Feedback nach dem Vorstellungsgespräch geben: Mit diesen Tipps gelingt es

Was ist Feedback nach dem Vorstellungsgespräch?

Das Feedbackgespräch nach dem Vorstellungsgespräch beinhaltet eine Zusammenfassung und Einschätzung des Bewerbungsprozesses eines Kandidaten. Im Vordergrund steht dabei das persönliche Vorstellungsgespräch. Wie gut konnte der Bewerber seine Kenntnisse und Qualifikationen zum Ausdruck bringen? Wie eloquent reagierte er auf Nachfragen seitens der Recruiter oder Fachbereichsleiter? Diese und weitere für eine mögliche Einstellung entscheidende Fragen sind im Feedback nach einem Bewerbungsgespräch zu beantworten.

Warum ist Feedback nach einem Vorstellungsgespräch wichtig?

Ein Feedback nach einem Vorstellungsgespräch zu erstellen, ist in vielerlei Hinsicht von Vorteil:

1. Es hilft dem Unternehmen bei der Entscheidung, ob es den Bewerber einstellen soll. Das schriftliche Feedback vermittelt ein detailliertes Bild davon, wie der Kandidat in den relevanten Bereichen abgeschnitten und welche Kompetenzen er unter Beweis gestellt hat. Es hilft, Vor- und Nachteile für jeden Kandidaten abzuwägen und miteinander zu vergleichen. So zeigt sich am Ende, welcher Bewerber am besten zur Firmenkultur passt.
2. Es gibt dem Bewerber Auskunft über dessen Leistung und Auftreten. Dies kann für die weitere Jobsuche äußerst nützlich sein und ist somit ein wichtiger Teil der Candidate Experience. Im Falle einer Einstellung bildet das Feedback nach dem Vorstellungsgespräch eine erste Möglichkeit zur Vorbereitung und Weiterentwicklung.
3. Es hilft dem Unternehmen, den Bewerbungs- und Recruiting-Prozess zu optimieren. Feedback von Unternehmensseite kann Aufschluss über einen möglichen Verbesserungsbedarf im Einstellungsprozess geben. Noch nützlicher ist es dabei, wenn auch der Kandidat ein Feedback zu seinem Bewerbungsgespräch abgibt, das sich in die Auswertung einbeziehen lässt.

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Internes Feedback nach dem Vorstellungsgespräch: Muster verfassen

Für das Feedback nach einem Vorstellungsgespräch eignet sich eine vom Unternehmen angefertigte Vorlage als Muster. Diese lässt sich immer wieder verwenden sowie ohne großen Aufwand vergleichen und auswerten. Sinnvoll sind hier Frageformate wie Multiple Choice oder Rankings. Wichtig: Alle abgegebenen Einschätzungen spiegeln den persönlichen Eindruck der Befrager wider. Um eine gegenseitige Beeinflussung zu vermeiden, ist eine diskrete Feedback-Erstellung erforderlich. Auch der zeitliche Abstand zum Vorstellungsgespräch ist möglichst klein zu halten. So lässt sich eine Verfälschung der Daten durch die Bildung eines Gruppenkonsens vermeiden.

Das Feedback-Dokument des Vorstellungsgesprächs enthält im Optimalfall:

• alle Namen der Teilnehmer und deren Rollen oder Positionen
• Termin und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs
• eine Liste aller Fragen sowie die Antworten des Kandidaten
• alle Fragen, die der Kandidat gestellt hat und die entsprechenden Antworten
• relevante Hintergrundinformationen des Kandidaten, z. B. wichtige Stationen des Lebenslaufs oder vergangene Projekte
• Anmerkungen zu Tests oder Aufgaben, welche der Kandidat im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu erfüllen hatte

Es bietet sich an, im Feedback nach dem Vorstellungsgespräch zwischen Soft Skills wie z. B. Teamfähigkeit und Hard Skills wie beherrschten Programmiersprachen zu differenzieren.

Am Ende des Feedbacks empfiehlt sich ein Abschnitt für konstruktive Diskussionen und Meinungen rund um das Vorstellungsgespräch und den Kandidaten. Alle hier gesammelten Informationen und Hinweise folgen einem Ziel: Sie sollen für mindestens eine der beiden Parteien nützlich und umsetzbar sein.

Bewerber-Feedback nach Vorstellungsgespräch einholen

Das Einholen des Feedbacks eines Bewerbers nach dessen Vorstellungsgespräch kann großen Mehrwert für ein Unternehmen haben. Es gewinnt auf diese Weise neue Blickwinkel, um den Bewerbungsprozess zu optimieren sowie das Image der Marke oder des Unternehmens zu steigern. Für das Bewerber-Feedback nach einem Vorstellungsgespräch gibt es folgende Punkte zu beachten:

• Relevante Fragen stellen: Es ist wichtig, im Vorfeld zu überdenken, welche Fragen hilfreich für künftige Optimierungsprozesse sein können. Diese sind klar und verständlich zu formulieren, um sie im Nachhinein leichter auswerten zu können.
• Feedback nicht zu früh einholen: Steckt der Kandidat noch im Bewerbungsprozess, könnte das sein Feedback zum Vorstellungsgespräch beschönigen und somit verfälschen.
• Objektives Feedback einholen: Um eine möglichst große Objektivität zu gewährleisten, ist es sinnvoll, auch Bewerber um Feedback zu bitten, welche nach dem Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten haben.

Feedback nach dem Vorstellungsgespräch übergeben – darauf ist zu achten

Wie das Feedback nach einem Vorstellungsgespräch aufzubereiten und zu übergeben ist, hängt ganz vom jeweiligen Empfänger ab. Zu unterscheiden sind hierbei:

Internes Einstellungsfeedback nach einem Bewerbungsgespräch

Ist das Feedback nach dem Vorstellungsgespräch dem Personalchef vorzulegen, ist vor allem auf Vollständigkeit zu achten. Neben dem schriftlich bereitgestellten Feedback kann es hilfreich oder gar notwendig sein, dieses telefonisch oder in einem Live-Meeting zu besprechen und auszuwerten. Um es dem Personalchef zu erleichtern, verschiedene Kandidaten miteinander zu vergleichen, empfiehlt sich ein gut strukturiertes Dokument.

Feedback nach dem Vorstellungsgespräch an den Bewerber

Bevor ein Bewerber Feedback nach einem Vorstellungsgespräch erhält, gilt es herauszufinden, ob er dieses überhaupt wünscht. Nicht jeder Kandidat wünscht eine Einschätzung seines Auftretens im Bewerbungsgespräch, besonders wenn er die Stelle nicht bekommen hat. Wünscht der Bewerber eine Einschätzung, so bietet es sich an, ihm das Feedback nach seinem Vorstellungsgespräch in einem gut strukturierten Dokument per E-Mail zukommen zu lassen. Eine weitere Möglichkeit ist es, dem Kandidaten ein telefonisches Feedbackgespräch nach dem Vorstellungsgespräch anzubieten.

Dos and Don’ts für das Feedback nach einem Vorstellungsgespräch

Um ein hilfreiches und sinnvolles Feedback nach einem Vorstellungsgespräch zu erstellen, sind folgende Punkte zu beachten oder zu vermeiden:

Beispiele für Feedback-Möglichkeiten nach einem Vorstellungsgespräch

Die folgenden Beispiele eignen sich als Orientierungshilfe für ein Feedback nach dem Vorstellungsgespräch:

Umsetzbares Feedback geben

✅ „Er bewies fundierte Branchenkenntnisse und schnitt bei der Assessment-Aufgabe gut ab. Er konnte jedoch nicht sicher genug über die wichtigsten Softwarepakete x und y sowie das von uns verwendete Projektmanagement-Framework (z) sprechen.“

❌ „Er weiß viel über unsere Branche, ist aber nicht an unsere Arbeitsweise gewöhnt und würde die täglichen Aufgaben im Büro wahrscheinlich nicht gut bewältigen.“

Subjektive Eindrücke vermeiden

✅ „Sie hat umfangreiches technisches Wissen und wäre eine sehr wünschenswerte Kandidatin für jedes Unternehmen in dieser Branche. Im Falle einer Ernennung sollten wir ihre Karriereziele besprechen, um sicherzustellen, dass sie in der Position genügend herausgefordert wird.“

❌ „Sie könnte den Job machen, wirkte aber während unseres Gesprächs gelangweilt und etwas distanziert. Es ist fraglich, ob sie diesen Job wirklich will.“

Präzise sein

✅ „Er erfüllte nicht nur jegliche Anforderungen an Fähigkeiten und Erfahrung, sondern zeigte auch Interesse an der Unternehmenskultur und war begeistert von der Teilnahme an Teamevents.“

❌ „Er ist ein toller Typ, der gut ins Team passen würde.“

Mehrwert für den Kandidaten bieten

✅ „Obwohl wir uns diesmal dazu entschieden haben, Sie nicht für die Position der kreativen Leitung auszuwählen, möchten wir Sie für zukünftige offene Vakanzen in Betracht ziehen.“

❌ „Wir haben uns entschieden, die Bewerbung diesmal nicht weiterzuverfolgen.“

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