Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen – Vorbereitung und Tipps

So lassen sich einerseits kostspielige Einstellungsfehler vermeiden. Im Idealfall verlassen Bewerber das Gespräch andererseits mit dem Gefühl, dass es eine positive Erfahrung war. Selbst wenn sie die Stelle nicht bekommen. Die besten Tipps, um ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch zu führen, finden Sie hier.

Vorstellungsgespräch führen: 9 Wege zur Vorbereitung

Wer ein gelungenes Bewerbungsgespräch führen möchte, sollte sich zunächst gut vorbereiten – das gilt gleichermaßen für die Bewerber als auch für die Interviewer. Nur so ist eine positive Candidate Experience gegeben.

1. Schulung der Interviewer

Trotz guter Menschenkenntnis kann es gerade in Vorstellungsgesprächen zu einer gewissen Voreingenommenheit kommen. Eine Schulung der Mitarbeiter, die die Bewerbungsgespräche in einem Unternehmen führen, stellt sicher, dass sie alle Kandidaten gleich behandeln und bewerten. So lassen sich die Bewertungen mehrerer Interviewer ebenfalls besser miteinander abgleichen.

2. Ausarbeitung eines Interviewleitfadens

Einer der Schlüssel zu erfolgreichen Vorstellungsgesprächen ist ein standardisierter Prozess. Dabei hilft Recruitern ein Gesprächsleitfaden mit Standardfragen für alle Bewerber.

3. Identifizierung der zu bewertenden Bewerbermerkmale

Personalverantwortliche entscheiden nicht nur, welche Faktoren im Vorstellungsgespräch abzufragen, sondern auch, wie sie zu bewerten sind. So wählen sie zunächst die Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen aus, die für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit am wichtigsten sind. Anschließend entscheiden sie, wie sich diese Eigenschaften am besten bewerten lassen, z. B. durch spezifische Interviewfragen.

4. Vorbereitung der richtigen Fragen

Verhaltensbasierte Interviewfragen eignen sich am besten beim Führen von Vorstellungsgesprächen. Denn vergangene Handlungsweisen gehören zu den besten Prädiktoren für zukünftiges Verhalten. Es empfehlen sich Fragen, bei denen Bewerber beschreiben können, wie sie sich in einer bestimmten Situation verhalten haben oder verhalten würden. So lässt sich vorhersagen, wie die Bewerber in einer ähnlichen Situation in der Zukunft reagieren werden.

5. Stress der Befragten im Vorfeld reduzieren

Menschen erbringen bessere Leistungen, wenn sie weniger gestresst sind. Recruiter können den Druck von Kandidaten nehmen, indem sie …

• +einen für die Bewerber günstigen Zeitpunkt für das Bewerbungsgespräch auswählen (z. B. nicht direkt nach der Arbeit).
• ihnen vorab die Themen mitteilen, die sie besprechen wollen, damit sie sich vorbereiten können.
• sie über die Kleiderordnung informieren.
• vorab den Ort, die Gesprächspartner und das Format des Gesprächs nennen.

6. Vergegenwärtigung der Stellenbeschreibung

Interviewer sollten die Stellenbeschreibung und die dazugehörigen Anforderungen stets im Auge behalten, während sie das Bewerbungsgespräch führen. So stellen sie sicher, dass sie die richtigen Fragen stellen und schließlich die passende Person auswählen. Es gilt auch zu beachten, ob sich in letzter Zeit etwas in der Organisation geändert hat, dass die Stellenbeschreibung beeinflussen könnte.

7. Zeitplan für das Vorstellungsgespräch entwerfen

Personalverantwortliche sollten sich notieren, wie viel Zeit sie für jeden Teil der Unterhaltung einplanen, bevor sie das Vorstellungsgespräch führen. Mit einem genauen Zeitplan zeigen Unternehmen, dass sie die Zeit des Bewerbers respektieren.

8. Recherche der Bewerber betreiben

Eine gründliche Recherche vorab spart Zeit im Vorstellungsgespräch. Dazu gehört …

• das aufmerksame Lesen und Einprägen des Lebenslaufes,
• eine Überprüfung des beruflichen Werdegangs,
• einen Blick auf die sozialen Medien zu werfen.

9. Bewerbungsgespräch üben

Auch Interviewer sollten üben, ein Vorstellungsgespräch zu führen. Kollegen oder Freude geben dabei wichtiges Feedback zur Verbesserung der Technik.

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Wie man ein gutes Interview führt

Neben der gründlichen Vorbereitung auf das Gespräch und die Bewerber gibt es noch weitere Tipps, die ein Vorstellungsgespräch zu einem vollen Erfolg machen. Beachten Interviewer diese Tipps, führt das im besten Fall zu einer erfolgreichen Besetzung des Jobs und zu einer positiven Candidate Experience.

Die besten Vorstellungsgespräche sind Unterhaltungen

Statt des üblichen Verhörstils (Smalltalk – Vorstellung des Unternehmens – allgemeine Fragen – spezifische Fragen zum Beruf – abschließende Fragen) empfiehlt es sich, einen Plauderton anzuschlagen. Immerhin haben sich sowohl der Interviewer als auch der Bewerber im Vorfeld vorbereitet. Ein gutes Vorstellungsgespräch macht das “Haben Sie noch Fragen?” am Ende überflüssig, da sich die Fragen während des Gesprächs ganz natürlich ergeben. Mithilfe von Folgefragen lassen sich weitere Details, Erfahrungen und der Charakter eines Bewerbers herausfinden. Aufmerksames Zuhören ist ebenfalls entscheidend für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch.

Testen der Bewerber

Veraltete Fragen wie “Was sind Ihre Schwächen?“, die zu Floskeln und Unwahrheiten einladen, gilt es zu vermeiden. Stattdessen eignen sich berufsspezifische Fragen, die sich auf Situationen aus dem wirklichen Leben beziehen. Wie würde ein Manager mit einem Konflikt umgehen? Wie würde ein IT-Techniker ein Problem lösen? Wie würde ein Ingenieur einen Apparat anpassen? Indem Personalverantwortliche die Bewerber dazu bringen, über ihre Arbeit zu sprechen und ihre Fähigkeiten anzuwenden, sind sie in der Lage, ihre Leidenschaft, das Interesse sowie die Stärken und Schwächen der Bewerber einzuschätzen.

Das gesamte Potenzial einschätzen

Ein guter Kandidat sollte nicht nur geeignet sein die vakante Stelle zu besetzen. Er hat ebenfalls das Potenzial, sich weiterzuentwickeln und so langfristig im Unternehmen zu bleiben. Denn es ist kosteneffektiver Mitarbeiter zu halten und aus den eigenen Reihen zu befördern.

Die Stelle “gut verkaufen”

Das Vorstellungsgespräch ist eine gute Gelegenheit für den Interviewer, die Stelle und das Unternehmen zu bewerben. Es geht nicht nur darum, geeignete Kandidaten für die offene Stelle zu finden, sondern auch zu zeigen, wie die neue Tätigkeit und das Unternehmen die Bedürfnisse des Bewerbers erfüllen können.

Informieren der Bewerber über das Ergebnis des Vorstellungsgesprächs

Es ist inakzeptabel, erfolglose Interviewpartner nicht wissen zu lassen, dass sie die Stelle nicht bekommen haben. Eine schlechte Bewertung abgelehnter Bewerber auf Job-Portalen wie Glassdoor oder Kununu kann auch den Ruf eines Unternehmens schädigen.

Einholen von Feedback

Um den Recruiting-Prozess ständig zu verbessern ist es wichtig, nach einem Vorstellungsgespräch Feedback von den Bewerbern einzuholen – und darauf einzugehen. Umfragen zum Kandidatenfeedback helfen dabei, Bereiche zu identifizieren, an denen es zu arbeiten gilt.

Dos und Don’ts für einen guten Interviewer

Do:

• Technische Geräte ausschalten und Unterbrechungen vermeiden.
• Standardisierte Fragen verwenden: So lassen sich alle Kandidaten gleich bewerten.
• Mix aus Fragen stellen:
• geschlossene Fragen für einfache Ja/Nein-Antworten
• offene Fragen, um das Wissen, die Meinungen und Einstellungen eines Kandidaten herauszufinden
• hypothetische Fragen, um den Kandidaten zum Nachdenken und Reagieren auf ein Szenario zu bringen
• verhaltensbasierte Fragen, um vorherzusagen, wie der Kandidat auf zukünftige Situationen reagieren wird
• Notizen machen aber nicht ständig herumkritzeln: So bleiben Besonderheiten des Gesprächspartners gut in Erinnerung.
• Berufsbezogene Fragen stellen und offenkundig persönliche Fragen vermeiden: So vermeiden Recruiter Diskriminierung oder Voreingenommenheit.
• Cultural Fit berücksichtigen aber nicht strikt daran festhalten: Vielfältige Arbeitsplätze sind oft leistungsfähiger als weniger vielfältige.
• Nach der Meinung der Empfangsdame fragen: War der Bewerber höflich, angenehm, gesprächig? Was hat er während des Wartens gemacht?
• Die Bewertung kurz nach dem Gespräch abschließen: So gehen keine wichtigen Details oder Informationen über den Bewerber verloren.

Don’t:

• Vorschnell urteilen: Ausgefeilte Kommunikatoren können sich einen Job erschleichen, während schüchterne Kandidaten vielleicht weniger mitteilsam, aber besser geeignet sind.
• Zu viele Personalverantwortliche in den Interviewprozess einbringen: Ein oder zwei weitere Augen- und Ohrenpaare sind in Ordnung. Eine Auswahl durch einen ganzen Ausschuss gilt es zu vermeiden.
• Zu viel über sich selbst reden: Ziel eines Bewerbungsgespräches ist es, zu beurteilen, was der Bewerber für die Stelle mitbringt. Interviewer sollten eher zuhören als selbst reden.
• Den Job zu teuer verkaufen: Versprechungen über Gehalt, Boni oder Karriereentwicklung sollten nicht gemacht werden, sind sie nicht einzuhalten. Weiterhin gilt es ehrlich zu sein, wenn es um schwierige Aspekte, wie lange Schichten oder Wochenendarbeit geht.
• Keine Rückmeldung geben: Eine höfliche Absage ist für jeden Bewerber wichtig.
• Keine Kandidatenumfrage an alle Bewerber versenden: Feedback ist wichtig, um zu verstehen, was im Einstellungsprozess gut funktioniert und was nicht.

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