Abschlussgespräch: Vorbereitung, Durchführung und Analyse

Pro und Contra zum Thema Abschlussgespräch

Das Exit Interview ist ein umstrittenes Thema. Scheiden Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, sind vorab oftmals Probleme aufgetreten und auch eine Kündigung von Seiten des Unternehmens hinterlässt negativ konnotierte Emotionen. Es ist somit wenig beliebt, in der Vergangenheit liegende Probleme noch einmal aufleben zulassen, anstatt mit ihnen abzuschließen und den Blick nach vorne zu richten.

Progressiven Unternehmen, die einer Kommunikation auf Augenhöre einen hohen Wert beimessen und an betriebsinternen Verbesserungen interessiert sind, ist jedoch geraten, ein erfolgsversprechendes Konzept für Abschlussgespräche zu erarbeiten. Auf diesem Weg lassen sich vonseiten der Mitarbeiter konkrete Gründe für das Verlassen des Betriebs erfahren. Ehemalige Mitarbeiter oder jene, die das Unternehmen in absehbarer Zeit verlassen, sprechen erwiesenermaßen ungehemmter und können positives sowie negatives Feedback offener formulieren.

Wer profitiert vom Abschlussgespräch?

Ein ehrliches und offenes Abschlussgespräch auf freiwilliger Basis kann sehr ergiebig sein. Wird es als fester Bestandteil des Offboarding-Prozesses eingebunden, können die Personalentwicklung und -bindung mit den gewonnenen Informationen nachhaltig verbessert werden.

Als Arbeitgeber erfahren Sie nicht nur Näheres zu den Gründen für die Fluktuation, auch lassen sich strukturelle Probleme sowie konkretes Verbesserungspotenzial festhalten. Dies lässt sich als Unternehmensoptimierung zur Erhaltung von wertvollem Humankapital umsetzen, welche sich auf finanzieller Ebene in der Vermeidung von Wiederbesetzungs- und Einarbeitungskosten manifestiert.

Neben der Arbeitgeberseite profitiert auch der Arbeitnehmer von einem Abschlussgespräch. Findet das Gespräch auf einer respektvollen Ebene statt, fühlt der Mitarbeiter sich ernst genommen. Abschließend bleibt ein positiver Eindruck, welcher sich wiederum nachhaltig auf das Unternehmensimage auswirkt.

Respektvoller Umgang im Abschlussgespräch

Um ein ergiebiges Abschlussgespräch zu ermöglichen, sind von Arbeitgeberseite einige Vorgaben zu beachten. Wie bei jedem Gespräch im Unternehmenskontext ist es unerlässlich, eine positive und achtsame Atmosphäre zu kreieren. Dies ist nicht immer einfach, da bei Kündigungen durchaus Frust, Ärger und Ängste auf beiden Seiten im Raum stehen können. Dies ist einer der ausschlaggebenden Gründe dafür, das Gespräch unter vier Augen mit einem neutralen Gegenüber des HR-Departments zu veranlassen. Den idealen Rahmen bietet somit ein ruhiger Meetingraum. Für den Kontext ist es wichtig, dass alle Beteiligten sich wohlfühlen, das Gespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden, sondern mit einem angemessenen Zeitfenster eingeplant werden.

Hinzu kommt, dass ein sachlicher Tonfall die Grundlage eines jeden Abschlussgesprächs darstellt. Vorwürfe sind an dieser Stelle unangebracht, respektvolle Aufrichtigkeit hingegen garantiert ein positives Resultat. Als Grundlage empfiehlt sich eine offene Gesprächsstruktur, die sich zwar an den wichtigsten Leitfragen orientiert, jedoch auch Raum für individuelle Kommentare und Anmerkungen lässt.

Abschlussgespräch konstruktiv gestalten

Ein effektives Abschlussgespräch sollte gut vorbereitet sein und einige inhaltliche sowie formelle Faktoren berücksichtigen. Als Zeitpunkt eignet sich einer der letzten Arbeitstage des Arbeitnehmers. Wichtig ist dabei jedoch, dass das Gespräch nach Ausstellung des Arbeitszeugnisses stattfindet – so hat der Mitarbeiter keinerlei Sanktionen zu fürchten.

Zunächst sollte der ausscheidende Mitarbeiter vorab über das Gespräch informiert werden und einen Entwurf des Fragebogens erhalten, welcher während des Exit Interviews gemeinsam durchgegangen wird. Zu Beginn des Gesprächs sind Ablauf und Zweck des Austrittsinterviews zu erläutern. Für die Transparenz ist es des Weiteren ratsam offenzulegen, an wen die Information weitergegeben werden. Ein einheitlicher Unternehmensfragebogen für das Abschlussgespräch unterstützt die effektive und auswertbare Durchführung eines Abschlussgesprächs, trotzdem sollte dabei berücksichtigt werden, ob die Fragen den Arbeitnehmer tatsächlich betreffen und Raum für individuelle Anpassungen gelassen werden.

Inhalte und Themen für das erfolgreiche Exit Interview

Folgende Themenkomplexe bieten sich für ein Abschlussgespräch an:

• Kündigung: Aus welchen Gründen wurde gekündigt? Welche Voraussetzungen haben die Entscheidung für den zukünftigen Arbeitsplatz beeinflusst? Was hätte anders sein müssen, damit der Mitarbeiter im Unternehmen geblieben wäre?
• Kommunikation: Wurde unternehmensintern ausreichend kommuniziert? Hat der Mitarbeiter eventuelle Unzufriedenheit bereits früher geäußert?
• Ausstattung: War das benötigte Equipment für die Durchführung der Arbeit vorhanden? Welche ergänzende Ausstattung wäre sinnvoll?
• Unternehmenskultur: Wie werden Kultur und Merkmale des Unternehmens durch den Arbeitnehmer definiert? Welche Verbesserungen wären für die Zukunft denkbar?

Umfrage zum Unternehmensaustritt: Mitarbeiterbeteiligung erhöhen

Eine sinnvolle Ergänzung oder gar Ersatz zum direkten Abschlussgespräch ist der Online Survey. Umfragen zeigen, dass jedoch nur etwa ein Drittel aller zur abschließenden Evaluierung aufgeforderten Mitarbeiter diese Option tatsächlich nutzen. Dabei trägt die Automatisierung von Exit Interviews zur umfassenden Datenauswertung bei und spart dem Unternehmen Zeit wie auch Kosten. Eine Verknüpfung von KPIs wie Personalfluktuationskosten mit den Auswertungsdaten ermöglicht die Kalkulation von konkreten Messwerten. Als Beispiel lässt sich der ROI von Verbesserungen im Personalmanagement anführen. Die aktive Ermutigung zur Teilnahme am Online Survey durch HR und Führungskräfte ist eine wichtige ergänzende Maßnahme zur systemgenerierten Teilnahmeaufforderung, um die Teilnehmerzahl zu erhöhen und auswertbare Daten zu generieren.

Folgende inhaltliche und formale Kriterien sind bei der Konzeption eines Online Surveys zu beachten:

• Zeitpunkt: vor dem letzten Arbeitstag
• Länge: aussagekräftig, jedoch nicht übermäßig lang
• Fragentyp: offene und geschlossene Fragen, Vorsicht bei Fragen zu Emotionen
• Verschwiegenheit: expliziter Hinweis auf Vertraulichkeit

Feedback aus dem Abschlussgespräch umsetzen

Ein Exit Interview ist nur dann lukrativ, wenn im Anschluss daran eine systematische Analyse und gegebenenfalls Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen stattfinden. Eine Ursachenanalyse zeigt, ob die Gründe für das Verlassen des Unternehmens in dessen Einflussbereich liegen oder ob sie rein privater Natur sind. Handelt es sich um Problemfelder wie etwa die Arbeitsbedingungen, das Entgelt und die Aufstiegsmöglichkeiten, können gegebenenfalls zukünftig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Alle relevanten Kritikpunkte lassen sich zu einem Maßnahmenkatalog zusammenfassen, welcher die Grundlage für langfristige interne Verbesserungen bildet.