People Analytics – Definition, Vorteile und Methoden

Was ist People Analytics?

Der Begriff People Analytics, auch HR oder Workforce Analytics genannt, beschreibt die Analyse von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten. Der Gedanke dahinter ist, Daten aus den verschiedensten Unternehmensbereichen miteinander zu kombinieren, um Zusammenhänge aufzudecken, die sonst möglicherweise verborgen bleiben würden. Damit können Unternehmen intelligentere, strategischere und datengestützte Talententscheidungen über den gesamten Lebenszyklus ihrer Mitarbeiter treffen – von vielfältigeren Einstellungsentscheidungen über ein besseres Leistungsmanagement bis hin zu verbesserten Bindungsraten.

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Ziele von People Analytics

Das übergeordnete Ziel jedes People-Analytics-Projekts ist es, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen. Denn nur so kann ein Unternehmen seine bestmögliche Performance liefern und seinen Mitarbeitern eine hervorragende Employee Experience bieten.

People Analytics gibt einem Unternehmen darüber hinaus die Chance, folgende Punkte umzusetzen:

• Unternehmensleistung verbessern
• Mitarbeiterpotenziale erkennen und ausschöpfen
• Personalentwicklung vorantreiben
• Prozesse effizienter gestalten
• Negative Entwicklungen erkennen und ihnen entgegenwirken, bevor sie zu Krisen werden
• Talent- und Personalmanagement optimieren
• Diversität erhöhen
• Mitarbeiterfluktuation verringern

Welche Daten werden bei People Analytics gemessen?

Unternehmen, die People Analytics nutzen wollen, sollten vier verschiedene Arten von Daten im gesamten Unternehmen betrachten:

• Organisatorische Leistungskennzahlen: Umsatz pro Mitarbeiter, Betriebsspanne, Return on Assets (ROA)
• Metriken zur Überwachung vom Arbeitsplatz: Zeit zur Besetzung offener Stellen, Kosten pro Einstellung, Anzahl der Bewerber/Vorstellungsgespräche pro Einstellung, Produktivität und Qualität der Arbeitskräfte, Abwesenheitsrate, freiwillige vs. unfreiwillige Kündigungen
• Wichtige Kundenmetriken: Kundenzufriedenheit, Net Promoter Score, Kundenbindung, Durchschnittsumsatz pro Kunde
• Voice of the Employee Daten: 360-Grad-Fedback, Lifecycle Monitoring, Pulsumfragen, Performance Reviews, Onboarding

Was sind Anwendungsbereiche für People Analytics in der HR?

People Analytics kann innerhalb jedes Unternehmensbereichs Anwendung finden und darüber hinaus abteilungsübergreifende Erkenntnisse liefern. Typische Anwendungsfälle sind folgende:

People Analytics im Recruiting

Was heute unter People Analytics zu verstehen ist, gehört in einem ganzheitlichen Recruiting-Prozess schon lange dazu: Kandidaten nicht nur nach ihren Bewerbungsunterlagen und dem Interview einzuschätzen, sondern auch weitere Informationsmöglichkeiten wie Profile auf Social Media Plattformen heranzuziehen. Mithilfe von Screening Tools lassen sich dann Bewerberprofile erstellen, die ein Gesamtbild der Bewerber über ihre Jobqualifikationen hinaus zeigen und Aufschluss darüber geben, ob die Kandidaten und ihre Werte zur Unternehmenskultur passen.

Workforce Analytics für eine prädiktive Personalplanung

Mithilfe von Workforce Analytics können Personaler einen Blick in die Unternehmenszukunft werfen, um dem demografischen Wandel entgegenzuwirken. Die Altersstruktur lässt sich anhand einiger Betriebs- und Personaldaten visualisieren. So wird ersichtlich,

• welche Abteilungen möglicherweise von Überalterung bedroht sind.
• wann Wissensträger und Experten das Unternehmen verlassen.
• wann ein Wissenstransfer nötig ist.
• in welchen Abteilungen die Fluktuationsrate besonders hoch ist.

HR Analytics als Stimmungsbarometer für das Management

Bei einer richtigen Anwendung der People Analytics kann das Management oder die Personalabteilung Unternehmenskrisen frühzeitig erkennen und gegebenenfalls direkt dagegen vorgehen. Gezielte Datenerhebungen für diesen Zweck lassen sich nicht immer optimal umsetzen, da ein Stimmungsbild quantitativ kaum einzufangen ist. Dafür bietet sich ein unternehmenseigenes Intranet an, da es einige erkenntnisreiche Metadaten bereithält. Diese können unter anderem zu folgenden Fragestellungen wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Welche Einstellungen haben die Mitarbeitenden zu bestimmten Themen innerhalb des Unternehmens? Wie entwickeln sich Meinungen und Stimmungen im Laufe der Zeit?
• Wie stark ist die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams?
• Welche Mitarbeiter sind Meinungsbildner und/oder übernehmen Verantwortung für Projekte über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus?

People Analytics für Workforce Planning

Viele Unternehmen haben sich auf Remote– oder hybride Arbeitsmodelle verlagert, und sowohl bestehende Mitarbeiter als auch Stellenbewerber werden anspruchsvoller, was die Frage angeht, wann, wo und wie sie arbeiten.

Unternehmen müssen Entscheidungen darüber treffen, welche Art von Arbeitsplatz sie in Zukunft unterstützen wollen: zurück zum Büro? Nur Fernarbeit? Ein hybrider Arbeitsplatz? People Analytics, das hochwertige Daten zu Mitarbeiterengagement, Produktivität und Mitarbeiterbindung liefert, ist unerlässlich, um zu beurteilen, wie erfolgreich die einzelnen Arbeitsplatzinitiativen bei der Erzielung positiver Geschäftsergebnisse sind.

Grenzen von People Analytics

Dass Algorithmen und Software über Beförderungen und Kündigungen bestimmen oder ähnliche Management-Entscheidungen treffen, klingt fast noch wie eine Dystopie – entspricht aber in einigen Technologieunternehmen bereits der Realität. An solchen Negativbeispielen lässt sich ablesen, welche Risiken People Analytics und damit einhergehende Automatisierungen mit sich bringen.

Daher ist es wichtig, sich nicht ausschließlich auf das algorithmische Auswerten der HR-Daten zu verlassen – sie sollten lediglich als Ergänzung der Intuition und Erfahrung dienen. Damit ist People Analytics vor allem ein unterstützendes Werkzeug und kann niemals die Einschätzung ersetzen, die erfahrene und ausgebildete HR und Recruiting Manager abgeben.

Einschränkungen von Workforce Analytics aufgrund des deutschen Datenschutzes

Aufgrund der strengen Datenschutzbestimmungen in der Europäischen Union und in Deutschland sind die Möglichkeiten zum Auswerten von HR-Daten eingeschränkt – besonders im Vergleich zu den USA, die die Entwicklung maßgeblich vorantreiben. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) setzen klare Grenzen, was die Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft. Für den Bereich HR Analytics sind vor allem folgende Grundsätze relevant:

• Datenvermeidung und Datensparsamkeit – Nur Daten, die für die jeweilige Anwendung notwendig sind, dürfen erhoben werden.
• Zweckbindung – Für jede Datenerhebung muss es einen konkreten Zweck geben.
• Anonymisierung bzw. Pseudonymisierung – Daten dürfen einer Person nicht mehr eindeutig zuordenbar sein oder nur über den Schlüssel, mit dem die Pseudonymisierung vorgenommen wurde.
• Einschränkung automatisierter Einzelentscheidungen – Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens muss die Entscheidungen der Algorithmen prüfen und freigeben. Auch die Geschäftsführung und andere Verantwortungsträger müssen die Möglichkeit haben, jederzeit in automatisierte Prozesse eingreifen zu können.
• Unzulässigkeit biometrischer Analyseverfahren – Solche Verfahren, die über die Identitätsprüfung hinaus Einschätzungen zum Gemüts- und Gesundheitszustand oder dem Charakter machen, haben in Deutschland keine rechtliche Grundlage. Biometrische Daten gehören hier zur Intimsphäre und unterliegen damit einem besonderen Schutz. Gleiches gilt für Gesundheitsdaten.
• Transparenz: Mitarbeitende sollten zu jeder Zeit umfassend darüber informiert sein, in welcher Form Daten von ihnen erhoben und verarbeitet werden.
• Mitbestimmung: Darüber hinaus sollten sie über ein Mitspracherecht verfügen und der Erhebung sowie der Verarbeitung ihrer persönlichen Daten auch widersprechen können.

In Deutschland kommt außerdem die Bedeutung von Gewerkschaften und Betriebsräten als Interessenvertretung der Arbeitnehmenden hinzu. Die Erhebung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden unterliegt der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrates. Gibt dieser für bestimmte Verfahren nicht seine Zustimmung, sind diese trotz gegebener gesetzlicher Grundlage unzulässig.

People Analytics in der Praxis

Um ein People-Analytics-Projekt erfolgreich umsetzen zu können, ist eine zielgerichtete Planung vonnöten. Der Ablauf lässt sich in wenigen Schritten zusammenfassen – den es je nach Zielsetzung anzupassen gilt:

1. 1. Konkreten Untersuchungsgegenstand festlegen: Was möchte ich eigentlich wissen?
   2. Verantwortliche bestimmen: Wer eignet sich besonders, um an dem Projekt beteiligt zu sein?
   3. Aussagekräftige Fragen formulieren: Was sind die Geschäftsziele? Welche Bereiche sollen verbessert werden?
   4. Daten tiefgehend analysieren: People Analytics macht es möglich, über die typischen HR-Fragen hinauszugehen und Zusammenhänge zu verstehen.

• Personalanalysesoftware wählen: Qualtrics bietet eine Reihe von HR- und EX-Tools zur Erfassung und Analyse von Personaldaten.

• Erkenntnisse ableiten und Maßnahmen entwickeln

So kann Qualtrics bei People Analytics helfen

Unsere People Analytics Software kann Ihnen helfen kann, Erkenntnisse zu gewinnen und Maßnahmen auf der Grundlage von Mitarbeiterfeedback zu ergreifen. Mit Qualtrics können Sie Stats IQ™ verwenden, um alle gesammelten Datenelemente einzugeben und die Korrelationsfunktion nutzen, um automatisch die Beziehung zwischen den Datenebenen zu verstehen. Wenn Sie zuvor Mitarbeiterbefragungen durchgeführt haben, geben Sie diese Daten ebenfalls ein.

Die Qualtrics EX-Funktionalität lässt sich verwenden, um Umfragen durchzuführen, die Ihnen Daten liefern, mit denen Sie die Aktionen und Interaktionen von Mitarbeitern, Managern und Kunden aufdecken können, die die anderen Datenebenen vorhersagen. 

Ermitteln Sie, welche Kennzahlen Sie auf jeder Ebene wie zu beeinflussen hoffen, indem Sie die Korrelationen (oder Verbindungen) zwischen den einzelnen Maßnahmen und Kennzahlen aufzeigen. Zeigen Sie Ihren Führungskräften, wie sich Ihre Initiativen im Laufe der Zeit auswirken, und überzeugen Sie sie davon, weiterhin in Ihre Arbeit zu investieren, indem Sie die Ergebnisse Ihrer Bemühungen vorhersagen.