Mitarbeiterbefragung – Definition, Durchführung & Ziele

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Mitarbeiterbefragungen oder Mitarbeiterumfragen dienen dazu, die Meinungen und Einschätzungen der Mitarbeiter eines Unternehmens zu erfassen und gewinnbringend auszuwerten. Diese Art von Umfragen bezieht sich i. d. R. auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und ihre Zufriedenheit mit dem Unternehmen sowie ihren Bezug zu Vorgesetzten.

Grundsätzliche Rahmenbedingungen für Mitarbeiterumfragen

Um eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchzuführen, müssen folgende allgemeine Rahmenbedingungen erfüllt werden:

• Die Anonymität aller Befragten muss vollständig gewahrt sein.
• Sämtliche Bestimmungen hinsichtlich des Datenschutzes sind einzuhalten.
• Die Verständlichkeit des Fragebogens für alle Teilnehmer ist zu überprüfen.

Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

In der Regel werden Mitarbeiterbefragungen von der Human-Resources-Abteilung des jeweiligen Unternehmens durchgeführt. Der tatsächliche Ablauf einer Mitarbeiterbefragung gestaltet sich dabei entsprechend der verfolgten Ziele sowie der Themenbereiche, um die es gehen soll. Grundsätzlich lässt sich der Ablauf einer Mitarbeiterbefragung in folgende Phasen gliedern:

• Definition der Ziele: Zunächst gilt es herauszuarbeiten, welche Absichten mit der Mitarbeiterbefragung verfolgt werden – dies ist nicht nur der anschließenden Phase der Fragebogengestaltung dienlich, sondern fördert auch die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Eine Mitarbeiterbefragung verläuft dann erfolgreich, wenn sie für alle Beteiligten vor dem Hintergrund klar definierter Ziele stattfindet.
• Erstellung des Fragebogens: Die einzelnen Fragen richten sich inhaltlich sowie hinsichtlich ihrer Formulierung nach den Zielen der gesamten Mitarbeiterbefragung. Im Falle einer vorausgegangenen Befragung sollte überlegt werden, Fragen der letzten Runde zu übernehmen. Dies ermöglicht den Vergleich zwischen früheren und aktuellen Ergebnissen.
  Datenerhebung: Nach Fertigstellung des Fragebogens kann die eigentliche Mitarbeiterbefragung beginnen. Dazu werden allen Mitarbeitern bzw. Angestellten ausgewählter Abteilungen die Fragebögen digital oder in gedruckter Form vorgelegt – mit Erklärungen und Hinweisen zur korrekten Bearbeitung sowie einer konkreten Zeitangabe.
• Auswertung und Analyse: Ist der Bearbeitungszeitraum abgeschlossen, sollten die Fragebögen zeitnah ausgewertet werden, um den aktuellen Ist-Zustand des Unternehmens zu erfassen. Hierzu eignen sich – je nach Aufbau des Fragebogens – verschiedene Methoden.

Welche Themen werden in Mitarbeiterbefragungen behandelt?

Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung kann eine Vielzahl an unternehmensrelevanten Themen abgefragt werden, zu denen Mitarbeitermeinungen und -einschätzungen erforderlich sind, darunter:

• Arbeitsmotivation
• Interne Kommunikation
• Gehalt
• Arbeitszeiten und Urlaubsregelung
• Schulungs- sowie Förderungsbedarf

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Es gibt viele verschiedene Ziele, die Unternehmen mit Mitarbeiterbefragungen verfolgen. Als einige der bedeutendsten Absichten können folgende genannt werden:

• Einschätzung der Mitarbeiterbindung: Aus einer Mitarbeiterbefragung kann hervorgehen, wie verbunden sich Angestellte ihrem Unternehmen fühlen. Besonders im Hinblick auf unerwünscht hohe Fluktuationsraten, sind derartige Ergebnisse hilfreich.
• Optimierung der Arbeitsprozesse: Nicht selten finden Mitarbeiterumfragen statt, sobald Missstände oder fehlerhafte Prozesse im Unternehmen deutlich werden. Mithilfe einer Mitarbeiterbefragung lässt sich herausfinden, an welchen Stellschrauben gedreht werden muss, um Abläufe reibungslos zu gestalten bzw. zu optimieren.
• Sicherung der Qualität: Mitarbeiterbefragungen eignen sich auch dazu, die Arbeitsweise und Fähigkeiten jedes Mitarbeiters zu ermitteln, welche wiederum die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens erheblich beeinflussen können.

Faktor Zeit bei Mitarbeiterbefragungen

Die Zeit spielt bei Mitarbeiterbefragungen in vielerlei Hinsicht eine bedeutende Rolle. Es gilt, sowohl den passenden Zeitpunkt für die Durchführung zu bestimmen als auch die Dauer der tatsächlichen Befragung bzw. Teilnahmemöglichkeit festzulegen.

Mitarbeiterumfrage kurzfristig oder langfristig planen?

Da Mitarbeiterbefragungen häufig als Konsequenz auf akute Missstände oder beispielsweise strukturelle Veränderungen im Unternehmen durchgeführt werden, ist es nicht möglich, einen allgemeingültigen, idealen Zeitpunkt zu definieren. Abhängig ihrer Ziele können sowohl kurzfristige als auch langfristig geplante Mitarbeiterbefragungen sinnvoll sein. Neben Situationen, welche eine schnelle Entscheidung auf Basis der Mitarbeitermeinungen erfordern, gibt es auch Phasen, wie z. B. eine generelle Unzufriedenheitswelle, die umfassendere Befragungsrunden erfordern. Diese sollten erst nach reiflicher Überlegung und gründlicher Vorbereitung durchgeführt werden.

Abwesenheiten und jährliche Ereignisse bedenken

Grundsätzlich empfiehlt es sich, eine Mitarbeiterbefragung nicht dann anzusetzen, wenn viele Abwesenheiten bevorstehen. Besonders in den Sommermonaten nehmen Angestellte ihren Jahresurlaub – die Anzahl möglicher Befragungsteilnehmer fällt dadurch deutlich geringer aus als im restlichen Jahr. Als ebenso ungünstig erweisen sich Befragungen an und um wiederkehrende jährliche Anlässe, welche die Kapazitäten der Angestellten vollständig in Anspruch nehmen. Das Weihnachtsgeschäft, Messen oder auch Inventuren können hierfür als Beispiele angeführt werden.

Dauer der Mitarbeiterbefragung definieren

Ein entscheidender Faktor, der über die Teilnehmeranzahl einer Befragung bestimmt, ist die dafür vorgesehene Bearbeitungszeit. Einerseits sollte der Befragungszeitraum nicht zu groß ausfallen – Mitarbeiter könnten die Teilnahme aufschieben und letztlich vergessen. Andererseits müssen auch diejenigen Mitarbeiter eine Chance bekommen teilzunehmen, die für einen gewissen Anteil des Befragungszeitraums nicht anwesend sind. Für gewöhnlich werden Zeiträume von ca. zwei bis maximal sechs Wochen angesetzt. In jedem Fall sollte etwa nach der Hälfte der Zeit eine Teilnahmeerinnerung versandt werden.

Fragebogen der Mitarbeiterbefragung – Fragen und Statements

Mitarbeiterbefragungen erfordern gut strukturierte und leicht verständliche Fragebögen – bei der Erstellung sollte klar werden, mit welcher Frage welche Absicht verfolgt wird. Missverständliche Fragen sind zu vermeiden.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Fragen bzw. zu bewertende Statements eines Fragebogens:

• Sie wünschen sich Unterstützung bei …
• Warum ist Ihnen das Unternehmen wichtig?
• Weshalb gehen Sie gern zur Arbeit?
• Was wünschen Sie sich von Ihrem Vorgesetzten?
• Gibt es im Arbeitsprozess einen Schritt, der Ihnen als unnötig erscheint?
• Welche Aufgabe würden Sie zukünftig gern übernehmen?
• Woran möchten Sie an sich selbst arbeiten?
• Sie bestärken potenzielle Mitarbeiter darin, sich bei uns zu bewerben, weil …
• Was könnten wir noch für unsere Kunden tun?

Auswertung einer Mitarbeiterbefragung

Die fehlerfreie und exakte Auswertung von Mitarbeiterbefragungen ist entscheidend, um nützliche Handlungsoptionen und Optimierungspotenziale daraus ableiten bzw. aufdecken zu können. Befragungsleiter greifen hierzu je nach Fragearten auf unterschiedliche Methoden zurück: sowohl deskriptive als auch multivariate Verfahren kommen infrage.

Mit deskriptiver Statistik lassen sich ausschließlich Aussagen über den Datensatz selbst, also die Gruppe der Befragten, nicht aber über eine Grundgesamtheit treffen. Hierzu wird mit Parametern wie beispielsweise dem Mittelwert gearbeitet. Multivariate Analysemethoden hingegen werden angewandt, um kausale und nicht-kausale Einflussbeziehungen ermitteln zu können.
Beispiel: Mithilfe eines Korrelationskoeffizienten (multivariate Statistik) ließe sich ein potenzieller Zusammenhang zwischen der Höhe des Gehalts eines Mitarbeiters und seiner Leistungsbereitschaft bzw. Arbeitsmotivation überprüfen. Das Gehalt nähme demnach Einfluss auf die erbrachte Arbeit.

Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

Zwar bringen Mitarbeiterbefragungen einige organisatorische Herausforderungen mit sich, erweisen sich jedoch als effizientes HR-Instrument. Die Befragung der Mitarbeiter kann dabei helfen, Abläufe im Unternehmen nachzuvollziehen und bringt bei korrekter Durchführung zahlreiche weitere Vorteile mit sich:

• Ermitteln relevanter Unternehmensdaten durch direktes Feedback der Mitarbeiter
• Diagnostizieren von Stärken sowie Handlungsbedarf
• Förderung der Kommunikation zwischen Unternehmensebenen
• Motivation und Einbinden der Mitarbeiter