Umfrage auswerten – Excel

Wie wertet man eine Umfrage aus? – Vorbereitung und Analyse

Gute Fragebögen beruhen auf einem durchdachten Konzept. Es empfiehlt sich, sich die Intention der Umfrage noch einmal deutlich zu machen, bevor ein Fragebogen ausgewertet wird:

• Welches Hauptziel wurde definiert?
• Welche Teilziele sind diesem untergeordnet?

Mit diesen leitenden Fragen im Hinterkopf sollte die Auswertung der Befragung stets zielgerichtet ablaufen.

Auswertung Umfrage – Wie hoch ist die Abbruchquote?

Unvollständige Fragebögen müssen vor der Auswertung der Umfrage aussortiert werden. Sie liefern die Grundlage, um gleich zu Beginn die Abbruchquote zu berechnen und als ersten wichtigen Optimierungsansatz nutzen. Mithilfe eines spezifischen Fragebogens ist es möglich, exakte Gründe für den Abbruch zu erfassen. Der Zeitpunkt des Abbruchs lässt jedoch auch Annahmen zu:

• Zu Beginn der Umfrage: Abbrüche gehören dazu und im Idealfall finden sie gleich auf der ersten Seite statt. In dem Fall ist davon auszugehen, dass nicht der Fragebogen der Grund ist. Wer so früh abbricht, hat die Umfrage oft aus Neugierde geöffnet, ohne die Absicht, sie tatsächlich zu beenden.
• Bei einer bestimmten Frage: Wenn die Abbruchquote an einem konkreten Punkt besonders hoch war, sollte die entsprechende Frage analysiert werden. Ist die Fragestellung missverständlich?
• In einem bestimmten Kanal: Umfragen werden oft über mehrere Kanäle verbreitet. Wenn überdurchschnittlich viele Abbrüche auf einem bestimmten Kanal stattfinden, kann es sein, dass die Ansprache oder das Thema nicht zur Zielgruppe passt.

Generell sollten Abbrüche ab der zweiten Seite ernst genommen werden. In dem Fall bietet es sich zum Beispiel an:

• Fragen umzuformulieren.
• Fragentypen zu ändern.
• Freitextfelder einzufügen.
• Strukturen anzupassen.
• Designelemente zu optimieren.

Auswertung eines Fragebogens – Ergebnisse filtern

Nun gilt es, sich einen Überblick über die gesammelten Daten zu verschaffen. Ausgehend vom Haupt- und von eventuellen Teilzielen sollten Umfrageergebnisse thematisch sortiert werden. Außerdem bietet sich eine weitere Kategorisierung an, die einen ersten Eindruck zum Wert der Antworten vermittelt – zum Beispiel:

• erwartet / unerwartet
• positiv / neutral / negativ

Die Ergebnisfilterung stellt Zusammenhänge zwischen den Fragen und Antworten her. Bei negativ einzustufenden Reaktionen beispielsweise könnte der demografische Hintergrund interessant sein: Wie alt sind die Befragten, die sich negativ zum Produktdesign, der Qualität oder den Preisen geäußert haben? Weitere Vergleichsvariablen können Annahmen verdichten oder sehr detaillierte Erkenntnisse aufdecken.

Freie Antworten einer Umfrage auswerten

Viele Fragebögen bestehen aus offenen und geschlossenen Fragen. Während die Antworten auf den geschlossenen Fragentyp – oft als Multiple-Choice-Modell – einfach quantifizierbar sind, erfordern Freitextantworten eine genauere Betrachtung. Je nachdem, wie umfangreich und inhaltlich fundiert die Antworten ausfallen, kann die Analyse hilfreiche Erklärungen hervorbringen.
Es gibt verschiedene Auswertungsmethoden: Freie Antworten innerhalb des Fragebogens können zum Beispiel nach der Häufigkeit vorkommender Wörter analysiert werden. Auf diese Weise entsteht schnell und einfach eine Übersicht, in der kritische oder besonders erfreuliche Begriffe hervorstechen.

Umfrage auswerten – Excel

Excel gehört zu den beliebtesten Auswertungsmethoden für einen Fragebogen: Daten können mit der Tabellenkalkulation schnell erfasst und visuell aufbereitet werden. Bevor Excel eine Umfrage auswerten kann, müssen die Daten importiert werden. Liegt der Fragebogen in Papierform vor, ist nur die manuelle Übertragung der Inhalte möglich. Bei online durchgeführten Umfragen bietet sich eine elektronische Datenübertragung an – in dem Fall empfiehlt sich das CSV-Format, das von Excel auslesen kann.

Umfrage auswerten mit Excel – Antworten codieren

Wie wertet man eine Umfrage aus, deren Antwortprofil durch Skalen charakterisiert ist? Zu den gängigsten Modellen in Fragebögen gehören:

• Ordinalskala: gekennzeichnet durch eine Rangordnung.

Beispiel: „sehr wahrscheinlich“ bis „sehr unwahrscheinlich“

• Nominalskala: dadurch gekennzeichnet, dass es nur eine klar definierte Antwortmöglichkeit für Befragte gibt.

Beispiel: Wie alt sind Sie?

Um die Antworten zu codieren, werden ihnen Nummern zugeordnet: von „0“ (keine Angabe) bis „xy“ (abhängig von der Anzahl der Antwortmöglichkeiten).

Beispiel: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Excel für die Auswertung eines Fragebogens nutzen?

Codierung:

• Keine Angabe = 0
• Sehr wahrscheinlich = 1
• Eher wahrscheinlich = 2
• Eher unwahrscheinlich = 3
• Sehr unwahrscheinlich = 4

Innerhalb eines Antwortprofils darf keine Nummer doppelt vergeben werden.

Auswertung Befragung – Häufigkeitsverteilung in Excel

Wenn alle Frage-Antwort-Szenarien codiert sind, werden die Häufigkeiten in vier Schritten verteilt:

• Fragebögen: Für die Auswertung wird jeder Fragebogen nummeriert. Liegen beispielsweise fünf ausgefüllte Fragebögen bereit, werden die Zahlen 1 bis 5 in die erste Excel-Spalte eingetragen.
• Fragen: Die obere Zeile wird mit den Fragethemen befüllt – in der gleichen Reihenfolge, wie die Fragen im Bogen gelistet sind.
• Codes: Die codierten Antworten werden je nach Teilnehmer und Frage in die entsprechenden Felder übertragen.

• Tabelle: Wie oft wurde die Antwort „sehr wahrscheinlich“ (Codierung: 1) bei Frage xy insgesamt gegeben und so weiter? Für die Häufigkeitsverteilung müssen pro Frage alle Antwort-Codierungen summiert in einer separaten Tabelle innerhalb des gleichen Dokuments angelegt werden.

Um die einzelnen Codes zusammenzuzählen, kann eine Formel genutzt werden:

=ZÄHLENWENN(FeldX:FeldY;Codierung)

Die Variablen (zum Beispiel „Feld x“) müssen durch die relevanten Werte ersetzt werden. Anschließend wird die Formel in das betroffene Feld eingefügt.