Employee Engagement: la Pulse Survey è la risposta?

A che serve misurare l’engagement dei dipendenti?

C’è un ampio dibattito tra i professionisti delle risorse umane sulle reali dimensioni e confini del coinvolgimento del dipendente. Si tratta di capire se i dipendenti si sentono coinvolti nella mission della propria azienda, sulla base della credenza che i dipendenti più coinvolti sono più soddisfatti e motivati, cioè più produttivi.

Mantenere aperti i canali di comunicazione con i dipendenti è lo strumento principale per misurare la Employee Engagement, che non solo aiuta il management a mantenere il polso della situazione ma comunica un chiaro messaggio ai dipendenti: la loro voce conta. I canali di comunicazione interni passano attraverso i sondaggi, i quali forniscono informazioni chiare con cui agire in maniera mirata per migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

Employee Engagement Vs Employee Satisfaction

Un dipendente coinvolto nella mission della propria azienda è molto probabilmente anche un dipendente soddisfatto. Tuttavia, i due termini Employee Engagement ed Employee Satisfaction non sono intercambiabili, in quanto non tutti i dipendenti soddisfatti sono anche coinvolti.

Per analizzare in maniera oggettiva la correlazione tra le due tematiche di cui sopra, nonché per determinare se i dipendenti rimarranno nell’azienda, può venirci in soccorso un particolare tipo di sondaggio chiamato Employee Engagement Survey.

Cosa sono gli Employee Engagement Survey?

Un Employee Engagement Survey è un sondaggio che misura il grado in cui i dipendenti si sentono apprezzati nell’azienda. I sondaggi di questo tipo sono essenziali per creare una cultura del lavoro che coltivi positivamente l’umore e il morale dei dipendenti, per sostenere un ambiente lavorativo sereno e produttivo.

Di solito, le domande incluse nelle Employee Engagement Survey ruotano intorno ai seguenti cinque punti:

1. I livelli di motivazione dei dipendenti
2. La comprensione dei dipendenti circa i principali obiettivi aziendali
3. Domande che aiutano a capire l’umore e il morale dei dipendenti
4. Approfondimenti su come migliorare la produttività dei dipendenti
5. Analisi delle risposte a livello di team per il benchmarking tra squadre

Il sondaggio è chiaramente solo il primo passo, dopo la raccolta di informazioni deve seguire un’analisi e un’azione. Tuttavia, proprio perché parliamo di comunicazione, essa deve adattarsi alle circostanze dell’azienda e non sempre il tipo di sondaggi appena descritto è in grado di fornire risultati adeguati.

Per ottenere il massimo da un Employee Engagement Survey, le domande devono essere poste con la giusta frequenza per riuscire a ricevere un flusso continuo di feedback utili. Cosa fare quando il sondaggio annuale o semestrale non basta ad assicurare un flusso continuo e rappresentativo di informazioni?

Pulse Survey: la nuova frontiera per il coinvolgimento dei dipendenti

Molte aziende hanno cominciato ad affiancare all’annuale (o semestrale) sondaggio di Employee Engagement, i Pulse Survey. Questi sono sondaggi a intervalli brevi privi delle più complesse domande presenti nei sondaggi tradizionali, che offrono un influsso di feedback rapido e frequente. I Pulse Survey infatti sono da far compilare ai dipendenti ogni una o due settimane e pertanto assicurano risposte rapide circa lo stato di salute di un’azienda, ovvero aiutano a mantenere il polso della situazione.

Quali sono i vantaggi degli Employee Pulse Survey?

I Pulse Survey sono su base anonima garantendo feedback onesti, utili e produttivi, e dato il breve intervallo tra un sondaggio e l’altro forniscono un quadro chiaro in tempo reale. Inoltre, essendo veloci da compilare in quanto non contengono solitamente più di dieci domande, hanno un tasso di partecipazione più alto della media di altri tipi di sondaggi.

Grazie alle ultime tecnologie, Il Pulse Survey può essere effettuato in modo sicuro anche su Internet, senza sprecare carta né installare software per sondaggi appositi. Questo tipo di “software con cloud” presenta tutti i vantaggi delle tecnologie in cloud, ossia la flessibilità per essere costantemente aggiornato e personalizzato senza alcuna perdita di dati.

Condurre un Pulse Survey: ecco come in pochi step

Una volta deciso di utilizzare un Pulse Survey, è importante creare il sondaggio tenendo sempre a mente l’obiettivo finale: aumentare il coinvolgimento dei dipendenti con l’azienda e farli sentire partecipi della mission. La parola chiave è quindi trasparenza. Di seguito i passaggi principali per condurre un Pulse Survey:

1. Scegliere dalle 5 alle 10 domande da presentare ai dipendenti
2. Annunciare il sondaggio con un’e-mail o tramite un altro portale aziendale ufficiale
3. Inviare molteplici follow-up di modo che tutti i dipendenti partecipino al sondaggio
4. Impostare la giusta frequenza per il sondaggio
5. Analizzare e prendere nota delle risposte
6. Pianificare un’azione e metterla in pratica immediatamente
7. Condividere i risultati con i dipendenti in modo trasparente per creare fiducia

Le domande da includere in un Pulse Survey

Di seguito riportiamo alcune delle domande più frequenti sottoposte ai dipendenti tramite Pulse Survey. Ovviamente la lista che segue racchiude solo alcune delle possibili domande ed è da intendere come rappresentativa e non esaustiva.

• “Su una scala da 1 a 10, quanto sei felice al lavoro?”
• “Consiglieresti a qualcuno di lavorare qui?”
• “Su una scala da 1 a 10, come giudicheresti il tuo equilibrio vita-lavoro?”
• “Pensi di poter raggiungere il tuo pieno potenziale in questa azienda?”
• “Se ti venisse data la possibilità, ti candideresti di nuovo per il tuo attuale lavoro?”
• “Su una scala da 1 a 10, quanto sei a tuo agio a dare un feedback al tuo supervisore?”
• “Credi che il management prenda sul serio il tuo feedback?”
• “Secondo te il management comunica in maniera trasparente?”
• “Su una scala da 1 a 10, quanto ti sono chiare le tue mansioni?”
• “Su una scala da 1 a 10, quanto sei felice di venire a lavoro?”

Quando sottoporre dei Pulse Survey ai dipendenti

Come già detto, preparare un Pulse Survey richiede molto poco tempo, il vero quesito a cui trovare risposta è la frequenza: occasionale o regolare. Nel caso di un sondaggio regolare, ovvero con intervalli predeterminati, esso avviene solitamente dopo un sondaggio più esteso tra i dipendenti, con molto più delle 10 domande del Pulse Survey. In questo caso i Pulse Survey sono orientati sulla prima indagine e servono a mantenere il flusso di feedback aggiornato e reale, per confermare o negare i risultati della prima indagine la quale verrà ripetuta solo una o due volte l’anno.

Nel caso di un Pulse Survey occasionale, questo risulta estremamente utile quando l’impresa attraversa un momento di grossi cambiamenti o crisi, ovvero in un momento eccezionale che richiede maggiore attenzione circa il clima aziendale.

Il “piccolo“ dei Pulse Survey: il Micropulse

Il Micropulse è un sondaggio che contiene solamente tre domande, tutte incentrate su come l’azienda può dare supporto ai dipendenti nell’immediato. È un sondaggio che mette in luce le necessità del momento. I Pulse Survey sono sondaggi che non richiedono molta preparazione e possono fornire rapidamente risultati significativi, per questo sono molto utili durante momenti di crisi. Il Micropulse è adatto a misurare l’umore o la soddisfazione del personale poco dopo (o poco prima) di un certo cambiamento. Di seguito alcuni esempi:

• È stato introdotto un nuovo software per salvare e gestire documenti e informazioni in azienda: come stanno reagendo i dipendenti?
• È prevista la modifica dei processi HR per l’assunzione di nuove risorse: cosa ne pensano i dipendenti dei processi attualmente in uso? Hanno suggerimenti utili?
• Si è pronti ad offrire più opportunità per lavorare da casa: qual è la reazione dei dipendenti? Sono entusiasti all’idea o vi sono problemi imprevisti?

In risposta a un sostanziale cambio di personale a livello manageriale: come ne è stato impattato il clima aziendale?