder zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen.
3. Nach dem Gespräch wird der Bewerber entweder angenommen oder abgelehnt.
4. Erfolglose Kandidaten schreiben den Arbeitgeber ab und der Arbeitgeber vergisst den Kandidaten.

Der moderne Rekrutierungsprozess ist dagegen zirkulär. Denn Unternehmen möchten, dass die Kandidaten wieder zurückkehren und denken: „Ich möchte mich hier für eine andere Stelle bewerben.“ Das erreichen Sie, indem Sie die bestmögliche Candidate Experience bieten und Ihren Bewerbungsprozess optimieren.

Tipp 1: Beginnen Sie mit der Marke

Die beste Candidate Experience beginnt nicht mit der Rekrutierung, sondern bereits davor. Das bedeutet, Unternehmen brauchen …

• … eine aussagekräftige Marke, die die Menschen erreicht und bewegt.
• … einen positiven Markenwert.
• … eine durchdachte Strategie für mehr Markenbekanntheit.
• … einen guten Ruf als Arbeitgeber.

Wer eine außergewöhnliche Brand Experience liefern kann, macht bereits den ersten Schritt, damit sich geeignete Fachkräfte bewerben.

Tipp 2: Nutzen Sie die sozialen Medien

Eine großartige Marke verfügt in der Regel über effektive Social-Media-Kanäle. Diese dienen nicht nur dem Markenaufbau, sondern stellen zugleich praktische Rekrutierungstools dar, die Ihren potenziellen Talentpool erweitern. Social-Media-Recruiting nennt sich der Trend, der mit der zunehmenden Digitalisierung einhergeht. Denn Fachkräfte werden verstärkt über die sozialen Netzwerke auf Stellenausschreibungen aufmerksam. Viele bewerben sich dabei nicht einmal selbst, sondern teilen das Angebot auch häufig mit Freunden, für die sie die Stelle als passend erachten. So erreichen Sie mithilfe Ihrer Follower noch besser genau die Kandidaten, die Sie suchen – und das ganz ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand.

Tipp 3: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter

Oft gilt der Satz: „Die richtigen Leute kennen die richtigen Leute.“ Mitarbeiter, die potenzielle Kandidaten vorschlagen, beschleunigen den Recruiting-Prozess enorm. Bevor Sie also teure Rekrutierungskampagnen starten, fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Empfehlungen. Viele Unternehmen setzen dafür auf Mitarbeiterempfehlungsprogramme und verzeichnen damit oft schnellere Erfolge bei der Fachkräftesuche. Angestellte, die geeignete Kandidaten empfehlen, erhalten dabei einen Bonus, wenn die vorgeschlagenen Personen eingestellt werden.

Tipp 4: Erstellen Sie die optimale Stellenanzeige

Gute Stellenanzeigen …

• … beinhalten einfache Jobbezeichnungen (keine undefinierbaren Umschreibungen wie „Ninjas“ oder „Rockstars“).
• … bewerben Ihr Unternehmen auf überzeugende Weise.
• … verwenden eine klare und integrative Sprache.

Für eine größere Fachkräfteauswahl im Recruiting-Prozess empfiehlt es sich zudem, nicht mehr als sechs Must-have-Attribute in der Stellenausschreibung anzugeben und die Nice-to-have-Eigenschaften gänzlich wegzulassen. Denn Studien belegen, dass sich Frauen im Allgemeinen erst dann um eine Stelle bewerben, wenn sie zu 100 Prozent die angegebenen Kriterien erfüllen – was definitiv nicht immer notwendig ist. Männer bewerben sich dagegen bereits bei 60 Prozent Übereinstimmung.

Tipp 5: Einfache Bewerbung ermöglichen

Gehen Sie mit der Zeit und stellen Sie einfach auszufüllende, prägnante Formulare für das Bewerbungsverfahren zur Verfügung. Kandidaten können ihre Anhänge in Form von Lebensläufen und Anschreiben einfach online hochladen. Dadurch signalisieren Sie potenziellen Kandidaten, dass Sie ein fortschrittliches und modernes Unternehmen sind.

Tipp 6: Bewerbermanagementsystem nutzen

Ein Bewerbermanagementsystem (kurz ATS für „Applicant Tracking System“) ist unerlässlich, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Dadurch behalten Sie den Überblick über alle Kandidaten in ihrem jeweiligen Bewerbungsstatus und identifizieren die wichtigsten Recruiting-Kanäle. Außerdem erleichtert ein ATS den Hiring-Prozess dank automatisierter Fortschrittsmeldungen an alle Bewerber und in jeder Phase des Einstellungsprozesses.

Tipp 7: Klare und faire Interviews führen

Im Jobinterview geht es darum, das Beste aus den Bewerbern herauszuholen – nicht darum, sie auszufragen und zu stressen. Moderne Unternehmen informieren ihre Kandidaten daher im Voraus über den Ablauf des Recruiting-Prozesses:

• Was erwartet sie im Auswahlverfahren?
• Mit wem führen sie das Kennenlerngespräch?
• Auf welche Fragen sollen sie sich vorbereiten?

Die Fragen im Einstellungsprozess sollten dabei möglichst standardisiert und bewertbar sein, damit alle die gleiche Chance haben. Außerdem kann das Gespräch folgende Elemente beinhalten:

Tipp 8: Befragen Sie Ihre Kandidaten

Unternehmen können Ihren Bewerbungsprozess stetig optimieren, indem sie Feedback von allen Kandidaten einholen. Senden Sie dazu Umfragen zur Candidate Experience sowohl an erfolgreiche als auch an abgelehnte Kandidaten aus.

Tipp 9: Bauen Sie einen Talentpool auf

Bei einem starken Recruiting-Prozess kennen Sie Ihre Kandidaten gut, ihre Stärken, Schwächen und Persönlichkeiten. Doch nicht immer können sie alle geeigneten Fachkräfte einstellen, etwa wenn nur eine Stelle zu besetzen ist, für die aber mehrere Bewerber infrage kommen. Es wäre jedoch Verschwendung, sie gehen zu lassen, ohne in Kontakt zu bleiben – besonders für Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation. So haben Sie schnell passende Fachkräfte an der Hand, sobald es eine neue Stelle zu besetzen gilt. Ein Talentpool kann aus folgenden Personengruppen bestehen:

• Bisherige Bewerber, die positiv aufgefallen sind
• Ehemalige Angestellte
• Praktikanten
• Passive Kandidaten (passende Fachkräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche sind)

Mit einem Talentpool profitieren Sie von diesen Vorteilen:

• Beschleunigter Einstellungsprozess
• Höhere positive Antwortrate
• Höhere Mitarbeiterbindung

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