Onboarding-Prozess – Guide und Checkliste

Was ist Onboarding?

Kurze Onboarding-Definition: Beim Onboarding führt ein Unternehmen seinen neuen Mitarbeiter in dessen Arbeitsbereich ein.

Heutzutage besteht ein Onboarding-Prozess aus mehreren Schritten. Denn im ‚War for Talents‘ möchten Organisationen vielversprechende Arbeitnehmer erfolgreich und möglichst früh an sich binden. Das beginnt schon vor dem Einstieg in den neuen Job. Ein ausführlicher Onboarding-Prozess kann bis zu ein Jahr nach dem Jobbeginn dauern und bezieht drei Dimensionen mit ein: das Unternehmen, die Menschen sowie die Technologie. Dabei sind nicht nur HR und der neue Mitarbeiter gefragt, sondern auch Kollegen und Führungskräfte.

Erst wenn der Mitarbeiter vollständig in das Unternehmen integriert ist, war die Rekrutierung und somit auch der Onboarding-Prozess erfolgreich.

Warum ist es wichtig, den Onboarding-Prozess zu optimieren?

Bereits in der Probezeit scheitern viele Arbeitsverhältnisse – laut einer Umfrage der Agentur Robert Half & Associates ist es jedes fünfte. Mit dem Abgang verliert ein Unternehmen alle Ressourcen, die es bisher in das Recruiting und Anlernen des Mitarbeiters gesteckt hat. Daher ist es sehr wichtig, ein umfassendes Onboarding neuer Mitarbeiter anzubieten, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Zu den weiteren Vorteilen eines optimalen Onboarding-Prozesses gehören die folgenden:

• Arbeitnehmer sind von Anfang an motiviert.
• Mitarbeiter fühlen sich willkommen und bauen Beziehungen auf.
• Mitarbeiter leisten effektivere Arbeit, da sie sich im Unternehmen zurechtfinden und schneller produktiv arbeiten können.
• Mitarbeiter, die mit dem Onboarding-Prozess zufrieden sind, empfehlen das Unternehmen als Arbeitgeber eher weiter.
• Arbeitnehmer verinnerlichen die Unternehmenskultur und fühlen sich in ihr wohl.
• Ein nachhaltiger Onboarding-Prozess verbessert die Mitarbeiterbindung.

Was erwarten Mitarbeiter von einem Onboarding?

Laut verschiedenen Umfragen – z. B. der Stepstone-Onboarding-Studie – haben Mitarbeiter einige Erwartungen an ihre neue Arbeitsstelle. Sie möchten nicht nur freundlich willkommen geheißen werden, sondern auch die Strukturen sowie ihre Aufgaben kennenlernen. In diesen Befragungen gaben sie zudem an, dass sie …

• … dem Team am ersten Tag vorgestellt werden möchten.
• … ihren Vorgesetzten sowie den Geschäftsführer kennenlernen möchten.
• … einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz inklusive entsprechender IT erwarten.
• … eine ordentliche Einarbeitung in alle notwendigen Tools und Vorgänge gut finden.
• … regelmäßiges Feedback erhalten möchten, damit sie ihre Leistung besser einschätzen können.

1. Onboarding-Phase: Vorbereitung

Ein Onboarding-Prozess beginnt bereits vor dem Recruiting – also bevor es überhaupt einen neuen Mitarbeiter gibt, der einzuarbeiten ist. Denn Unternehmen müssen erst einmal einen fundierten Onboarding-Prozess entwickeln und sich Gedanken darüber machen, was sie neuen Mitarbeitern überhaupt vermitteln möchten.

Festlegen, was Onboarding für das Unternehmen bedeutet

Um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zu ermöglichen, sollten sich Unternehmen zuerst über folgende Aspekte im Klaren sein:

• Was ist der erste Eindruck, den das Unternehmen beim Mitarbeiter hinterlassen möchte?
• Wann beginnt das Onboarding?
• Wie lange soll der Onboarding-Prozess dauern?
• Wie viele Feedback-Termine soll es geben?
• Was müssen neue Mitarbeiter über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld wissen?
• Wie sehen Geschäftsprozesse aus und welche Rolle spielen neue Mitarbeiter darin?
• Wie soll das Teamgefüge aussehen und welche Führungspersonen sind für den neuen Mitarbeiter relevant?
• Welche Ziele werden für Mitarbeiter angesetzt?
• Wie ist Feedback zum Onboarding-Prozess einzuholen?
• Gibt es eine Onboarding-Software, die den Prozess unterstützt?

Unternehmen müssen Onboarding-Prozesse immer an sich ändernde Gegebenheiten und Personen anpassen. Dafür lohnt sich eine Onboarding-Software, die bei der Planung sowie beim Einholen von Feedback hilfreich ist.

Die „vier Cs“ für erfolgreiches Onboarding

Laut der Society for Human Resource Management (SHRM) gehören zu einem erfolgreichen Onboarding-Prozess vier Stufen, die aufeinander aufbauen. Im Idealfall beziehen Unternehmen alle vier mit ein. Meistens erfüllen sie jedoch nur einige davon.

Die „vier Cs“ sind:

• Compliance: Die sogenannte Einhaltung stellt die niedrigste Stufe dar. Dabei lernen neue Mitarbeiter grundlegende gesetzliche und organisatorische Richtlinien sowie Vorschriften des Unternehmens.
• Clarification: Die Stufe ‚Erläuterung‘ bezieht sich darauf, dass Unternehmen ihren neuen Mitarbeitern ihre Arbeitsplätze und die damit verbundenen Erwartungen erklären – sodass sie diese vollkommen verstehen.
• Culture: Die Ebene der ‚Kultur‘ ist weiter gefasst. Darin soll das Unternehmen dem Mitarbeiter alle organisatorischen Normen, sowohl formelle als auch informelle, vermitteln.
• Connection: In der höchsten Stufe soll eine Verbindung entstehen. Unternehmen sollen dazu beitragen, dass ihre neuen Mitarbeiter Beziehungen aufbauen und Informationsnetzwerke schaffen.

2. Onboarding-Phase: bevor der Mitarbeiter anfängt

Der eigentliche Onboarding-Prozess beginnt mit dem Vertragsabschluss. Denn vor dem ersten Tag des Mitarbeiters hat das Unternehmen Zeit, den zukünftigen Kollegen schon mit relevanten Informationen zu versorgen und ihn auf das Onboarding vorzubereiten. So sollte der Neuzugang wissen, welcher Dresscode herrscht, wann er anfängt, mit wem er den ersten Tag verbringen wird und andere wichtige Punkte über Formalitäten und Richtlinien im Unternehmen. Zudem lohnt es sich, vorab einen groben Ablauf des Onboarding-Prozesses mit dem zukünftigen Arbeitnehmer zu teilen.

Doch auch auf Unternehmerseite gibt es einige organisatorische Aspekte zu klären:

• Das IT-Setup sollte inklusive aller Zugangsdaten, Lizenzen sowie der Hardware eingerichtet werden.
• Sind ein Schlüssel oder ein Mitarbeiterausweis nötig, um die Firmenräume zu betreten, so gilt es, diese rechtzeitig zu beantragen.
• Kollegen, die in den Onboarding-Prozess eingebunden sind, müssen ihre entsprechenden Aufgaben und die geplanten Abläufe kennen.
• Dem neuen Arbeitnehmer ist ein Sitzplatz und -plan zuzuweisen.
• Soll am ersten Tag ein gemeinsames Mittagessen stattfinden, so gilt es, den neuen Mitarbeiter darüber zu informieren und das Essen zu organisieren.
• Außerdem empfiehlt sich die Übergabe eines kleinen Willkommensgeschenks, sodass sich der Mitarbeiter wohl und erwünscht fühlt. Dies gilt es ebenfalls, vorab zu organisieren.
• Der zuständige Mentor muss sich über seine neuen Verantwortlichkeiten bewusst sein.
• Das Team muss darüber informiert werden, welche Aufgaben der neue Mitarbeiter übernehmen wird.
• Es gilt, Schulungen und Einführungsseminare zu planen, damit der zukünftige Mitarbeiter alle relevanten Firmenprozesse kennenlernt.
• Der Neuzugang sollte Termineinladungen zu allen wichtigen Onboarding-Gesprächen und abteilungsübergreifenden Meetings erhalten.

3. Onboarding-Phase: am ersten Tag

Die hauptsächliche Einführung, also das Onboarding, findet in der Regel am ersten Tag oder in der ersten Woche des Arbeitsverhältnisses statt – je nachdem, wie ausführlich ein Unternehmen seine Einführungsveranstaltungen plant.

In dieser wichtigen Onboarding-Phase sollte der Mitarbeiter möglichst alle für ihn relevanten Informationen zu seiner neuen Arbeit vermittelt bekommen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der erste Tag für den Arbeitnehmer möglichst angenehm gestaltet wird. Denn der erste Eindruck zählt und prägt auch die weitere professionelle Beziehung.

Zum Onboarding am ersten Tag gehören unbedingt eine Führung durch das Bürogebäude sowie eine Vorstellung der Kollegen und Führungskräfte. Der Mitarbeiter soll das Gefühl bekommen, dass er jederzeit mit jedem ins Gespräch kommen kann und nicht zögern muss, Fragen zu stellen.

4. Onboarding-Phase: im ersten Monat

Vor allem in den ersten Wochen der Onboarding-Zeit geht es darum, die neuen Kollegen kennenzulernen, sich mit den Aufgaben, der Technik und der Organisation vertraut zu machen sowie erste Ziele festzulegen. Innerhalb eines ersten Zielvereinbarungsgesprächs kann die Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter „sanfte“ Ziele vereinbaren. So kann sich der Neuzugang zielgerichtet, aber ohne großen Druck in seine Position einarbeiten.

Zudem wünschen sich vor allem neue Arbeitnehmer regelmäßige Feedback-Gespräche. Innerhalb des ersten Monats des Onboarding-Prozesses lohnt es sich, jede Woche eines durchzuführen. Darin sollte nicht nur der Vorgesetzte, sondern auch der neue Mitarbeiter Rückmeldung geben – insbesondere über seinen Eindruck zum Onboarding-Prozess.

Mithilfe von Mitarbeiter-Feedback-Software können Unternehmen diese Informationen überwachen und langfristig analysieren, um das Onboarding in jeder Phase zu optimieren.

Steht dem Mitarbeiter ein Mentor zur Verfügung, so hat er gleich eine Ansprechperson für jegliche Fragen oder Probleme. Mentoren können dazu beitragen, den Neuzugang besser in das Team zu integrieren, indem sie Team Events, gemeinsame Mittagessen oder Feierabendaktivitäten planen.

5. Onboarding-Phase: im ersten Jahr

Für die meisten Unternehmen endet das Onboarding spätestens nach sechs Monaten. Dabei entscheiden sich viele Arbeitnehmer erst nach sechs Monaten, ob sie überhaupt bleiben oder gehen möchten. Daher ist es sinnvoll, das komplette erste Jahr als Onboarding-Phase zu betrachten – und regelmäßige Feedback-Gespräche zu organisieren. Das Mentorenprogramm sollte ebenfalls nicht nach ein paar Monaten beendet werden, sondern bis zum Ende des ersten Jahres andauern.

Darüber hinaus gilt es, den Onboarding-Prozess mithilfe von Umfragen und Software zu begleiten. Denn damit können Unternehmen ihr Onboarding immer wieder optimieren und an neue Daten und Rückmeldungen anpassen.

Onboarding-Checkliste für den gesamten Prozess

Damit beim Onboarding alles funktioniert, lohnt es sich, eine Onboarding-Checkliste heranzuziehen. Dort lassen sich alle anfallenden Aufgaben den verantwortlichen Personen zuteilen und schrittweise abarbeiten. Hier ist ein Beispiel für eine solche Onboarding-Checkliste:

Downloaden: Onboarding-Checkliste PDF

FAQs

Wann beginnt der Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag, direkt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrags. Ab diesem Zeitpunkt sollten sich Vorgesetzte und HR-Mitarbeiter auf das Onboarding des Neuzugangs vorbereiten. Bestenfalls gibt es im Unternehmen schon bestehende Abläufe zum Onboarding. Falls nicht, sind diese ebenso vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters festzulegen.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Je nach Unternehmen kann ein Onboarding-Prozess unterschiedlich lange dauern. Im Idealfall sollte ein Onboarding mindestens einen Monat, besser aber über ein Jahr lang gehen. Denn nur so kann der Mitarbeiter kontinuierlich weiter in das Unternehmen und seine Abläufe integriert werden – und sich darin weiterentwickeln.

Was gehört zum Onboarding-Prozess?

Zu einem Onboarding-Prozess gehören mehrere Bestandteile. So ist es in erster Linie wichtig, den Mitarbeiter auf die Arbeit im neuen Unternehmen vorzubereiten und ihm das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. Dafür sollten Organisationen im Rahmen ihres Onboarding-Prozesses unbedingt folgende Schritte durchlaufen:

• Formalitäten abklären
• Interne Abläufe verständlich vermitteln
• Kollegen und Führungskräfte vorstellen
• Technik inkl. Zugangsdaten und installierten Tools bereitstellen
• Fachliche und aufgabenrelevante Schulungen geben
• Teamzusammenhalt stärken

Welche weiteren Aspekte für ein Onboarding wichtig sind, können Sie unserer Onboarding-Checkliste entnehmen.

Was macht gutes Onboarding aus?

Ein gutes Onboarding integriert einen neuen Mitarbeiter so in das Unternehmen, dass dieser sich wohlfühlt, gute Arbeit leisten kann und über alle internen und fachlichen Prozesse Bescheid weiß. Damit ein Onboarding-Prozess glückt, lohnt es sich für Unternehmen, folgende Tipps zu beachten:

• Es ist wichtig, das Onboarding ernst zu nehmen und für ihn den nötigen Raum im Unternehmen zu schaffen.
• Organisationen sollten ihren neuen Mitarbeitern zuhören und auf ihre Wünsche und Bedürfnisse eingehen.
• Durch regelmäßiges Feedback lassen sich Onboarding-Prozesse stetig optimieren und individuell an den jeweiligen Neuzugang anpassen.
• Mentoren oder Vorgesetzte sollten jederzeit für ihre neuen Mitarbeiter erreichbar und offen für Fragen sein.