Personalentwicklung – Definition & Maßnahmen

Was ist Personalentwicklung?

Der Bereich Personalentwicklung umfasst laut Definition sämtliche Instrumente, die dazu dienen, Mitarbeiter zu fördern und weiterzubilden. Es geht darum, einen langfristigen Plan für die Mitarbeiter zu erstellen, der ihre Neugier und ihr Wachstum in den Mittelpunkt rückt. Die Personalentwicklungsmaßnahmen sollten also nicht nur von oben verordnet sein, sondern sie sind gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erarbeiten. Arbeitgeber sehen dadurch die Chance, variierenden Personalbedarf mit vorhandenen Ressourcen abdecken zu können. Angestellte hingegen können sich durch eine strategische Personalentwicklung und entsprechende Maßnahmen z. B. für eine andere Position im Unternehmen qualifizieren.

In den letzten Jahren hat sich für die Personalentwicklung auch der Begriff „Talentmanagement“ etabliert und wird häufig synonym genutzt. Streng genommen handelt es sich dabei aber nur um einen Teilbereich der Personalentwicklung: Das Talentmanagement beschäftigt sich mit dem Recruiting, der Förderung und Bindung von besonders qualifizierten Mitarbeitern und bezieht sich auf den gesamten Employee Lifecycle. Die Personalentwicklung setzt dagegen ab dem Zeitpunkt an, an dem neue Mitarbeiter bei einem Unternehmen starten (Onboarding).

Personalentwicklung: Ziele und Chancen im Überblick

Die Personalentwicklung birgt vielseitige Chancen. Für Arbeitgeber stellt wirtschaftlicher Erfolg das übergeordnete Ziel der Personalentwicklung dar. Dieses Ziel lässt sich folgendermaßen unterteilen:

• Steigerung des Employee Engagement: Laut dem Qualtrics 2020 Global Employee Experience Trends Report sind “Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten” ein wichtiger Faktor für das Mitarbeiterengagement. Dieses trägt maßgeblich zur Motivation der Mitarbeiter bei, bei der Realisierung von Unternehmenszielen mitzuwirken.
• Mitarbeiterbindung: Die Einstellung von neuen Mitarbeitern kostet Unternehmen Zeit und Geld. Um die besten Mitarbeiter zu behalten, müssen Unternehmen ihnen Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und zum beruflichen Aufstieg bieten.
• Steigerung der Mitarbeiterleistung: Sind die Maßnahmen zur Personalentwicklung erfolgreich, sind die Mitarbeiter zu besseren Leistungen imstande und können ihre Arbeit effizienter und effektiver erledigen. Dies verbessert letzten Endes auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
• Sicherung von Nachwuchsführungskräften: Unternehmen wenden strategische Maßnahmen der Personalentwicklung an, um zukünftige Führungskräfte in den eigenen Reihen zu erkennen und zu fördern.
• Investition in das Unternehmensimage: Wenn potenzielle Arbeitgeber berufliche Entwicklungsmöglichkeiten anbieten, wird deutlich, dass sie von ihren qualifizierten Mitarbeitern eine berufliche Weiterentwicklung erwarten und bereit sind, in sie zu investieren. Das macht Unternehmen für Arbeitssuchende attraktiver.
• Unterstützung strategischer Unternehmensziele: Um die Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft zu sichern, müssen sich Unternehmen stets neuen Bedingungen anpassen, sich verändern und weiterentwickeln. Die Personalentwicklung kann diese Prozesse mit der notwendigen Weiterentwicklung der Mitarbeiter unterstützen.

Trends in der Personalentwicklung

Vor dem Erarbeiten eines Personalentwicklungskonzepts, ist es nützlich, sich mit den aktuellen Trends und Innovationen in der Personalentwicklung vertraut zu machen. Zu den führenden Ansätzen gehören:

• Soziales Lernen: Eine soziale Lernumgebung ist ein – oftmals digitaler – Raum, in dem Lernende neu erlerntes Wissen, neu erlernte Fähigkeiten und nützliche Schulungsmaterialien mit anderen teilen können, damit diese ebenfalls davon profitieren können. Das soziale Element trägt dazu bei, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.
• Hyper-Individualisierung: Unternehmen erkennen allmählich, dass Personalentwicklungsmaßnahmen individuell auf jeden einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sein sollten. Einheitliche Schulungsangebote können als zusätzliches Angebot bestehen bleiben – etwa mit einem neuen Gamification-Element versehen, um die Beteiligung an dem Programm zu fördern.
• Karriere-Gitter vs. Karriere-Leiter: Anders als die traditionelle Karriere-Leiter, die mit einer linearen Hierarchie verbunden ist, verspricht das Karriere-Gitter flache Strukturen. Es ermutigt Mitarbeiter, Quereinstiege in andere Bereiche des Unternehmens in Erwägung zu ziehen, ihr Verständnis für andere Unternehmensbereiche zu vertiefen und ihre Fähigkeiten an neuen Stellen einzusetzen.
• Spezialisierung vs. Generalisierung: Es besteht oft ein Spannungsfeld zwischen der Förderung von hochspezialisierten Fähigkeiten, bei denen die Mitarbeiter tief in hochspezifische Fachgebiete eintauchen, und der Entwicklung von Generalisten, die mehrere Rollen einnehmen können und bei ihren Aufgaben flexibel sind. Führungskräfte sollten in der Lage sein, die Stärken ihrer Mitarbeiter zu bewerten – etwa mithilfe eines 360-Grad-Feedbacks – und zu ermitteln, wann sie sich weiter spezialisieren oder erweitern sollten.

Personalentwicklungsmaßnahmen

Unternehmen stehen diverse Instrumente der Personalentwicklung zur Auswahl. Diese lassen sich individuell auf den jeweiligen Mitarbeiter zuschneiden, je nachdem, ob es sich um Berufseinsteiger, langjährige Mitarbeiter oder Führungskräfte handelt:

• Praktika, Ausbildung, berufsbegleitendes Studium, Trainee-Programme: Mit diesen Personalentwicklungsmaßnahmen lassen sich Berufseinsteiger an das Tätigkeitsfeld und das Unternehmen heranführen.
• Job Enlargement: Das Tätigkeitsfeld der Mitarbeiter erweitert sich um zusätzliche Aufgaben, die jedoch dem gleichen Anforderungsniveau wie bisher entsprechen.
• Job Enrichment: Auch hier bekommt der Mitarbeiter neue Aufgaben. In diesem Fall sind sie mit erhöhten Anforderungen an die Fachkenntnis und mehr Verantwortung verbunden.
• Job Rotation: Auch als Training on the Job bezeichnet ermöglicht dieses Instrument der Personalentwicklung einem Mitarbeiter einen Arbeitsplatzwechsel und dadurch das Erlernen von neuen Qualifikationen.
• Coaching: Hierbei berät ein Coach den Mitarbeiter bei alltäglichen Arbeitsaufgaben oder auch bei Problemen. Dieses Instrument der Personalentwicklung ist zeitlich begrenzt und bietet sich besonders gut für Berufseinsteiger an.
• Mentoring: Diese Art des Coachings eignet sich besonders für angehende Führungskräfte. Bei dem Mentor handelt es sich um erfahrene Manager des Unternehmens, die aber auch selbst von den Perspektiven und Erfahrungen ihres Mentees profitieren.
• Projektarbeit: Hierbei arbeiten Mitarbeiter verschiedener Abteilungen eines Unternehmens zusammen, um bereichsübergreifenden Aufgaben oder Probleme zu lösen. Dabei tauschen sie Erfahrungen, Wissen und Kompetenzen aus.
• Off-the-Job: Bei diesem Instrument der Personalentwicklung handelt es sich um Weiterbildungsmöglichkeiten außerhalb des Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Seminare, Lehrgänge oder ein Fernstudium.

Was ist ein Personalentwicklungsplan?

Ein einfacher Personalentwicklungsplan ist ein schriftlich festgehaltener Handlungsplan, der folgende Punkte umfasst:

• die Ausbildungs- und Entwicklungsziele des Mitarbeiters
• die Fähigkeiten, die der Mitarbeiter erwerben möchte
• die zum Erwerb der neuen Fähigkeiten erforderlichen Maßnahmen
• Ressourcen, die die Mitarbeiter nutzen können
• regelmäßige Check-Ins und zusätzliche Schulungsmaßnahmen

Mit einer entsprechenden Software lassen sich die individuellen Personalentwicklungspläne erfassen. Dies ermöglicht proaktives Handeln sowie das Messen und Kommunizieren von Ergebnissen und Auswirkungen auf das Unternehmen.

Wie lässt sich ein Personalentwicklungsplan erstellen?

Ein Personalentwicklungsplan lässt sich in drei Schritten erstellen:

1. Analyse des Bedarfs an Personalentwicklung

Bei der Ausarbeitung eines Personalentwicklungskonzepts ist zunächst zu ermitteln, an welchen Stellen Bedarf für Personalentwicklung besteht. Dabei können folgende Fragen helfen:

• Welche Kompetenzen sind unterentwickelt oder nicht vorhanden?
• Welche Mitarbeiter bedürfen am dringendsten einer Schulung?
• Welche Fachkenntnisse und Kompetenzen werden im Unternehmen benötigt, damit es wettbewerbsfähig bleibt?
• Gibt es Mitarbeiter, die dem Arbeitgeber in näherer Zukunft nicht mehr bzw. temporär nicht zur Verfügung stehen (z. B. Sabbatical, Schwangerschaft)?
• Welche Mitarbeiter haben besonders großes Potenzial und Interesse an Weiterbildung?

Dank dieser Fragen können Unternehmen feststellen, welche Personalentwicklungsmaßnahmen etabliert und umgesetzt werden sollten.

2. Definition der Ziele

Sobald eine Einschätzung getroffen wurde, ob und in welchem Maße Bedarf für Personalentwicklung besteht, geht es um die damit verfolgten Absichten. Je nachdem, wie sich diese gestalten, können unterschiedliche Kompetenzen erforderlich sein. Um die Ziele definieren zu können, empfiehlt es sich, u. a. diese Fragen zu beantworten:

• Soll sich der Personalbestand des Unternehmens vergrößern?
• Wird ein Kompetenzbereich ausgebaut oder werden neue Märkte erschlossen?
• In welche Richtung soll sich das Unternehmen entwickeln?

3. Planung der Maßnahmen zur Personalentwicklung

Im letzten Schritt wird aus dem großen Pool von Personalentwicklungsmaßnahmen geschöpft: Wie kann ein Arbeitgeber seine Belegschaft am besten dazu bewegen, ihn bei der Erreichung der Unternehmensziele zu unterstützen? Hierfür gibt es kein allgemeingültiges Konzept. Stattdessen sollte berücksichtigt werden, dass jeder Mitarbeiter anders ist und es demnach individueller Planung bedarf.

Es gibt bereits viele gute Lösungen für Mitarbeiterentwicklungspläne, die Unternehmen als Leitfaden nutzen können, um die Employee Experience zu verbessern.  Für die Personalentwicklungspläne empfiehlt sich ein zweigleisiger Ansatz:

• Eine Vorlage für einen individuellen Mitarbeiterentwicklungsplan, um den Mitarbeitern bei der Planung ihrer persönlichen Karriereziele zu helfen und ihnen zu zeigen, wie sie diese mit dem Unternehmen in Einklang bringen können, und
• eine Vorlage für die Nachfolgeplanung, um in die Zukunft zu blicken und festzustellen, wo und wann das Unternehmen Personal einstellen und expandieren muss.

Strategische Personalentwicklungsmaßnahmen: Arten und Eignung

Um die Personalentwicklung vorantreiben zu können, müssen geeignete Maßnahmen umgesetzt werden. Die entsprechenden Weiterbildungs- und Förderangebote lassen sich in verschiedene Gruppen einordnen und sind je nach Ausgangssituation und Zielen unterschiedlich gut für die Belegschaft eines Unternehmens anwendbar.

Positionsorientierte vs. potenzialorientierte Personalentwicklungsmaßnahmen

Bevor strategische Personalentwicklungsmaßnahmen ergriffen werden, muss das Ziel definiert werden: Sollen Mitarbeiter positionsorientiert oder potenzialorientiert gefördert werden? Je nachdem bieten sich unterschiedliche Instrumente der Personalentwicklung an:

• Mittels positionsorientierter Personalentwicklung werden ausgewählte Angestellte auf bestimmte Positionen innerhalb des Unternehmens vorbereitet. Mögliche Maßnahmen sind demnach fachliche Schulungen, Lehrgänge und ggf. die (schrittweise) Ausweitung des aktuellen Aufgabenbereichs (Job Enlargement).
• Möchte ein Arbeitgeber hingegen einen umfangreichen Pool aus qualifizierten Mitarbeitern aufbauen, bedarf es potenzialorientierter Personalentwicklung. Hierbei steht noch nicht fest, welcher Angestellte zukünftig welche Position einnehmen soll. Es bieten sich daher allgemeinere Maßnahmen wie Mentoring, Coaching oder auch gelegentliche Job Rotation innerhalb des Unternehmens an.

Personalentwicklungsmaßnahmen je nach Karrierestufe

Des Weiteren besteht die Möglichkeit die Instrumente der Personalentwicklung entsprechend der Karrierestufe auszuwählen. Unterschieden wird dabei hauptsächlich zwischen Bewerbern bzw. Berufseinsteigern (Into the Job), Angestellten (On the Job) sowie austretenden Mitarbeitern (Off the Job). Sie alle benötigen individuelle Förderung und Bildung – welche Maßnahmen sich dafür jeweils eignen, zeigt die Tabelle:

Darüber hinaus können Personalentwicklungsmaßnahmen auch entsprechend ihrer räumlichen Nähe zum Arbeitsplatz ausgewählt werden. In diesem Zusammenhang ist auch der Begriff „Near the Job“ geläufig. Außerdem wird „Off the Job“ in diesem Kontext eine andere Bedeutung als im Karrierestufenansatz zuteil:

• Near-the-Job-Maßnahmen werden nicht direkt am Arbeitsplatz, aber in der Nähe davon umgesetzt und finden während der regulären Arbeitszeit statt.
  Beispiele: Projektarbeit, Lernpartnerschaften, Lernstätten und Qualitätszirkel
• Off-the-Job-Maßnahmen beziehen sich auf Förderungen und Weiterbildungen, die außerhalb des Arbeitsplatzes besucht werden.
  Beispiele: Seminare, Workshops, Fortbildungen, Assessment-Center

Erfolgskontrolle der Personalentwicklung

Ob und inwieweit die Instrumente zur Personalentwicklung erfolgreich waren und die Ziele erreicht wurden, gilt es in jedem Fall zu überprüfen. Dadurch wird ersichtlich, an welchen Stellen ggf. noch Optimierungsbedarf besteht. Die Kontrolle lässt sich sowohl auf qualitativer als auch quantitativer Ebene durchführen.

Quantitative Erfolgsmessung

Bei einer quantitativen Erfolgskontrolle stehen verschiedene Kennzahlen, Summen und Kosten im Fokus, die durch strategische Personalentwicklungsmaßnahmen beeinflusst werden können. So lässt sich mit einer quantitativen Erfolgsmessung etwa ermitteln, …

• … wie viele Beförderungen es im Zuge der Personalentwicklung gegeben hat.
• … wie hoch die Fluktuationsrate des Unternehmens ausfällt.
• … wie sich die Personalbeschaffungskosten entwickeln.
• … ob bzw. wie stark sich der Umsatz steigern ließ.

Es gilt jedoch zu beachten, dass keine der hier aufgeführten Kennzahlen ausschließlich auf die Personalentwicklung zurückgeführt werden kann. So kann etwa ein höherer Umsatz zwar durch die nun besser geschulten und spezialisierten Angestellten bedingt sein – dies ist aber nicht zwangsläufig die einzige Ursache.

Qualitative Erfolgsmessung

Auf der qualitativen Ebene stehen die individuell wahrgenommenen Veränderungen im Vordergrund. Hierfür ist es wichtig, von verschiedenen Seiten, etwa in Mitarbeitergesprächen oder -befragungen, Feedback einzuholen. So lässt sich zum Beispiel erfragen, …

• … wie zufrieden die Mitarbeiter mit den Bildungs- und Fördermaßnahmen sind.
• … wie zufrieden Kunden mit den Leistungen der (geförderten) Mitarbeiter sind.

Checkliste zum Personalentwicklungsplan für Führungskräfte

1. Zeit und Raum für Lernkultur schaffen

Die Unternehmenskultur ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg der kontinuierlichen Entwicklung und kann das persönliche Wachstum der Mitarbeiter auf organische Weise fördern. Um eine positive Lernkultur im Unternehmen zu fördern, sind folgende Punkte zu beachten:

• Mitarbeiter nicht ungewollt für die Teilnahme an Weiterbildungsangeboten bestrafen: Bieten Unternehmen Schulungen an, sollten sie den Arbeitsplan der Teilnehmenden anpassen, um zu vermeiden, dass die Mitarbeiter zusätzlich zu den Schulungen ihre täglichen Aufgaben erledigen müssen.
• Wert eines Schulungsprogramms durch Feedback unterstützen und verstärken: Unternehmen können ihre Mitarbeiter über das Gelernte und ihre neuen Kompetenzen befragen.
• Von Theorie zu Praxis: Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, das Gelernte in der Praxis anzuwenden und ihre neuen Kompetenzen mit anderen zu teilen.

2. Mitarbeiterbeteiligung nutzen

Der aus der Verhaltensökonomik bekannte “Ikea-Effekt” besagt, dass selbst entworfenen bzw. gebauten Objekten mehr Wertschätzung entgegengebracht wird. Wenn Unternehmen also ihre Mitarbeiter in die Erstellung ihres Personalentwicklungsplans einbeziehen, wird das mit hoher Wahrscheinlichkeit zu besseren Ergebnissen führen.

3. Budget für Lernen zur Verfügung stellen

Die Entwicklung der Mitarbeiter ist als wichtige Investition zu erachten. Unternehmen sollten dafür entsprechend Zeit und Geld zur Verfügung stellen.

4. Fortschritt statt Perfektion fördern

Die Personalentwicklung in Gang zu setzen, hat bereits einen großen Wert. Von einer übermäßigen Ergebnisorientierung ist abzusehen. Mit Konsistenz und Beharrlichkeit lässt sich vieles nach und nach erreichen. Unternehmen müssen verstehen, dass Maßnahmen zur Personalentwicklung nie abgeschlossen sind sowie ständig und auf allen Ebenen zu praktizieren sind.

5. Lernen in Kontext setzen

Wissen lässt sich am besten dort vermitteln, wo es gerade gebraucht wird. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern Informationen zur Verfügung stellen, wenn sie gerade eine neue Aufgabe oder Projekt beginnen. Indem die Mitarbeiter dann das Gelernte sofort in der Praxis umsetzen können, erlangen sie ein tieferes Verständnis der neuen Kompetenzen.

Wie kommen Unternehmen durch Personalentwicklung zu einer engagierten Belegschaft?

Die einzelnen Mitarbeiter bringen ihre eigenen Bedürfnisse und Ziele mit und befinden sich in unterschiedlichen Phasen ihres persönlichen und beruflichen Lebens. Trotzdem versuchen Unternehmen oft, ihre Mitarbeiter mit Hilfe von standardisierten Feedbackprogrammen zu verstehen.

Um aussagekräftigere Erkenntnisse zu gewinnen, sollten Unternehmen stattdessen das Feedback nach Mitarbeiter-Personas und -Journeys untersuchen und dabei eine Kombination aus Erfahrungsdaten (X-Daten) und operativen Daten (O-Daten) nutzen. An dieser Stelle kommt das Employee Experience Management ins Spiel:

Dies wird auch dazu beitragen, die Fluktuationsrate zu senken und neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Die Qualtrics-Lösung für das Employee Experience Management unterstützt Unternehmen bei der Planung der Mitarbeiterentwicklung und der internen Weiterbildung mit Echtzeit-Feedback. Dadurch können Unternehmen:

• verstehen, wie effektiv die Personalentwicklungsmaßnahmen sind und wie sich die Kurse auf die wichtigsten Kennzahlen auswirken
• die Schulungshistorie mit Leistungsdaten verknüpfen, um die kurz- und langfristigen Auswirkungen von Schulungen zu messen
• in Schulungsprogramme investieren, die greifbare Ergebnisse liefern und die Leistung steigern